TL;DR
- I duplicati degli enti formativi nascono spesso quando i corsisti si registrano di nuovo a un nuovo corso.
- Le aziende che iscrivono il personale possono ritrovarsi con diversi record aziendali.
- Un ID di piattaforma di formazione memorizzato su un record CRM richiede una regola chiara prima di unire.
- Stabilire se uno studente con due account di apprendimento sia un duplicato dipende dal modo in cui si vende.
- Dedupely individua discenti e aziende duplicati, e scegli quali valori mantiene ogni unione.
I fornitori di corsi online, le aziende di formazione e le accademie spesso gestiscono due sistemi affiancati. La piattaforma di apprendimento eroga i corsi, mentre il CRM gestisce marketing, vendite e account aziendali.
I discenti tornano per un secondo corso, si registrano con una nuova email o vengono iscritti dal datore di lavoro. Ogni percorso può aggiungere un nuovo record. Quando i record si dividono, il team vendite perde di vista ciò che un discente ha già acquistato, e il collegamento con la piattaforma di formazione può interrompersi.
In questo articolo vedrete da dove provengono i duplicati per i provider di corsi e cosa si considera duplicato. Vedrete anche come unire i record dei corsisti senza perdere gli ID che li collegano alla piattaforma di formazione.
Da dove nascono i duplicati nel CRM di un ente di formazione
Ogni provider vende ed eroga i corsi in modo diverso, quindi le cause variano. Queste ricorrono spesso.
Studenti che si registrano di nuovo
Un utente segue un corso gratuito con un'email personale, poi un anno dopo acquista quello a pagamento con un'email di lavoro. Pagine di checkout, moduli di iscrizione e registrazioni ai webinar inviano ciascuno record al CRM. Perché i moduli web creano contatti duplicati spiega come i moduli aggiungono un nuovo contatto per una nuova email.
La piattaforma di apprendimento che si sincronizza con il CRM
Molte piattaforme di formazione inviano al CRM nuovi account, iscrizioni e completamenti. Se la connessione cerca gli studenti tramite il proprio ID, o crea un contatto a ogni iscrizione, aggiunge record che il CRM ha già. Le aziende SaaS affrontano uno schema simile con le registrazioni ai prodotti, trattato in Deduplica del CRM per aziende SaaS.
Aziende che iscrivono il proprio personale
Un responsabile della formazione acquista licenze per un team e iscrive 30 dipendenti. Alcuni si registrano da soli, alcuni con email personali. L'azienda può finire in più record: uno dall'acquirente, uno per ogni dominio email e uno inserito da un venditore.
Webinar, download ed eventi
I webinar gratuiti e le guide ai corsi portano lead che potrebbero essere già discenti. Se lo strumento di registrazione non confronta le email, ogni webinar può aggiungere un altro record per la stessa persona.
Cosa conta come duplicato per discenti e aziende
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un ente di formazione considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale. Questi casi meritano una decisione prima che qualcuno unisca i record.
Un discente con due account di formazione
Chi studia da solo e tramite il proprio datore di lavoro può avere due account di proposito. Uno è pagato dall'azienda e l'altro dal discente. Alcuni fornitori mantengono due record CRM per questo motivo, altri una sola persona con entrambe le iscrizioni.
Email personali e di lavoro
Lo stesso studente può iscriversi con un'email personale per un corso e con un'email di lavoro per un altro. La corrispondenza per nome con telefono o azienda ne trova molti. Come abbinare email personali e aziendali approfondisce i dettagli.
Un acquirente aziendale che è anche un allievo
Il manager che acquista la formazione spesso frequenta anche un corso. Un solo record può contenere entrambi i ruoli. Decidi se il team considera acquirente e partecipante come un'unica persona, così un'unione non coglie di sorpresa il commerciale.
Clienti aziendali con più divisioni
Le divisioni di uno stesso datore di lavoro possono acquistare formazione in modo autonomo, con budget e contratti propri. Possono condividere nome e dominio e restare comunque account distinti per il team.
Perché gli ID delle piattaforme di formazione richiedono attenzione in un'unione
Le integrazioni tra una piattaforma di formazione e un CRM spesso memorizzano l'ID della piattaforma del corsista nel record CRM. L'integrazione usa quell'ID per aggiornare iscrizioni, progressi e completamenti sul contatto giusto.
Quando due record di studenti si uniscono, in un singolo campo ID può restare un solo valore. Se il valore che sopravvive punta a un account vecchio o chiuso, gli aggiornamenti smettono di arrivare. Se l'ID va perso, l'integrazione potrebbe creare un nuovo record alla sincronizzazione successiva, e il duplicato ricompare.
Cosa decidere prima di unire i record dei corsisti
Concorda questi campi prima della prima unione, insieme a chi gestisce l'integrazione con la piattaforma di formazione.
| Campo | Perché conta | Una regola da considerare |
|---|---|---|
| ID piattaforma di formazione | Collega il record CRM all'account dello studente | Mantieni l'ID dell'account usato dallo studente e annota altrove l'altro ID |
| Iscrizioni e storico dei corsi | Mostra cosa ha già acquistato lo studente | Mantieni ogni iscrizione sul record risultante |
| Stato di completamento e certificazione | Guida rinnovi, corsi di follow-up e registrazioni della formazione di conformità | Mantieni il progresso più avanzato, mai un valore vuoto |
| Azienda e account di fatturazione | Decide se paga il datore di lavoro o l'allievo | Mantieni l'azienda che ha pagato per l'iscrizione attiva |
| Consenso e preferenze | Controlla il marketing verso il discente | Un'opzione di disiscrizione su uno dei due record resta valida dopo la fusione |
Controlla anche il campo ID stesso. Se la piattaforma scrive il proprio ID in un campo CRM di sola lettura, le regole su quale valore prevale potrebbero non cambiare ciò che vi viene conservato. Verifica quel campo prima di unire.
Come pulire il CRM di un ente di formazione
Inizia con le corrispondenze esatte di email
I record con la stessa email sono spesso lo stesso studente inserito due volte. Pulisci prima questi, e verifica che ogni gruppo abbia al massimo un ID della piattaforma di apprendimento, o due che puntano allo stesso account.
Prova su un piccolo gruppo di studenti
Unisci alcuni discenti i cui ID di piattaforma differiscono, poi verifica che i progressi continuino ad aggiornarsi e che dopo la sincronizzazione successiva non compaia alcun nuovo record. Un backup prima rende il test più sicuro, come illustrato in come fare il backup del CRM prima di un'unione di grandi dimensioni.
Abbina i corsisti che hanno cambiato email
Poi confronta nome con telefono, o nome con azienda, per i discenti che si sono iscritti con indirizzi diversi. Verifica gli insiemi che condividono solo un nome comune prima di unirli.
Pulisci i record aziendali per dominio
Raggruppa i clienti aziendali per dominio del sito principale, escludendo i domini email personali come gmail.com. Rifiuta gli abbinamenti tra divisioni che gestisci separatamente, così restano fuori dai cicli futuri.
Come Dedupely mantiene collegati i record dei discenti durante l'unione
In Dedupely, cerca possibili contatti duplicati degli studenti negli oggetti CRM supportati, scegli i valori sopravvissuti campo per campo e visualizza in anteprima ogni unione. Verifica su un piccolo campione l'ID attivo della piattaforma di apprendimento, i link ai corsi e la sincronizzazione successiva. Un'unione CRM non combina gli account della piattaforma né trasferisce iscrizioni e diritti.
Un discente, un record, un collegamento alla piattaforma
Gli enti di formazione raccolgono duplicati da iscrizioni ripetute, sincronizzazioni con piattaforme di e-learning, iscrizioni aziendali e webinar. Ogni fonte ha senso di per sé, ma insieme dividono discenti e clienti tra più record.
Confermare prima il corsista, poi verificare su un piccolo campione quale ID della piattaforma e quali collegamenti ai corsi sopravvivono. Unire i record CRM non unisce gli account della piattaforma di formazione né trasferisce le iscrizioni. Verificare l'account attivo, i diritti e la sincronizzazione successiva prima di estendere la pulizia.
Domande frequenti
Perché la nostra piattaforma di corsi crea contatti duplicati nel CRM?
Spesso perché l'integrazione cerca i discenti tramite un campo che i record esistenti non hanno, come l'ID della piattaforma, oppure crea un contatto per ogni iscrizione. Anche i discenti che si registrano di nuovo con una nuova email ne aggiungono. Verificare quale campo usa la connessione per trovare i discenti esistenti mostra dove nascono i duplicati.
Come si uniscono i record dei corsisti senza compromettere l'integrazione LMS?
Stabilire prima quale ID della piattaforma di formazione conserva il record sopravvissuto, di norma quello legato all'account usato dal corsista. Conservare l'altro ID in un campo separato. Testare l'unione su alcuni corsisti e verificare che i progressi continuino ad aggiornarsi e che alla sincronizzazione successiva non compaia alcun nuovo record.
Un corsista con un account personale e uno aziendale dovrebbe essere un unico record?
Dipende da come si vende. Quando il datore di lavoro paga un account e il corsista un altro, alcuni provider mantengono due record per la fatturazione. Altri tengono una sola persona con entrambe le iscrizioni, quindi concordare la regola con vendite e amministrazione prima di unire.
Come si trovano i clienti aziendali duplicati in un CRM per la formazione?
Confronta prima le aziende sul dominio principale del sito, escludendo i domini di posta personale come gmail.com. Poi confronta i nomi delle aziende parola per parola. Divisioni che acquistano formazione separatamente possono condividere nome e dominio, quindi scarta queste corrispondenze quando sei certo che si tratti di account distinti.
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