Résumé
- Une petite entreprise ayant des fiches en double a un projet de déduplication qui vaut la peine d'être lancé dès maintenant.
- À mesure que l'entreprise grandit, les données affluent depuis les formulaires, les imports et les nouveaux outils.
- Les doublons sont plus faciles à nettoyer avant qu'une équipe en croissance ne dépende de chaque fiche.
- Les correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine de l'entreprise sont un point de départ sûr pour le nettoyage.
- Dedupely détecte les doublons sans configuration et continue d'analyser votre CRM à mesure qu'il grandit.
Quand une entreprise est nouvelle ou encore petite, les doublons peuvent sembler un problème pour plus tard. Le CRM contient un nombre gérable de fiches, peu de personnes l'utilisent, et l'équipe connaît les clients par leur nom.
Il n'existe toutefois ni grands ni petits projets de dédoublonnage. Si vos données contiennent déjà des doublons, le travail est réel et il grandit avec l'entreprise. Dans cet article, vous verrez pourquoi la taille n'est pas le bon critère, pourquoi agir tôt rapporte et comment démarrer sans grand plan.
Petit est une étape de la croissance
Aucun nombre de fiches ou de salariés ne rend une entreprise assez petite pour se passer de dédoublonnage. Une équipe de quelques personnes peut avoir un CRM désordonné, et une équipe bien plus grande peut en avoir un propre.
Ce qui compte, ce sont les données que vous avez et celles qui arrivent. Si vous démarrez et voyez déjà des doublons, c'est le signal qu'il faut agir.
Pourquoi la taille de la base n'est pas le bon indicateur
Une petite base peut tout de même cacher des doublons qui coûtent cher. Un client présent dans deux fiches peut recevoir deux factures, deux relances ou aucune. Un prospect présent dans deux fiches peut être appelé par deux personnes le même jour.
L'effort dépend surtout de la facilité à distinguer les enregistrements, plus que de leur nombre. Quelques centaines d'enregistrements aux doublons incertains peuvent prendre plus de temps que des milliers de correspondances exactes.
La croissance apporte plus de données entrantes
Plus vous grandissez, plus vous recevez de données entrantes. Chaque étape de croissance ajoute en général une nouvelle source d'enregistrements :
- Plus de contenus marketing : de nouveaux formulaires, pages de destination et campagnes, qui créent chacun des contacts.
- Plus de personnes : de nouveaux arrivants qui saisissent les fiches à leur façon, souvent avant que quiconque ne se soit accordé sur un format.
- Autres outils : une nouvelle plateforme e-mail, un outil de réservation ou une application de facturation synchronisée avec le CRM.
- Autres listes : participants à des événements, listes de partenaires et tableurs importés à la hâte.
Chaque source a sa propre façon de déterminer si une fiche existe déjà. Pourquoi votre CRM continue à créer des doublons détaille ces causes plus en profondeur.
Pourquoi agir maintenant coûte moins cher
Les doublons actuels deviennent partie intégrante de chaque rapport, workflow et intégration que vous ajouterez ensuite. Plus ils restent, plus il y a de choses qui en dépendent. Reporter la déduplication ajoute à ce que vous devrez nettoyer.
Au début, vous connaissez aussi vos clients. Vous pouvez encore comparer deux fiches et dire s'il s'agit de la même personne, ce qui devient plus difficile à mesure que l'équipe grandit.
Les règles sont aussi plus faciles à fixer tôt. Une équipe de quelques personnes peut s'accorder sur ce qu'est un doublon en une seule discussion, avant que les habitudes ne s'installent.
Commencer sans grand plan
Exemple de workflow : après l'import d'une liste d'événement, filtrez les nouveaux contacts par source et comparez-les aux clients existants. Vérifiez les boîtes partagées, définissez le propriétaire et les règles de désinscription, puis testez un petit lot confirmé avant le prochain envoi.
Démarrer ne nécessite pas un long plan de projet. Il faut quelques décisions, prises une fois et consignées par écrit.
Définissez ce qui constitue un doublon
Ce qu'est un doublon dépend du cas. Deux contacts avec le même e-mail sont généralement une seule personne, alors que deux personnes partageant info@ pourraient ne pas l'être. Définissez ce qu'est un doublon pour votre activité.
Commencez par les doublons évidents
Commencez par les correspondances exactes sur le champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail pour les personnes et le domaine du site pour les entreprises. Ce sont les fusions les plus faciles à valider. Combinez ensuite les champs, comme le nom et le téléphone, pour le reste.
Décidez quelle valeur l'emporte
Lorsque deux enregistrements se contredisent, décidez quelle valeur conserver : la plus récente, la plus complète ou celle de la source de confiance. Le propriétaire et les préférences e-mail méritent le plus d'attention.
Rejetez ce qui n'est pas un doublon
Certaines correspondances sont des personnes ou entreprises distinctes qui partagent des données. Ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain qu'il ne s'agit pas d'un doublon, car elle ne réapparaîtra pas dans les recherches suivantes.
Bonnes habitudes à mettre en place maintenant, et ce qu'elles font gagner plus tard
| Habitude | À quoi cela ressemble | Ce qu'elle vous fait gagner en grandissant |
|---|---|---|
| Un seul champ identifie chaque fiche | E-mail pour les personnes, domaine pour les entreprises | Les imports et intégrations mettent à jour les fiches au lieu d'en créer de nouvelles |
| Vérifier les listes avant l'import | Recherchez les doublons dans le fichier et dans le CRM | Un seul import ne crée pas des centaines de doublons |
| Vérifiez chaque nouvel outil | Découvrez comment l'outil détermine qu'une fiche existe déjà | Les nouveaux outils ne deviennent pas une source constante de doublons |
| Une personne est responsable de l'exactitude du CRM | Un responsable désigné, même à temps partiel | On remarque quand les doublons commencent à augmenter |
| Un rythme de nettoyage régulier | Mensuel ou trimestriel, selon la vitesse d'arrivée des données | Les doublons restent assez peu nombreux pour être examinés |
Gardez un rythme à mesure que l'entreprise grandit
De nouveaux doublons peuvent continuer d'apparaître tant que des données arrivent. Un nettoyage régulier les maintient à un niveau bas, et la fusion automatique peut traiter les correspondances dont vous êtes certain.
Le bon rythme dépend de la vitesse à laquelle arrivent les nouveaux enregistrements. À quelle fréquence dédupliquer vous aide à en choisir un adapté.
Comment Dedupely aide les petites entreprises à garder des données propres à mesure qu'elles grandissent
Dedupely détecte les doublons sans configuration, vous permet de créer vos propres recherches de doublons, de définir les valeurs à conserver et de prévisualiser chaque fusion. Par défaut, il exclut des résultats principaux les correspondances risquées, comme les ensembles de plus de 20 fiches. Une fois vos règles testées, vous pouvez fusionner automatiquement les nouveaux doublons dont vous êtes certain, comme les correspondances exactes d'e-mail.
Nettoyez maintenant, avant que la croissance n'en ajoute
Une petite entreprise n'a pas un petit problème de déduplication. Si les données contiennent déjà des doublons, le travail est réel, et les données entrantes qui accompagnent la croissance s'y ajoutent.
Agir maintenant, alors que vous connaissez encore bien vos clients, est le moment le plus simple pour définir les règles. Une définition claire du doublon, quelques bonnes habitudes et un rythme régulier gardent le CRM utile à mesure que l'entreprise grandit.
Questions fréquentes
Une petite entreprise doit-elle dédoublonner son CRM ?
Oui, si le CRM contient déjà des doublons. La taille ne décide pas si la déduplication en vaut la peine : ce sont les données qui décident. Les doublons d'une petite base provoquent tout de même des relances en double et des rapports faux, et à mesure que l'activité grandit, les nouvelles données s'y ajoutent.
À quel moment une startup doit-elle commencer à nettoyer ses données CRM ?
Dès que vous repérez des doublons, car au début vous connaissez suffisamment vos clients pour savoir si deux fiches correspondent à la même personne. Peu de rapports ou d'intégrations dépendent encore des données. Attendre, c'est laisser chaque nouvel outil, recrutement et campagne ajouter des fiches à nettoyer.
Comment nettoyer les doublons dans un petit CRM ?
Définissez ce qui constitue un doublon pour votre activité, puis commencez par les correspondances exactes sur l'e-mail pour les personnes et sur le domaine pour les entreprises. Combinez ensuite des champs comme le nom et le téléphone pour le reste. Décidez quelle valeur l'emporte en cas de divergence, et rejetez les correspondances qui concernent des personnes ou des entreprises distinctes.
Comment éviter les doublons quand une petite entreprise grandit ?
Choisissez un champ qui identifie chaque enregistrement, comme l'e-mail ou le domaine, et utilisez-le pour les imports et les intégrations. Vérifiez les listes avant import et testez les nouveaux outils sur quelques enregistrements. Désignez une personne responsable de la fiabilité du CRM et nettoyez à un rythme régulier.
À quelle fréquence une petite entreprise doit-elle dédoublonner son CRM ?
Cela dépend de la vitesse d'arrivée des nouvelles fiches. Un rythme mensuel peut convenir aux équipes qui reçoivent des prospects régulièrement, tandis qu'un rythme trimestriel suffit lorsque les données arrivent lentement. Nettoyez aussi avant et après les gros imports ou la connexion de nouveaux outils, car ils peuvent ajouter de nombreuses fiches d'un coup.
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