TL;DR
- I duplicati nelle non profit nascono spesso quando più strumenti creano ciascuno i propri record di sostenitori.
- Un sostenitore diviso tra più record può mostrare solo una parte del suo reale storico delle donazioni.
- Che un nucleo familiare sia un unico record o più record dipende da come il tuo team raccoglie fondi.
- Le corrispondenze esatte di email sono un buon primo giro di pulizia, a parte le email familiari condivise.
- Dedupely trova i record dei sostenitori duplicati e mantiene attività e associazioni durante l'unione.
I team non profit investono molto in ogni relazione. Un donatore riceve un ringraziamento personale e un volontario una chiamata prima del turno successivo. Un ospite dell'evento riceve un follow-up dopo il gala.
I duplicati annullano in silenzio parte di quel lavoro. Lo stesso sostenitore compare in tre record, ciascuno con una parte della sua storia, e il personale passa ore a ricomporla.
In questo articolo vedrai da dove nascono i duplicati nelle non profit e quanto costano al tuo team. Vedrai anche cosa conta come duplicato per donatori, nuclei familiari, ospiti e volontari, e da dove iniziare.
Da dove provengono i duplicati in un CRM per non profit
La configurazione di ogni organizzazione è diversa, quindi anche le cause variano. Queste quattro ricorrono spesso.
Donazioni da più canali
Moduli di donazione online, campagne peer-to-peer, assegni per posta e donazioni ricorrenti possono arrivare al CRM ciascuno a modo proprio. Se un donatore dona online con un'email personale e con assegno da un indirizzo di lavoro, possono comparire due record.
Eventi e biglietteria
Galà, corse benefiche ed eventi comunitari portano liste di ospiti, spesso da uno strumento di biglietteria o da un foglio di calcolo. Una persona acquista i biglietti per un tavolo e gli ospiti arrivano con dati parziali. Liste eventi sono una fonte comune di duplicati in qualsiasi CRM.
Iscrizioni dei volontari
I volontari spesso si iscrivono tramite un proprio modulo o uno strumento di prenotazione separato. Un donatore di lunga data che inizia a fare volontariato può comparire come nuova persona, senza collegamento alle sue donazioni.
Importazioni da sistemi passati e fogli di calcolo
Alcune organizzazioni no profit hanno cambiato database o tengono liste in fogli di calcolo da anni. Ogni importazione che non trova un record esistente ne crea uno nuovo.
Quanto costano i duplicati a un'organizzazione no profit
Il personale degli enti non profit spesso svolge più ruoli, quindi ogni ora conta. I duplicati si mangiano quelle ore a piccole dosi, difficili da notare.
- Tempo dedicato alla riconciliazione: il personale confronta i record a mano prima di una spedizione, di un report per il CdA o di un rendiconto di fine anno.
- Storico delle donazioni diviso in parti: un sostenitore che ha donato cinque volte può sembrare un donatore alla prima donazione in un singolo record.
- Ringraziamenti scambiati: un donatore riceve due ringraziamenti, o nessuno, a seconda del record su cui è finita la donazione.
- Segnali mancati: un prospect di grandi donazioni può restare nascosto quando donazioni, eventi e ore di volontariato sono in record separati.
- Preferenze di comunicazione: un opt-out su un record potrebbe non bloccare la posta inviata all'altro.
Col tempo, il costo è la fiducia. Quando il team sviluppo smette di credere ai totali delle donazioni, tiene fogli di calcolo propri e il CRM resta ancora più indietro.
Cosa conta come sostenitore duplicato?
Ciò che conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che una ONG considera un duplicato, un'altra potrebbe non considerarlo tale.
Donatori
Un donatore inserito due volte è il caso più chiaro: stessa persona, stessi doni, due record. I casi più complessi riguardano un donatore che dona a titolo personale e tramite una fondazione di famiglia, o tramite un'azienda che raddoppia la donazione.
Nuclei familiari
I partner che donano insieme possono condividere indirizzo, telefono e a volte email. Alcuni team contattano e ringraziano il nucleo familiare come un'unica entità; altri tracciano le donazioni di ciascuna persona separatamente. Record che condividono lo stesso nucleo familiare non sono sempre duplicati, quindi decidilo prima di qualsiasi unione massiva.
Partecipanti agli eventi
Un ospite registrato da un'altra persona può arrivare con l'email dell'acquirente. Abbinare solo sull'email unirebbe due persone diverse.
Volontari
Un volontario che dona è una sola persona con due ruoli. Molti team vogliono un unico record che mostri entrambi, così la relazione è visibile in un solo posto.
Record dei sostenitori a colpo d'occhio
| Record | Da dove provengono i duplicati | Abbina per primo | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Donatori | Moduli online, assegni, donazioni ricorrenti, importazioni | Email esatta, poi nome con indirizzo postale | Donazioni tramite una fondazione o un datore di lavoro |
| Nuclei familiari | Regali congiunti, liste di spedizione | Indirizzo postale con cognome | Partner che il tuo team segue separatamente |
| Partecipanti agli eventi | Strumenti di ticketing, liste degli ospiti | Email esatta, poi nome con telefono | Ospiti registrati con l'email dell'acquirente |
| Volontari | Moduli di iscrizione, strumenti di prenotazione | Email esatta, poi nome con telefono | Email di famiglia condivise |
Da dove iniziare la pulizia
La pulizia di un'organizzazione non profit non richiede un piano lungo per iniziare. Servono alcune decisioni prese in anticipo.
Inizia dai duplicati più evidenti
Inizia con le corrispondenze esatte su email. Sono i duplicati che il tuo team ha meno probabilità di discutere, e unirli riduce il resto del lavoro. Verifica per prime le serie che condividono un'email familiare o l'email di un acquirente di biglietti.
Poi abbina le persone senza la stessa email
Combina il nome con un campo stabile, come indirizzo postale o telefono. Verifica queste corrispondenze prima di unire, perché nuclei familiari e ospiti di eventi possono sembrare simili.
Decidi cosa mantiene ogni unione
Prima della prima unione, stabilisci cosa deve contenere il record risultante. Storico delle donazioni, dettagli delle donazioni ricorrenti, preferenze di comunicazione e disiscrizioni meritano la massima attenzione.
Scarta ciò che non è un duplicato
Partner che tieni traccia separatamente o ospiti registrati da altri possono continuare a comparire come corrispondenze. Rifiuta una corrispondenza solo quando sei certo che non sia un duplicato, perché non comparirà più nelle ricerche successive.
Tenerlo in calendario
Donazioni, eventi e volontari nuovi continuano ad arrivare, quindi i duplicati ricompaiono. Scegliere una cadenza adatta ai periodi più intensi, come prima delle campagne di fine anno. Con quale frequenza deduplicare dipende da quanto velocemente arrivano nuovi record.
Come Dedupely aiuta le non profit a mantenere un record per sostenitore
Quando i sostenitori sono salvati come contatti in un CRM supportato, Dedupely consente di cercare per email, nome, telefono o indirizzo. Verifica le corrispondenze familiari, scegli quali valori prevalgono e visualizza l'anteprima dell'unione. Verifica separatamente i collegamenti a donazioni ed eventi: il supporto ai record di contatto non implica il supporto a tutti gli oggetti o piattaforme di raccolta fondi.
Restituisci tempo al tuo team di supporto
I duplicati nelle organizzazioni no profit provengono dagli stessi canali che portano il sostegno: donazioni, eventi, iscrizioni di volontari e vecchie importazioni. Ogni fonte è sensata da sola, ma insieme dividono un sostenitore in più record.
Lo sforzo che il tuo team dedica a ogni relazione merita un record che mostri tutto. Decidere cosa conta come duplicato, partendo dai casi ovvi e proteggendo lo storico delle donazioni, trasforma ore di riconciliazione in tempo dedicato ai sostenitori.
Domande frequenti
Come trovi i record dei donatori duplicati?
Inizia dalle corrispondenze esatte sull'email, che di solito sono i duplicati più sicuri da unire. Poi confronta i donatori per nome combinato con un campo stabile, come indirizzo postale o numero di telefono. Verifica queste corrispondenze prima dell'unione, perché partner dello stesso nucleo familiare e ospiti registrati da altri possono condividere gli stessi dati.
I membri di uno stesso nucleo familiare vanno uniti in un unico record donatore?
Dipende da come il tuo team raccoglie fondi. Alcune non profit sollecitano e ringraziano un nucleo familiare come un'unica unità, mentre altre tracciano separatamente le donazioni di ciascuna persona. Decidi quale vista ti serve e applicala a ogni nucleo, scartando le corrispondenze tra partner che tieni separati.
Perché il nostro CRM per il no profit ha così tanti duplicati?
Spesso perché più strumenti creano record: moduli di donazione, strumenti di biglietteria, iscrizioni di volontari e importazioni da vecchi database o fogli di calcolo. Quando uno strumento non trova un sostenitore già presente, per esempio perché ha usato un'altra email, ne crea uno nuovo. Ogni fonte aggiunge la sua parte.
Cosa controllare prima di unire i record dei donatori?
Verificare che lo storico delle donazioni, i dettagli delle donazioni ricorrenti e le preferenze di comunicazione finiscano nel record sopravvissuto. Le opt-out richiedono particolare cura, perché perderne una significa contattare chi ha chiesto di non essere contattato. Conservare i valori originali prima di una grande unione, perché molte unioni nel CRM non possono essere annullate.
Ogni quanto un'organizzazione non profit dovrebbe ripulire il database dei donatori?
Dipende da quanto rapidamente arrivano nuovi record. Un ritmo efficace segue i periodi di maggiore attività, come le campagne di fine anno e i giorni dopo i grandi eventi. Le organizzazioni con donazioni online costanti ed eventi frequenti potrebbero aver bisogno di pulizie più frequenti, oppure di unioni automatiche per i duplicati di cui sono certi.
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