TL;DR
- Os organizadores de eventos recebem muitas vezes duplicados porque as mesmas pessoas voltam todos os anos através de ferramentas diferentes.
- Formulários de inscrição, de oradores, de patrocinadores e de expositores podem criar, cada um, um registo para a mesma pessoa.
- Os participantes que regressam trazem muitas vezes um novo emprego, e-mail ou empresa.
- Se uma pessoa com várias funções em eventos mantém um só registo depende de cada caso.
- Dedupely encontra participantes, oradores e empresas patrocinadoras duplicados no seu CRM e mostra uma pré-visualização de cada fusão.
Para um organizador de eventos, o CRM é a lista de convidados de cada edição. Os participantes inscrevem-se, os oradores candidatam-se, os patrocinadores assinam contratos e os expositores reservam stands. No ano seguinte, muitas das mesmas pessoas voltam.
Raramente regressam da mesma forma. Um participante regista-se com um novo email profissional, um antigo orador compra um bilhete e um patrocinador envia um novo contacto. Cada um deles pode dar origem a um novo registo, e o historial de quem esteve nos seus eventos fica dividido.
Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados para os organizadores e o que conta como duplicado entre anos e funções. Verá também que campos correspondem a cada tipo de registo e quando limpar no calendário de eventos.
Porque é que os organizadores veem duplicados todos os anos
Muitas empresas recebem duplicados de uma lista de eventos ocasional, abordada em como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM. Para os organizadores, os eventos são o negócio, por isso as mesmas fontes voltam com cada edição.
Várias ferramentas, um só público
A venda de bilhetes, a chamada de oradores, os formulários de patrocinadores, o portal de expositores e a leitura de crachás funcionam muitas vezes com ferramentas diferentes. Cada uma envia pessoas para o CRM pela sua própria sincronização ou exportação. Cada uma procura registos existentes à sua maneira, se é que procura.
As pessoas voltam com novos dados
Entre duas edições, as pessoas mudam de emprego, de email e de cargo. Um participante que regista um novo email profissional parece uma pessoa nova para um sistema que faz a correspondência por email. Um contacto que muda de emprego levanta as suas próprias questões sobre um registo ou dois.
Uma pessoa, várias funções
O participante do ano passado é o orador deste ano, e a empresa de um orador torna-se patrocinador. Cada função chega muitas vezes por um formulário diferente, por isso uma pessoa pode ter um registo de participante, um de orador e um contacto de patrocinador.
Pessoas registadas por outra pessoa
Os assistentes registam executivos, e as empresas registam equipas inteiras de uma só vez. O registo do participante pode ter o email do assistente ou uma caixa partilhada, que não corresponderá ao registo próprio do participante.
O que conta como duplicado para um organizador de eventos
O que conta como duplicado depende de cada caso, e o que uma equipa considera duplicado pode não o ser para outra. Há alguns casos que vale a pena decidir antes de a correspondência começar.
A mesma pessoa ao longo dos anos
Muitos organizadores querem um registo por pessoa, com a presença de cada ano guardada como inscrições, negócios ou atividades nesse registo. Dois contactos para um mesmo participante que regressa dividem esse histórico. Outros mantêm um registo por edição de propósito, por razões de relatório ou de privacidade.
Uma pessoa em vários papéis
Um único registo com um campo de função dá às equipas comerciais e de programação a visão completa de uma pessoa. Registos separados podem fazer sentido quando as equipas de oradores, patrocinadores e participantes precisam de responsáveis ou acessos diferentes. Decida por par de funções e registe a regra por escrito.
Empresas patrocinadoras e expositoras
Um patrocinador que volta todos os anos é uma só empresa, mesmo quando muda o contacto. Subsidiárias, escritórios regionais e agências que reservam para várias marcas são mais difíceis. Alguns organizadores tratam cada uma como conta própria, outros agrupam-nas numa só empresa.
Quais os campos que correspondem a participantes, oradores e patrocinadores
Cada tipo de registo tem a sua melhor correspondência. Eis por onde começar em cada um.
| Registo | Comece com | Depois experimente | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Participantes | Email exato | Nome com empresa, ou nome com telefone | Novos cargos, emails de assistentes, inscrições de equipas |
| Oradores | Email exato | Nome com empresa ou URL do LinkedIn, se o guardar | Emails pessoais em formulários de oradores |
| Contactos de patrocinadores e expositores | Email exato | Nome com empresa | Contactos de agências que reservam para várias marcas |
| Empresas patrocinadoras e expositoras | Domínio principal do site ou do e-mail | Nome da empresa, ignorando sufixos como Inc. | Subsidiárias e escritórios regionais |
Para empresas, encontrar empresas duplicadas pelo domínio aborda o lado dos domínios em pormenor. Deixe os domínios de email pessoais, como gmail.com, fora da correspondência de empresas.
Comece pelos duplicados óbvios
Encontre candidatos por email e depois verifique quem esteve efetivamente presente. Assistentes e compradores de grupo podem registar várias pessoas com um só endereço. Confirme a identidade e as funções pretendidas de cada participante antes de fundir inscrições repetidas; reveja as correspondências por nome separadamente.
Quando limpar no calendário de eventos
Os organizadores trabalham por ciclos, por isso as limpezas encaixam melhor em alguns pontos fixos de cada edição.
Antes de abrirem as inscrições
Limpe os registos do ano passado antes de enviar os convites. Assim, cada participante recorrente recebe um só convite, e os relatórios de inscrição antecipada contam cada pessoa uma vez.
Após cada importação
As leituras de crachás, as listas de leads dos expositores e as inscrições no local chegam muitas vezes ao CRM em ficheiros depois do evento. Limpe cada ficheiro contra si próprio antes da importação e depois verifique-o contra o CRM. Ferramentas para limpar um CSV antes de importar para o CRM aborda o lado dos ficheiros.
Antes de começarem as vendas de patrocínio
As vendas a patrocinadores começam muitas vezes logo após o fim de uma edição. Um registo por empresa patrocinadora mostra à equipa de vendas os gastos, contactos e stands anteriores num só lugar.
O que decidir antes de fundir
Para os organizadores, uma fusão define como fica o histórico de eventos de uma pessoa. Decidir estes pontos antes da primeira fusão:
- Histórico de presenças: inscrições e atividades de cada registo devem acabar no registo sobrevivente.
- Cargo e empresa: os valores mais recentes costumam ser os mais importantes, uma vez que mostram onde a pessoa trabalha atualmente.
- Funções e edições: em campos de seleção múltipla como "Eventos frequentados", combine os valores de ambos os registos.
- Consentimento: preserve as opções de exclusão e o estado de supressão aplicáveis. Peça à pessoa responsável pelo consentimento que verifique a morada, o canal e as preferências específicas de cada finalidade; fundir registos não concede nova permissão de envio.
- Responsável: decida se a equipa de patrocínios ou a de participantes mantém uma pessoa com ambos os papéis.
Como a Dedupely mantém os participantes recorrentes num único registo
No Dedupely, pesquise contactos de participantes e empresas patrocinadoras suportados, usando filtros de edição ou origem onde esses campos existam. Confirme que um email de inscrição partilhado pertence ao mesmo participante, escolha os valores a manter e preserve as preferências aplicáveis. Antes da fusão em massa, pré-visualize uma amostra com as ligações de presença e automatize apenas uma regra revista que exclua inscrições de grupo.
Limpe os participantes do ano passado antes de abrir as inscrições
Todas as edições, as mesmas pessoas, um registo cada
Os organizadores veem duplicados todos os anos por uma razão simples: as mesmas pessoas regressam, através de ferramentas diferentes, com novos dados e por vezes novas funções. Cada edição acrescenta registos quando uma ferramenta não reconhece alguém que outra ferramenta já tinha trazido.
O email encontra as repetições óbvias, o nome com a empresa encontra grande parte das restantes, e o domínio faz o mesmo para as empresas patrocinadoras. O que conta como duplicado entre anos e funções fica à sua decisão. Limpar em datas fixas do calendário garante que cada edição começa com um registo por pessoa.
Perguntas frequentes
Porque é que os organizadores de eventos têm contactos duplicados no CRM?
Normalmente porque as mesmas pessoas regressam todos os anos através de várias ferramentas, como bilheteira, formulários de oradores, formulários de patrocinadores e leitura de crachás. Cada ferramenta procura registos existentes à sua maneira. As pessoas também mudam de emprego e de e-mail entre edições, por isso um participante recorrente pode parecer alguém novo.
Como deduplicar participantes de vários sistemas de inscrição?
Corresponda primeiro pelo email exato, depois combine nome com empresa ou telefone para encontrar participantes que regressam com novos emails. Limpe cada ficheiro importado contra si próprio e verifique-o contra o CRM após a importação. Um campo para a ferramenta de origem permite limpar uma ferramenta de cada vez.
Um orador que também participa deve ter um só registo no CRM?
Depende da sua equipa: um só registo com um campo de função dá a todos a visão completa da pessoa. Registos separados podem fazer sentido quando as equipas de oradores e de participantes precisam de proprietários ou acessos diferentes. Decida por par de funções, registe a regra e aplique-a da mesma forma em cada edição.
Como encontro empresas patrocinadoras e expositoras duplicadas?
Faça corresponder empresas pelo domínio principal do site ou do email e, depois, pelo nome da empresa, ignorando sufixos como Inc. ou Ltd. Exclua os domínios de email pessoal da correspondência de empresas. Decida como tratar subsidiárias, escritórios regionais e agências que fazem reservas para várias marcas antes de fundir.
Quando deve um organizador de eventos limpar o CRM?
Limpe antes de abrirem as inscrições, para que os participantes que regressam recebam apenas um convite cada. Volte a limpar após cada importação de leituras de crachás ou listas de leads, e antes de começarem as vendas de patrocinadores. Limpar nesses momentos significa que cada edição parte de um registo por pessoa e um registo por patrocinador.
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