TL;DR
- Os duplicados em fornecedores de cursos costumam começar quando os alunos se inscrevem de novo num novo curso.
- Empresas que inscrevem o seu pessoal podem acabar com vários registos de empresa.
- Um ID de plataforma de formação guardado num registo do CRM precisa de uma regra clara antes da fusão.
- Saber se um formando com duas contas de formação é um duplicado depende da forma como vende.
- O Dedupely encontra formandos e empresas duplicados, e você escolhe os valores que cada fusão mantém.
Os fornecedores de cursos online, empresas de formação e academias gerem frequentemente dois sistemas em paralelo. A plataforma de aprendizagem disponibiliza os cursos, e o CRM trata de marketing, vendas e contas empresariais.
Os formandos voltam para um segundo curso, inscrevem-se com um novo e-mail ou são inscritos pela entidade empregadora. Cada um destes percursos pode acrescentar um novo registo. Quando os registos se separam, a equipa de vendas perde o rasto do que um formando já comprou, e a ligação à plataforma de formação pode deixar de funcionar.
Neste artigo, vai ver de onde vêm os duplicados nos fornecedores de cursos e o que conta como duplicado. Vai também ver como fundir registos de formandos sem perder os IDs que os ligam à plataforma de aprendizagem.
De onde vêm os duplicados no CRM de um fornecedor de formação
Cada prestador vende e entrega os seus cursos de forma diferente, por isso as causas variam. Estas surgem com frequência.
Formandos que se inscrevem novamente
Um aluno frequenta um curso gratuito com um e-mail pessoal e, um ano depois, compra um curso pago com um e-mail profissional. As páginas de pagamento, os formulários de inscrição e os registos em webinars enviam cada um registos para o CRM. Porque é que os formulários web criam contactos duplicados explica como os formulários adicionam um novo contacto para um novo email.
A plataforma de aprendizagem que sincroniza com o CRM
Muitas plataformas de formação enviam novas contas, inscrições e conclusões para o CRM. Se a ligação procurar formandos pelo seu próprio ID, ou criar um contacto em cada inscrição, acrescenta registos que o CRM já tem. As empresas SaaS enfrentam um padrão semelhante com os registos de utilizadores, abordado em Deduplicação de CRM para empresas SaaS.
Empresas que inscrevem os seus colaboradores
Um responsável de formação compra lugares para uma equipa e inscreve 30 colaboradores. Alguns registam-se primeiro, outros com emails pessoais. A empresa pode acabar como vários registos: um do comprador, um por domínio de email e outro introduzido por um vendedor.
Webinars, transferências e eventos
Webinars gratuitos e guias de cursos atraem leads que podem já ser formandos. Se a ferramenta de inscrição não cruzar pelo email, cada webinar pode acrescentar mais um registo da mesma pessoa.
O que conta como duplicado para formandos e empresas
O que conta como duplicado depende de cada caso. O que um fornecedor de formação considera duplicado pode não o ser para outro. Estes casos merecem uma decisão antes de qualquer fusão.
Um aluno com duas contas de aprendizagem
Um formando que estuda por conta própria e através do empregador pode ter duas contas de propósito. Uma é paga pela empresa e a outra pelo próprio formando. Alguns fornecedores mantêm dois registos no CRM por esse motivo, enquanto outros mantêm uma só pessoa com ambas as inscrições.
Emails pessoais e profissionais
O mesmo aluno pode inscrever-se com um email pessoal para um curso e com um email de trabalho para outro. A correspondência pelo nome com telefone ou empresa encontra muitos destes casos. Como fazer a correspondência entre emails pessoais e profissionais abrange os detalhes.
Um comprador empresarial que também é formando
O gestor que compra a formação costuma também frequentar um curso. Um único registo pode reunir os dois papéis. Decida se a sua equipa trata o comprador e o formando como uma só pessoa, para que uma fusão não surpreenda as vendas.
Clientes empresariais com várias divisões
As divisões de um mesmo empregador podem comprar formação separadamente, com orçamentos e contratos próprios. Podem partilhar um nome e um domínio e continuar a ser contas separadas para a sua equipa.
Porque é que os IDs de plataformas de e-learning exigem cuidado numa fusão
As integrações entre uma plataforma de e-learning e um CRM guardam muitas vezes o ID da plataforma do formando no registo do CRM. A integração usa esse ID para atualizar inscrições, progressos e conclusões no contacto certo.
Quando dois registos de alunos são fundidos, só um valor pode ficar num único campo de ID. Se o valor que sobrevive apontar para uma conta antiga ou encerrada, as atualizações deixam de chegar. Se o ID se perder, a integração pode criar um novo registo na próxima sincronização, e o duplicado volta.
O que decidir antes de fundir registos de formandos
Acordar estes campos antes da primeira fusão, em conjunto com quem gere a integração com a plataforma de aprendizagem.
| Campo | Porque é importante | Uma regra a considerar |
|---|---|---|
| ID da plataforma de formação | Liga o registo do CRM à conta do formando | Mantenha o ID da conta que o aluno utiliza e anote o outro ID noutro local |
| Inscrições e histórico de cursos | Mostra o que o formando já comprou | Mantenha todas as inscrições no registo que sobrevive |
| Estado de conclusão e de certificado | Impulsiona renovações, cursos de seguimento e registos de formação em conformidade | Mantenha o progresso mais avançado, nunca um campo vazio |
| Empresa e conta de faturação | Decide se paga a entidade empregadora ou o formando | Mantenha a empresa que pagou a inscrição ativa |
| Consentimento e preferências | Controla o marketing dirigido ao formando | Um cancelamento de subscrição em qualquer dos registos mantém-se após a fusão |
Verifique também o próprio campo de ID. Se a plataforma escrever o seu ID num campo do CRM só de leitura, as regras sobre que valor prevalece podem não alterar o que lá fica guardado. Analise esse campo antes de fundir.
Como limpar o CRM de um prestador de formação
Comece por correspondências exatas de e-mail
Registos com o mesmo email são muitas vezes o mesmo formando introduzido duas vezes. Limpe-os primeiro e confirme que cada conjunto tem no máximo um ID de plataforma de formação, ou dois que apontem para a mesma conta.
Teste com um pequeno grupo de alunos
Funda alguns alunos cujos IDs da plataforma são diferentes e confirme que o progresso continua a atualizar-se e que não aparece nenhum registo novo na sincronização seguinte. Uma cópia de segurança antes torna o teste mais seguro, como se explica em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma fusão em larga escala.
Faça a correspondência de formandos que mudaram de e-mail
Em seguida, compare nome com telefone, ou nome com empresa, para os alunos que se inscreveram com emails diferentes. Verifique os conjuntos que partilham apenas um nome comum antes de fundir.
Limpe registos de empresas pelo domínio
Agrupe os clientes empresariais pelo domínio principal do site, excluindo domínios de e-mail pessoais, como gmail.com. Rejeite correspondências entre divisões que vende separadamente, para que deixem de aparecer nas execuções seguintes.
Como o Dedupely mantém os registos de formandos ligados ao fundi-los
No Dedupely, procure possíveis contactos duplicados de formandos nos objetos de CRM suportados, escolha os valores a manter campo a campo e pré-visualize cada fusão. Verifique o ID ativo da plataforma de aprendizagem, as ligações aos cursos e a próxima sincronização numa pequena amostra. Uma fusão no CRM não combina contas da plataforma nem transfere inscrições e direitos.
Um formando, um registo, uma ligação à plataforma
Os fornecedores de formação recolhem duplicados de inscrições repetidas, sincronizações de plataformas de aprendizagem, inscrições corporativas e webinars. Cada fonte faz sentido por si, mas juntas dividem formandos e clientes por vários registos.
Confirme primeiro o formando e depois teste que ID da plataforma e que ligações de curso sobrevivem numa pequena amostra. Fundir registos no CRM não funde contas da plataforma de aprendizagem nem transfere inscrições. Verifique a conta ativa, os direitos e a próxima sincronização antes de alargar a limpeza.
Perguntas frequentes
Porque é que a nossa plataforma de cursos cria contactos duplicados no CRM?
Muitas vezes porque a integração procura os formandos por um campo que os registos existentes não têm, como o ID próprio da plataforma, ou cria um contacto por cada inscrição. Os formandos que se registam de novo com um novo email acrescentam mais. Verificar qual o campo que a ligação usa para encontrar formandos existentes mostra onde começam os duplicados.
Como funde registos de formandos sem quebrar a integração com o LMS?
Decida primeiro qual o ID da plataforma de aprendizagem que o registo sobrevivente mantém, normalmente o associado à conta que o formando usa. Guarde o outro ID num campo separado. Teste a fusão com alguns formandos e confirme que o progresso continua a atualizar-se e que não surge um novo registo após a próxima sincronização.
Um formando com uma conta pessoal e uma conta de empresa deve ser um só registo?
Depende da forma como vende. Quando o empregador paga uma conta e o formando outra, alguns fornecedores mantêm dois registos para faturação. Outros mantêm uma só pessoa com ambas as inscrições, por isso acorde a regra com as equipas comercial e financeira antes de fundir.
Como encontra clientes empresariais duplicados num CRM de formação?
Faça corresponder empresas primeiro pelo domínio do website principal, excluindo domínios de e-mail pessoal como gmail.com. Depois compare os nomes das empresas palavra a palavra. Divisões que compram formação separadamente podem partilhar nome e domínio, por isso rejeite essas correspondências quando tiver a certeza de que são contas separadas.
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