TL;DR
- Os duplicados em organizações sem fins lucrativos começam muitas vezes quando várias ferramentas criam, cada uma, os seus próprios registos de apoiantes.
- Um apoiante dividido por vários registos pode mostrar apenas uma fração do seu histórico real de donativos.
- Se um agregado familiar é um registo ou vários depende da forma como a sua equipa angaria fundos.
- As correspondências exatas de email são uma boa primeira ronda de limpeza, à exceção dos emails partilhados por famílias.
- O Dedupely encontra registos duplicados de apoiantes e mantém as respetivas atividades e associações ao fundi-los.
As equipas de organizações sem fins lucrativos dedicam muito trabalho a cada relação. Um doador recebe um agradecimento pessoal e um voluntário recebe um telefonema antes do próximo turno. Um convidado de um evento recebe um seguimento depois do gala.
Os duplicados desfazem discretamente parte desse trabalho. O mesmo apoiante está em três registos, cada um com parte da sua história, e a equipa passa horas a reconstituí-la.
Neste artigo, vai ver de onde vêm os duplicados nas organizações sem fins lucrativos e quanto custam à sua equipa. Vai ver também o que conta como duplicado para doadores, agregados familiares, convidados e voluntários, e por onde começar.
De onde vêm os duplicados num CRM de organização sem fins lucrativos
A configuração de cada organização é diferente, por isso as causas variam. Estas quatro surgem com frequência.
Donativos de vários canais
Formulários de donativos online, campanhas peer-to-peer, cheques pelo correio e donativos recorrentes podem chegar ao CRM, cada um à sua maneira. Se um doador oferece online com um email pessoal e por cheque com um endereço profissional, podem surgir dois registos.
Eventos e bilhética
Galas, corridas e eventos comunitários trazem listas de convidados, muitas vezes de uma ferramenta de bilheteira ou de uma folha de cálculo. Uma pessoa compra bilhetes para uma mesa, e os convidados chegam com dados incompletos. Listas de eventos são uma fonte comum de duplicados em qualquer CRM.
Inscrições de voluntários
Os voluntários inscrevem-se muitas vezes através do seu próprio formulário ou de uma ferramenta de agendamento separada. Um doador de longa data que começa a fazer voluntariado pode aparecer como uma nova pessoa, sem ligação aos seus donativos.
Importações de sistemas antigos e folhas de cálculo
Algumas ONG mudaram de base de dados ou mantiveram listas em folhas de cálculo durante anos. Cada importação que não encontra um registo existente cria um novo.
O custo dos duplicados numa organização sem fins lucrativos
As equipas das organizações sem fins lucrativos acumulam várias funções, por isso cada hora conta. Os duplicados roubam essas horas em pequenas parcelas que passam facilmente despercebidas.
- Tempo gasto na reconciliação: a equipa compara registos manualmente antes de um envio, de um relatório para a administração ou de um extrato de fim de ano.
- Histórico dividido em partes: um apoiante que doou cinco vezes pode parecer um doador de primeira vez num único registo.
- Agradecimentos trocados: um doador recebe dois agradecimentos, ou nenhum, consoante o registo onde o donativo foi associado.
- Sinais perdidos: um grande doador pode ficar oculto quando os seus donativos, eventos e horas de voluntariado estão em registos separados.
- Preferências de comunicação: uma recusa num registo pode não impedir o envio de correio para o outro.
Com o tempo, o custo é a confiança. Quando a equipa de desenvolvimento deixa de acreditar nos totais de donativos, mantém as suas próprias folhas de cálculo, e o CRM fica cada vez mais para trás.
O que conta como um apoiante duplicado?
O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma organização sem fins lucrativos considera duplicado pode não o ser para outra.
Doadores
Um doador registado duas vezes é o caso mais claro: a mesma pessoa, os mesmos donativos, dois registos. Os casos mais difíceis são um doador que doa a título pessoal e através de uma fundação familiar, ou através de um donativo equiparado da entidade patronal.
Agregados familiares
Parceiros que doam em conjunto podem partilhar uma morada, um telefone e, por vezes, um e-mail. Algumas equipas solicitam e agradecem ao agregado familiar como uma só unidade; outras registam os donativos de cada pessoa separadamente. Registos que partilham um agregado familiar nem sempre são duplicados, por isso decida isto antes de qualquer fusão em massa.
Participantes em eventos
Um convidado registado por outra pessoa pode chegar com o email do comprador. Comparar apenas pelo email fundiria duas pessoas diferentes.
Voluntários
Um voluntário que também doa é uma pessoa com dois papéis. Muitas equipas querem um único registo que mostre ambos, para que a relação fique visível num só lugar.
Registos de apoiantes num relance
| Registo | De onde vêm os duplicados | Corresponder primeiro por | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Doadores | Formulários online, cheques, donativos recorrentes, importações | E-mail exato, depois nome com morada postal | Donativos através de uma fundação ou de uma entidade empregadora |
| Agregados familiares | Ofertas conjuntas, listas de correio | Morada postal com apelido | Parceiros que a sua equipa acompanha separadamente |
| Participantes em eventos | Ferramentas de bilhética, listas de convidados | E-mail exato, depois nome com telefone | Convidados registados com o email do comprador |
| Voluntários | Formulários de inscrição, ferramentas de agendamento | E-mail exato, depois nome com telefone | Emails de família partilhados |
Por onde começar a limpeza
A limpeza numa organização sem fins lucrativos não precisa de um plano longo para arrancar. Precisa de algumas decisões tomadas à partida.
Comece pelos duplicados óbvios
Comece pelas correspondências exatas por e-mail. São os duplicados menos suscetíveis de gerar debate na equipa, e fundi-los reduz o restante trabalho. Analise primeiro qualquer conjunto que partilhe um e-mail familiar ou o e-mail de um comprador de bilhetes.
Depois, faça a correspondência de pessoas sem o mesmo email
Combine o nome com um campo estável, como a morada postal ou o telefone. Reveja estas correspondências antes de fundir, porque agregados familiares e convidados de eventos podem parecer semelhantes.
Decida o que cada fusão mantém
Antes da primeira fusão, acorde o que o registo que fica deve conter. O histórico de donativos, os detalhes de donativos recorrentes, as preferências de comunicação e os cancelamentos de subscrição merecem mais cuidado.
Rejeite o que não é duplicado
Parceiros que acompanha separadamente ou convidados registados por outra pessoa podem continuar a aparecer como correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, pois não voltará a aparecer em pesquisas posteriores.
Mantenha no calendário
Novos donativos, eventos e voluntários continuam a chegar, por isso os duplicados voltam. Escolha um ritmo que se adapte às suas épocas mais intensas, como antes dos apelos de fim de ano. Com que frequência deduplicar depende da rapidez com que chegam novos registos.
Como a Dedupely ajuda as organizações sem fins lucrativos a manter um registo por apoiante
Quando os apoiantes estão guardados como contactos num CRM suportado, a Dedupely permite pesquisar por e-mail, nome, telefone ou morada. Reveja as correspondências por agregado familiar, escolha que valores prevalecem e pré-visualize a fusão. Verifique as ligações de doações e eventos separadamente: o suporte a registos de contactos não implica suporte para todos os objetos ou plataformas de angariação de fundos.
Devolva tempo aos seus apoiantes
Os duplicados em organizações sem fins lucrativos vêm dos mesmos sítios que trazem apoio: donativos, eventos, inscrições de voluntários e importações antigas. Cada origem faz sentido por si, e juntas dividem um apoiante por vários registos.
O esforço da sua equipa em cada relação merece um registo que mostre tudo. Definir o que conta como duplicado, começando pelos casos óbvios e protegendo o histórico de donativos, transforma horas de reconciliação em tempo dedicado aos apoiantes.
Perguntas frequentes
Como encontra registos de doadores duplicados?
Comece pelas correspondências exatas de email, que costumam ser os duplicados mais seguros de fundir. Depois, associe os doadores pelo nome combinado com um campo estável, como a morada postal ou o número de telefone. Reveja essas correspondências antes da fusão, pois parceiros do mesmo agregado familiar e convidados registados por outra pessoa podem partilhar os mesmos dados.
Os membros de um mesmo agregado familiar devem ser fundidos num único registo de doador?
Depende de como a sua equipa angaria fundos. Algumas organizações sem fins lucrativos pedem e agradecem a um agregado familiar como uma única unidade, enquanto outras registam separadamente os donativos de cada pessoa. Decida que visão precisa e aplique-a a todos os agregados, rejeitando correspondências entre parceiros que mantém separados.
Porque é que o nosso CRM de organização sem fins lucrativos tem tantos duplicados?
Muitas vezes porque várias ferramentas criam registos: formulários de donativos, ferramentas de bilhética, inscrições de voluntários e importações de bases de dados ou folhas de cálculo antigas. Quando uma ferramenta não encontra um apoiante existente, por exemplo porque usou outro email, cria um novo registo. Cada fonte acrescenta a sua parte.
O que deve verificar antes de fundir registos de doadores?
Verifique se o histórico de donativos, os detalhes de donativos recorrentes e as preferências de comunicação ficam no registo que sobrevive. Os pedidos de exclusão de contacto exigem cuidado especial, pois perder um significa contactar alguém que pediu para parar. Guarde um registo dos valores originais antes de uma fusão grande, porque muitas fusões no CRM não podem ser desfeitas.
Com que frequência deve uma organização sem fins lucrativos limpar a sua base de dados de doadores?
Depende da rapidez com que chegam novos registos. Um bom ritmo acompanha as épocas de maior movimento, como antes dos apelos de fim de ano e depois de grandes eventos. Organizações com donativos online constantes e eventos frequentes podem precisar de limpezas mais frequentes, ou de fusão automática para os duplicados de que têm certeza.
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