Résumé
- Les doublons des CRM universitaires naissent souvent lorsqu'un étudiant arrive via des salons, des demandes et des candidatures.
- Les étudiants changent souvent d'adresse e-mail entre la première demande, la candidature et l'inscription.
- Les services partageant un même domaine universitaire sont souvent des fiches distinctes qui n'en ont que l'air.
- Des dossiers d'étudiants scindés peuvent masquer le canal de recrutement qui a amené chaque candidat.
- Dedupely repère les étudiants et établissements en double et vous permet de choisir les valeurs conservées par chaque fusion.
Les universités, écoles supérieures et établissements scolaires utilisent leur CRM pour suivre les futurs étudiants, du premier contact jusqu'à l'inscription. Les équipes admissions, marketing et recrutement y ajoutent toutes des données, souvent via des outils différents.
Un étudiant peut scanner un badge lors d'un salon, demander une brochure un mois plus tard et postuler le printemps suivant. Chaque étape peut créer un enregistrement. L'équipe admissions voit alors trois personnes là où il n'y en a qu'une, et le salon à l'origine de tout n'est pas crédité.
Dans cet article, vous verrez d'où viennent les doublons dans un CRM universitaire et quelles fiches n'en ont que l'apparence. Vous verrez aussi comment les fiches scindées faussent les rapports de recrutement, et comment les nettoyer.
D'où viennent les doublons dans un CRM universitaire
Chaque établissement recrute différemment, donc les causes varient. Voici celles qu'on rencontre souvent.
Salons de recrutement et visites d'écoles
Les inscriptions aux salons arrivent sous forme de badges scannés, de formulaires papier ressaisis plus tard ou de listes fournies par l'organisateur. Les noms sont mal orthographiés et les e-mails mal saisis. Comment les listes d'événements et d'achats créent des doublons dans le CRM traite cette source plus en détail.
Demandes de brochures et d'informations
Les étudiants demandent une brochure, réservent une journée portes ouvertes ou téléchargent un guide de cours, parfois plusieurs fois dans l'année. Un parent peut remplir le formulaire à leur place, avec son e-mail enregistré sur la fiche de l'étudiant.
Applications
Les systèmes de candidature envoient souvent au CRM des fiches avec le nom légal complet de l'étudiant et l'adresse e-mail utilisée pour postuler. Si cela ne correspond pas à la fiche de demande d'information, le candidat devient un nouveau contact.
Imports de dossiers étudiants
De nombreux établissements importent périodiquement les données de leur système d'information sur les étudiants. Si l'import se base sur un identifiant étudiant absent des fiches de demande d'information, il peut créer une fiche pour chaque étudiant qu'il ne reconnaît pas.
Adresses e-mail qui changent en cours de route
Un étudiant peut se renseigner avec une adresse de lycée, postuler avec une adresse personnelle et recevoir une adresse universitaire à l'inscription. Chaque nouvelle adresse est une occasion de créer une fiche supplémentaire, et les anciennes adresses cessent souvent de fonctionner.
Ce qui constitue un doublon dans l'enseignement supérieur
Ce qui constitue un doublon dépend du cas. Ce qu'une équipe d'admission considère comme un doublon, une autre peut ne pas le considérer ainsi. Ces cas méritent une décision avant toute fusion.
Services partageant un même domaine
Pour les contacts étudiants, gardez séparées les identités des parents et des frères et sœurs. Une adresse e-mail familiale identique est un signal à vérifier, et non la preuve que deux demandes concernent le même étudiant.
Les universités partenaires, les établissements d'origine et les employeurs sont souvent enregistrés comme des entreprises. L'école de commerce, la faculté de droit et le service des anciens d'une université peuvent tous utiliser un même domaine racine, comme university.edu, tout en apparaissant comme des contacts distincts pour vous.
Rapprocher les entreprises sur le seul domaine les regroupe. Ce sont des fiches liées, et comment traiter les fiches liées qui ressemblent à des doublons explique comment les garder séparés.
Étudiants et leurs parents
Un parent qui demande des informations pour deux enfants peut figurer comme contact sur les deux demandes. Le parent et chaque enfant sont des personnes distinctes. Une fiche avec le nom d'un parent et l'e-mail d'un élève nécessite généralement une correction manuelle avant toute fusion.
Prospect, candidat, étudiant et ancien élève
De nombreux établissements conservent une fiche par personne tout au long du parcours, avec un statut qui évolue. D'autres conservent volontairement des fiches distinctes pour les admissions et pour les étudiants inscrits. Les deux approches peuvent fonctionner, à condition que tout le monde applique la même règle.
Établissements nommés dans deux langues
Les partenaires internationaux apparaissent sous plusieurs noms. « Universidad Fernhill » et « Fernhill University » peuvent désigner un même établissement, saisi par deux équipes. Les noms dans d'autres langues, les accents et les abréviations sont traités dans comment les données internationales créent des doublons cachés dans le CRM.
Les suffixes juridiques et les formes abrégées scindent aussi les noms d'établissements, comme dans comment les formes juridiques comme Inc. et LLC masquent les doublons.
Comment les fiches scindées faussent l'attribution du recrutement
Les équipes de recrutement veulent savoir quels salons, campagnes et visites attirent des candidats. Cette réponse provient généralement de la première source de la fiche et de l'étape atteinte par l'étudiant.
Lorsque les fiches se dispersent, l'inscription au salon se trouve sur une fiche et la candidature sur une autre. Le salon n'affiche aucun candidat, et la candidature n'indique aucune source. Les décisions budgétaires reposent alors sur des chiffres qui sous-estiment les canaux efficaces.
Le nombre de demandes augmente aussi. Trois fiches pour un même étudiant ressemblent à trois prospects, si bien que les taux de conversion de la demande vers la candidature baissent.
Comment faire correspondre les dossiers étudiants et établissements
Commencez par les doublons évidents : correspondances exactes sur le champ qui identifie chaque fiche. Combinez ensuite plusieurs champs pour le reste.
| Fiche | Commencez par | Essayez ensuite | Attention à |
|---|---|---|---|
| Futurs étudiants | Email exact | Nom avec numéro de mobile, ou nom avec date de naissance | Frères et sœurs partageant l'e-mail ou le téléphone d'un parent |
| Candidats et étudiants inscrits | Numéro d'étudiant, lorsque les deux enregistrements le contiennent | Nom avec date de naissance | Étudiants qui ont changé d'adresse e-mail entre la demande d'information et l'inscription |
| Parents | Email exact | Nom avec téléphone | Les coordonnées d'un parent enregistrées sur la fiche d'un élève |
| Écoles et établissements partenaires | Domaine principal du site web | Nom comparé mot à mot, toutes langues confondues | Services et campus partageant un même domaine |
Comment nettoyer le CRM d'une université
Corrigez la source qui continue de créer des enregistrements
Si un import ou un formulaire crée des doublons à chaque exécution, le nettoyage seul ne suffira pas. Vérifiez le champ que chaque import utilise pour retrouver les étudiants existants, et ajoutez un champ que portent aussi les demandes de renseignement, comme l'e-mail.
Commencez par les correspondances exactes d'e-mail
Utilisez les correspondances exactes d'e-mail pour repérer les candidats, puis confirmez l'étudiant à l'aide d'un identifiant approuvé ou de données fiables et indépendantes. Parents et frères et sœurs peuvent partager une adresse. Vérifiez les étudiants ayant changé d'e-mail avec les données d'admission ou de dossiers étudiants avant de fusionner.
Décidez ce que chaque fusion conserve
- Source d'origine : conservez la première source d'acquisition, pour que le salon ou la campagne garde son crédit.
- Étape : conservez l'étape la plus avancée atteinte, comme candidat ou inscrit.
- Recruteur ou propriétaire : décider quel conseiller assure le suivi, pour que l'étudiant n'ait qu'un seul interlocuteur.
- Consentement et préférences : un refus de prospection sur l'une des fiches doit être conservé lors de la fusion.
Nettoyer avant chaque cycle de recrutement
Les demandes atteignent leur pic à l'approche des dates limites de candidature et pendant les salons. Un nettoyage avant chaque cycle donne aux recruteurs une fiche par étudiant dès que le volume arrive, et des chiffres plus fiables lors de l'analyse du cycle.
Comment Dedupely conserve une seule fiche par étudiant
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons pour les étudiants et les établissements, en faisant correspondre les noms malgré les fautes de frappe, les accents et les variantes d'orthographe, et les établissements sur leur domaine principal. Vous définissez des règles pour déterminer la valeur retenue, comme conserver la source de recrutement d'origine, et vous prévisualisez chaque fusion. Vous rejetez les fausses correspondances, comme des services distincts sur un même domaine, afin qu'elles restent exclues des recherches futures.
Un étudiant, une fiche, de la demande à l'inscription
Les doublons universitaires viennent de la façon dont les étudiants vous contactent. Salons, demandes, candidatures et imports de dossiers étudiants ajoutent chacun des fiches, et les étudiants changent d'adresse e-mail en cours de route.
Il faut d'abord définir ce qui constitue le même étudiant, et quels établissements ne partagent qu'un domaine. Corrigez ensuite les sources qui créent sans cesse des fiches, fusionnez en conservant intacte la source d'origine, et les rapports de recrutement montreront quels canaux amènent les étudiants.
Questions fréquentes
Pourquoi notre CRM universitaire contient-il des fiches d'étudiants en double ?
Souvent parce que les étudiants vous contactent par plusieurs canaux. Les inscriptions aux salons, demandes de brochure, candidatures et imports de dossiers étudiants peuvent chacun créer une fiche. Les étudiants changent aussi d'adresse e-mail entre la demande et l'inscription, si bien que le CRM ne retrouve pas la fiche existante et en ajoute une nouvelle.
Comment associer les étudiants potentiels aux candidats ?
Commencez par les correspondances exactes sur l'e-mail, car beaucoup d'étudiants postulent avec l'adresse utilisée pour leur demande d'information. Comparez ensuite le nom avec le mobile ou la date de naissance pour les étudiants ayant changé d'adresse. Vérifiez que les frères et sœurs partageant l'e-mail ou le téléphone d'un parent ne sont pas regroupés avant de fusionner.
Les services d'université sont-ils des doublons dans un CRM ?
En général, non. Les départements, écoles et campus d'une même université peuvent partager un domaine racine tout en constituant des contacts distincts pour votre équipe. La correspondance par domaine seule les regroupe, donc gardez-les séparés en fiches liées, sauf si deux d'entre elles décrivent le même département.
Comment les doublons affectent-ils les rapports de recrutement étudiant ?
Ils séparaient la première source de recrutement de la candidature. Un salon peut afficher des demandes sans candidats, tandis que la candidature n'indique aucune source, et des demandes gonflées font baisser les taux de conversion. Fusionner en conservant la source d'origine rétablit le lien entre les canaux et les candidats.
Pourquoi un import de dossiers d'étudiants crée-t-il sans cesse des doublons ?
Généralement parce que la correspondance porte sur un champ que les fiches existantes n'ont pas, comme un numéro d'étudiant. Les fiches créées à partir de formulaires de demande n'ont pas d'identifiant : l'import traite donc ces étudiants comme de nouveaux contacts. Faire correspondre l'import sur un champ présent des deux côtés, comme l'e-mail, met fin à la boucle.
Ou inscrivez-vous avec Google
