TL;DR
- Dubbletter i ideella organisationer uppstår ofta när flera verktyg var och ett skapar egna supporterposter.
- En givare som är uppdelad över flera poster kan visa bara en bråkdel av sin verkliga givarhistorik.
- Om ett hushåll är en eller flera poster beror på hur ert team samlar in pengar.
- Exakta e-postmatchningar är en bra första städomgång, utom delade familje-e-postadresser.
- Dedupely hittar dubbletter av supporterposter och behåller aktiviteter och kopplingar vid sammanslagning.
Ideella organisationer lägger mycket arbete på varje relation. En givare får ett personligt tack och en volontär får ett samtal innan nästa pass. En gäst på ett evenemang får en uppföljning efter galan.
Dubbletter ogör tyst en del av det arbetet. Samma supporter finns i tre poster, var och en med en del av deras historia, och personalen lägger timmar på att pussla ihop den igen.
I det här inlägget ser du var dubbletter i ideella organisationer kommer ifrån och vad de kostar ert team. Du ser också vad som räknas som dubblett för givare, hushåll, gäster och volontärer, och var du ska börja.
Var dubbletter uppstår i ett ideellt CRM
Varje organisations upplägg är olika, så orsakerna varierar. Dessa fyra återkommer ofta.
Donationer från flera kanaler
Donationsformulär online, insamlingskampanjer från person till person, utskickade checkar och återkommande gåvor kan nå CRM:et på sitt eget sätt. Om en givare ger online med privat e-post och med check till en jobbadress kan två poster uppstå.
Evenemang och biljettförsäljning
Galor, lopp och gemenskapsevenemang tar in gästlistor, ofta från ett biljettverktyg eller ett kalkylblad. En person köper biljetter till ett bord, och gäster kommer med ofullständiga uppgifter. Eventlistor är en vanlig källa till dubbletter i alla CRM.
Anmälningar från volontärer
Volontärer registrerar sig ofta via ett eget formulär eller ett separat bokningsverktyg. En långvarig givare som börjar volontärarbeta kan dyka upp som en ny person, utan koppling till sina gåvor.
Import från tidigare system och kalkylblad
Vissa ideella organisationer har flyttat mellan databaser, eller har haft listor i kalkylblad i flera år. Varje import som inte hittar en befintlig post skapar en ny.
Vad dubbletter kostar ett ideellt team
Personal i ideella organisationer har ofta flera roller, så varje timme räknas. Dubbletter tar dessa timmar i små bitar som lätt missas.
- Tid som går åt till avstämning: personal jämför poster för hand före ett utskick, en styrelserapport eller ett årsbokslut.
- Gåvohistorik uppdelad i delar: en givare som gett fem gånger kan se ut som en förstagångsgivare i en post.
- Förväxlade tackbrev: en givare får två kvitton, eller inget, beroende på vilken post gåvan landade på.
- Missade signaler: en större gåvogivare kan förbli dold när gåvor, evenemang och volontärtimmar ligger i separata poster.
- Kommunikationsinställningar: en avregistrering på en post stoppar kanske inte utskick till den andra.
Med tiden blir kostnaden förtroende. När utvecklingspersonalen slutar tro på givarsummorna håller de sina egna kalkylblad, och CRM:et hamnar allt längre efter.
Vad räknas som en dubblerad supporter?
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det en ideell organisation anser vara en dubblett kanske inte en annan gör.
Givare
En givare som registrerats två gånger är det tydligaste fallet: samma person, samma gåvor, två poster. De svårare fallen är en givare som ger både privat och via en familjestiftelse, eller via en arbetsgivares matchningsgåva.
Hushåll
Partner som ger tillsammans kan dela adress, telefon och ibland e-post. Vissa team vänder sig till och tackar hushållet som en enhet; andra följer varje persons givande separat. Poster som delar hushåll är inte alltid dubbletter, så bestäm detta före varje massammanslagning.
Eventdeltagare
En gäst som registrerats av någon annan kan komma in med köparens e-postadress. Att matcha enbart på e-post skulle slå ihop två olika personer.
Volontärer
En volontär som också donerar är en person med två roller. Många team vill ha en post som visar båda, så relationen syns på ett ställe.
Stödgivarposter i korthet
| Post | Var duplikat kommer från | Matcha först på | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Givare | Webbformulär, kontroller, återkommande gåvor, importer | Exakt e-post, sedan namn med postadress | Gåvor via stiftelse eller arbetsgivare |
| Hushåll | Gemensamma gåvor, utskickslistor | Postadress med efternamn | Partners som ditt team följer separat |
| Eventdeltagare | Biljettverktyg, gästlistor | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Gäster registrerade med köparens e-postadress |
| Volontärer | Anmälningsformulär, bokningsverktyg | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Delade e-postadresser i familjen |
Var städningen ska börja
En rensning för ideella organisationer behöver ingen lång plan för att komma igång. Den behöver några beslut i förväg.
Börja med de uppenbara dubbletterna
Börja med exakta matchningar på e-post. De är de dubbletter ditt team minst sannolikt diskuterar, och att slå ihop dem minskar resten av arbetet. Granska först alla grupper som delar en familjs e-post eller en biljettköpares e-post.
Matcha sedan personer utan samma e-postadress
Kombinera namn med ett fält som är stabilt, till exempel postadress eller telefon. Granska dessa matchningar innan sammanslagning, eftersom hushåll och evenemangsgäster kan se likadana ut.
Bestäm vad varje sammanslagning behåller
Innan första sammanslagningen, kom överens om vad den kvarvarande posten ska innehålla. Gåvohistorik, uppgifter om återkommande gåvor, kommunikationspreferenser och avregistreringar kräver mest omsorg.
Avvisa det som inte är en dublett
Partners du följer separat eller gäster som registrerats av någon annan kan fortsätta dyka upp som träffar. Avvisa en träff först när du är säker på att den inte är en dubblett, eftersom den inte återkommer i senare sökningar.
Ha det i kalendern
Nya gåvor, evenemang och volontärer fortsätter att komma in, så dubbletter återkommer. Välj en rytm som passar dina mest intensiva perioder, till exempel före årsslutsappellerna. Hur ofta man ska deduplicera beror på hur snabbt nya poster kommer in.
Så hjälper Dedupely ideella organisationer att hålla en post per supporter
När givare lagras som kontakter i ett stött CRM kan du i Dedupely söka på e-post, namn, telefon eller adress. Granska hushållsmatchningar, välj vilka värden som vinner och förhandsgranska sammanslagningen. Kontrollera donations- och eventlänkar separat: stöd för kontaktposter innebär inte stöd för alla insamlingsobjekt eller plattformar.
Ge tillbaka tid till din supportpersonal
Dubbletter i ideella organisationer kommer från samma källor som ger stöd: donationer, evenemang, frivilliganmälningar och gamla importer. Varje källa är logisk på egen hand, men tillsammans delar de upp en givare över flera poster.
Den insats ditt team lägger ner i varje relation förtjänar en post som visar all den. Att bestämma vad som räknas som dubblett, börja med de uppenbara och skydda gåvohistoriken förvandlar timmar av avstämning till tid med givarna.
Vanliga frågor
Hur hittar du dubbletter av donatorposter?
Börja med exakta e-postmatchningar, som oftast är de säkraste dubbletterna att slå ihop. Matcha sedan givare på namn i kombination med ett stabilt fält, till exempel postadress eller telefonnummer. Granska matchningarna innan du slår ihop, eftersom partner i samma hushåll och gäster som registrerats av någon annan kan dela samma uppgifter.
Ska hushållsmedlemmar slås ihop till en givarpost?
Det beror på hur ert team samlar in medel. Vissa ideella organisationer vänder sig till och tackar ett hushåll som en enhet, medan andra följer varje persons givande separat. Bestäm vilken vy ni behöver och tillämpa den på alla hushåll, och avvisa matchningar mellan partner ni håller isär.
Varför har vårt ideella CRM så många dubbletter?
Ofta för att flera verktyg skapar poster: donationsformulär, biljettsystem, anmälningar till volontärer och importer från äldre databaser eller kalkylblad. När ett verktyg inte hittar en befintlig supporter, till exempel för att personen använde en annan e-post, skapar det en ny post. Varje källa bidrar med sin del.
Vad bör du kontrollera innan du slår samman givarposter?
Kontrollera att gåvohistorik, uppgifter om återkommande gåvor och kommunikationspreferenser hamnar på den kvarvarande posten. Avregistreringar kräver särskild omsorg, eftersom det går fel om någon som bett dig sluta kontaktas. Spara de ursprungliga värdena innan en stor sammanslagning, eftersom många CRM-sammanslagningar inte kan ångras.
Hur ofta bör en ideell organisation städa sin givardatabas?
Det beror på hur snabbt nya poster kommer in. En bra rytm följer dina mest intensiva perioder, till exempel före årsslutsinsamlingar och efter stora evenemang. Organisationer med stabila onlinegåvor och många evenemang kan behöva tätare rensningar, eller automatisk sammanslagning för dubbletter de är säkra på.
Eller registrera dig med Google
Salesforce AppExchange 
