Schülerdaten von Anfrage bis Einschreibung verknüpfen

Universitäten, Hochschulen und Schulen nutzen ihr CRM, um Interessierte vom ersten Kontakt bis zur Einschreibung zu begleiten. Zulassung, Marketing und Recruiting ergänzen alle Daten, oft über verschiedene Tools.

Ein Student scannt vielleicht auf einer Messe einen Badge, fordert einen Monat später eine Studienbroschüre an und bewirbt sich im folgenden Frühjahr. Jeder Schritt kann einen neuen Datensatz anlegen. Das Zulassungsteam sieht dann drei Personen, wo es eine gibt, und die Messe, die alles angestoßen hat, erhält keine Anerkennung.

In diesem Beitrag sehen Sie, wie Duplikate in einem Hochschul-CRM entstehen und welche Datensätze nur wie Duplikate aussehen. Außerdem zeigen wir, wie geteilte Datensätze die Berichte zur Rekrutierung verfälschen, und wie Sie diese bereinigen.

Woher Duplikate in einem Hochschul-CRM stammen

Jede Einrichtung wirbt anders an, daher variieren die Ursachen. Diese treten häufig auf.

Recruiting-Messen und Schulbesuche

Messe-Anmeldungen kommen als gescannte Badges, nachträglich abgetippte Papierformulare oder Listen vom Veranstalter. Namen werden falsch geschrieben und E-Mail-Adressen falsch eingegeben. Wie Veranstaltungs- und gekaufte Listen CRM-Dubletten erzeugen behandelt diese Quelle ausführlicher.

Anforderungen von Infomaterial und Auskünften

Studierende fordern Infomaterial an, buchen einen Infotag oder laden einen Studienführer herunter, oft mehrfach im Jahr. Eltern füllen das Formular manchmal selbst aus, mit ihrer E-Mail-Adresse im Datensatz des Kindes.

Anwendungen

Bewerbungssysteme senden Datensätze oft mit dem vollständigen amtlichen Namen der Studierenden und der E-Mail-Adresse, die für die Bewerbung genutzt wurde, an das CRM. Passt das nicht zum Anfrage-Datensatz, wird der Bewerber zu einem neuen Kontakt.

Importe von Studierendendaten

Viele Hochschulen importieren Daten regelmäßig aus ihrem Studierendenverwaltungssystem. Gleicht der Import über eine Studierenden-ID ab, die Anfragedatensätze nicht enthalten, legt er für jede unbekannte Person einen neuen Datensatz an.

E-Mail-Adressen, die sich unterwegs ändern

Ein Studierender fragt mit einer Schul-E-Mail an, bewirbt sich mit einer privaten und erhält bei der Einschreibung eine Uni-Adresse. Jede neue Adresse kann einen neuen Datensatz erzeugen, und ältere funktionieren oft nicht mehr.

Was im Hochschulbereich als Dublette gilt

Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was ein Zulassungsteam als Duplikat betrachtet, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Solche Fälle verdienen eine Entscheidung, bevor jemand zusammenführt.

Abteilungen, die sich eine Domain teilen

Bei Studierendenkontakten halten Sie die Identitäten von Eltern und Geschwistern getrennt. Eine übereinstimmende Familien-E-Mail ist ein Prüfhinweis, kein Beweis, dass zwei Anfragen zu derselben Person gehören.

Partnerhochschulen, zubringende Schulen und Arbeitgeber werden oft als Unternehmen gespeichert. Die Business School, die Rechtsfakultät und das Alumni-Büro einer Hochschule können alle eine gemeinsame Root-Domain wie university.edu nutzen und trotzdem als getrennte Ansprechpartner für Sie arbeiten.

Ein Abgleich von Firmen allein über die Domain fasst sie zusammen. Es sind verbundene Datensätze, und wie Sie mit verwandten Datensätzen umgehen, die wie Duplikate aussehen behandelt, wie sie getrennt bleiben.

Studierende und ihre Eltern

Ein Elternteil, das Informationen für zwei Kinder anfragt, kann auf beiden Anfragen als Kontakt erscheinen. Elternteil und jedes Kind sind getrennte Personen. Ein Datensatz mit dem Namen eines Elternteils und der E-Mail-Adresse eines Schülers muss meist von Hand korrigiert werden, bevor etwas zusammengeführt wird.

Interessent, Bewerber, Student und Alumni

Viele Hochschulen führen über den gesamten Weg einen Datensatz pro Person, mit einem wechselnden Status. Andere führen bewusst getrennte Datensätze für Bewerbungen und eingeschriebene Studierende. Beides kann funktionieren, solange alle dieselbe Regel anwenden.

Einrichtungen, die in zwei Sprachen benannt sind

Internationale Partner erscheinen unter mehr als einem Namen. "Universidad Fernhill" und "Fernhill University" können eine Einrichtung sein, die von zwei Teams erfasst wurde. Namen in anderen Sprachen, mit Akzenten und Abkürzungen werden behandelt in wie internationale Daten versteckte CRM-Dubletten erzeugen.

Rechtsformen und Kurzformen teilen auch Institutionsnamen auf, wie in wie Firmenzusätze wie Inc. und LLC Duplikate verbergen.

Wie geteilte Datensätze die Zuordnung im Recruiting verfälschen

Recruiting-Teams wollen wissen, welche Messen, Kampagnen und Besuche Bewerbende bringen. Diese Antwort ergibt sich meist aus der ersten Quelle im Datensatz und der Phase, die die Studierende erreicht.

Wenn Datensätze sich aufteilen, liegt die Messe-Anmeldung auf einem Datensatz und die Bewerbung auf einem anderen. Die Messe zeigt Anfragen, aber keine Bewerber, und die Bewerbung zeigt keine Quelle. Budgetentscheidungen beruhen dann auf Zahlen, die die funktionierenden Kanäle zu niedrig ausweisen.

Auch die Anfragezahlen steigen. Drei Datensätze für einen Studierenden wirken wie drei Interessenten, sodass die Konversionsraten von Anfrage zu Bewerbung sinken.

So gleichen Sie Datensätze von Lernenden und Einrichtungen ab

Beginnen Sie mit den offensichtlichen Duplikaten: exakte Treffer im Feld, das jeden Datensatz identifiziert. Kombinieren Sie danach Felder für den Rest.

So bereinigen Sie ein Hochschul-CRM

Beheben Sie die Quelle, die immer wieder Datensätze erzeugt

Wenn ein Import oder Formular bei jedem Lauf Duplikate erzeugt, hilft Bereinigung allein nicht dauerhaft. Prüfen Sie, welches Feld jeder Import verwendet, um bestehende Studierende zu finden, und ergänzen Sie ein Feld, das auch Anfragedatensätze enthalten, etwa die E-Mail-Adresse.

Beginnen Sie mit exakten E-Mail-Treffern

Suchen Sie mit exakten E-Mail-Übereinstimmungen nach Kandidaten und bestätigen Sie den Studierenden anschließend über eine zugelassene Kennung oder verlässliche unabhängige Angaben. Eltern und Geschwister können dieselbe Adresse nutzen. Prüfen Sie Studierende, die ihre E-Mail-Adresse geändert haben, anhand der Zulassungs- oder Studierendendaten, bevor Sie zusammenführen.

Legen Sie fest, was jede Zusammenführung behält

• Ursprüngliche Quelle: den ersten Akquisekanal behalten, damit Messe oder Kampagne ihre Zuordnung behalten.
• Phase: behalten Sie die am weitesten erreichte Phase, etwa Bewerber oder Eingeschriebene.
• Recruiter oder Owner: legen fest, welcher Berater nachfasst, damit der Student nur von einer Person hört.
• Einwilligung und Präferenzen: ein Opt-out in einem der beiden Datensätze sollte den Merge überdauern.

Vor jedem Recruiting-Zyklus bereinigen

Anfragen häufen sich um Bewerbungsfristen und Messesaisons. Eine Bereinigung vor jedem Zyklus sorgt dafür, dass Recruiter bei eingehenden Anfragen pro Studierendem nur einen Datensatz haben und die Zahlen bei der Auswertung sauberer sind.

Ein Student, ein Datensatz: von der Anfrage bis zur Einschreibung

Duplikate an Hochschulen entstehen durch die Wege, auf denen Studierende mit Ihnen in Kontakt treten. Messen, Anfragen, Bewerbungen und Importe aus Studierendenverwaltungen fügen jeweils Datensätze hinzu, und Studierende ändern unterwegs ihre E-Mail-Adressen.

Zuerst legen Sie fest, was als derselbe Student gilt und welche Institutionen nur eine Domain teilen. Dann beheben Sie die Quellen, die immer wieder Datensätze erzeugen, führen mit intakter Originalquelle zusammen, und Recruiting-Berichte zeigen, welche Kanäle Studierende bringen.

Häufige Fragen