Résumé
- Les doublons complexes n'apparaissent que lorsque plusieurs champs concordent à la fois.
- Des fiches qui partagent e-mail, téléphone et adresse peuvent quand même appartenir à des personnes ou entreprises différentes.
- Un champ comme un numéro fiscal ou le nom d'une personne peut départager des correspondances proches.
- Les correspondances complexes incertaines doivent passer en revue avant que quiconque les fusionne.
- Dedupely permet de combiner des champs par recherche, d'afficher plus de contexte et de relire ou rejeter des groupes.
Les doublons faciles partagent un e-mail. Une recherche sur ce seul champ les trouve, et personne ne discute la fusion.
Les plus difficiles se cachent. Une fiche a un e-mail professionnel et l'autre un e-mail personnel, ou l'une a un numéro et l'autre un champ vide.
Elles ne ressemblent à la même personne qu'en alignant trois ou quatre champs à la fois. L'inverse arrive aussi : des fiches qui concordent sur presque tout et ne sont pourtant pas des doublons.
Dans cet article, vous verrez des schémas courants de correspondances complexes et pourquoi le chevauchement seul ne prouve pas l'identité. Vous verrez aussi comment combiner des champs, quel champ peut trancher un cas serré et quand une personne doit décider.
Ce qui rend une correspondance complexe
Une correspondance simple repose sur un champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail pour les contacts ou le domaine pour les entreprises. Une correspondance complexe repose sur plusieurs champs qui prouvent peu seuls mais concordent ensemble.
Le nom seul rapproche des inconnus. Le téléphone seul rapproche des membres d'une famille et des collègues sur une ligne commune. Nom, téléphone et entreprise ensemble désignent une personne bien plus souvent.
Ce qui compte comme doublon dépend toujours du cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le faire. Les champs que vous combinez doivent suivre votre propre définition du doublon.
Types courants de doublons complexes
Ces cas reviennent souvent quand les équipes regardent au-delà des correspondances exactes d'e-mail.
| Motif | Ce qui concorde | Ce qui change |
|---|---|---|
| Adresses email différentes | Nom et téléphone, parfois l'entreprise | L'adresse e-mail |
| Une fiche à trous | Prénom et nom, parfois téléphone | Une fiche a un e-mail, l'autre est vide |
| Même téléphone, logement différent | Le téléphone et l'essentiel de l'adresse | Le numéro d'appartement, qui peut signaler une faute de frappe ou une autre personne |
| Domaines nationaux | Le domaine principal, comme example.us et example.fr | La terminaison du pays et parfois le nom |
| Des identifiants écrits de deux façons | Nom de société et l'essentiel d'un numéro fiscal | Un ID se termine par un chiffre de contrôle, l'autre non |
| Transactions en double | Les premiers mots du titre de la transaction, plus l'e-mail et le téléphone | La fin du titre, comme le canal d'où vient le lead |
Chacun demande une combinaison différente. Notre guide sur sur quels champs effectuer le rapprochement présente les paires habituelles pour chaque objet. Notre article sur les fiches sans e-mail traite le cas des champs vides.
Quand le chevauchement n'est pas l'identité
La logique qui trouve les doublons complexes peut aussi rapprocher des fiches qui n'en sont pas. Quand e-mail, adresse et téléphone concordent, une fusion semble sûre. Parfois, les données partagées appartiennent à un foyer ou à un même propriétaire de plusieurs entreprises.
Presque tous les champs communs pointaient vers « identique ». Seuls la raison sociale, le numéro d'identification et la personne derrière chaque fiche différaient. C'est le schéma à surveiller : quand les champs communs décrivent un lieu ou un propriétaire, ils ne prouvent pas qu'il s'agit d'un seul client.
Notre article sur dédoublonnage complexe à grande échelle explique pourquoi la confiance compte plus que le volume dans des projets comme celui-ci.
Combiner des champs pour les correspondances complexes
Partir des chevauchements entre vos fiches
Ouvrez quelques ensembles que vous savez être des doublons et notez les champs qui concordent. Cela vous dit quels champs combiner. Les champs qui concordent sur vos doublons connus et diffèrent sur vos non-doublons connus sont ceux qui valent d'être rapprochés.
Donnez à chaque champ sa propre rigueur
Tous les champs d'une combinaison n'ont pas besoin de la même comparaison. Le téléphone peut ignorer le format, le nom peut tolérer des fautes de frappe et un champ identifiant peut rester exact. Une comparaison souple est plus sûre quand un champ strict de la même combinaison la confirme.
Ajoutez un champ qui distingue les fiches
Certains champs servent de champ décisif. Un numéro fiscal, un numéro client ou un prénom en Exact peuvent séparer des fiches qui partagent tout le reste. Quand l'un de ces champs diffère, les fiches ne sont en général pas des doublons.
Lancer plusieurs combinaisons en parallèle
Une seule combinaison attrape rarement tous les schémas. Une approche courante consiste à commencer par une combinaison stricte de trois ou quatre champs pour les doublons que vous fusionneriez sans regarder. Puis à assouplir un champ à la fois et à vérifier ces résultats de plus près.
Trancher à la main les cas limites
Les correspondances complexes laissent plus de doute que les exactes, la relecture compte donc davantage. Quelques habitudes la gardent rapide.
- Examinez les combinaisons plus souples avant toute fusion automatique. N'automatisez une combinaison qu'une fois que ses résultats ne vous surprennent plus.
- Rejetez un ensemble quand vous êtes sûr qu'il ne s'agit pas d'un doublon. Il reste ensuite hors des recherches suivantes, pour que personne ne tranche deux fois.
- Changez la recherche quand un faux schéma se répète. Si des foyers continuent de correspondre, ajoutez un champ propre à la personne, comme le prénom, au lieu de rejeter chaque ensemble.
- Demandez à la personne qui connaît la fiche. Un propriétaire de compte peut vous dire en une minute si deux entreprises sont un seul client.
Tenez une liste des cas tranchés, comme « même adresse, identifiant légal différent reste séparé ». Le prochain réviseur n'aura pas à rouvrir la même question.
Comment Dedupely vous aide à trouver les doublons complexes
Dans Dedupely, vous combinez des champs dans une recherche de doublons, choisissez la rigueur de chacun et réunissez plusieurs combinaisons dans une même recherche. Vous pouvez afficher des champs en plus à côté de chaque ensemble, pour le contexte, sans changer la correspondance. Les ensembles incertains peuvent aller en revue, et ceux dont vous êtes sûr peuvent être rejetés pour qu'ils ne reviennent pas.
Plus de champs, plus de prudence
Les doublons complexes n'apparaissent que lorsqu'on combine des champs, et la bonne combinaison dépend de la façon dont vos données se chevauchent. Les combinaisons strictes sont fiables, les plus larges demandent qu'une personne regarde.
Le même chevauchement peut tromper dans l'autre sens. Une adresse ou un téléphone partagés peuvent décrire un foyer ou les entreprises d'un même propriétaire. Gardez un champ décisif dans la recherche et examinez vous-même les cas serrés.
Questions fréquentes
Comment trouver des doublons qui ne partagent pas d'e-mail ?
Combinez des champs qui concordent entre les fiches, comme le nom, le téléphone et l'entreprise. Laissez le téléphone ignorer le format et le nom tolérer de petites fautes, et gardez au moins un champ strict. Envoyez d'abord les résultats en revue, car les combinaisons sans e-mail comportent plus de doute que les correspondances exactes d'e-mail.
Deux fiches avec le même e-mail, téléphone et adresse peuvent-elles être des personnes différentes ?
Oui. Les membres d'une famille partagent souvent un téléphone, un e-mail et une adresse, et un même propriétaire peut diriger plusieurs entreprises depuis le même bureau. Cherchez un champ propre à une seule personne ou entité, comme le prénom ou un identifiant légal, avant de fusionner.
Combien de champs doivent correspondre pour trouver des doublons complexes ?
Souvent trois ou quatre. Deux champs peuvent rapprocher des inconnus, alors que trois ou quatre qui concordent désignent bien plus souvent une seule fiche. Commencez strict, vérifiez les résultats, puis assouplissez un champ à la fois et examinez ce qu'ajoute la recherche plus souple.
Faut-il fusionner automatiquement les correspondances de doublons complexes ?
Seulement après qu'une personne a vérifié assez de résultats pour se fier à la combinaison. Beaucoup d'équipes automatisent une combinaison stricte et gardent les plus souples en revue. Les ensembles concernant des foyers, des bureaux partagés ou des entreprises liées sont en général plus sûrs examinés à la main, un par un.
Quel champ permet de distinguer deux entreprises proches ?
Un numéro fiscal ou d'immatriculation, un numéro client ou une raison sociale fonctionne généralement. En correspondance exacte, il distingue deux entreprises qui partagent un dirigeant, une adresse ou un téléphone. Quand ce champ diffère, traitez les fiches comme distinctes sauf avis contraire de quelqu'un qui les connaît.
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