TL;DR
- Los duplicados en entidades sin ánimo de lucro suelen surgir cuando varias herramientas crean cada una sus propios registros de donantes.
- Un colaborador repartido entre varios registros puede mostrar solo una parte de su historial real de donaciones.
- Que un hogar sea un único registro o varios depende de cómo recaude fondos su equipo.
- Las coincidencias exactas de correo son una buena primera ronda de limpieza, salvo los correos familiares compartidos.
- Dedupely encuentra registros de simpatizantes duplicados y conserva sus actividades y asociaciones al fusionarlos.
Los equipos de organizaciones sin ánimo de lucro dedican mucho trabajo a cada relación. Un donante recibe un agradecimiento personal y un voluntario recibe una llamada antes de su próximo turno. Un asistente a un evento recibe un seguimiento después de la gala.
Los duplicados deshacen en silencio parte de ese trabajo. El mismo donante aparece en tres registros, cada uno con parte de su historia, y el equipo dedica horas a reconstruirla.
En este artículo verá de dónde proceden los duplicados en las organizaciones sin ánimo de lucro y qué le cuestan a su equipo. También verá qué se considera duplicado para donantes, hogares, invitados y voluntarios, y por dónde empezar.
De dónde surgen los duplicados en un CRM de una ONG
La configuración de cada organización es distinta, así que las causas varían. Estas cuatro aparecen con frecuencia.
Donaciones de varios canales
Los formularios de donación en línea, las campañas entre particulares, los cheques por correo y los donativos recurrentes pueden llegar al CRM cada uno a su manera. Si un donante da en línea con un correo personal y por cheque con una dirección de trabajo, pueden aparecer dos registros.
Eventos y venta de entradas
Las galas, carreras y eventos comunitarios reciben listas de invitados, a menudo de una herramienta de venta de entradas o de una hoja de cálculo. Una persona compra entradas para una mesa, y los invitados llegan con datos parciales. Listas de eventos son una fuente habitual de duplicados en cualquier CRM.
Inscripciones de voluntarios
Los voluntarios suelen darse de alta a través de su propio formulario o de una herramienta de citas independiente. Un donante de larga data que empieza a ser voluntario puede aparecer como una persona nueva, sin vínculo con sus donaciones.
Importaciones de sistemas antiguos y hojas de cálculo
Algunas ONG han cambiado de base de datos o han mantenido listas en hojas de cálculo durante años. Cada importación que no encuentra un registro existente crea uno nuevo.
Lo que cuestan los duplicados a un equipo de una ONG
El personal de las organizaciones sin ánimo de lucro suele asumir varias funciones, así que cada hora cuenta. Los duplicados se comen esas horas en pequeñas porciones que es fácil pasar por alto.
- Tiempo dedicado a conciliar: el personal compara registros a mano antes de un envío masivo, un informe para el consejo o un resumen de fin de año.
- Historial de donaciones dividido en partes: un donante que dio cinco veces puede parecer un donante primerizo en un registro.
- Agradecimientos mezclados: un donante recibe dos agradecimientos, o ninguno, según en qué registro quedó anotado el donativo.
- Señales perdidas: un prospecto de donaciones importantes puede pasar desapercibido cuando sus donativos, eventos y horas de voluntariado están en registros separados.
- Preferencias de comunicación: una baja en un registro puede no impedir que el correo llegue al otro.
Con el tiempo, el coste es la confianza. Cuando el personal de desarrollo deja de creer en los totales de donativos, lleva sus propias hojas de cálculo y el CRM se queda cada vez más atrás.
¿Qué se considera un donante duplicado?
Lo que se considera duplicado depende de cada caso. Lo que una entidad sin ánimo de lucro considera duplicado, otra puede no considerarlo así.
Donantes
Un donante introducido dos veces es el caso más claro: la misma persona, los mismos donativos y dos registros. Los casos más difíciles son un donante que da a título personal y a través de una fundación familiar, o mediante una donación de su empresa.
Hogares
Las parejas que donan juntas pueden compartir dirección, teléfono y a veces correo. Algunos equipos piden donativos y agradecen al hogar como una unidad; otros registran las donaciones de cada persona por separado. Registros que comparten unidad familiar no siempre son duplicados, así que decida esto antes de cualquier fusión masiva.
Asistentes a eventos
Un invitado inscrito por otra persona puede llegar con el correo del comprador. Cotejar solo por correo fusionaría a dos personas distintas.
Voluntarios
Un voluntario que además dona es una sola persona con dos roles. Muchos equipos quieren un único registro que muestre ambos, para que la relación sea visible en un solo lugar.
Registros de simpatizantes de un vistazo
| Registro | Dónde proceden los duplicados | Coincidir por nombre de pila | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Donantes | Formularios online, cheques, donaciones recurrentes, importaciones | Correo exacto, luego nombre con dirección postal | Donaciones a través de una fundación o de una empresa |
| Hogares | Regalos conjuntos, listas de correo | Dirección postal con apellido | Socios que su equipo sigue por separado |
| Asistentes a eventos | Herramientas de tickets, listas de invitados | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Invitados registrados con el correo del comprador |
| Voluntarios | Formularios de registro, herramientas de reserva de citas | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Correos compartidos de familia |
Por dónde empezar la limpieza
Una limpieza en una ONG no necesita un plan largo para empezar. Necesita algunas decisiones tomadas de antemano.
Empiece por los duplicados evidentes
Empiece por las coincidencias exactas de email. Son los duplicados que menos discutirá su equipo, y fusionarlos reduce el resto del trabajo. Revise antes cualquier conjunto que comparta un email familiar o el email de quien compra entradas.
Después cruza personas que no comparten el mismo correo
Combinar el nombre con un campo estable, como la dirección postal o el teléfono. Revisar estas coincidencias antes de fusionar, ya que los miembros de un hogar y los asistentes a eventos pueden parecerse.
Decida qué conserva cada fusión
Antes de la primera fusión, acuerde con su equipo qué debe contener el registro superviviente. El historial de donativos, los datos de donaciones periódicas, las preferencias de comunicación y las bajas merecen el máximo cuidado.
Rechaza lo que no sea un duplicado
Los socios que sigue por separado o los invitados registrados por otra persona pueden seguir apareciendo como coincidencias. Rechace una coincidencia solo cuando esté seguro de que no es un duplicado, ya que no volverá a aparecer en búsquedas posteriores.
Inclúyelo en el calendario
Llegan constantemente nuevos donativos, eventos y voluntarios, así que los duplicados vuelven. Elige un ritmo que se adapte a tus temporadas más intensas, como antes de las campañas de fin de año. Con qué frecuencia deduplicar depende de la rapidez con que lleguen nuevos registros.
Cómo Dedupely ayuda a las ONG a mantener un registro por donante
Cuando los donantes se guardan como contactos en un CRM compatible, Dedupely te permite buscar por correo, nombre, teléfono o dirección. Revisa las coincidencias de hogar, elige qué valores prevalecen y previsualiza la fusión. Comprueba por separado los enlaces de donaciones y eventos: que se admitan registros de contacto no implica que se admitan todos los objetos o plataformas de captación de fondos.
Devuelva tiempo a sus colaboradores
Los duplicados en organizaciones sin ánimo de lucro vienen de los mismos lugares que traen apoyo: donativos, eventos, altas de voluntarios e importaciones antiguas. Cada origen tiene sentido por sí solo, pero juntos dividen a un mismo socio en varios registros.
El esfuerzo que tu equipo dedica a cada relación merece un registro que lo muestre todo. Decidir qué cuenta como duplicado, empezando por los evidentes y protegiendo el historial de donaciones, convierte horas de conciliación en tiempo dedicado a los donantes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentras registros duplicados de donantes?
Empiece por las coincidencias exactas de correo, que suelen ser los duplicados más seguros de fusionar. Después cruce a los donantes por nombre combinado con un dato estable, como la dirección postal o el teléfono. Revise esas coincidencias antes de fusionar, ya que los socios de un mismo hogar y los invitados inscritos por otra persona pueden compartir los mismos datos.
¿Deben fusionarse los miembros de un mismo hogar en un solo registro de donante?
Depende de cómo recauda su equipo. Algunas ONG solicitan y agradecen a un hogar como una sola unidad, mientras que otras registran por separado el donativo de cada persona. Decida qué vista necesita y aplíquela a todos los hogares, rechazando las coincidencias entre socios que mantiene separados.
¿Por qué nuestro CRM de organizaciones sin ánimo de lucro tiene tantos duplicados?
Suele deberse a que varias herramientas crean registros: formularios de donaciones, herramientas de venta de entradas, altas de voluntarios e importaciones de bases de datos antiguas u hojas de cálculo. Cuando una herramienta no encuentra un donante existente, por ejemplo porque usó otro correo, crea un registro nuevo. Cada fuente aporta su parte.
¿Qué debe revisar antes de fusionar registros de donantes?
Comprueba que el historial de donaciones, los datos de donaciones periódicas y las preferencias de comunicación acaban en el registro que se conserva. Las bajas requieren especial cuidado, porque perder una implica volver a contactar a alguien que pidió no recibir comunicaciones. Guarda los valores originales antes de una fusión masiva, porque muchas fusiones del CRM no se pueden deshacer.
¿Con qué frecuencia debe una ONG limpiar su base de datos de donantes?
Depende de la velocidad a la que lleguen los registros nuevos. Un ritmo adecuado sigue sus temporadas de más actividad, como antes de las campañas de fin de año y tras grandes eventos. Las organizaciones con donaciones online constantes y eventos frecuentes pueden necesitar limpiezas más frecuentes, o fusiones automáticas de los duplicados que tenga claros.
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