TL;DR
- Duplikate bei Kursanbietern entstehen oft, wenn sich Lernende erneut für einen neuen Kurs registrieren.
- Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden anmelden, können am Ende mehrere Firmendatensätze haben.
- Eine im CRM-Datensatz gespeicherte ID einer Lernplattform braucht vor dem Zusammenführen eine klare Regel.
- Ob ein Lernender mit zwei Lernkonten eine Dublette ist, hängt davon ab, wie Sie verkaufen.
- Dedupely findet doppelte Lernende und Unternehmen, und Sie wählen, welche Werte jede Zusammenführung behält.
Anbieter von Online-Kursen, Trainingsunternehmen und Akademien betreiben oft zwei Systeme parallel. Die Lernplattform liefert die Kurse, das CRM übernimmt Marketing, Vertrieb und Firmenkunden.
Lernende kommen für einen zweiten Kurs zurück, melden sich mit einer neuen E-Mail-Adresse an oder werden von ihrem Arbeitgeber eingeschrieben. Jeder dieser Wege kann einen neuen Datensatz anlegen. Wenn Datensätze sich aufspalten, verliert das Vertriebsteam den Überblick darüber, was ein Lernender bereits gekauft hat, und die Verbindung zur Lernplattform kann abbrechen.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie Duplikate bei Kursanbietern entstehen und was als Duplikat gilt. Außerdem zeigen wir, wie Sie Lernendendatensätze zusammenführen, ohne die IDs zu verlieren, die sie mit der Lernplattform verbinden.
Woher Duplikate im CRM eines Kursanbieters kommen
Jeder Anbieter verkauft und liefert Kurse anders, daher sind die Ursachen unterschiedlich. Diese treten häufig auf.
Lernende, die sich erneut registrieren
Ein Lernender belegt einen kostenlosen Kurs mit einer privaten E-Mail und kauft ein Jahr später einen kostenpflichtigen mit einer geschäftlichen E-Mail. Checkout-Seiten, Anmeldeformulare und Webinar-Registrierungen senden jeweils Datensätze an das CRM. Warum Webformulare doppelte Kontakte erzeugen erklärt, wie Formulare für eine neue E-Mail-Adresse einen neuen Kontakt anlegen.
Die Lernplattform, die mit dem CRM synchronisiert
Viele Lernplattformen senden neue Accounts, Einschreibungen und Abschlüsse an das CRM. Sucht die Verbindung Lernende anhand ihrer eigenen ID oder legt bei jeder Einschreibung einen Kontakt an, entstehen Datensätze, die das CRM bereits hat. SaaS-Unternehmen kennen ein ähnliches Muster bei Produktregistrierungen, das beschrieben in CRM-Deduplizierung für SaaS-Unternehmen.
Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden einschreiben
Eine Schulungsleitung kauft Plätze für ein Team und meldet 30 Mitarbeitende an. Manche registrieren sich selbst, manche mit privaten E-Mail-Adressen. Das Unternehmen kann als mehrere Datensätze erscheinen: einer vom Käufer, einer pro E-Mail-Domain und einer, den ein Vertriebsmitarbeiter eingegeben hat.
Webinare, Downloads und Veranstaltungen
Kostenlose Webinare und Kursleitfäden bringen Leads, die womöglich schon Teilnehmer sind. Gleicht das Anmeldetool nicht per E-Mail ab, kann jedes Webinar einen weiteren Datensatz für dieselbe Person anlegen.
Was als Duplikat gilt: Lernende und Unternehmen
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was ein Schulungsanbieter als Duplikat betrachtet, sieht ein anderer vielleicht nicht so. Diese Fälle verdienen eine Entscheidung, bevor jemand zusammenführt.
Ein Lernender mit zwei Lernkonten
Lernende, die selbstständig und über ihren Arbeitgeber lernen, können absichtlich zwei Konten haben. Eines bezahlt das Unternehmen, das andere die Person selbst. Manche Anbieter führen deshalb zwei CRM-Datensätze, andere eine Person mit beiden Einschreibungen.
Private und geschäftliche E-Mails
Dieselbe Lernende kann sich für einen Kurs mit privater und für einen anderen mit geschäftlicher E-Mail-Adresse anmelden. Der Abgleich nach Name mit Telefonnummer oder Firma findet viele dieser Fälle. Wie Sie private und geschäftliche E-Mails abgleichen erläutert die Details.
Ein Firmenkäufer, der auch Lernender ist
Der Manager, der Schulungen einkauft, besucht oft selbst einen Kurs. Ein Datensatz kann beide Rollen enthalten. Legen Sie fest, ob Ihr Team Käufer und Lernenden als dieselbe Person führt, damit eine Zusammenführung den Vertrieb nicht überrascht.
Firmenkunden mit mehreren Geschäftsbereichen
Abteilungen eines Arbeitgebers können Schulungen getrennt einkaufen, mit eigenen Budgets und Verträgen. Sie können denselben Namen und dieselbe Domain haben und für Ihr Team dennoch getrennte Accounts sein.
Warum Lernplattform-IDs beim Zusammenführen Sorgfalt brauchen
Integrationen zwischen einer Lernplattform und einem CRM speichern die Plattform-ID der lernenden Person häufig im CRM-Datensatz. Die Integration nutzt diese ID, um Einschreibungen, Fortschritte und Abschlüsse beim richtigen Kontakt zu aktualisieren.
Wenn zwei Lernenden-Datensätze zusammengeführt werden, kann nur ein Wert in einem ID-Feld bleiben. Zeigt der verbleibende Wert auf ein altes oder geschlossenes Konto, kommen keine Aktualisierungen mehr an. Geht die ID verloren, kann die Integration bei der nächsten Synchronisierung einen neuen Datensatz anlegen, und das Duplikat kehrt zurück.
Was Sie vor dem Zusammenführen von Lernenden-Datensätzen entscheiden sollten
Legen Sie diese Felder vor dem ersten Zusammenführen fest, gemeinsam mit dem Verantwortlichen für die Integration der Lernplattform.
| Feld | Warum es wichtig ist | Eine Regel zur Prüfung |
|---|---|---|
| Lernplattform-ID | Verknüpft den CRM-Datensatz mit dem Konto der Lernenden | Behalten Sie die ID des Kontos, das Lernende nutzen, und notieren Sie die andere ID an anderer Stelle |
| Einschreibungen und Kursverlauf | Zeigt, was der Lernende bereits gekauft hat | Alle Einschreibungen am verbleibenden Datensatz behalten |
| Abschluss- und Zertifikatsstatus | Steuert Verlängerungen, Folgekurse und Compliance-Schulungsnachweise | Behalten Sie den weitesten Fortschritt, niemals ein leeres Feld |
| Firma und Abrechnungskonto | Entscheidet, ob der Arbeitgeber oder der Lernende zahlt | Behalten Sie das Unternehmen, das die aktive Einschreibung bezahlt hat |
| Einwilligung und Präferenzen | Steuert das Marketing gegenüber dem Lernenden | Ein Opt-out in einem der beiden Datensätze bleibt nach der Zusammenführung erhalten |
Prüfen Sie auch das ID-Feld selbst. Wenn die Plattform ihre ID in ein schreibgeschütztes CRM-Feld schreibt, ändern Regeln für den Gewinnerwert dort möglicherweise nichts. Sehen Sie sich dieses Feld vor dem Zusammenführen an.
So bereinigen Sie das CRM eines Kursanbieters
Beginnen Sie mit exakten E-Mail-Treffern
Datensätze mit derselben E-Mail sind oft derselbe Lernende, zweimal erfasst. Bereinigen Sie diese zuerst und prüfen Sie, dass jede Gruppe höchstens eine Lernplattform-ID hat oder zwei, die auf dasselbe Konto verweisen.
Mit einigen wenigen Lernenden testen
Führen Sie einige Lernende mit abweichenden Plattform-IDs zusammen und prüfen Sie danach, ob der Fortschritt weiterhin aktualisiert wird und nach der nächsten Synchronisierung kein neuer Datensatz entsteht. Ein vorheriges Backup macht den Test sicherer, wie hier beschrieben wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern.
Lernende mit geänderten E-Mail-Adressen zuordnen
Vergleichen Sie danach Name mit Telefon oder Name mit Unternehmen, bei Lernenden, die sich mit unterschiedlichen Adressen angemeldet haben. Prüfen Sie Gruppen, die nur einen gängigen Namen teilen, bevor Sie zusammenführen.
Unternehmensdatensätze anhand der Domain bereinigen
Gruppieren Sie Firmenkunden nach ihrer Haupt-Website-Domain und lassen Sie private E-Mail-Domains wie gmail.com außen vor. Lehnen Sie Treffer zwischen Geschäftsbereichen ab, die Sie getrennt verkaufen, damit sie bei künftigen Durchläufen nicht erneut auftauchen.
So behält Dedupely beim Zusammenführen die Verbindungen von Lernenden-Datensätzen bei
Suchen Sie in Dedupely in den unterstützten CRM-Objekten nach möglichen doppelten Lernenden-Kontakten, legen Sie die zu behaltenden Werte feldweise fest und prüfen Sie jede Zusammenführung vorab. Kontrollieren Sie an einer kleinen Stichprobe die aktive Lernplattform-ID, die Kurslinks und die nächste Synchronisierung. Eine CRM-Zusammenführung führt keine Plattformkonten zusammen und überträgt keine Einschreibungen oder Berechtigungen.
Ein Lernender, ein Datensatz, eine Verknüpfung zur Plattform
Kursanbieter sammeln Dubletten aus wiederholten Anmeldungen, Syncs mit Lernplattformen, Firmenbuchungen und Webinaren. Jede Quelle ergibt für sich Sinn, zusammen verteilen sie Lernende und Kunden auf mehrere Datensätze.
Bestätigen Sie zuerst den Lernenden und prüfen Sie dann anhand einer kleinen Stichprobe, welche Plattform-ID und Kurslinks erhalten bleiben. Das Zusammenführen von CRM-Datensätzen führt keine Lernplattform-Konten zusammen und überträgt keine Einschreibungen. Prüfen Sie aktives Konto, Berechtigungen und nächste Synchronisation, bevor Sie die Bereinigung ausweiten.
Häufige Fragen
Warum legt unsere Kursplattform doppelte Kontakte im CRM an?
Oft liegt es daran, dass die Integration Lernende anhand eines Feldes sucht, das bestehende Datensätze nicht haben, etwa der eigenen ID der Plattform, oder pro Einschreibung einen Kontakt anlegt. Lernende, die sich mit einer neuen E-Mail-Adresse erneut registrieren, kommen hinzu. Wenn Sie prüfen, über welches Feld die Verbindung bestehende Lernende findet, sehen Sie, wo Duplikate entstehen.
Wie führen Sie Lernendendatensätze zusammen, ohne die LMS-Integration zu beschädigen?
Legen Sie zuerst fest, welche Lernplattform-ID der verbleibende Datensatz behält, meist die mit dem Konto, das der Lernende nutzt. Bewahren Sie die andere ID in einem separaten Feld auf. Testen Sie die Zusammenführung mit einigen Lernenden und prüfen Sie, ob der Fortschritt weiterhin aktualisiert wird und nach der nächsten Synchronisierung kein neuer Datensatz entsteht.
Sollte ein Lernender mit einem privaten und einem Firmenkonto als ein Datensatz geführt werden?
Das hängt davon ab, wie Sie verkaufen. Wenn der Arbeitgeber ein Konto zahlt und die Lernenden ein anderes, behalten manche Anbieter zwei Datensätze für die Abrechnung. Andere führen eine Person mit beiden Einschreibungen. Vereinbaren Sie die Regel daher mit Vertrieb und Finanzen, bevor Sie zusammenführen.
Wie finden Sie doppelte Firmenkunden in einem Schulungs-CRM?
Gleichen Sie Unternehmen zuerst über ihre Haupt-Website-Domain ab und lassen Sie private E-Mail-Domains wie gmail.com aus. Vergleichen Sie danach Firmennamen Wort für Wort. Abteilungen, die Schulungen separat einkaufen, können Name und Domain teilen. Lehnen Sie solche Treffer deshalb nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es getrennte Konten sind.
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