TL;DR
- Nei team di vendita in rapida crescita, i nuovi dati entrano nel CRM più velocemente di quanto chiunque possa esaminarli.
- I duplicati compromettono la fiducia nel CRM, così i commerciali iniziano a mantenere i propri fogli di calcolo.
- Risolvi la comunicazione tra sales e l'admin del CRM prima di correggere i record.
- Pulisci prima i vecchi duplicati, quindi unisci automaticamente i nuovi man mano che appaiono.
- Dedupely pulisce i vecchi duplicati CRM e unisce automaticamente i nuovi, così i reps possono fidarsi dei dati.
Quando un team di vendita cresce velocemente, la prima cosa a rompersi è la fiducia nel CRM, e sono i dati a romperla. I team si muovono velocemente e molti eseguono strumenti che portano nuovi lead ogni giorno. Quei dati arrivano senza che nessuno li verifichi.
I reps smettono di fare affidamento sul sistema condiviso, iniziano a mantenere i propri fogli di calcolo e chiamano le stesse persone due volte. In questo articolo, spiegherò perché accade e cosa riparerei per primo, in ordine.
I dati arrivano più velocemente di quanto si possa esaminarli
I team in rapida crescita aggiungono fonti di lead prima di aggiungere controlli. Form, strumenti di arricchimento, tool di prospecting e importazioni scrivono tutti nel CRM, con i propri standard.
Nessuno importa consapevolmente duplicati. Arrivano perché nessuno verifica cosa aggiunge ogni fonte. Quando il volume cresce, cresce il divario tra i dati in ingresso e quelli verificati.
Cosa vedo: I team di solito notano il problema attraverso un sintomo, come un report che non quadra o un rappresentante che si lamenta. A quel punto, i duplicati arrivano da mesi.
Cosa fare: Elenca ogni strumento che crea record nel tuo CRM. Per ognuno, scrivi se verifica l'esistenza di un record prima di crearne uno nuovo.
La fiducia si rompe prima che qualcuno conti i duplicati
La prima cosa che si rompe è la fiducia nel sistema condiviso. Una volta che i rappresentanti dubitano del CRM, creano soluzioni alternative e ogni soluzione aggiunge dati che non corrispondono.
Appare in tre posti. I commerciali mantengono i loro fogli di calcolo con la loro versione della verità.
Le controversie su commissioni nascono quando due rep hanno lo stesso account su due record. La reputazione ne risente se qualcuno chiama a freddo un cliente pagante, o due rep nella stessa settimana.
Cosa vedo: A quel punto, il problema ha lasciato il CRM. Ora colpisce vendite, finanza e clienti, e tutto inizia a crollare.
Cosa fare: Chiedi ai tuoi rappresentanti dove mantengono le informazioni al di fuori del CRM e perché. Le loro risposte ti mostrano di quali dati non si fidano più.
Risolvi la comunicazione prima di correggere i record
La prima soluzione è la comunicazione tra chi usa il CRM e chi lo gestisce. Spesso c'è un divario tra come le cose dovrebbero funzionare e come funzionano, e nessuno se ne occupa.
In molte aziende, il team di vendita non gestisce il CRM. I commerciali inviano reclami all'amministratore.
Un reclamo dice che qualcosa non va. Il feedback dice cosa non va, dove e quanto spesso: è quello di cui un amministratore ha bisogno per risolverlo.
Cosa vedo: Quando il team di vendita e l'amministratore del CRM parlano regolarmente, l'amministratore viene a conoscenza di una nuova fonte di lead prima che aggiunga duplicati al CRM.
Cosa fare: Configura un controllo ricorrente breve tra la leadership commerciale e l'amministratore CRM. Porta esempi: il record, cosa era sbagliato e cosa il rappresentante si aspettava di vedere.
Pulisci i dati vecchi prima di automatizzare i nuovi
I dati vecchi devono essere gestiti prima di poter automatizzare i nuovi. L'automazione costruita su un backlog disordinato continua a prendere decisioni basate su record inesatti.
L'ordine è importante. Prima pulisci i dati legacy, poi i dati in arrivo, poi configura i controlli che mantengono puliti i dati futuri. È l'approccio a tre fasi della nostra guida a pianificazione di un progetto di deduplicazione CRM.
Cosa vedo: I team che automatizzano per primi dedicano mesi a regolare le regole per eccezioni che esistono solo per via di dati vecchi.
Cosa fare: Scegli un oggetto, come HubSpot Contacts, Salesforce Accounts o Pipedrive People. Pulisci il suo backlog prima di attivare qualsiasi merge automatico.
La deduplicazione è un lavoro continuo
La pulizia non è quasi mai un progetto una tantum. Mentre il team aggiunge fonti, i duplicati continuano ad arrivare.
Una pulizia risolve l'arretrato. Una routine mantiene pulito il CRM in seguito: revisioni regolari, regole per quale valore prevalga in una fusione, e automazione per i pattern che riconosci.
Cosa vedo: I team che rimangono puliti trattano la deduplicazione come qualsiasi altro compito operativo ricorrente, con un proprietario e un calendario.
Cosa fare: Dopo la tua prima pulizia, decidi chi possiede le revisioni dei duplicati e con quale frequenza accadono. Quindi imposta l'unione automatica per i modelli che vedi ogni volta.
Poco più del 30% dei team configura l'unione automatica in background per nuovi duplicati in Dedupely dopo il primo Zoom con il supporto clienti.
Cosa fare dopo, in ordine
Indipendentemente da quando state leggendo questo, questi sono i passaggi che seguirei subito:
- Mappa ogni strumento che crea record nel tuo CRM e annota quali controllano prima i duplicati.
- Chiedi ai tuoi commerciali quali informazioni conservano fuori dal CRM e perché.
- Avvia un check-in ricorrente tra il responsabile vendite e l'amministratore CRM, con esempi concreti.
- Pulisci il backlog di un oggetto prima di automatizzare qualsiasi cosa.
- Nomina un proprietario per le revisioni dei duplicati, imposta una pianificazione e automatizza i modelli che si ripetono.
Come Dedupely aiuta i team di vendita in crescita a pulire e rimanere puliti
Dedupely segue lo stesso ordine. Crei ricerche di duplicati per ogni oggetto, imposti le regole vincenti e visualizzi ogni unione, quindi pulisci il backlog in massa. Poi Dedupely unisce automaticamente i nuovi duplicati con gli stessi criteri, e per impostazione predefinita trattiene le corrispondenze rischiose, come i dati di test o i set di più di 20 record.
Inizia dalla conversazione, poi i dati
La crescita porta più dati di quanto chiunque possa riesaminare manualmente, e la fiducia nel CRM di solito è la prima cosa a sparire. La soluzione inizia dalle persone: conversazioni regolari tra vendite e l'amministratore del CRM, basate su esempi concreti.
Da lì, l'ordine ha importanza. I dati obsoleti vengono puliti prima di qualsiasi automazione, e la deduplicazione diventa un'attività continuativa con un responsabile, come qualsiasi altra parte della gestione del CRM.
Domande frequenti
Perché la deduplicazione CRM fallisce nei team di vendita in rapida crescita?
Fallisce perché i dati arrivano più velocemente di quanto chiunque li esamini: nuove fonti di lead, importazioni e integrazioni creano record senza verificare quelli esistenti. I rappresentanti smettono di fidarsi del CRM e mantengono i propri dati, che aggiungono più record non corrispondenti. Risolvere inizia con la comunicazione tra vendite e l'amministratore CRM, quindi una pulizia dei dati vecchi.
Cosa dovrebbe correggere per primo un team di vendita quando i duplicati si diffondono?
Inizia con la comunicazione tra vendite e chi gestisce il CRM. I rep devono inviare feedback specifici: quale record, cosa era sbagliato, cosa si aspettavano. Pulisci i dati legacy prima di automatizzare, perché l'automazione costruita su un backlog disordinato ripete gli stessi errori.
È sufficiente una pulizia del CRM una tantum?
Raramente una pulizia risolve l'arretrato, ma i duplicati continuano ad arrivare finché aggiungi lead da moduli, import e integrazioni. I team che rimangono puliti eseguono revisioni regolari, decidono quali valori vincono nel merge e automatizzano i pattern frequenti. È così in HubSpot, Salesforce, Pipedrive o qualsiasi altro CRM.
In che modo i duplicati influenzano i team di vendita?
I duplicati compromettono la fiducia nel CRM, quindi i rep tengono i propri fogli di calcolo. Due rep possono rivendicare lo stesso account e litigare sulla commissione, e i clienti vengono contattati due volte o trattati come se non fossero ancora clienti. Nel tempo, il CRM smette di essere il luogo su cui il team fa affidamento, e il reporting ne risente.
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