TL;DR
- Dubbletter i universitets-CRM uppstår ofta när en student kommer in via mässor, förfrågningar och ansökningar.
- Studenter byter ofta e-postadress mellan första förfrågan, ansökan och antagning.
- Institutioner som delar en universitetsdomän är ofta separata poster som bara ser ut som dubbletter.
- Delade elevposter kan dölja vilken rekryteringskanal som förde in varje sökande.
- Dedupely hittar dubbletter av studenter och institutioner och låter dig välja vilka värden varje sammanslagning behåller.
Universitet, högskolor och skolor använder sitt CRM för att följa blivande studenter från första kontakt till antagning. Antagnings-, marknads- och rekryteringsteam lägger alla till uppgifter, ofta via olika verktyg.
En student kan skanna ett märke på en mässa, begära en studiebroschyr en månad senare och söka nästa vår. Varje steg kan skapa en ny post. Antagningsteamet ser då tre personer där det finns en, och mässan som startade allt får ingen kredit.
I det här inlägget ser du var dubbletter uppstår i ett universitets-CRM och vilka poster som bara ser ut som dubbletter. Du ser också hur delade poster påverkar rapporteringen av studentrekrytering och hur du städar upp dem.
Var dubbletter kommer ifrån i ett universitets CRM
Varje institution rekryterar på sitt sätt, så orsakerna varierar. Dessa dyker upp ofta.
Rekryteringsmässor och skolbesök
Mässregistreringar kommer som skannade badges, pappersformulär som skrivs av i efterhand eller listor från arrangören. Namn stavas fel och e-postadresser skrivs fel. Hur evenemangs- och köpta listor skapar CRM-dubbletter fördjupar sig mer i den här källan.
Förfrågningar om studieinformation
Studenter begär en studieinformation, bokar en öppen dag eller laddar ner en kursguide, ibland flera gånger under ett år. En förälder kan fylla i formuläret åt dem, med förälderns e-post på studentens post.
Användningsområden
Ansökningssystem skickar ofta poster till CRM med studentens fullständiga juridiska namn och den e-postadress som användes vid ansökan. Om den inte stämmer överens med förfrågningsposten blir sökanden en ny kontakt.
Importer av studentregister
Många lärosäten importerar data från sitt studieadministrativa system enligt schema. Om importen matchar på ett student-ID som intresseanmälningarna saknar kan den skapa en post för varje student den inte känner igen.
E-postadresser som ändras under vägen
En student kan höra av sig med en skolmejl, ansöka med en privat adress och få en universitetsmejl vid antagning. Varje ny adress är en chans till en ny post, och äldre adresser slutar ofta fungera.
Vad som räknas som dubblett inom högre utbildning
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det ett antagningsteam ser som en dubblett kanske inte ett annat gör. Dessa fall bör beslutas innan någon slår ihop något.
Avdelningar som delar en domän
För studentkontakter, håll föräldrars och syskons identiteter åtskilda. En matchande familje-e-post är en signal för granskning, inte bevis för att två förfrågningar tillhör samma student.
Partneruniversitet, förskolor och arbetsgivare lagras ofta som företag. Ett universitets handelshögskola, juristutbildning och alumnkontor kan alla använda samma rotdomän, som university.edu, men fungera som separata kontakter för dig.
Matchning av företag enbart på domän grupperar dem tillsammans. De är relaterade poster, och hur du hanterar relaterade poster som ser ut som dubbletter beskriver hur man håller isär dem.
Elever och deras föräldrar
En förälder som begär information för två barn kan stå som kontakt på båda förfrågningarna. Föräldern och varje barn är separata personer. En post med en förälders namn och en elevs e-post behöver oftast rättas manuellt innan någon sammanslagning.
Prospekt, sökande, studenter och alumner
Många lärosäten har en post per person under hela resan, med en status som ändras. Andra håller medvetet isär poster för antagning och för inskrivna studenter. Båda kan fungera, så länge alla använder samma regel.
Institutioner med namn på två språk
Internationella partner dyker upp under mer än ett namn. ”Universidad Fernhill” och ”Fernhill University” kan vara en och samma institution, inlagd av två team. Namn på andra språk, accenter och förkortningar behandlas i hur internationella data skapar dolda CRM-dubbletter.
Juridiska suffix och förkortningar delar också upp institutionsnamn, som i hur bolagsformer som Inc. och LLC döljer dubbletter.
Hur delade poster bryter rekryteringens attribution
Rekryteringsteam vill veta vilka mässor, kampanjer och besök som ger sökande. Svaret kommer oftast från den första källan på posten och det steg studenten nått.
När poster delas upp ligger mässregistreringen på en post och ansökan på en annan. Mässan visar förfrågningar men inga sökande, och ansökan visar ingen källa. Budgetbeslut vilar då på siffror som underskattar de kanaler som fungerar.
Antalet förfrågningar växer också. Tre poster för en student ser ut som tre prospekt, så konverteringsgraden från förfrågan till ansökan sjunker.
Så matchar du student- och institutionsposter
Börja med de uppenbara dubbletterna: exakta matchningar på det fält som identifierar varje post. Kombinera sedan fält för resten.
| Post | Börja med | Prova sedan | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Blivande studenter | Exakt e-post | Namn med mobilnummer, eller namn med födelsedatum | Syskon som delar en förälders e-post eller telefonnummer |
| Sökande och inskrivna studenter | Studentnummer, där båda posterna har det | Namn med födelsedatum | Studenter som bytte e-post mellan förfrågan och antagning |
| Överordnade | Exakt e-post | Namn med telefon | En förälders uppgifter sparade på en elevs post |
| Skolor och partnerinstitutioner | Webbplatsens huvuddomän | Namn jämförs ord för ord, över språkgränser | Avdelningar och campus som delar en domän |
Så städar du ett universitets-CRM
Åtgärda källan som hela tiden skapar poster
Om en import eller ett formulär skapar dubbletter vid varje körning räcker inte städning ensamt. Kontrollera vilket fält varje import använder för att hitta befintliga studenter, och lägg till ett fält som även förfrågningsposter innehåller, till exempel e-post.
Börja med exakta e-postmatchningar
Använd exakta e-postmatchningar för att hitta kandidater och bekräfta sedan studenten med en godkänd identifierare eller tillförlitliga oberoende uppgifter. Föräldrar och syskon kan dela en adress. Granska studenter som bytt e-post mot antagnings- eller studieregisterdata innan sammanslagning.
Bestäm vad varje sammanslagning behåller
- Ursprunglig källa: behåll den första rekryteringskällan, så att mässan eller kampanjen behåller sin kredit.
- Steg: behåll den längst uppnådda fasen, som sökande eller antagen.
- Rekryterare eller ägare: avgör vilken studievägledare som följer upp, så att studenten bara hör från en person.
- Samtycke och preferenser: ett avregistreringsval på någon av posterna ska bestå efter sammanslagningen.
Rensa före varje rekryteringscykel
Förfrågningar toppar kring ansökningsdeadlines och mässsäsonger. En städning före varje cykel ger rekryterare en post per student när volymen kommer, och renare siffror när cykeln utvärderas.
Så håller Dedupely en post per student
I Dedupely skapar du dubblettsökningar för studenter och institutioner, som matchar namn trots felstavningar, accenter och stavningsskillnader, och institutioner på deras kärndomän. Du sätter regler för vilket värde som vinner, till exempel att behålla den ursprungliga rekryteringskällan, och förhandsgranskar varje sammanslagning. Du avvisar falska matchningar, som separata avdelningar på en domän, så att de inte dyker upp i framtida sökningar.
En student, en post, från förfrågan till inskrivning
Dubbletter på universitet uppstår av hur studenter når er. Mässor, förfrågningar, ansökningar och importer från studentregistret lägger var och en till poster, och studenter byter e-postadress på vägen.
Först måste du bestämma vad som räknas som samma student och vilka institutioner som bara delar en domän. Sedan åtgärdar du källorna som fortsätter skapa poster, slår ihop med den ursprungliga källan intakt, och rekryteringsrapporterna visar vilka kanaler som för in studenter.
Vanliga frågor
Varför har vårt universitets CRM dubblettposter för studenter?
Ofta för att studenter når er via flera kanaler. Öppna hus, broschyrförfrågningar, ansökningar och importer av studentregister kan var och en skapa en post. Studenter byter dessutom e-postadress mellan förfrågan och antagningen, så CRM:et hittar inte den befintliga posten och lägger till en ny.
Hur matchar du blivande studenter med sökande?
Börja med exakta e-postmatchningar, eftersom många studenter ansöker med den e-post de använde vid förfrågan. Jämför sedan namn med mobilnummer eller födelsedatum för studenter som bytt adress. Kontrollera att syskon som delar förälderns e-post eller telefon inte grupperas ihop innan ni slår ihop.
Är universitetens institutioner dubbletter i ett CRM?
Oftast inte. Avdelningar, skolor och campus inom ett och samma universitet kan dela en rotdomän och ändå fungera som separata kontakter för ditt team. Domänmatchning ensam grupperar dem, så håll dem isär som relaterade poster om de inte beskriver samma avdelning.
Hur påverkar dubbletter rapporteringen av studentrekrytering?
De delade upp den första rekryteringskällan från ansökan. En mässa kan visa förfrågningar men inga sökande, medan ansökan saknar källa, och uppblåsta förfrågningssiffror sänker konverteringsgraden. Att slå ihop med den ursprungliga källan återställer kopplingen mellan kanaler och sökande.
Varför skapar en import av studentregister ständigt dubbletter?
Oftast beror det på att importen matchar på ett fält som befintliga poster saknar, till exempel ett studentnummer. Poster som skapats från förfrågningsformulär saknar ett ID, så importen behandlar dessa studenter som nya. Om importen matchar på ett fält som båda sidor har, till exempel e-post, stoppas loopen.
Eller registrera dig med Google
