TL;DR
- Dubletten bei gemeinnützigen Organisationen entstehen oft, wenn mehrere Tools jeweils eigene Unterstützerdatensätze anlegen.
- Wenn ein Unterstützer auf mehrere Datensätze verteilt ist, zeigt die Spendenhistorie nur einen Bruchteil seiner tatsächlichen Gaben.
- Ob ein Haushalt ein oder mehrere Datensätze umfasst, hängt davon ab, wie Ihr Team Spenden sammelt.
- Exakte E-Mail-Übereinstimmungen sind ein guter erster Bereinigungsschritt, abgesehen von gemeinsam genutzten Familien-E-Mail-Adressen.
- Dedupely findet doppelte Unterstützer-Datensätze und behält beim Zusammenführen Aktivitäten und Verknüpfungen.
Teams von gemeinnützigen Organisationen investieren viel Arbeit in jede Beziehung. Spender erhalten einen persönlichen Dank, Ehrenamtliche einen Anruf vor dem nächsten Einsatz und Eventgäste ein Follow-up nach der Gala.
Dubletten machen einen Teil dieser Arbeit still zunichte. Derselbe Unterstützer steht in drei Datensätzen, jeder mit einem Teil seiner Geschichte, und das Team verbringt Stunden damit, alles wieder zusammenzusetzen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, woher Duplikate bei gemeinnützigen Organisationen kommen und was sie Ihr Team kosten. Außerdem sehen Sie, was bei Spendern, Haushalten, Gästen und Ehrenamtlichen als Duplikat gilt und wo Sie anfangen sollten.
Woher Dubletten im CRM gemeinnütziger Organisationen kommen
Jede Organisation ist anders aufgebaut, daher sind die Ursachen verschieden. Diese vier treten häufig auf.
Spenden aus mehreren Kanälen
Online-Spendenformulare, Peer-to-Peer-Kampagnen, Schecks per Post und Daueraufträge können jeweils auf eigenem Weg im CRM landen. Gibt jemand online mit privater E-Mail und per Scheck mit Geschäftsadresse, können zwei Datensätze entstehen.
Events und Ticketing
Galas, Spendenläufe und Community-Events liefern Gästelisten, oft aus einem Ticket-Tool oder einer Tabelle. Eine Person kauft Tickets für einen Tisch, und die Gäste kommen mit unvollständigen Angaben. Veranstaltungslisten sind eine häufige Ursache für Dubletten in jedem CRM.
Anmeldungen Freiwilliger
Ehrenamtliche melden sich oft über ein eigenes Formular oder ein separates Termintool an. Ein langjähriger Spender, der sich ehrenamtlich engagiert, kann als neue Person erscheinen, ohne Verbindung zu seinen Spenden.
Importe aus früheren Systemen und Tabellen
Manche gemeinnützigen Organisationen sind zwischen Datenbanken gewechselt oder haben Listen jahrelang in Tabellen geführt. Jeder Import, der keinen vorhandenen Datensatz findet, legt einen neuen an.
Was Duplikate einem gemeinnützigen Team kosten
Mitarbeitende in Non-Profit-Organisationen tragen oft mehrere Hüte, daher zählt jede Stunde. Dubletten fressen diese Stunden in kleinen Happen, die leicht übersehen werden.
- Zeitaufwand für den Abgleich: Mitarbeitende gleichen Datensätze vor einem Mailing, einem Gremienbericht oder einer Jahresübersicht manuell ab.
- Spendenhistorie auf mehrere Teile verteilt: ein Spender, der fünfmal gegeben hat, kann in einem Datensatz wie ein Erstspender aussehen.
- Verwechselte Dankesschreiben: ein Spender erhält zwei Bestätigungen oder keine, je nachdem, auf welchem Datensatz die Spende gelandet ist.
- Verpasste Signale: ein wichtiger Großspender kann unsichtbar bleiben, wenn seine Spenden, Veranstaltungen und ehrenamtlichen Stunden in getrennten Datensätzen liegen.
- Kommunikationspräferenzen: ein Opt-out in einem Datensatz verhindert möglicherweise nicht, dass E-Mails an den anderen gesendet werden.
Mit der Zeit kostet es Vertrauen. Wenn die Fundraising-Teams den Spendensummen nicht mehr glauben, führen sie eigene Tabellen, und das CRM gerät weiter ins Hintertreffen.
Was zählt als doppelter Unterstützer?
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was eine gemeinnützige Organisation als Duplikat ansieht, sieht eine andere womöglich nicht so.
Spender
Ein zweimal erfasster Spender ist der klarste Fall: dieselbe Person, dieselben Spenden, zwei Datensätze. Schwieriger sind Spender, die persönlich und über eine Familienstiftung spenden, oder über eine Arbeitgeber-Spendenverdopplung.
Haushalte
Partner, die gemeinsam spenden, können eine Adresse, ein Telefon und manchmal eine E-Mail-Adresse teilen. Manche Teams sprechen den Haushalt als eine Einheit an und bedanken sich dort; andere erfassen die Spenden jeder Person getrennt. Datensätze eines Haushalts sind nicht immer Duplikate, legen Sie das daher vor jedem Bulk Merge fest.
Veranstaltungsteilnehmende
Ein Gast, der von jemand anderem angemeldet wurde, kann mit der E-Mail des Käufers auftauchen. Ein Abgleich allein über die E-Mail würde zwei verschiedene Personen zusammenführen.
Ehrenamtliche
Eine ehrenamtlich tätige Person, die auch spendet, ist eine Person mit zwei Rollen. Viele Teams wollen einen Datensatz, der beides zeigt, damit die Beziehung an einer Stelle sichtbar ist.
Unterstützerdatensätze auf einen Blick
| Datensatz | Woher Duplikate kommen | Nach Vorname abgleichen | Achten Sie auf |
|---|---|---|---|
| Spender | Online-Formulare, Prüfungen, wiederkehrende Spenden, Importe | Exakte E-Mail, dann Name mit Postanschrift | Spenden über eine Stiftung oder einen Arbeitgeber |
| Haushalte | Gemeinsame Geschenke, Mailinglisten | Postanschrift mit Nachname | Partner, die Ihr Team separat erfasst |
| Veranstaltungsteilnehmende | Ticketing-Tools, Gästelisten | Exakte E-Mail, dann Name mit Telefon | Gäste, die mit der E-Mail des Käufers angemeldet sind |
| Ehrenamtliche | Anmeldeformulare, Terminplanungstools | Exakte E-Mail, dann Name mit Telefon | Gemeinsam genutzte Familien-E-Mails |
Wo Sie mit der Bereinigung beginnen
Eine Bereinigung bei einer gemeinnützigen Organisation braucht keinen langen Plan zum Start. Sie braucht einige Entscheidungen, die vorab getroffen werden.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit exakten Treffern bei der E-Mail. Sie sind die Duplikate, über die Ihr Team am wenigsten diskutieren wird, und ihre Zusammenführung verkleinert den Rest der Arbeit. Prüfen Sie zuerst jede Gruppe, die eine Familien-E-Mail oder die E-Mail eines Ticket-Käufers teilt.
Dann Personen ohne gleiche E-Mail abgleichen
Kombinieren Sie den Namen mit einem stabilen Feld, etwa Postanschrift oder Telefonnummer. Prüfen Sie diese Treffer vor dem Zusammenführen, da sich Haushalte und Veranstaltungsgäste ähnlich sehen können.
Legen Sie fest, was jede Zusammenführung behält
Legen Sie vor der ersten Zusammenführung fest, was der verbleibende Datensatz enthalten soll. Spendenhistorie, Details zu wiederkehrenden Spenden, Kommunikationspräferenzen und Abmeldungen erfordern besondere Sorgfalt.
Ablehnen, was keine Dublette ist
Partner, die Sie separat erfassen, oder Gäste, die jemand anderes angelegt hat, tauchen als Treffer immer wieder auf. Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es kein Duplikat ist, da er bei späteren Suchen nicht wieder erscheint.
Im Kalender behalten
Neue Spenden, Veranstaltungen und Freiwillige kommen laufend hinzu, daher kehren Dubletten zurück. Wählen Sie einen Rhythmus, der zu Ihren arbeitsintensivsten Zeiten passt, etwa vor den Jahresendspendenaufrufen. Wie oft Sie deduplizieren sollten hängt davon ab, wie schnell neue Datensätze eingehen.
Wie Dedupely gemeinnützigen Organisationen hilft, pro Unterstützer nur einen Datensatz zu führen
Wenn Unterstützende als Kontakte in einem unterstützten CRM gespeichert sind, können Sie mit Dedupely nach E-Mail, Name, Telefon oder Adresse suchen. Prüfen Sie Haushaltstreffer, wählen Sie die gewinnenden Werte aus und zeigen Sie die Zusammenführung vorab an. Prüfen Sie Spenden- und Veranstaltungsverknüpfungen separat: Die Unterstützung von Kontaktdatensätzen bedeutet nicht, dass jedes Fundraising-Objekt oder jede Plattform unterstützt wird.
Mehr Zeit für Ihre Unterstützenden
Dubletten bei Non-Profit-Organisationen entstehen aus denselben Quellen, über die Unterstützung eingeht: Spenden, Veranstaltungen, Freiwilligenanmeldungen und alte Importe. Jede Quelle ist für sich sinnvoll, zusammen spalten sie einen Unterstützer jedoch auf mehrere Datensätze auf.
Der Aufwand, den Ihr Team in jede Beziehung steckt, verdient einen Datensatz, der all das zeigt. Festzulegen, was als Dublette gilt, mit den offensichtlichen Fällen beginnt und die Spendenhistorie schützt, verwandelt stundenlanges Abgleichen in Zeit mit Unterstützern.
Häufige Fragen
Wie finden Sie doppelte Spenderdatensätze?
Beginnen Sie mit exakten E-Mail-Treffern, die meist die sichersten Duplikate zum Zusammenführen sind. Gleichen Sie Spender danach über den Namen in Kombination mit einem stabilen Feld ab, etwa Postanschrift oder Telefonnummer. Prüfen Sie diese Treffer vor dem Zusammenführen, denn Partner in einem Haushalt und Gäste, die jemand anderes angemeldet hat, können dieselben Angaben teilen.
Sollten Haushaltsmitglieder in einem Spenderdatensatz zusammengeführt werden?
Das hängt davon ab, wie Ihr Team Spenden sammelt. Manche gemeinnützigen Organisationen sprechen einen Haushalt als Einheit an und bedanken sich bei ihm, andere erfassen die Spenden jeder Person getrennt. Legen Sie fest, welche Sicht Sie brauchen, wenden Sie sie auf jeden Haushalt an und lehnen Sie Treffer zwischen Partnern ab, die Sie getrennt halten.
Warum hat unser Non-Profit-CRM so viele Dubletten?
Oft, weil mehrere Tools Datensätze anlegen: Spendenformulare, Ticketsysteme, Freiwilligenanmeldungen und Importe aus älteren Datenbanken oder Tabellen. Findet ein Tool einen bestehenden Unterstützer nicht, etwa weil er eine andere E-Mail nutzt, legt es einen neuen Datensatz an. Jede Quelle trägt ihren Teil bei.
Was sollten Sie vor dem Zusammenführen von Spenderdatensätzen prüfen?
Prüfen Sie, dass Spendenhistorie, Details zu Daueraufträgen und Kommunikationspräferenzen im verbleibenden Datensatz landen. Opt-outs brauchen besondere Sorgfalt, denn ein verlorener Opt-out bedeutet, jemanden zu kontaktieren, der um Ruhe gebeten hat. Sichern Sie die ursprünglichen Werte vor einer großen Zusammenführung, da sich viele CRM-Zusammenführungen nicht rückgängig machen lassen.
Wie oft sollte eine gemeinnützige Organisation ihre Spenderdatenbank bereinigen?
Das hängt davon ab, wie schnell neue Datensätze eingehen. Ein guter Rhythmus richtet sich nach Ihren stärksten Phasen, etwa vor Jahresendaufrufen und nach großen Veranstaltungen. Organisationen mit stetigen Online-Spenden und häufigen Veranstaltungen brauchen eventuell häufigere Bereinigungen oder eine automatische Zusammenführung eindeutiger Dubletten.
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