TL;DR
- I duplicati nei CRM universitari spesso nascono quando uno studente arriva tramite fiere, richieste di informazioni e domande di iscrizione.
- Gli studenti spesso cambiano indirizzo email tra la prima richiesta di informazioni, la domanda di iscrizione e l'immatricolazione.
- I dipartimenti che condividono un unico dominio universitario sono spesso record separati che solo sembrano duplicati.
- I record degli studenti separati possono nascondere quale canale di reclutamento ha portato ogni candidato.
- Dedupely trova studenti e istituti duplicati e ti permette di scegliere quali valori mantiene ogni unione.
Università, college e scuole usano il proprio CRM per seguire gli studenti potenziali dal primo contatto fino all'iscrizione. Segreterie, marketing e team di reclutamento vi aggiungono dati, spesso tramite strumenti diversi.
Uno studente può scansionare un badge a una fiera, chiedere una brochure un mese dopo e iscriversi la primavera successiva. Ogni passaggio può creare un nuovo record. Il team admission vede così tre persone dove ce n'è una, e la fiera che ha dato il via a tutto non riceve alcun merito.
In questo articolo vedrai da dove provengono i duplicati in un CRM universitario e quali record sembrano solo duplicati. Vedrai anche come i record divisi incidono sui report di reclutamento e come pulirli.
Da dove provengono i duplicati in un CRM universitario
Ogni istituzione recluta in modo diverso, quindi le cause variano. Queste ricorrono spesso.
Fiere del lavoro e visite nelle scuole
Le registrazioni alle fiere arrivano come badge scansionati, moduli cartacei digitati in seguito o liste dell'organizzatore. I nomi vengono scritti male e le email digitate in modo errato. Come le liste di eventi e di contatti acquistati generano duplicati nel CRM approfondisce questa fonte.
Richieste di brochure e informazioni
Gli studenti richiedono una brochure, prenotano un open day o scaricano una guida al corso, a volte più volte nell'arco di un anno. Un genitore può compilare il modulo al posto loro, con l'email del genitore nel record dello studente.
Applicazioni
I sistemi di candidatura inviano spesso record al CRM con il nome legale completo dello studente e l'email usata per candidarsi. Se non corrisponde al record della richiesta di informazioni, il candidato diventa un nuovo contatto.
Importazioni di registrazioni studenti
Molti istituti importano periodicamente i dati dal proprio sistema informativo studenti. Se l'importazione confronta un ID studente che i record delle richieste di informazioni non hanno, può aggiungere un record per ogni studente che non riconosce.
Indirizzi email che cambiano nel tempo
Uno studente può chiedere informazioni con un'email di una scuola superiore, candidarsi con una personale e ricevere un'email universitaria all'iscrizione. Ogni nuovo indirizzo è un'occasione per un nuovo record, e i vecchi spesso smettono di funzionare.
Cosa conta come duplicato nell'istruzione superiore
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team ammissioni considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo. Questi casi meritano una decisione prima che qualcuno unisca.
Reparti che condividono un unico dominio
Per i contatti studenti, mantenere separate le identità di genitori e fratelli. Un'email di famiglia corrispondente è un segnale da verificare, non una prova che due richieste appartengano allo stesso studente.
Università partner, scuole di riferimento e datori di lavoro sono spesso registrati come aziende. La scuola di economia, la facoltà di giurisprudenza e l'ufficio alumni di un'università possono usare tutti lo stesso dominio principale, come university.edu, pur essendo contatti distinti per te.
Confrontare le aziende solo per dominio le raggruppa insieme. Sono record collegati, e come gestire i record collegati che sembrano duplicati spiega come tenerli separati.
Studenti e genitori
Un genitore che chiede informazioni per due figli può comparire come contatto in entrambe le richieste. Il genitore e ciascun figlio sono persone distinte. Un record con il nome di un genitore e l'email di uno studente di solito va corretto a mano prima di qualsiasi unione.
Prospect, candidato, studente e ex studente
Molte istituzioni tengono un record per persona lungo tutto il percorso, con uno stato che cambia. Altre conservano record separati per le ammissioni e per gli studenti iscritti, di proposito. Entrambe le scelte possono funzionare, purché tutti usino la stessa regola.
Istituzioni nominate in due lingue
I partner internazionali compaiono con più di un nome. "Universidad Fernhill" e "Fernhill University" possono essere un'unica istituzione, inserita da due team. Nomi in altre lingue, accenti e abbreviazioni sono trattati in come i dati internazionali generano duplicati nascosti nel CRM.
Anche i suffissi giuridici e le abbreviazioni dividono i nomi delle istituzioni, come in come i suffissi societari come Inc. e LLC nascondono i duplicati.
Come i record divisi compromettono l'attribuzione del reclutamento
I team di recruiting vogliono sapere quali fiere, campagne e visite portano candidati. Questa risposta arriva di solito dalla prima fonte del record e dalla fase raggiunta dallo studente.
Quando i record si separano, l'iscrizione alla fiera resta su un record e la candidatura su un altro. La fiera mostra richieste ma nessun candidato, e la candidatura non mostra alcuna origine. Le decisioni di spesa si basano così su numeri che sottostimano i canali che funzionano.
Anche il numero di richieste cresce. Tre record per uno studente sembrano tre prospect, quindi i tassi di conversione da richiesta a domanda di iscrizione calano.
Come abbinare i record di studenti e istituti
Inizia dai duplicati evidenti: corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record. Poi combina i campi per il resto.
| Record | Inizia con | Poi prova | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Studenti potenziali | Email esatta | Nome con cellulare o nome con data di nascita | Fratelli che condividono l'email o il telefono di un genitore |
| Candidati e studenti iscritti | Matricola, dove entrambi i record la contengono | Nome con data di nascita | Studenti che hanno cambiato email tra la richiesta informazioni e l'iscrizione |
| Account padre | Email esatta | Nome con telefono | I dati di un genitore salvati nel record di uno studente |
| Scuole e istituti partner | Dominio principale del sito web | Nome confrontato parola per parola, tra lingue diverse | Reparti e campus che condividono un unico dominio |
Come pulire il CRM di un'università
Correggi la fonte che continua a creare record
Se un'importazione o un modulo crea duplicati a ogni esecuzione, la pulizia da sola non basta. Verifica quale campo ogni importazione usa per trovare gli studenti esistenti e aggiungi un campo presente anche nei record delle richieste, come l'email.
Inizia con le corrispondenze esatte di email
Usa le corrispondenze esatte di email per trovare i candidati, poi conferma lo studente con un identificativo approvato o con dati indipendenti affidabili. Genitori e fratelli possono condividere un indirizzo. Verifica gli studenti che hanno cambiato email confrontandoli con i dati di ammissione o della segreteria studenti prima di unire.
Decidi cosa mantiene ogni unione
- Fonte originale: conserva la prima fonte di reclutamento, così la fiera o la campagna mantiene il merito.
- Fase: mantenga la fase più avanzata raggiunta, come candidato o iscritto.
- Recruiter o proprietario: decidi quale consulente segue, così lo studente sente un'unica persona.
- Consenso e preferenze: un'opzione di disiscrizione su uno dei due record deve sopravvivere all'unione.
Pulisci prima di ogni ciclo di reclutamento
Le richieste aumentano in prossimità delle scadenze per le domande e nella stagione delle fiere. Una pulizia prima dell'inizio di ogni ciclo dà ai selezionatori un solo record per studente quando arriva il volume, e numeri più affidabili quando il ciclo viene analizzato.
Come Dedupely mantiene un solo record per studente
In Dedupely crei ricerche di duplicati per studenti e istituzioni, confrontando i nomi nonostante errori di battitura, accenti e differenze di ortografia, e le istituzioni sul dominio principale. Imposti regole su quale valore prevale, ad esempio mantenendo la fonte di reclutamento originale, e vedi l'anteprima di ogni unione. Respingi i falsi match, come reparti separati sullo stesso dominio, così restano esclusi dalle ricerche future.
Uno studente, un record, dalla richiesta d'informazioni all'iscrizione
I duplicati universitari nascono dal modo in cui gli studenti raggiungono l'ateneo. Fiere, richieste, domande di iscrizione e importazioni dalle anagrafiche studenti aggiungono ciascuna record, e gli studenti cambiano indirizzo email nel corso del tempo.
Prima di tutto va definito cosa conta come lo stesso studente e quali istituti condividono soltanto un dominio. Poi si correggono le fonti che continuano a creare record, si uniscono mantenendo intatta la fonte originale, e i report di reclutamento mostrano quali canali portano studenti.
Domande frequenti
Perché il CRM della nostra università ha record di studenti duplicati?
Spesso perché gli studenti arrivano da più canali. Iscrizioni a fiere, richieste di brochure, candidature e importazioni di fascicoli studenti possono creare ciascuna un record. Gli studenti cambiano anche email tra la richiesta e l'iscrizione, così il CRM non trova il record esistente e ne crea uno nuovo.
Come si abbinano i futuri studenti ai candidati?
Inizia con le corrispondenze esatte delle email, perché molti studenti si iscrivono con l'email usata per la richiesta di informazioni. Poi confronta nome con cellulare o data di nascita per gli studenti che hanno cambiato indirizzo. Verifica che fratelli con la stessa email o telefono del genitore non vengano raggruppati prima di unire.
I dipartimenti universitari sono duplicati nel CRM?
Di solito no. Dipartimenti, scuole e campus di una stessa università possono condividere un dominio radice pur essendo contatti distinti per il tuo team. Il matching sul solo dominio li raggruppa, quindi tienili separati come record collegati, a meno che due non descrivano lo stesso dipartimento.
Come incidono i duplicati sui report di reclutamento studenti?
Hanno separato la prima fonte di reclutamento dalla candidatura. Una fiera può mostrare richieste ma nessun candidato, mentre la candidatura non mostra alcuna fonte, e il numero gonfiato di richieste abbassa i tassi di conversione. Unire con la fonte originale mantenuta ripristina il collegamento tra canali e candidati.
Perché un'importazione di fascicoli studenti continua a creare duplicati?
Di solito perché il matching avviene su un campo che i record esistenti non hanno, come un ID studente. I record creati dai moduli di richiesta non hanno quell'ID, quindi l'import considera quegli studenti come nuovi. Far fare il matching sull'import su un campo presente in entrambi i lati, come l'email, interrompe il ciclo.
Oppure registrati con Google
