TL;DR
- Ett litet företag med dubblettposter har ett dubblettrensningsprojekt som är värt att göra nu.
- När en verksamhet växer kommer fler data in via formulär, importer och nya verktyg.
- Dubbletter är lättare att rensa innan ett växande team börjar förlita sig på varje post.
- Exakta matchningar på e-post eller företagsdomän är en säker plats att börja städa på.
- Dedupely hittar dubbletter utan konfiguration och fortsätter skanna när ditt CRM växer.
När ett företag är nytt eller fortfarande litet kan dubbletter kännas som ett senare problem. CRM:et innehåller ett hanterbart antal poster, några personer använder det och teamet känner kunderna vid namn.
Det finns dock inga stora eller små projekt för dubblettrensning. Om din data redan har dubbletter är arbetet verkligt, och det växer i takt med verksamheten. I det här inlägget ser du varför storlek inte är rätt mått, varför det lönar sig att agera tidigt och hur du kommer igång utan en stor plan.
Liten är ett tillväxtstadium
Det finns inget antal poster eller anställda som gör ett företag så litet att man kan hoppa över dubblettrensning. Ett team med några personer kan ha ett rörigt CRM, och ett mycket större team kan ha ett rent.
Det som spelar roll är den data du har och den data som kommer in. Om du är i tillväxtfas eller nyss har börjat och redan ser dubbletter är det en signal att agera.
Varför databasens storlek är fel mått
En liten databas kan ändå dölja dubbletter som kostar dig. En kund i två poster kan få två fakturor, två uppföljningar eller ingen alls. En lead i två poster kan ringas av två personer samma dag.
Arbetsinsatsen beror mer på hur lätt du kan skilja posterna åt än på hur många det är. Några hundra poster med oklara dubbletter kan ta längre tid än tusentals exakta matchningar.
Tillväxt ger mer inkommande data
Ju mer du växer, desto mer inkommande data får du. Varje tillväxtsteg tenderar att lägga till en ny källa till poster:
- Mer marknadsföring: nya formulär, landningssidor och kampanjer, som var och en skapar kontakter.
- Fler personer: nyanställda som registrerar poster på sitt eget sätt, ofta innan någon har kommit överens om ett format.
- Fler verktyg: en ny e-postplattform, bokningsverktyg eller faktureringsapp som synkar med CRM:et.
- Fler listor: deltagare på evenemang, partnerlistor och kalkylblad som importerats i all hast.
Varje källa har sitt eget sätt att avgöra om en post redan finns. Varför ditt CRM skapar dubbletter igen och igen behandlar dessa orsaker mer utförligt.
Varför det kostar mindre att agera nu
Dubbletter du har nu blir en del av varje rapport, arbetsflöde och integration du lägger till senare. Ju längre de finns kvar, desto mer beror på dem. Att skjuta upp dubblettrensningen ökar mängden du måste städa.
I början känner du också dina kunder. Du kan fortfarande titta på två poster och avgöra om det är samma person, vilket blir svårare när teamet växer.
Regler är också lättare att sätta tidigt. Ett team på några personer kan enas om vad en dubblett är i ett enda samtal, innan vanor hinner etableras.
Så börjar du utan en stor plan
Exempel på arbetsflöde: Efter import av en eventlista filtrerar du de nya kontakterna efter källa och jämför dem med befintliga kunder. Granska delade inkorgar, välj ägare och avregistreringsregler och testa sedan en liten bekräftad grupp innan nästa utskick.
Man behöver inte en lång projektplan för att börja. Det krävs några beslut, som fattas en gång och skrivs ner.
Bestäm vad som räknas som dubblett
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Två kontakter med samma e-postadress är oftast en person, medan två personer som delar info@ kanske inte är det. Skriv ner vad en dubblett betyder för din verksamhet.
Börja med de uppenbara dubbletterna
Börja med exakta matchningar på det fält som identifierar varje post, till exempel e-post för personer och webbdomän för företag. Dessa sammanslagningar är enklast att bekräfta. Kombinera sedan fält, till exempel namn med telefon, för resten.
Bestäm vilket värde som vinner
När två poster inte stämmer överens, bestäm vilket värde du ska behålla: det nyaste, det mest kompletta eller det från källan du litar på. Ägare och inställningar för e-postpreferenser förtjänar mest omsorg.
Avvisa det som inte är en dublett
Vissa matchningar är separata personer eller företag som delar uppgifter. Avvisa en matchning bara när du är säker på att det inte är en dubblett, eftersom den inte dyker upp igen i senare sökningar.
Rutiner att införa nu, och vad de sparar senare
| Vana | Så här ser det ut | Vad det sparar när du växer |
|---|---|---|
| Ett fält identifierar varje post | E-post för personer, domän för företag | Importer och integrationer uppdaterar poster i stället för att skapa nya |
| Kontrollera listor före import | Sök efter dubletter i filen och mot CRM:et | En enda import lägger inte till hundratals dubbletter |
| Kontrollera varje nytt verktyg | Ta reda på hur den avgör att en post redan finns | Nya verktyg blir inte en stadig källa till dubletter |
| En person ansvarar för CRM:ets korrekthet | En namngiven ägare, även på deltid | Någon märker när dubletterna börjar öka |
| En regelbunden rensningsrutin | Månatligen eller kvartalsvis, beroende på hur snabbt data kommer in | Dubbletter förblir tillräckligt få för att granskas |
Behåll en rytm när verksamheten växer
Nya dubbletter kan fortsätta dyka upp så länge nya data kommer in. Regelbunden städning håller dem små, och automatisk sammanslagning kan hantera de matchningar du är säker på.
Rätt takt beror på hur snabbt nya poster kommer in. Hur ofta man ska deduplicera hjälper dig välja en som passar.
Så hjälper Dedupely små företag att hålla rent i takt med att de växer
Dedupely hittar dubbletter utan konfiguration, och du kan skapa egna dublettsökningar, ange regler för vilket värde som gäller och förhandsgranska varje sammanslagning. Som standard döljer den riskabla träffar, som uppsättningar med fler än 20 poster, från huvudresultaten. När reglerna är testade kan du automatiskt slå ihop nya dubbletter som du är säker på, som exakta e-postmatchningar.
Städa nu, innan tillväxten lägger till fler
Ett litet företag har inte ett litet dubblettproblem. Om datan redan innehåller dubbletter är arbetet verkligt, och den inkommande data som följer med tillväxten lägger till mer.
Att agera nu, medan du fortfarande känner dina kunder, är det enklaste sättet att sätta reglerna. En tydlig definition av en dubblett, några vanor och en regelbunden rytm håller CRM:et användbart när verksamheten växer.
Vanliga frågor
Behöver ett litet företag rensa dubbletter i sitt CRM?
Ja, om CRM:et redan har dubbletter. Storleken avgör inte om dubblettrensning är värd besväret; det gör datan. Dubbletter i en liten databas ger ändå dubbla uppföljningar och felaktiga rapporter, och i takt med att verksamheten växer tillkommer fler inkommande data.
När bör ett startup-företag börja städa sina CRM-data?
Så snart du ser dubbletter, eftersom du tidigt känner dina kunder tillräckligt väl för att avgöra om två poster gäller samma person. Få rapporter eller integrationer är beroende av datan ännu. Väntar du innebär varje nytt verktyg, anställning och kampanj att fler poster tillkommer att städa.
Hur rensar du dubbletter i ett litet CRM?
Bestäm vad som räknas som dubblett för din verksamhet och börja med exakta träffar på e-post för personer och domän för företag. Kombinera fält som namn och telefon för resten. Bestäm vilket värde som gäller när posterna inte stämmer överens och avvisa träffar som är separata personer eller företag.
Hur förhindrar du dubbletter när ett litet företag växer?
Välj ett fält som identifierar varje post, till exempel e-post eller domän, och använd det vid importer och integrationer. Kontrollera listor före import och testa nya verktyg med några poster. Utse en person som ansvarar för CRM:ets korrekthet och rensa regelbundet.
Hur ofta bör ett litet företag rensa dubbletter i sitt CRM?
Det beror på hur snabbt nya poster kommer in. Varje månad kan fungera för team med jämn inflöde av leads, medan kvartalsvis kan räcka när data kommer in långsamt. Rensa också före och efter stora importer eller nya verktygskopplingar, eftersom de kan lägga till många poster på en gång.
Eller registrera dig med Google
