TL;DR
- Dubbletter hos kursleverantörer uppstår ofta när deltagare registrerar sig igen för en ny kurs.
- Företag som registrerar sin personal kan hamna med flera företagsposter.
- Ett ID för lärplattformen som lagras på en CRM-post kräver en tydlig regel före sammanslagning.
- Om en elev med två lärkonton är en dublett beror på hur ni säljer.
- Dedupely hittar dubblerade elever och företag, och du väljer vilka värden varje sammanslagning behåller.
Leverantörer av onlinekurser, utbildningsföretag och akademier kör ofta två system sida vid sida. Lärplattformen levererar kurser, och CRM:et hanterar marknadsföring, försäljning och företagskonton.
Elever återkommer för en andra kurs, registrerar sig med en ny e-post eller blir inskrivna av sin arbetsgivare. Varje väg kan lägga till en ny post. När poster splittras tappar säljteamet överblicken över vad en elev redan köpt, och kopplingen till lärplattformen kan brytas.
I det här inlägget ser du var dubbletter uppstår för kursleverantörer och vad som räknas som en dubblett. Du ser också hur du slår ihop elevposter utan att förlora de ID:n som kopplar dem till lärplattformen.
Var dubbletter uppstår i en kursleverantörs CRM
Varje leverantör säljer och levererar kurser olika, så orsakerna varierar. Dessa återkommer ofta.
Elever som registrerar sig på nytt
En elev tar en gratiskurs med privat e-post och köper sedan en betald kurs med jobbmejl ett år senare. Kassasidor, anmälningsformulär och webbinarieregistreringar skickar var och en poster till CRM. Varför webbformulär skapar dubblettkontakter går igenom hur formulär lägger till en ny kontakt för en ny e-postadress.
Lärplattformen som synkar med CRM
Många lärplattformar skickar nya konton, registreringar och slutförda kurser till CRM:et. Om kopplingen slår upp elever med sitt eget ID, eller skapar en kontakt vid varje registrering, lägger den till poster som CRM:et redan har. SaaS-företag möter ett liknande mönster med produktregistreringar, som behandlas i CRM-dubblettrensning för SaaS-företag.
Företag som registrerar sin personal
En utbildningschef köper platser för ett team och registrerar 30 anställda. Vissa anställda registrerar sig själva först, några med privata e-postadresser. Företaget kan hamna som flera poster: en från köparen, en per e-postdomän och en som säljaren har skrivit in.
Webbinarier, nedladdningar och evenemang
Gratis webbinarier och kursguider drar till sig leads som kanske redan är elever. Om anmälningsverktyget inte matchar på e-post kan varje webbinarium lägga till ännu en post för samma person.
Vad som räknas som dublett för elever och företag
Vad som räknas som dublett varierar från fall till fall. Det en utbildningsleverantör anser vara en dublett kanske inte en annan gör. Dessa fall bör beslutas innan någon slår ihop något.
En elev med två lärkonton
En elev som studerar på egen hand och via sin arbetsgivare kan avsiktligt ha två konton. Ett betalas av företaget och ett av eleven. Vissa leverantörer har därför två CRM-poster, medan andra har en person med båda inskrivningarna.
Privat och jobbmail
Samma elev kan registrera sig med en privat e-post för en kurs och en jobbadress för en annan. Matchning på namn med telefon eller företag hittar många av dessa. Så matchar du privata och jobbrelaterade e-postadresser går igenom detaljerna.
En företagskund som också är elev
Chefen som köper utbildning deltar ofta i en kurs själv. En post kan rymma båda rollerna. Bestäm om ditt team följer köparen och deltagaren som en person, så att en sammanslagning inte överraskar försäljningen.
Företagskunder med flera divisioner
Avdelningar inom samma arbetsgivare kan köpa utbildning var för sig, med egna budgetar och avtal. De kan dela namn och domän och ändå vara separata konton för ditt team.
Varför ID:n i lärplattformar kräver försiktighet vid sammanslagning
Integrationer mellan en lärplattform och ett CRM lagrar ofta deltagarens plattforms-ID på CRM-posten. Integrationen använder det ID:t för att uppdatera registreringar, framsteg och genomförda kurser på rätt kontakt.
När två elevposter slås ihop kan bara ett värde ligga kvar i ett ID-fält. Om det kvarvarande värdet pekar på ett gammalt eller stängt konto slutar uppdateringar att komma in. Om ID-värdet går förlorat kan integrationen skapa en ny post vid nästa synkronisering, och dubbletten kommer tillbaka.
Vad du ska besluta innan du slår ihop elevposter
Enas om dessa fält före första sammanslagningen, tillsammans med den som ansvarar för integrationen med lärplattformen.
| Fält | Varför det är viktigt | En regel att överväga |
|---|---|---|
| Lärplattformens ID | Kopplar CRM-posten till deltagarens konto | Behåll ID:t för kontot som eleven använder och notera det andra ID:t på annan plats |
| Registreringar och kurshistorik | Visar vad eleven redan har köpt | Behåll alla inskrivningar på den kvarvarande posten |
| Slutförande och certifikatstatus | Styr förnyelser, uppföljande kurser och register över efterlevnadsutbildning | Behåll den längst framskridna statusen, aldrig en tom |
| Företag och faktureringskonto | Avgör om arbetsgivaren eller eleven betalar | Behåll företaget som betalade för den aktiva inskrivningen |
| Samtycke och inställningar | Styr marknadsföringen till eleven | Ett avregistrerat val på någon av posterna överlever sammanslagningen |
Kontrollera även ID-fältet i sig. Om plattformen skriver sitt ID i ett skrivskyddat CRM-fält kanske reglerna för vilket värde som vinner inte ändrar vad som sparas där. Titta på det fältet innan du slår ihop.
Så städar du en kursleverantörs CRM
Börja med exakta e-postmatchningar
Poster med samma e-post är ofta samma elev inlagd två gånger. Rensa dem först, och kontrollera att varje grupp har högst ett lärplattforms-ID, eller två som pekar på samma konto.
Testa med ett fåtal elever
Slå ihop några elever vars plattforms-ID skiljer sig, och kontrollera sedan att framsteg fortfarande uppdateras och att ingen ny post dyker upp efter nästa synkronisering. En säkerhetskopia först gör testet säkrare, som beskrivs i hur du säkerhetskopierar ditt CRM före en stor sammanslagning.
Matcha elever som bytt e-postadress
Jämför sedan namn med telefon, eller namn med företag, för elever som registrerat sig med olika adresser. Kontrollera grupper som bara har ett vanligt namn gemensamt innan sammanslagning.
Städa företagsposter efter domän
Gruppera företagskunder efter deras huvudsakliga webbdomän och utelämna privata e-postdomäner som gmail.com. Avvisa matchningar mellan divisioner som ni säljer till separat, så att de hamnar utanför framtida omgångar.
Så håller Dedupely elevposter kopplade vid sammanslagning
Sök i Dedupely efter möjliga dubblettkontakter för studenter i stödda CRM-objekt, välj överlevande värden fält för fält och förhandsgranska varje sammanslagning. Kontrollera det aktiva ID:t för lärplattformen, kurslänkarna och nästa synk på ett litet urval. En CRM-sammanslagning kombinerar inte plattformskonton och överför inte kursregistreringar och rättigheter.
En elev, en post, en länk till plattformen
Kursleverantörer samlar dubbletter från upprepade registreringar, synkronisering med lärplattformar, företagsregistreringar och webbinarier. Varje källa är logisk på egen hand, men tillsammans delar de upp elever och kunder över flera poster.
Bekräfta eleven först och testa sedan vilket plattform-ID och vilka kurslänkar som överlever på ett litet urval. Sammanslagning av CRM-poster slår inte ihop konton i lärplattformen eller flyttar anmälningar. Kontrollera det aktiva kontot, rättigheter och nästa synkronisering innan du utökar städningen.
Vanliga frågor
Varför skapar vår kursplattform dubbla kontakter i CRM:et?
Ofta för att integrationen slår upp elever med ett fält som befintliga poster saknar, till exempel plattformens eget ID, eller skapar en kontakt per inskrivning. Elever som registrerar sig igen med en ny e-post lägger till fler. Kontrollera vilket fält kopplingen använder för att hitta befintliga elever så ser du var dubbletterna uppstår.
Hur slår du ihop deltagarposter utan att bryta LMS-integrationen?
Bestäm först vilket lärplattform-ID den kvarvarande posten ska behålla, vanligtvis det som är kopplat till kontot eleven använder. Spara det andra ID:t i ett separat fält. Testa sammanslagningen på några elever och kontrollera att framstegen fortfarande uppdateras och att ingen ny post dyker upp efter nästa synkronisering.
Ska en kursdeltagare med ett personligt och ett företagskonto vara en enda post?
Det beror på hur du säljer. När arbetsgivaren betalar för ett konto och eleven för ett annat behåller vissa leverantörer två poster för fakturering. Andra behåller en person med båda anmälningarna, så kom överens om regeln med försäljning och ekonomi innan du slår ihop.
Hur hittar du dubbletter av företagskunder i ett utbildnings-CRM?
Matcha företag först på deras huvudsakliga webbdomän och utelämna privata e-postdomäner som gmail.com. Jämför sedan företagsnamn ord för ord. Avdelningar som köper utbildning separat kan dela namn och domän, så förkasta dessa matchningar när du är säker på att de är separata konton.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
