TL;DR
- Los organizadores de eventos suelen tener duplicados porque las mismas personas vuelven cada año a través de herramientas distintas.
- Los formularios de inscripción, de ponentes, de patrocinadores y de expositores pueden crear cada uno un registro para una misma persona.
- Los asistentes que repiten suelen volver con un nuevo puesto, email o empresa.
- Que una persona con varios roles en eventos conserve un único registro depende de cada caso.
- Dedupely encuentra asistentes, ponentes y empresas patrocinadoras duplicados en tu CRM y previsualiza cada fusión.
Para un organizador de eventos, el CRM es la lista de invitados de cada edición. Los asistentes se inscriben, los ponentes presentan propuestas, los patrocinadores firman contratos y los expositores reservan stands. Al año siguiente, muchas de las mismas personas vuelven.
Rara vez vuelven de la misma forma. Un asistente se registra con un nuevo correo de trabajo, un ponente anterior compra una entrada y un patrocinador envía un contacto nuevo. Cada uno puede convertirse en un registro nuevo, y el historial de quién ha acudido a tus eventos se fragmenta.
En este artículo verá de dónde vienen los duplicados para los organizadores y qué se considera duplicado entre años y roles. También verá qué campos coinciden en cada tipo de registro y cuándo limpiar en el calendario de eventos.
Por qué los organizadores ven duplicados cada año
Muchas empresas reciben duplicados de una lista de eventos puntual, que se explica en cómo las listas de eventos y de compras generan duplicados en el CRM. Para los organizadores, los eventos son el negocio, así que las mismas fuentes vuelven con cada edición.
Varias herramientas, una misma audiencia
La venta de entradas, la convocatoria de ponentes, los formularios de patrocinadores, el portal de expositores y el escaneo de credenciales suelen funcionar con herramientas distintas. Cada una envía personas al CRM mediante su propia sincronización o exportación. Cada una busca registros existentes a su manera, si es que lo hace.
Las personas vuelven con datos nuevos
Entre dos ediciones, las personas cambian de empresa, de correo y de cargo. Un asistente que vuelve y se registra con un nuevo correo de trabajo parece una persona nueva para un sistema que compara por correo. Un contacto que cambia de empleo plantea sus propias dudas sobre si son uno o dos registros.
Una persona, varios roles
El asistente del año pasado es el ponente de este año, y la empresa de un ponente pasa a ser patrocinadora. Cada rol suele llegar por un formulario distinto, así que una misma persona puede tener un registro de asistente, otro de ponente y un contacto de patrocinador.
Personas registradas por otra persona
Los asistentes registran a directivos, y las empresas inscriben equipos enteros de una vez. El registro del asistente puede llevar el correo del asistente personal o un buzón compartido, que no coincidirá con el registro propio de la persona.
Qué es un duplicado para un organizador de eventos
Qué se considera duplicado depende de cada caso, y lo que un equipo considera duplicado puede no serlo para otro. Los organizadores tienen algunos casos que conviene decidir antes de empezar a emparejar.
La misma persona a lo largo de los años
Muchos organizadores quieren un registro por persona, con la asistencia de cada año guardada como inscripciones, oportunidades o actividades en ese registro. Dos contactos de un mismo asistente que vuelve dividen ese historial. Otros mantienen un registro por edición a propósito, por motivos de informes o de privacidad.
Una persona en varias funciones
Un único registro con un campo de rol da a los equipos de ventas y de programación la visión completa de una persona. Registros separados pueden encajar cuando los equipos de ponentes, patrocinadores y asistentes necesitan propietarios o accesos distintos. Decida por cada par de roles y deje la regla por escrito.
Empresas patrocinadoras y expositoras
Un patrocinador que repite cada año es una sola empresa, aunque cambie el contacto. Las filiales, las delegaciones regionales y las agencias que contratan para varias marcas son más complejas. Algunos organizadores tratan cada una como cuenta propia; otros las agrupan bajo una misma empresa.
Qué campos identifican a asistentes, ponentes y patrocinadores
Cada tipo de registro tiene su mejor criterio de coincidencia. Esto es por dónde empezar en cada caso.
| Registro | Empieza con | Después, pruebe | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Asistentes | Email exacto | Nombre con empresa, o nombre con teléfono | Nuevos puestos, correos de asistentes, inscripciones de equipos |
| Ponentes | Email exacto | Nombre con empresa o URL de LinkedIn, si la guarda | Correos personales en formularios de ponentes |
| Contactos de patrocinadores y expositores | Email exacto | Nombre con empresa | Contactos de agencias que reservan para varias marcas |
| Empresas patrocinadoras y expositoras | Dominio principal de la web o del correo | Nombre de la empresa, sin sufijos como Inc. | Filiales y oficinas regionales |
En el caso de las empresas, buscar empresas duplicadas por dominio explica en detalle el lado de los dominios. Excluye de la comparación de empresas los dominios de correo personal, como gmail.com.
Empiece por los duplicados evidentes
Localice candidatos por correo y después compruebe quién asistió en realidad. Los asistentes y los compradores de grupo pueden inscribir a varias personas con una misma dirección. Confirme la identidad y el rol previsto de cada asistente antes de fusionar inscripciones repetidas; revise por separado las coincidencias por nombre.
Cuándo limpiar en el calendario de eventos
Los organizadores trabajan por ciclos, así que las limpiezas encajan mejor en unos pocos momentos fijos de cada edición.
Antes de abrir las inscripciones
Limpie los registros del año pasado antes de enviar las invitaciones. Así, cada asistente que repite recibe una sola invitación, y los informes de inscripción anticipada cuentan a cada persona una vez.
Tras cada importación
Los escaneos de credenciales, las listas de expositores y los registros in situ suelen llegar al CRM en archivos después del evento. Limpie cada archivo contra sí mismo antes de importarlo y compárelo después con el CRM. Herramientas para limpiar un CSV antes de importar en el CRM cubre el lado de los archivos.
Antes de que empiecen las ventas con patrocinadores
La venta de patrocinios suele empezar poco después de cerrar una edición. Un registro por empresa patrocinadora muestra al equipo de ventas la inversión, los contactos y los stands anteriores en un solo lugar.
Qué decidir antes de fusionar
Para organizadores, una fusión decide cómo se ve el historial de eventos de una persona. Define esto antes de la primera fusión:
- Historial de asistencia: los registros de inscripción y las actividades de cada registro deben acabar en el que se conserva.
- Cargo y empresa: los valores más recientes suelen ser los más importantes, ya que muestran dónde trabaja la persona ahora.
- Roles y ediciones: en campos de selección múltiple como «Eventos asistidos», combine los valores de ambos registros.
- Consentimiento: mantenga las bajas y el estado de supresión aplicables. Que la persona responsable del consentimiento revise la dirección, el canal y las preferencias específicas por finalidad; fusionar registros no concede un nuevo permiso para enviar.
- Propietario: decida si el equipo de patrocinadores o el de asistentes conserva a una persona con ambos roles.
Cómo Dedupely mantiene a los asistentes recurrentes en un solo registro
En Dedupely, busca contactos asistentes y empresas patrocinadoras compatibles, usando filtros de edición u origen donde existan esos campos. Confirma que un correo de inscripción compartido pertenece al mismo asistente, elige los valores que prevalecen y conserva las preferencias aplicables. Previsualiza una muestra con los enlaces de asistencia antes de fusionar en masa, y automatiza solo una regla revisada que excluya las inscripciones de grupo.
Limpia los asistentes del año pasado antes de abrir las inscripciones
Cada edición, las mismas personas, un registro por persona
Los organizadores ven duplicados cada año por una razón sencilla: las mismas personas vuelven, a través de distintas herramientas, con datos nuevos y a veces con nuevos cargos. Cada edición añade registros cuando una herramienta no reconoce a alguien que otra ya había aportado.
El correo encuentra los duplicados evidentes, el nombre con la empresa localiza gran parte del resto y el dominio hace lo mismo con las empresas patrocinadoras. Qué considera duplicado entre años y roles lo decide usted. Limpiar en fechas fijas del calendario hace que cada edición arranque con un único registro por persona.
Preguntas frecuentes
¿Por qué los organizadores de eventos tienen contactos duplicados en su CRM?
Suele ocurrir porque las mismas personas regresan cada año a través de varias herramientas, como la venta de entradas, los formularios de ponentes, los de patrocinadores y el escaneo de credenciales. Cada herramienta busca registros existentes a su manera. Además, las personas cambian de empresa y de correo entre ediciones, así que un asistente recurrente puede parecer alguien nuevo.
¿Cómo elimino asistentes duplicados de varias herramientas de inscripción?
Coincida primero por correo exacto y luego combine nombre con empresa o teléfono para encontrar a asistentes recurrentes con correos nuevos. Limpie cada archivo importado contra sí mismo y compruébelo con el CRM tras la importación. Un campo para la herramienta de origen le permite limpiar una herramienta cada vez.
¿Debe un ponente que también asiste tener un único registro en el CRM?
Depende de su equipo: un solo registro con un campo de rol da a todos la imagen completa de la persona. Los registros separados pueden encajar cuando los equipos de ponentes y asistentes necesitan propietarios o accesos distintos. Decida por cada par de roles, escriba la regla y aplíquela igual en cada edición.
¿Cómo encuentro empresas patrocinadoras y expositoras duplicadas?
Compara empresas por el dominio principal de su web o de su correo y, después, por el nombre de la empresa, sin tener en cuenta sufijos como Inc. o Ltd. No incluyas en la comparación de empresas los dominios de correo personal. Decide cómo tratar filiales, oficinas regionales y agencias que reservan para varias marcas antes de fusionar.
¿Cuándo debe un organizador de eventos limpiar el CRM?
Limpia antes de que se abran las inscripciones, para que los asistentes que repiten reciban una invitación cada uno. Vuelve a limpiar después de cada importación de escaneos de credenciales o listas de leads, y antes de que empiecen las ventas a patrocinadores. Limpiar en esos momentos significa que cada edición empieza con un registro por persona y un registro por patrocinador.
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