Résumé
- Les doublons chez les organismes de formation apparaissent souvent lorsque les apprenants s'inscrivent de nouveau à un cours.
- Les entreprises qui inscrivent leur personnel peuvent finir avec plusieurs fiches d'entreprise.
- Un identifiant de plateforme de formation stocké sur une fiche CRM nécessite une règle claire avant toute fusion.
- Qu'un apprenant disposant de deux comptes de formation soit un doublon dépend de votre mode de vente.
- Dedupely repère les apprenants et entreprises en double, et vous choisissez les valeurs conservées à chaque fusion.
Les organismes de formation en ligne, sociétés de formation et académies fonctionnent souvent avec deux systèmes en parallèle. La plateforme d'apprentissage diffuse les cours, et le CRM gère le marketing, les ventes et les comptes entreprises.
Les apprenants reviennent pour une deuxième formation, s'inscrivent avec un nouvel e-mail ou sont inscrits par leur employeur. Chaque cas peut ajouter un enregistrement. Lorsque les fiches se scindent, l'équipe commerciale perd la trace de ce qu'un apprenant a déjà acheté, et le lien avec la plateforme de formation peut se rompre.
Dans cet article, découvrez d'où viennent les doublons chez les organismes de formation et ce qui en constitue un. Vous verrez aussi comment fusionner les fiches apprenants sans perdre les identifiants qui les relient à la plateforme d'apprentissage.
D'où viennent les doublons dans le CRM d'un organisme de formation
Chaque organisme vend et dispense ses formations différemment, donc les causes varient. Voici les plus fréquentes.
Apprenants qui s'inscrivent à nouveau
Un apprenant suit un cours gratuit avec une adresse personnelle, puis achète un cours payant avec une adresse professionnelle un an plus tard. Les pages de paiement, formulaires d'inscription et inscriptions aux webinaires envoient chacun des fiches vers le CRM. Pourquoi les formulaires web créent des contacts en double explique comment les formulaires ajoutent un nouveau contact pour une nouvelle adresse e-mail.
La plateforme de formation qui se synchronise avec le CRM
De nombreuses plateformes de formation envoient au CRM les nouveaux comptes, inscriptions et validations. Si la connexion recherche les apprenants par son propre identifiant, ou crée un contact à chaque inscription, elle ajoute des fiches déjà présentes dans le CRM. Les éditeurs SaaS rencontrent un schéma similaire avec les inscriptions produit, abordé dans Déduplication CRM pour les éditeurs SaaS.
Entreprises qui inscrivent leur personnel
Un responsable formation achète des licences pour une équipe et inscrit 30 salariés. Certains s'inscrivent eux-mêmes en premier, certains avec des e-mails personnels. L'entreprise peut se retrouver en plusieurs enregistrements : un créé par l'acheteur, un par domaine e-mail et un saisi par un commercial.
Webinaires, téléchargements et événements
Les webinaires gratuits et les guides de formation attirent des prospects qui sont peut-être déjà apprenants. Si l'outil d'inscription ne fait pas de rapprochement sur l'e-mail, chaque webinaire peut ajouter une fiche supplémentaire pour la même personne.
Ce qui compte comme doublon pour les apprenants et les entreprises
Ce qui compte comme doublon dépend de chaque cas. Ce qu'un organisme de formation considère comme un doublon, un autre peut ne pas le considérer ainsi. Ces cas méritent une décision avant toute fusion.
Un apprenant avec deux comptes de formation
Un apprenant qui suit des formations à titre personnel et via son employeur peut avoir deux comptes volontairement. L'un est payé par l'entreprise, l'autre par l'apprenant. Certains prestataires conservent deux fiches CRM pour cette raison, d'autres regroupent une seule personne avec ses deux inscriptions.
E-mails personnels et professionnels
Le même apprenant peut s'inscrire avec une adresse personnelle pour un cours et une adresse professionnelle pour un autre. La correspondance sur le nom combinée au téléphone ou à l'entreprise en repère beaucoup. Comment faire correspondre les e-mails personnels et professionnels détaille le fonctionnement.
Un acheteur d'entreprise également apprenant
Le responsable qui achète la formation suit souvent aussi un cours. Une même fiche peut porter les deux rôles. Décidez si votre équipe considère l'acheteur et l'apprenant comme une seule personne, afin qu'une fusion ne surprenne pas les commerciaux.
Clients entreprises à plusieurs divisions
Les divisions d'un même employeur peuvent acheter des formations séparément, avec leurs propres budgets et contrats. Elles peuvent partager un nom et un domaine tout en restant des comptes distincts pour votre équipe.
Pourquoi les identifiants de plateforme d'apprentissage demandent de la prudence lors d'une fusion
Les intégrations entre une plateforme d'apprentissage et un CRM stockent souvent l'identifiant de l'apprenant sur la fiche CRM. L'intégration utilise cet ID pour mettre à jour les inscriptions, la progression et les achèvements sur le bon contact.
Lorsque deux fiches d'apprenant fusionnent, une seule valeur peut rester dans un champ d'identifiant. Si la valeur conservée pointe vers un compte ancien ou fermé, les mises à jour cessent d'arriver. Si l'identifiant est perdu, l'intégration peut créer une nouvelle fiche à la synchronisation suivante, et le doublon réapparaît.
Ce qu'il faut décider avant de fusionner les fiches d'apprenants
Convenez de ces champs avant la première fusion, avec la personne qui gère l'intégration de la plateforme de formation.
| Champ | Pourquoi c'est important | Une règle à envisager |
|---|---|---|
| Identifiant de la plateforme d'apprentissage | Relie la fiche du CRM au compte de l'apprenant | Conservez l'ID du compte utilisé par l'apprenant et notez l'autre ID ailleurs |
| Inscriptions et historique des cours | Affiche ce que l'apprenant a déjà acheté | Conservez chaque inscription sur l'enregistrement conservé |
| Statut d'achèvement et de certificat | Pilote les renouvellements, les formations de suivi et les dossiers de conformité | Conservez la progression la plus avancée, jamais une valeur vide |
| Entreprise et compte de facturation | Détermine si c'est l'employeur ou l'apprenant qui paie | Conservez l'entreprise qui a payé l'inscription active |
| Consentements et préférences | Contrôle la communication marketing envoyée à l'apprenant | Un opt-out sur l'un ou l'autre dossier est conservé après la fusion |
Vérifiez aussi le champ d'identifiant lui-même. Si la plateforme écrit son ID dans un champ CRM en lecture seule, les règles de priorité des valeurs peuvent ne pas modifier ce qui y est conservé. Examinez ce champ avant de fusionner.
Comment nettoyer le CRM d'un organisme de formation
Commencez par les correspondances exactes d'e-mail
Les fiches ayant la même adresse e-mail sont souvent le même apprenant saisi deux fois. Nettoyez-les en premier, et vérifiez que chaque ensemble comporte au plus un identifiant de plateforme d'apprentissage, ou deux qui renvoient vers le même compte.
Tester sur quelques apprenants
Fusionnez quelques apprenants dont les identifiants de plateforme diffèrent, puis vérifiez que la progression se met toujours à jour et qu'aucune nouvelle fiche n'apparaît après la prochaine synchronisation. Une sauvegarde préalable rend le test plus sûr, comme expliqué dans comment sauvegarder votre CRM avant une grande fusion.
Associez les apprenants qui ont changé d'adresse e-mail
Ensuite, comparez nom avec téléphone, ou nom avec entreprise, pour les apprenants qui se sont inscrits avec des adresses différentes. Vérifiez les ensembles qui ne partagent qu'un nom courant avant de fusionner.
Nettoyer les fiches entreprises par domaine
Regroupez les clients entreprises par domaine de site web principal, en excluant les domaines d'e-mail personnels comme gmail.com. Rejetez les correspondances entre divisions que vous vendez séparément, afin qu'elles restent exclues des prochains cycles.
Comment Dedupely garde les fiches des apprenants liées lors d'une fusion
Dans Dedupely, recherchez les contacts apprenants probablement en double dans les objets CRM pris en charge, choisissez les valeurs conservées champ par champ et prévisualisez chaque fusion. Vérifiez sur un petit échantillon l'identifiant de la plateforme de formation active, les liens vers les cours et la prochaine synchronisation. Une fusion CRM ne combine pas les comptes de la plateforme et ne transfère pas les inscriptions ni les droits d'accès.
Un apprenant, une fiche, un lien vers la plateforme
Les organismes de formation accumulent des doublons à partir des inscriptions répétées, des synchronisations de plateformes d'apprentissage, des inscriptions en entreprise et des webinaires. Chaque source est logique isolément, mais ensemble elles répartissent apprenants et clients sur plusieurs fiches.
Confirmez d'abord l'apprenant, puis testez sur un petit échantillon quels identifiants de plateforme et liens de formation subsistent. La fusion des fiches CRM ne fusionne pas les comptes de la plateforme d'apprentissage et ne transfère pas les inscriptions. Vérifiez le compte actif, les droits et la prochaine synchronisation avant d'élargir le nettoyage.
Questions fréquentes
Pourquoi notre plateforme de formation crée-t-elle des contacts en double dans le CRM ?
Souvent parce que l'intégration recherche les apprenants via un champ absent des enregistrements existants, comme l'identifiant propre à la plateforme, ou crée une fiche par inscription. Les apprenants qui s'inscrivent à nouveau avec un nouvel e-mail en ajoutent. Vérifier le champ utilisé par la connexion pour retrouver les apprenants existants permet de localiser l'origine des doublons.
Comment fusionner des fiches d'apprenants sans casser l'intégration du LMS ?
Décidez d'abord quel identifiant de plateforme d'apprentissage conservera la fiche retenue, généralement celui lié au compte utilisé par l'apprenant. Gardez l'autre identifiant dans un champ séparé. Testez la fusion sur quelques apprenants et vérifiez que la progression se met toujours à jour et qu'aucune nouvelle fiche n'apparaît après la synchronisation suivante.
Un apprenant ayant un compte personnel et un compte professionnel doit-il ne former qu'une seule fiche ?
Cela dépend de votre mode de vente. Lorsque l'employeur paie un compte et l'apprenant un autre, certains organismes conservent deux fiches pour la facturation. D'autres gardent une seule personne avec ses deux inscriptions. Convenez de la règle avec les équipes commerciales et financières avant de fusionner.
Comment repérer les clients entreprises en double dans un CRM de formation ?
Rapprochez d'abord les entreprises sur leur domaine de site principal, en excluant les domaines de messagerie personnelle comme gmail.com. Comparez ensuite les noms d'entreprise mot à mot. Des divisions qui achètent leurs formations séparément peuvent partager un nom et un domaine : rejetez alors ces correspondances lorsque vous êtes certain qu'il s'agit de comptes distincts.
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