TL;DR
- Eventarrangörer får ofta dubbletter eftersom samma personer återkommer varje år via olika verktyg.
- Anmälnings-, talar-, sponsor- och utställarformulär kan var och en skapa en post för samma person.
- Återkommande deltagare kommer ofta tillbaka med nytt jobb, e-post eller företag.
- Om en person med flera roller på evenemang ska behålla en post avgörs från fall till fall.
- Dedupely hittar dubblettdeltagare, talare och sponsorföretag i ditt CRM och förhandsgranskar varje sammanslagning.
För en eventarrangör är CRM:et gästlistan för varje upplaga. Deltagare registrerar sig, talare ansöker, sponsorer skriver under avtal och utställare bokar montrar. Nästa år kommer många av samma personer tillbaka.
De kommer sällan tillbaka på samma sätt. En deltagare registrerar sig med ett nytt jobbmejl, en tidigare talare köper en biljett och en sponsor skickar en ny kontakt. Var och en kan bli en ny post, och historiken över vem som har varit på dina evenemang splittras.
I det här inlägget ser du var dubbletter kommer ifrån för arrangörer och vad som räknas som dubblett över år och roller. Du ser också vilka fält som matchar varje typ av post och när du ska städa i eventkalendern.
Varför arrangörer ser dubbletter varje år
Många företag får dubbletter från enstaka evenemangslistor, som behandlas i hur event- och köpta listor skapar dubbletter i CRM. För arrangörer är evenemang verksamheten, så samma källor återkommer med varje upplaga.
Flera verktyg, en målgrupp
Biljettförsäljning, talarutlysningen, sponsorformulär, utställarportalen och badgeskanning körs ofta i olika verktyg. Varje skickar personer till CRM:et via sin egen synkning eller export. Var och en letar efter befintliga poster på sitt eget sätt, om den letar alls.
Personer återkommer med nya uppgifter
Mellan två upplagor byter folk jobb, e-post och titlar. En återkommande deltagare som registrerar sig med en ny jobb-e-post ser ut som en ny person för ett system som matchar på e-post. En kontakt som byter jobb väcker egna frågor om en post eller två.
En person, flera roller
Förra årets deltagare är årets talare, och en talares företag blir sponsor. Varje roll kommer ofta in via ett annat formulär, så en person kan ha en deltagarpost, en talarpost och en sponsorkontakt.
Personer registrerade av någon annan
Assistenter registrerar chefer, och företag registrerar hela team på en gång. Deltagarposten kan innehålla assistentens e-post eller en delad brevlåda, vilket inte matchar deltagarens egen post.
Vad som räknas som dubblett för en eventarrangör
Vad som räknas som dubblett varierar från fall till fall, och det ett team ser som dubblett kanske inte ett annat gör. Arrangörer har några fall värda att besluta om innan matchningen börjar.
Samma person över åren
Många organisatörer vill ha en post per person, där varje års deltagande sparas som anmälningar, affärer eller aktiviteter på posten. Två kontakter för samma återkommande deltagare splittrar den historiken. Andra behåller medvetet en post per upplaga, av rapporterings- eller integritetsskäl.
En person i flera roller
En post med ett rollfält ger försäljnings- och programteamen hela bilden av en person. Separata poster kan passa när talare, sponsorer och deltagare behöver olika ägare eller olika åtkomst. Bestäm per rollpar och skriv ner regeln.
Sponsor- och utställarföretag
En sponsor som återkommer varje år är ett och samma företag, även när kontaktpersonen byts. Dotterbolag, regionkontor och byråer som bokar för flera varumärken är svårare. Vissa arrangörer behandlar varje enhet som ett eget konto, andra grupperar dem under ett företag.
Vilka fält matchar deltagare, talare och sponsorer
Varje typ av post har sin egen bästa matchning. Här är var du börjar för varje.
| Post | Börja med | Prova sedan | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Deltagare | Exakt e-post | Namn med företag, eller namn med telefon | Nya jobb, assistenters e-postadresser, teamregistreringar |
| Talare | Exakt e-post | Namn med företag eller LinkedIn-URL, om du lagrar den | Privata e-postadresser i talarformulär |
| Kontakter för sponsorer och utställare | Exakt e-post | Namn med företag | Byråkontakter som bokar för flera varumärken |
| Sponsor- och utställarföretag | Kärndomän för webbplats eller e-post | Företagsnamn, utan bolagsformer som AB eller Inc. | Dotterbolag och regionkontor |
För företag, hitta dubblettföretag via domän täcker domänsidan i detalj. Låt privata e-postdomäner, som gmail.com, stå utanför företagsmatchningen.
Börja med de uppenbara dubbletterna
Hitta kandidater via e-post och kontrollera sedan vem som i praktiken deltog. Assistenter och gruppköpare kan registrera flera personer med en adress. Bekräfta varje deltagares identitet och avsedda roller innan du slår ihop upprepade registreringar; granska namnbaserade matchningar separat.
När du ska rensa i eventkalendern
Arrangörer arbetar i cykler, så rensningar passar bäst vid några fasta punkter i varje upplaga.
Innan registreringen öppnar
Rensa förra årets poster innan inbjudningarna skickas. Återkommande deltagare får då en inbjudan var, och rapporter för early bird räknar personer en gång.
Efter varje import
Skanningar av namnbrickor, utställarnas leadlistor och registreringar på plats hamnar ofta i CRM:et i filer efter evenemanget. Rensa varje fil mot sig själv före import och kontrollera den sedan mot CRM:et. Verktyg för att rensa en CSV-fil före CRM-import täcker filsidan.
Innan sponsorförsäljningen startar
Sponsorförsäljning börjar ofta kort efter att en utgåva slutat. En post per sponsorföretag visar säljteamet tidigare utgifter, tidigare kontakter och tidigare montrar på ett ställe.
Vad du ska bestämma före sammanslagningen
För arrangörer avgör en sammanslagning hur en persons evenemangshistorik ser ut. Bestäm dessa innan den första sammanslagningen:
- Närvarohistorik: registreringar och aktiviteter från varje post ska hamna på den post som finns kvar.
- Befattning och företag: de senaste värdena är ofta viktigast, eftersom de visar var personen arbetar nu.
- Roller och utgåvor: i flervalsfält som "Deltagna evenemang," kombinera värdena från båda posterna.
- Samtycke: bevara tillämpliga avregistreringar och spärrstatus. Låt den som ansvarar för samtycke kontrollera adress, kanal och syftesspecifika inställningar. Att slå ihop poster ger inte nytt tillstånd att skicka.
- Ägare: bestäm om sponsorteamet eller deltagarteamet behåller en person med båda rollerna.
Så håller Dedupely återkommande deltagare på en och samma post
I Dedupely söker du bland stödda deltagarkontakter och sponsorföretag, med hjälp av utgåvo- eller källfilter där fälten finns. Bekräfta att en delad registreringsadress tillhör samma deltagare, välj vilka värden som ska bestå och bevara tillämpliga inställningar. Förhandsgranska ett urval med närvarolänkar före massammanslagning, och automatisera endast en granskad regel som utesluter gruppregistreringar.
Varje upplaga, samma personer, en post var
Arrangörer ser dubbletter varje år av en enkel anledning: samma personer återvänder, via olika verktyg, med nya uppgifter och ibland nya roller. Varje upplaga lägger till poster när ett verktyg inte känner igen någon som ett annat verktyg redan fört in.
E-post hittar de uppenbara dubbletterna, namn med företag hittar många av resterande, och domän gör detsamma för sponsorföretag. Vad som räknas som dubblett över år och roller avgör du själv. Städning vid fasta tillfällen i kalendern gör att varje upplaga startar med en post per person.
Vanliga frågor
Varför får eventarrangörer dubblettkontakter i sitt CRM?
Oftast beror det på att samma personer återkommer varje år via flera verktyg, som biljettförsäljning, talarformulär, sponsorformulär och badgeskanning. Varje verktyg letar efter befintliga poster på sitt eget sätt. Personer byter dessutom jobb och e-post mellan evenemang, så en återkommande deltagare kan se ut som någon ny.
Hur deduplicerar jag deltagare från flera anmälningsverktyg?
Matcha först på exakt e-post, och kombinera sedan namn med företag eller telefon för att hitta återkommande deltagare med nya e-postadresser. Rensa varje importerad fil mot sig själv och kontrollera den mot CRM:et efter importen. Ett fält för källverktyget gör att du kan rensa ett verktyg i taget.
Ska en talare som också deltar ha en CRM-post?
Det beror på ert team: en post med ett rollfält ger alla hela bilden av personen. Separata poster kan passa när talar- och deltagarteamen behöver olika ägare eller åtkomst. Bestäm per rollpar, skriv ner regeln och tillämpa den på samma sätt varje upplaga.
Hur hittar jag dubbletter av sponsor- och utställarföretag?
Matcha företag på kärndomänen i deras webbplats eller e-postadress, och sedan på företagsnamn utan bolagsformer som Inc. eller Ltd. Låt privata e-postdomäner stå utanför företagsmatchningen. Bestäm hur dotterbolag, regionkontor och byråer som bokar för flera varumärken ska hanteras innan du slår samman.
När bör en eventarrangör rensa CRM:et?
Rensa innan registreringen öppnar, så att återkommande deltagare får en inbjudan var. Rensa igen efter varje import av badgeskanningar eller leadlistor, och innan sponsorförsäljningen startar. Rensning vid dessa tillfällen innebär att varje upplaga startar med en post per person och en post per sponsor.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
