TL;DR
- Veranstalter erhalten oft Dubletten, weil dieselben Personen jedes Jahr über verschiedene Tools zurückkehren.
- Anmelde-, Referenten-, Sponsoren- und Ausstellerformulare können jeweils einen Datensatz für dieselbe Person anlegen.
- Wiederkehrende Teilnehmer kommen oft mit neuer Stelle, neuer E-Mail oder neuer Firma zurück.
- Ob eine Person mit mehreren Rollen bei Veranstaltungen einen Datensatz behält, entscheidet sich im Einzelfall.
- Dedupely findet doppelte Teilnehmende, Referenten und Sponsorenfirmen in Ihrem CRM und zeigt jede Zusammenführung vorab an.
Für Veranstalter ist das CRM die Gästeliste jeder Ausgabe. Teilnehmer melden sich an, Referenten bewerben sich, Sponsoren unterschreiben Verträge und Aussteller buchen Stände. Im nächsten Jahr kommen viele dieser Personen wieder.
Sie kehren selten auf demselben Weg zurück. Ein Teilnehmender registriert sich mit einer neuen geschäftlichen E-Mail-Adresse, ein früherer Referent kauft ein Ticket, und ein Sponsor schickt einen neuen Kontakt. Jeder davon kann zu einem neuen Datensatz werden, und die Historie, wer Ihre Veranstaltungen besucht hat, wird aufgeteilt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, woher Dubletten bei Veranstaltern stammen und was über Jahre und Rollen hinweg als Dublette gilt. Außerdem zeigen wir, welche Felder jeden Datensatztyp abgleichen und wann Sie im Veranstaltungskalender bereinigen sollten.
Warum Veranstalter jedes Jahr Duplikate sehen
Viele Unternehmen erhalten Dubletten aus gelegentlich genutzten Eventlisten, beschrieben in wie Veranstaltungs- und Kaufdatenlisten CRM-Dubletten erzeugen. Für Veranstalter sind Events das Geschäft, daher kehren dieselben Quellen mit jeder Ausgabe zurück.
Mehrere Tools, ein Publikum
Ticketing, Referentenaufruf, Sponsorenformulare, das Ausstellerportal und das Badge-Scanning laufen oft auf unterschiedlichen Tools. Jedes bringt Personen über eigene Synchronisierungen oder Exporte ins CRM. Jedes sucht bestehende Datensätze auf eigene Weise, falls es überhaupt danach sucht.
Personen kommen mit neuen Angaben zurück
Zwischen zwei Ausgaben wechseln Menschen Jobs, E-Mail-Adressen und Titel. Ein wiederkehrender Teilnehmer, der sich mit einer neuen geschäftlichen E-Mail anmeldet, wirkt für ein System, das per E-Mail abgleicht, wie eine neue Person. Ein Kontakt, der die Stelle wechselt wirft eigene Fragen auf, ob es ein oder zwei Datensätze sind.
Eine Person, mehrere Rollen
Der Teilnehmer des letzten Jahres ist in diesem Jahr Referent, und das Unternehmen eines Referenten wird zum Sponsor. Jede Rolle kommt oft über ein anderes Formular, sodass eine Person einen Teilnehmerdatensatz, einen Referentendatensatz und einen Sponsorkontakt haben kann.
Personen, die von anderen angelegt wurden
Assistenzen erfassen Führungskräfte, und Unternehmen melden ganze Teams auf einmal an. Der Teilnehmendendatensatz trägt womöglich die E-Mail der Assistenz oder ein gemeinsames Postfach, das nicht mit dem eigenen Datensatz der Person übereinstimmt.
Was für Veranstalter als Duplikat gilt
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab, und was ein Team als Duplikat ansieht, sieht ein anderes womöglich nicht so. Organisatoren sollten einige Fälle vor dem Abgleich festlegen.
Dieselbe Person über Jahre hinweg
Viele Veranstalter wollen einen Datensatz pro Person, wobei die Teilnahme jedes Jahres als Anmeldungen, Deals oder Aktivitäten an diesem Datensatz hängt. Zwei Kontakte für einen wiederkehrenden Teilnehmer teilen diese Historie auf. Andere führen bewusst einen Datensatz pro Ausgabe, aus Gründen der Auswertung oder des Datenschutzes.
Eine Person in mehreren Rollen
Ein Datensatz mit einem Rollenfeld gibt Vertriebs- und Programmteams das vollständige Bild einer Person. Getrennte Datensätze können passen, wenn Referenten-, Sponsoren- und Teilnehmerteams unterschiedliche Zuständigkeiten oder Zugriffsrechte brauchen. Entscheiden Sie pro Rollenpaar und halten Sie die Regel schriftlich fest.
Sponsoren- und Ausstellerunternehmen
Ein Sponsor, der jedes Jahr wiederkehrt, ist ein Unternehmen, auch wenn sich der Kontakt ändert. Tochtergesellschaften, regionale Büros und Agenturen, die für mehrere Marken buchen, sind schwieriger. Manche Veranstalter führen jede als eigenes Konto, andere fassen sie unter einer Firma zusammen.
Welche Felder Teilnehmende, Referierende und Sponsoren zuordnen
Jeder Datensatztyp hat seinen eigenen besten Treffer. Hier erfahren Sie, wo Sie für jeden beginnen.
| Datensatz | Starten Sie mit | Probieren Sie dann | Achten Sie auf |
|---|---|---|---|
| Teilnehmende | Genaue E-Mail | Name mit Firma oder Name mit Telefonnummer | Neue Stellen, E-Mails von Assistenzen, Teamregistrierungen |
| Referenten | Genaue E-Mail | Name mit Firma oder LinkedIn-URL, falls Sie diese speichern | Private E-Mail-Adressen in Referentenformularen |
| Kontakte von Sponsoren und Ausstellern | Genaue E-Mail | Name mit Firma | Agenturkontakte, die für mehrere Marken buchen |
| Sponsoren- und Ausstellerunternehmen | Hauptdomain der Website oder E-Mail | Firmenname, ohne Zusätze wie Inc. | Tochtergesellschaften und Regionalbüros |
Bei Unternehmen, Duplikate von Firmen über die Domain finden behandelt die Domain-Seite ausführlich. Private E-Mail-Domains wie gmail.com schließen Sie vom Firmenabgleich aus.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Suchen Sie Kandidaten anhand der E-Mail und prüfen Sie dann, wer tatsächlich teilgenommen hat. Assistenten und Gruppeneinkäufer können mehrere Personen mit einer Adresse anmelden. Bestätigen Sie Identität und vorgesehene Rollen jedes Teilnehmers, bevor Sie wiederholte Anmeldungen zusammenführen. Namensbasierte Treffer prüfen Sie separat.
Wann im Veranstaltungskalender bereinigt werden sollte
Veranstalter arbeiten in Zyklen, daher passen Bereinigungen am besten zu wenigen festen Zeitpunkten in jeder Ausgabe.
Vor Anmeldebeginn
Bereinigen Sie die Datensätze des Vorjahres, bevor die Einladungen rausgehen. Wiederkehrende Teilnehmende erhalten dann jeweils nur eine Einladung, und Frühbucher-Auswertungen zählen jede Person einmal.
Nach jedem Import
Badge-Scans, Ausstellerlisten und Vor-Ort-Anmeldungen landen nach der Veranstaltung oft als Dateien im CRM. Bereinigen Sie jede Datei vor dem Import zunächst gegen sich selbst und prüfen Sie sie danach gegen das CRM. Tools zum Bereinigen einer CSV-Datei vor dem CRM-Import deckt die Dateiseite ab.
Vor Beginn des Sponsorenverkaufs
Sponsorenverkäufe beginnen oft kurz nach Ende einer Ausgabe. Ein Datensatz pro Sponsorenunternehmen zeigt dem Vertriebsteam bisherige Ausgaben, Kontakte und Stände an einem Ort.
Was vor der Zusammenführung zu entscheiden ist
Für Veranstalter bestimmt eine Zusammenführung, wie die Veranstaltungshistorie einer Person aussieht. Legen Sie diese Punkte vor der ersten Zusammenführung fest:
- Teilnahmehistorie: Anmeldungen und Aktivitäten aus jedem Datensatz sollten im verbleibenden Datensatz landen.
- Berufsbezeichnung und Firma: oft zählen die neuesten Werte am meisten, da sie zeigen, wo die Person jetzt arbeitet.
- Rollen und Editionen: bei Mehrfachauswahlfeldern wie „Besuchte Events,“ werden die Werte beider Datensätze kombiniert.
- Einwilligung: Bestehende Opt-outs und Sperrstatus bewahren. Lassen Sie die verantwortliche Person Adresse, Kanal und zweckbezogene Präferenzen prüfen; das Zusammenführen von Datensätzen erteilt keine neue Sendeerlaubnis.
- Zuständig: legen Sie fest, ob das Sponsorenteam oder das Teilnehmerteam eine Person mit beiden Rollen behält.
Wie Dedupely wiederkehrende Teilnehmende in einem Datensatz hält
In Dedupely durchsuchen Sie unterstützte Teilnehmerkontakte und Sponsorenunternehmen und nutzen dafür Filter für Ausgabe oder Quelle, sofern diese Felder vorhanden sind. Bestätigen Sie, dass eine gemeinsame Anmeldeadresse zum selben Teilnehmer gehört, wählen Sie die zu behaltenden Werte und bewahren Sie die relevanten Präferenzen. Sehen Sie vor einer Massenzusammenführung eine Stichprobe mit Anwesenheitslinks an und automatisieren Sie nur eine geprüfte Regel, die Gruppenanmeldungen ausschließt.
Bereinigen Sie die Teilnehmer des letzten Jahres, bevor die Anmeldung öffnet
Jede Ausgabe mit denselben Personen, je ein Datensatz
Veranstalter sehen jedes Jahr Duplikate aus einem einfachen Grund: Dieselben Personen kehren zurück, über verschiedene Tools, mit neuen Angaben und manchmal neuen Rollen. Jede Ausgabe legt Datensätze an, wenn ein Tool jemanden nicht wiedererkennt, den ein anderes Tool bereits erfasst hat.
E-Mail findet die offensichtlichen Wiederholungen, Name mit Firma findet viele weitere, und die Domain leistet dasselbe bei Sponsorenunternehmen. Was über Jahre und Rollen hinweg als Duplikat gilt, entscheiden Sie. Bereinigung zu festen Terminen im Kalender sorgt dafür, dass jede Ausgabe mit einem Datensatz pro Person beginnt.
Häufige Fragen
Warum erhalten Veranstalter doppelte Kontakte in ihrem CRM?
Meist, weil dieselben Personen jedes Jahr über mehrere Tools zurückkehren, etwa Ticketing, Referentenformulare, Sponsorenformulare und Badge-Scanning. Jedes Tool sucht auf seine Weise nach vorhandenen Datensätzen. Personen wechseln außerdem zwischen den Ausgaben Job und E-Mail, sodass ein wiederkehrender Teilnehmer wie jemand Neues aussehen kann.
Wie deduplizieren Sie Teilnehmende aus mehreren Anmeldetools?
Gleichen Sie zuerst exakt die E-Mail ab, dann Name mit Firma oder Telefon, um wiederkehrende Teilnehmende mit neuer E-Mail zu finden. Bereinigen Sie jede importierte Datei für sich und prüfen Sie sie nach dem Import gegen das CRM. Ein Feld für das Quellwerkzeug erlaubt, jeweils ein Tool zu bereinigen.
Sollte ein Referent, der auch teilnimmt, einen gemeinsamen CRM-Datensatz haben?
Das hängt von Ihrem Team ab: Ein Datensatz mit einem Rollenfeld gibt allen das vollständige Bild der Person. Getrennte Datensätze können passen, wenn Referenten- und Teilnehmerteams unterschiedliche Verantwortliche oder Zugriffe brauchen. Entscheiden Sie pro Rollenpaar, halten Sie die Regel schriftlich fest und wenden Sie sie bei jeder Ausgabe gleich an.
Wie finde ich doppelte Sponsoren- und Ausstellerfirmen?
Gleichen Sie Firmen über die Hauptdomain ihrer Website oder E-Mail ab, danach über den Firmennamen, ohne Zusätze wie Inc. oder Ltd. Private E-Mail-Domains lassen Sie beim Firmenabgleich weg. Legen Sie vor dem Zusammenführen fest, wie Sie Tochtergesellschaften, regionale Niederlassungen und Agenturen behandeln, die für mehrere Marken buchen.
Wann sollte ein Veranstalter das CRM bereinigen?
Bereinigen Sie vor Anmeldebeginn, damit wiederkehrende Teilnehmer je eine Einladung erhalten. Bereinigen Sie erneut nach jedem Import von Badge-Scans oder Lead-Listen und bevor der Sponsorenverkauf beginnt. So startet jede Ausgabe mit einem Datensatz pro Person und einem pro Sponsor.
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