Résumé
- Les organisateurs d'événements ont souvent des doublons, car les mêmes personnes reviennent chaque année via des outils différents.
- Les formulaires d'inscription, d'intervenant, de sponsor et d'exposant peuvent chacun créer une fiche pour une même personne.
- Les participants de retour reviennent souvent avec un nouveau poste, un nouvel e-mail ou une nouvelle entreprise.
- Savoir si une personne ayant plusieurs rôles lors d'événements garde une seule fiche dépend de chaque cas.
- Dedupely détecte dans votre CRM les doublons de participants, d'intervenants et d'entreprises partenaires, et prévisualise chaque fusion.
Pour un organisateur d'événements, le CRM est la liste des invités de chaque édition. Les participants s'inscrivent, les intervenants postulent, les sponsors signent des contrats et les exposants réservent leurs stands. L'année suivante, beaucoup des mêmes personnes reviennent.
Ils reviennent rarement de la même façon. Un participant s'inscrit avec une nouvelle adresse professionnelle, un ancien intervenant achète un billet, et un sponsor envoie un nouveau contact. Chacun peut devenir une nouvelle fiche, et l'historique de qui a participé à vos événements se fragmente.
Dans cet article, vous verrez d'où viennent les doublons chez les organisateurs et ce qui constitue un doublon d'une année sur l'autre et d'un rôle à l'autre. Vous verrez aussi quels champs correspondent à chaque type de fiche et quand nettoyer dans le calendrier des événements.
Pourquoi les organisateurs voient des doublons chaque année
De nombreuses entreprises obtiennent des doublons à partir d'une liste d'événement ponctuelle, traitée dans comment les listes d'événements et d'achats créent des doublons dans le CRM. Pour les organisateurs, les événements sont le cœur de métier, donc les mêmes sources reviennent à chaque édition.
Plusieurs outils, une même audience
La billetterie, l'appel à intervenants, les formulaires de sponsors, le portail exposants et le scan des badges fonctionnent souvent avec des outils différents. Chacun envoie les personnes vers le CRM par sa propre synchronisation ou export, et chacun recherche les enregistrements existants à sa manière, s'il le fait.
Les personnes reviennent avec de nouvelles informations
Entre deux éditions, les personnes changent d'emploi, d'e-mail et de poste. Un participant revenu avec une nouvelle adresse professionnelle ressemble à une nouvelle personne pour un système qui fait correspondre sur l'e-mail. Un contact qui change de poste soulève ses propres questions : une fiche ou deux ?
Une personne, plusieurs rôles
Le participant de l'an dernier devient l'intervenant cette année, et l'entreprise d'un intervenant devient sponsor. Chaque rôle arrive souvent par un formulaire différent, si bien qu'une même personne peut avoir une fiche participant, une fiche intervenant et un contact sponsor.
Personnes inscrites par quelqu'un d'autre
Les assistants inscrivent les dirigeants, et les entreprises inscrivent des équipes entières d'un coup. La fiche du participant peut porter l'e-mail de l'assistant ou une boîte partagée, qui ne correspondra pas à sa propre fiche.
Ce qui constitue un doublon pour un organisateur d'événements
La définition d'un doublon dépend du contexte, et ce qu'une équipe considère comme un doublon peut ne pas l'être pour une autre. Les organisateurs ont intérêt à trancher quelques cas avant de lancer la recherche.
La même personne sur plusieurs années
Beaucoup d'organisateurs veulent un enregistrement par personne, avec la participation de chaque année conservée sous forme d'inscriptions, d'opportunités ou d'activités. Deux contacts pour un même participant récurrent fragmentent cet historique. D'autres gardent un enregistrement par édition, volontairement, pour le reporting ou pour des raisons de confidentialité.
Une personne dans plusieurs rôles
Un enregistrement unique avec un champ de rôle donne aux équipes commerciales et de programmation une vue complète d'une personne. Des enregistrements séparés peuvent convenir lorsque les équipes intervenants, sponsors et participants ont besoin de propriétaires ou d'accès différents. Décidez par couple de rôles et consignez la règle.
Entreprises sponsors et exposants
Un sponsor qui revient chaque année reste une seule entreprise, même si le contact change. Les filiales, les bureaux régionaux et les agences qui réservent pour plusieurs marques sont plus complexes. Certains organisateurs traitent chacun comme un compte distinct, d'autres les regroupent sous une même entreprise.
Quels champs identifient les participants, intervenants et sponsors
Chaque type de fiche a sa meilleure correspondance. Voici par où commencer pour chacun.
| Fiche | Commencez par | Essayez ensuite | Attention à |
|---|---|---|---|
| Participants | Email exact | Nom avec entreprise, ou nom avec téléphone | Nouveaux postes, e-mails des assistants, inscriptions d'équipes |
| Intervenants | Email exact | Nom avec entreprise ou URL LinkedIn, si vous la conservez | E-mails personnels dans les formulaires d'intervenants |
| Contacts des sponsors et exposants | Email exact | Nom avec entreprise | Contacts d'agence qui réservent pour plusieurs marques |
| Entreprises sponsors et exposants | Domaine principal du site web ou de l'e-mail | Nom de l'entreprise, sans suffixes comme Inc. | Filiales et bureaux régionaux |
Pour les entreprises, rechercher les entreprises en double par domaine détaille le volet domaine. Excluez les domaines d'e-mail personnels, comme gmail.com, de la correspondance d'entreprise.
Commencez par les doublons évidents
Repérez les candidats par e-mail, puis vérifiez qui a réellement participé. Les assistants et les acheteurs de groupe peuvent inscrire plusieurs personnes avec une seule adresse. Confirmez l'identité de chaque participant et ses rôles avant de fusionner les inscriptions répétées ; examinez séparément les correspondances fondées sur le nom.
Quand nettoyer dans le calendrier événementiel
Les organisateurs travaillent par cycles, les nettoyages s'intègrent donc mieux à quelques moments fixes de chaque édition.
Avant l'ouverture des inscriptions
Nettoyez les fiches de l'an dernier avant l'envoi des invitations. Les participants de retour reçoivent alors une invitation chacun, et les rapports de tarif préférentiel comptent chaque personne une fois.
Après chaque import
Les scans de badges, les listes de prospects des exposants et les inscriptions sur place arrivent souvent dans le CRM sous forme de fichiers après l'événement. Dédoublonnez chaque fichier avant import, puis comparez-le au CRM ensuite. Outils pour nettoyer un CSV avant l'import dans un CRM couvre la partie fichiers.
Avant que le sponsor n'intervienne dans la vente
Les ventes aux sponsors démarrent souvent peu après la fin d'une édition. Un enregistrement par entreprise sponsor montre à l'équipe commerciale les dépenses, contacts et stands passés, au même endroit.
Ce qu'il faut décider avant de fusionner
Pour les organisateurs, une fusion détermine l'aspect de l'historique d'événements d'une personne. Décidez-en avant la première fusion :
- Historique de participation : les inscriptions et activités de chaque fiche doivent être regroupées sur la fiche conservée.
- Poste et entreprise : les valeurs les plus récentes comptent souvent le plus, car elles indiquent où la personne travaille aujourd'hui.
- Rôles et éditions : dans les champs à choix multiples comme "Événements suivis", combinez les valeurs des deux enregistrements.
- Consentement : préservez les désabonnements applicables et le statut de suppression. Demandez à la personne responsable du consentement de vérifier l'adresse, le canal et les préférences propres à chaque finalité ; fusionner des fiches n'accorde pas de nouvelle autorisation d'envoi.
- Propriétaire : décidez si l'équipe partenaires ou l'équipe participants garde une personne ayant les deux rôles.
Comment Dedupely regroupe les participants récurrents sur une même fiche
Dans Dedupely, recherchez les contacts participants et les entreprises partenaires pris en charge, en utilisant les filtres d'édition ou de source lorsque ces champs existent. Vérifiez qu'une adresse d'inscription partagée appartient bien au même participant, choisissez les valeurs à conserver et préservez les préférences applicables. Prévisualisez un échantillon avec les liens de présence avant une fusion groupée, et n'automatisez qu'une règle vérifiée qui exclut les inscriptions de groupe.
Nettoyer les participants de l'année passée avant l'ouverture des inscriptions
Chaque édition, les mêmes personnes, une fiche chacune
Les organisateurs voient des doublons chaque année pour une raison simple : les mêmes personnes reviennent, par des outils différents, avec de nouvelles coordonnées et parfois de nouveaux rôles. Chaque édition ajoute des fiches lorsqu'un outil ne reconnaît pas une personne déjà apportée par un autre.
L'e-mail repère les doublons évidents, le nom avec l'entreprise en trouve beaucoup d'autres, et le domaine fait de même pour les sponsors. Ce qui constitue un doublon d'une année à l'autre reste à votre appréciation. Un nettoyage à dates fixes permet de repartir d'une seule fiche par personne à chaque édition.
Questions fréquentes
Pourquoi les organisateurs d'événements ont-ils des contacts en double dans leur CRM ?
Cela vient généralement du fait que les mêmes personnes reviennent chaque année via plusieurs outils, comme la billetterie, les formulaires d'intervenants, les formulaires de sponsors et le scan des badges. Chaque outil cherche les fiches existantes à sa manière. Les personnes changent aussi de poste et d'adresse e-mail entre deux éditions, si bien qu'un participant de retour peut ressembler à une nouvelle personne.
Comment dédoublonner les participants issus de plusieurs outils d'inscription ?
Rapprochez d'abord sur l'e-mail exact, puis combinez nom avec entreprise ou téléphone pour retrouver les participants revenus avec une nouvelle adresse. Nettoyez chaque fichier importé par rapport à lui-même et comparez-le au CRM après l'import. Un champ pour l'outil source permet de nettoyer un outil à la fois.
Un intervenant qui assiste aussi à l'événement doit-il avoir une seule fiche CRM ?
Cela dépend de votre équipe : une fiche unique avec un champ rôle donne à chacun une vue complète de la personne. Des fiches séparées peuvent convenir lorsque les équipes intervenants et participants ont besoin de propriétaires ou d'accès différents. Décidez par paire de rôles, consignez la règle par écrit et appliquez-la de la même façon à chaque édition.
Comment trouver les entreprises en double parmi les sponsors et exposants ?
Associez les entreprises sur le domaine principal de leur site web ou de leur e-mail, puis sur le nom en ignorant les suffixes comme Inc. ou Ltd. Excluez les domaines de messagerie personnels du rapprochement des entreprises. Définissez comment traiter les filiales, les bureaux régionaux et les agences qui réservent pour plusieurs marques avant de fusionner.
Quand un organisateur d'événements doit-il nettoyer le CRM ?
Nettoyez avant l'ouverture des inscriptions, pour que les participants de retour ne reçoivent qu'une invitation chacun. Nettoyez à nouveau après chaque import de scans de badges ou de listes de prospects, et avant le début des ventes aux sponsors. Nettoyer à ces moments-là garantit que chaque édition part d'une seule fiche par personne et d'une seule fiche par sponsor.
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