TL;DR
- Gli organizzatori di eventi ricevono spesso duplicati perché le stesse persone tornano ogni anno tramite strumenti diversi.
- I moduli di iscrizione, relatore, sponsor ed espositore possono creare ciascuno un record per la stessa persona.
- Chi ritorna agli eventi spesso ha un nuovo lavoro, una nuova email o una nuova azienda.
- Mantenere un solo record per una persona con più ruoli negli eventi dipende dal caso.
- Dedupely trova partecipanti, relatori e aziende sponsor duplicati nel tuo CRM e mostra l'anteprima di ogni unione.
Per un organizzatore di eventi, il CRM è la lista degli invitati di ogni edizione. I partecipanti si registrano, i relatori si candidano, gli sponsor firmano i contratti e gli espositori prenotano gli stand. L'anno successivo, molte delle stesse persone tornano.
Raramente tornano nello stesso modo. Un partecipante si registra con una nuova email di lavoro, un ex relatore compra un biglietto, uno sponsor invia un nuovo contatto. Ognuno di questi può diventare un nuovo record, e lo storico di chi ha partecipato ai tuoi eventi si frammenta.
In questo articolo vedrai da dove provengono i duplicati per gli organizzatori e cosa conta come duplicato tra anni e ruoli. Vedrai anche quali campi confrontare per ogni tipo di record e quando pulire nel calendario eventi.
Perché gli organizzatori vedono duplicati ogni anno
Molte aziende ottengono duplicati da una lista eventi occasionale, trattata in come gli elenchi di eventi e di acquisti creano duplicati nel CRM. Per gli organizzatori gli eventi sono il business, quindi le stesse fonti tornano a ogni edizione.
Più strumenti, un unico pubblico
Biglietteria, call for speakers, moduli per sponsor, portale espositori e scansione dei badge spesso girano su strumenti diversi. Ognuno invia persone al CRM tramite la propria sincronizzazione o esportazione. Ognuno cerca i record esistenti a modo suo, se li cerca.
Le persone tornano con nuovi dettagli
Tra due edizioni, le persone cambiano lavoro, email e ruolo. Un partecipante che torna e si registra con una nuova email di lavoro sembra una persona nuova per un sistema che confronta le email. Un contatto che cambia lavoro solleva domande proprie su uno o due record.
Una persona, più ruoli
Il partecipante dell'anno scorso è il relatore di quest'anno, e l'azienda di un relatore diventa sponsor. Ogni ruolo arriva spesso tramite un modulo diverso, quindi una persona può avere un record partecipante, uno relatore e un contatto sponsor.
Persone registrate da altri
Gli assistenti registrano i dirigenti, e le aziende registrano interi team in una volta sola. Il record del partecipante può contenere l'email dell'assistente o una casella condivisa, che non corrisponderà al record del partecipante stesso.
Cosa conta come duplicato per un organizzatore di eventi
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera tale, un altro potrebbe no. Gli organizzatori hanno alcuni casi da decidere prima di avviare l'abbinamento.
La stessa persona nel corso degli anni
Molti organizzatori vogliono un record per persona, con la partecipazione di ogni anno conservata come registrazioni, trattative o attività su quel record. Due contatti per lo stesso partecipante che torna dividono questa cronologia. Altri mantengono un record per edizione di proposito, per report o per motivi di privacy.
Una persona in più ruoli
Un unico record con un campo ruolo offre ai team commerciali e di programmazione il quadro completo di una persona. Record separati possono andare bene quando i team di relatori, sponsor e partecipanti necessitano di responsabili o accessi diversi. Decidi per ogni coppia di ruoli e scrivi la regola.
Aziende sponsor ed espositori
Uno sponsor che torna ogni anno è una sola azienda, anche quando cambia il referente. Filiali, uffici regionali e agenzie che prenotano per più marchi sono casi più complessi. Alcuni organizzatori li trattano come account separati, altri li raggruppano sotto un'unica azienda.
Quali campi identificano partecipanti, relatori e sponsor
Ogni tipo di record ha la sua corrispondenza migliore. Ecco da dove iniziare per ciascuno.
| Record | Inizia con | Poi prova | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Partecipanti | Email esatta | Nome con azienda, o nome con telefono | Nuovi incarichi, email degli assistenti, iscrizioni di team |
| Relatori | Email esatta | Nome con azienda o URL LinkedIn, se lo archivi | Email personali nei moduli dei relatori |
| Contatti di sponsor ed espositori | Email esatta | Nome con azienda | Contatti di agenzia che prenotano per più marchi |
| Aziende sponsor ed espositori | Dominio principale del sito o dell'email | Nome azienda, senza suffissi come Inc. | Controllate e uffici regionali |
Per le aziende, trovare aziende duplicate per dominio tratta nel dettaglio il lato dei domini. Escludere dal confronto aziendale i domini email personali, come gmail.com.
Inizia dai duplicati più evidenti
Cerca i candidati per email, poi verifica chi ha partecipato in pratica. Assistenti e acquirenti di gruppo possono registrare più persone con un solo indirizzo. Prima di unire le iscrizioni ripetute, conferma l'identità di ogni partecipante e i ruoli previsti; esamina separatamente le corrispondenze basate sul nome.
Quando pulire nel calendario degli eventi
Gli organizzatori lavorano per cicli, quindi le pulizie funzionano meglio in alcuni momenti fissi di ogni edizione.
Prima dell'apertura delle iscrizioni
Pulisci i record dell'anno scorso prima dell'invio degli inviti. I partecipanti di ritorno riceveranno così un solo invito ciascuno, e i report sulle iscrizioni anticipate contano ogni persona una volta.
Dopo ogni import
Scansioni badge, liste lead degli espositori e registrazioni in loco arrivano spesso nel CRM tramite file dopo l'evento. Pulisci ogni file confrontandolo con sé stesso prima dell'importazione, poi verificalo rispetto al CRM. Strumenti per pulire un CSV prima dell'importazione nel CRM tratta il lato dei file.
Prima dell'avvio delle vendite con lo sponsor
Le vendite di sponsor spesso iniziano subito dopo la fine di un'edizione. Un record per azienda sponsor mostra al team commerciale spese, contatti e stand passati in un unico punto.
Cosa decidere prima di unire
Per gli organizzatori, un'unione decide come appare lo storico eventi di una persona. Definisci questi punti prima della prima unione:
- Storico delle presenze: iscrizioni e attività di ogni record devono confluire in quello che resta.
- Ruolo e azienda: spesso contano di più i valori più recenti, perché mostrano dove la persona lavora ora.
- Ruoli ed edizioni: nei campi a selezione multipla come "Eventi frequentati", combina i valori di entrambi i record.
- Consenso: conserva le disiscrizioni applicabili e lo stato di soppressione. Chi è responsabile del consenso verifica indirizzo, canale e preferenze specifiche per finalità; unire i record non concede nuovi permessi di invio.
- Proprietario: decidi se il team sponsor o il team partecipanti mantiene una persona con entrambi i ruoli.
Come Dedupely mantiene i partecipanti ricorrenti su un unico record
In Dedupely cerca i contatti dei partecipanti supportati e le aziende sponsor, usando i filtri di edizione o fonte dove questi campi esistono. Verifica che un'email di registrazione condivisa appartenga allo stesso partecipante, scegli i valori da mantenere e conserva le preferenze applicabili. Visualizza in anteprima un campione con i link di partecipazione prima di un Bulk Merge, e automatizza solo una regola verificata che esclude le registrazioni di gruppo.
Pulire i partecipanti dell'anno scorso prima dell'apertura delle iscrizioni
Ogni edizione, le stesse persone, un record per ciascuna
Gli organizzatori vedono duplicati ogni anno per un motivo semplice: le stesse persone tornano, attraverso strumenti diversi, con dettagli nuovi e a volte ruoli nuovi. Ogni edizione aggiunge record quando uno strumento non riconosce una persona già arrivata da un altro.
L'email individua i doppioni evidenti, nome con azienda ne trova molti altri e il dominio fa lo stesso per le aziende sponsor. Cosa conta come duplicato tra anni e ruoli lo decidi tu. Pulire i dati in date fisse del calendario fa sì che ogni edizione parta da un solo record per persona.
Domande frequenti
Perché gli organizzatori di eventi ottengono contatti duplicati nel CRM?
Di solito accade perché le stesse persone tornano ogni anno attraverso più strumenti, come biglietteria, moduli per relatori, moduli per sponsor e scansione dei badge. Ogni strumento cerca i record esistenti a modo suo. Le persone cambiano anche lavoro ed email tra un'edizione e l'altra, quindi un partecipante che ritorna può sembrare una persona nuova.
Come deduplicare i partecipanti da più strumenti di registrazione?
Abbina prima per email esatta, poi combina nome con azienda o telefono per trovare i partecipanti tornati con nuove email. Pulisci ogni file importato confrontandolo con se stesso e verificalo rispetto al CRM dopo l'importazione. Un campo per lo strumento di origine permette di pulire uno strumento alla volta.
Un relatore che partecipa anche all'evento deve avere un unico record CRM?
Dipende dal tuo team: un solo record con un campo ruolo offre a tutti il quadro completo della persona. Record separati possono andare bene quando i team relatori e partecipanti hanno bisogno di responsabili o accessi diversi. Decidi per coppia di ruoli, scrivi la regola e applicala allo stesso modo in ogni edizione.
Come trovo le aziende sponsor ed espositori duplicate?
Abbina le aziende in base al dominio principale del sito o dell'email, poi in base al nome, ignorando suffissi come Inc. o Ltd. Escludi dal confronto aziendale i domini di posta personale. Decidi come gestire filiali, sedi regionali e agenzie che prenotano per più marchi prima di unire.
Quando un organizzatore di eventi dovrebbe pulire il CRM?
Pulisci prima dell'apertura delle iscrizioni, così i partecipanti di ritorno ricevono un solo invito ciascuno. Pulisci di nuovo dopo ogni importazione di scansioni dei badge o liste di lead, e prima dell'avvio delle vendite agli sponsor. Pulire in questi momenti significa che ogni edizione parte con un record per persona e un record per sponsor.
Oppure registrati con Google
HubSpot Marketplace 
