TL;DR
- Los duplicados del CRM universitario suelen empezar cuando un estudiante llega a través de ferias, solicitudes e inscripciones.
- Los estudiantes suelen cambiar de correo entre la primera consulta, la solicitud y la matrícula.
- Los departamentos que comparten un mismo dominio universitario suelen ser registros separados que solo parecen duplicados.
- Los registros de alumnos duplicados pueden ocultar qué canal de captación trajo a cada solicitante.
- Dedupely encuentra alumnos e instituciones duplicados y le permite elegir qué valores conserva cada fusión.
Universidades, centros de formación profesional y colegios usan su CRM para seguir a los futuros alumnos desde el primer contacto hasta la matriculación. Admisiones, marketing y reclutamiento añaden datos, a menudo mediante herramientas distintas.
Un estudiante puede escanear una acreditación en una feria, pedir un folleto un mes después y matricularse la primavera siguiente. Cada paso puede crear un registro nuevo. El equipo de admisiones ve entonces tres personas donde hay una, y la feria que lo originó todo no recibe ningún mérito.
En este artículo verá de dónde proceden los duplicados en un CRM universitario y qué registros solo parecen duplicados. También verá cómo los registros divididos afectan a los informes de captación y cómo limpiarlos.
De dónde proceden los duplicados en un CRM universitario
Cada institución recluta de forma distinta, así que las causas varían. Estas son las que aparecen con más frecuencia.
Ferias de empleo y visitas a centros educativos
Los registros de la feria llegan como credenciales escaneadas, formularios en papel transcritos después o listas del organizador. Los nombres se escriben mal y los correos se teclean con errores. Cómo las listas de eventos y de compras generan duplicados en el CRM trata esta fuente con más profundidad.
Solicitudes de folleto e información
Los estudiantes solicitan un folleto, reservan una jornada de puertas abiertas o descargan una guía del curso, a veces varias veces al año. Un padre o una madre puede rellenar el formulario por ellos, con su correo en el registro del estudiante.
Aplicaciones
Los sistemas de solicitudes suelen enviar registros al CRM con el nombre legal completo del estudiante y el correo que haya usado para solicitar. Si no coincide con el registro de la consulta, el solicitante se convierte en un contacto nuevo.
Importaciones de expedientes de alumnos
Muchas instituciones importan datos de su sistema de información del alumnado según un calendario. Si la importación compara por un ID de alumno que los registros de solicitud no tienen, puede añadir un registro por cada alumno que no reconozca.
Direcciones de correo que cambian con el tiempo
Un estudiante puede informarse con un correo del instituto, solicitar plaza con uno personal y recibir un correo universitario al matricularse. Cada dirección nueva es una oportunidad para crear un registro nuevo, y las antiguas suelen dejar de funcionar.
Qué se considera un duplicado en la educación superior
Qué cuenta como duplicado depende del caso. Lo que un equipo de admisiones considera duplicado, otro puede no considerarlo. Estos casos merecen una decisión antes de fusionar nada.
Departamentos que comparten un mismo dominio
En los contactos de estudiantes, mantenga separadas las identidades de padres y hermanos. Un correo familiar coincidente es una señal para revisar, no una prueba de que dos consultas pertenecen al mismo estudiante.
Las universidades socias, los centros de origen y los empleadores suelen guardarse como empresas. La escuela de negocios, la facultad de derecho y la oficina de antiguos alumnos de una universidad pueden compartir un mismo dominio raíz, como universidad.edu, y aun así figurar como contactos independientes para ti.
Cotejar empresas solo por dominio las agrupa. Son registros relacionados, y cómo gestionar registros relacionados que parecen duplicados explica cómo mantenerlos separados.
Alumnos y sus padres
Un padre o madre que solicita información para dos hijos puede aparecer como contacto en ambas consultas. El padre o la madre y cada hijo son personas distintas. Un registro con el nombre de un progenitor y el correo de un alumno suele necesitar corrección manual antes de cualquier fusión.
Cliente potencial, solicitante, estudiante y antiguo alumno
Muchas instituciones mantienen un registro por persona durante todo el recorrido, con un estado que va cambiando. Otras guardan registros separados para admisiones y para los alumnos matriculados, a propósito. Cualquiera de los dos modelos funciona, siempre que todos apliquen la misma regla.
Instituciones con nombre en dos idiomas
Los socios internacionales aparecen con más de un nombre. "Universidad Fernhill" y "Fernhill University" pueden ser una misma institución, registrada por dos equipos. Los nombres en otros idiomas, las tildes y las abreviaturas se tratan en cómo los datos internacionales crean duplicados ocultos en el CRM.
Los sufijos legales y las formas abreviadas también dividen los nombres de instituciones, como en cómo los sufijos de empresa como Inc. y LLC ocultan los duplicados.
Cómo los registros divididos rompen la atribución de captación
Los equipos de captación quieren saber qué ferias, campañas y visitas traen candidatos. Esa respuesta suele venir de la primera fuente del registro y de la fase en la que está el alumno.
Cuando los registros se dividen, el alta de la feria queda en un registro y la solicitud en otro. La feria muestra consultas pero ningún solicitante, y la solicitud no muestra el origen. Las decisiones de inversión se basan entonces en cifras que subestiman los canales que sí funcionan.
También crece el número de consultas. Tres registros de un mismo estudiante parecen tres interesados, así que la tasa de conversión de consulta a solicitud baja.
Cómo hacer coincidir los registros de estudiantes e instituciones
Empiece por los duplicados evidentes: coincidencias exactas en el campo que identifica a cada registro. Después combine campos para el resto.
| Registro | Empieza con | Después, pruebe | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Futuros estudiantes | Email exacto | Nombre con teléfono móvil, o nombre con fecha de nacimiento | Hermanos que comparten el correo o el teléfono de un progenitor |
| Solicitantes y alumnos matriculados | Número de alumno, si ambos registros lo tienen | Nombre con fecha de nacimiento | Estudiantes que cambiaron de correo entre la consulta y la matrícula |
| Principales | Email exacto | Nombre con teléfono | Datos de un padre o madre guardados en el registro del alumno |
| Centros educativos e instituciones asociadas | Dominio principal del sitio web | Nombre comparado palabra por palabra, entre idiomas | Departamentos y campus que comparten un mismo dominio |
Cómo limpiar el CRM de una universidad
Corrige el origen que sigue creando registros
Si una importación o un formulario crea duplicados en cada ejecución, la limpieza por sí sola no bastará. Compruebe qué campo usa cada importación para localizar a los alumnos existentes y añada un campo que también tengan los registros de consultas, como el correo.
Empiece por las coincidencias exactas de correo
Usa coincidencias exactas de correo para identificar candidatos y, después, confirma al alumno con un identificador aprobado o datos independientes fiables. Padres y hermanos pueden compartir una dirección. Revisa a los alumnos que han cambiado de correo frente a los datos de admisiones o expedientes antes de fusionar.
Decida qué conserva cada fusión
- Fuente original: conserve la primera fuente de captación, para que la feria o la campaña mantenga su atribución.
- Etapa: conserve la etapa más avanzada alcanzada, como solicitante o matriculado.
- Reclutador o propietario: decide qué orientador hace el seguimiento, para que el estudiante hable con una sola persona.
- Consentimiento y preferencias: una baja en cualquiera de los dos registros debe conservarse tras la fusión.
Limpia antes de cada ciclo de contratación
Las consultas se disparan en torno a los plazos de solicitud y a la temporada de ferias. Limpiar antes de cada ciclo da a los reclutadores un registro por estudiante cuando llega el volumen, y cifras más fiables al revisar el ciclo.
Cómo Dedupely mantiene un registro por alumno
En Dedupely, crea Duplicate Searches para estudiantes e instituciones, que coinciden por nombre aunque haya erratas, acentos o diferencias ortográficas, y por dominio principal en el caso de las instituciones. Define reglas sobre qué valor prevalece, como conservar el origen original de captación, y previsualiza cada fusión. Rechaza las falsas coincidencias, como departamentos distintos en un mismo dominio, para que no vuelvan a aparecer en búsquedas futuras.
Un estudiante, un registro: desde la consulta hasta la matrícula
Los duplicados en universidades vienen de la forma en que los estudiantes llegan a usted. Ferias, solicitudes, admisiones e importaciones de expedientes añaden registros, y los estudiantes cambian de correo electrónico por el camino.
Antes que nada, define qué se considera el mismo alumno y qué instituciones solo comparten un dominio. Después, corrige las fuentes que siguen creando registros, fusiona conservando intacta la fuente original, y los informes de captación mostrarán qué canales traen alumnos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué nuestro CRM universitario tiene registros de estudiantes duplicados?
A menudo porque los estudiantes llegan por varios canales. Las ferias de captación, las solicitudes de folleto, las solicitudes de admisión y las importaciones de expedientes pueden crear cada una un registro. Además, los estudiantes cambian de correo entre la consulta y la matrícula, así que el CRM no encuentra el registro existente y crea uno nuevo.
¿Cómo cruzas los estudiantes potenciales con los solicitantes?
Empieza por coincidencias exactas de correo, ya que muchos estudiantes se inscriben con el correo con el que preguntaron. Después compara nombre con teléfono móvil o fecha de nacimiento en los estudiantes que cambiaron de dirección. Comprueba que los hermanos que comparten correo o teléfono de un progenitor no se agrupen antes de fusionar.
¿Los departamentos universitarios son duplicados en un CRM?
Normalmente no. Los departamentos, facultades y campus de una misma universidad pueden compartir dominio raíz y funcionar como contactos separados para su equipo. Si solo se compara el dominio, se agrupan, así que manténgalos separados como registros relacionados salvo que dos describan el mismo departamento.
¿Cómo afectan los duplicados a los informes de captación de estudiantes?
Separaron la fuente de reclutamiento inicial de la solicitud. Una feria puede mostrar consultas pero ningún candidato, mientras que la solicitud no muestra fuente, y el recuento inflado de consultas reduce las tasas de conversión. Fusionar conservando la fuente original restaura el vínculo entre canales y candidatos.
¿Por qué una importación de expedientes de alumnos sigue creando duplicados?
Normalmente porque la importación coincide por un campo que los registros existentes no tienen, como un número de alumno. Los registros creados desde formularios de consulta no tienen ese número, así que la importación trata a esos alumnos como nuevos. Hacer que la coincidencia use un campo que ambos lados tienen, como el correo, detiene el bucle.
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