TL;DR
- Os CRM de escritórios de advogados costumam guardar uma pessoa sob várias grafias, funções e registos.
- Uma pesquisa de conflitos que encontra um só registo de uma pessoa pode deixar passar os restantes.
- Ao longo do tempo, uma pessoa pode ser cliente, parte contrária e fonte de recomendações.
- Contratações de advogados e fusões de sociedades trazem listas de contactos que se sobrepõem às da própria sociedade.
- A Dedupely encontra contactos guardados com grafias diferentes e mantém o histórico ao fundi-los.
Os contactos de um escritório de advogados têm muito peso. O mesmo CRM guarda clientes, partes contrárias, os seus advogados, fontes de referência e pessoas que se inscreveram num alerta para clientes. Cada um importa a alguém do escritório por uma razão diferente.
Quando uma pessoa surge em três registos com três grafias diferentes, cada uma destas razões torna-se mais difícil. Uma pesquisa encontra um registo e falha dois, e um parceiro não consegue ver a relação completa.
Neste artigo, vai ver porque é que os duplicados pesam mais num escritório de advogados e de onde vêm. Vai ver também o que conta como duplicado quando as pessoas têm várias funções, e como limpar sem colocar em risco os registos associados.
Porque é que os duplicados pesam mais num escritório de advogados
Em muitas empresas, um duplicado significa uma chamada desperdiçada ou um relatório que conta alguém duas vezes. Num escritório de advogados, pode também significar uma pesquisa incompleta.
As pesquisas de conflitos dependem de encontrar uma pessoa uma só vez
Se as pesquisas de conflitos de interesses do seu escritório se basearem em contactos do CRM, dependem de cada pessoa poder ser encontrada. Uma pesquisa com uma grafia pode não encontrar um registo guardado com outra, juntamente com a função que esse registo tem. O seu processo de conflitos e as respetivas regras têm prioridade, e este artigo não constitui aconselhamento jurídico.
As relações e o crédito são divididos
Os escritórios registam quem trouxe um cliente e quem gere a relação. Quando um cliente está em dois registos com dois responsáveis, esse histórico e o crédito ficam divididos entre eles.
As comunicações com clientes chegam duas vezes às pessoas
Os alertas de clientes, as newsletters e os convites para eventos chegam a todos os registos. Uma pessoa pode receber o mesmo alerta duas vezes, ou continuar a recebê-lo depois de cancelar a subscrição no outro registo.
Onde surgem os duplicados em escritórios de advogados
As causas dependem da forma como cada empresa recebe pessoas e dados. Estas surgem com frequência.
Entrada por várias vias
Um potencial cliente pode telefonar, preencher um formulário web, chegar por recomendação e participar num seminário. Cada porta pode criar o seu próprio registo, muitas vezes com um email ou telefone diferente.
Nomes guardados com várias grafias
Os nomes são escritos com e sem inicial do nome do meio, com e sem acentos, ou com alcunha. Cada versão pode tornar-se um registo próprio, e uma pesquisa por uma não mostrará sempre as outras.
Advogados a adicionar os seus próprios contactos
Parceiros e associados costumam acrescentar contactos das suas próprias agendas. Dois advogados que conhecem o mesmo diretor jurídico criam dois registos, cada um com as suas notas.
Contratações laterais e fusões de escritórios
Um parceiro que transita traz uma carteira de contactos, e uma sociedade que se funde com outra traz uma base de dados inteira. Muitas dessas pessoas já estão no seu CRM. Deduplicar antes, durante e depois de uma migração aplica-se aqui, uma vez que trazer dados de outra sociedade é uma migração à parte.
Empresas com vários nomes
Clientes empresariais e empresas concorrentes aparecem com e sem "LLC", "Inc." ou "LLP", e com nomes anteriores. Sufixos de empresas como Inc. e LLC ocultam muitos destes duplicados numa pesquisa por nome exato.
O que conta como duplicado num escritório de advogados
O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma empresa considera duplicado pode não o ser para outra, e as funções tornam a questão mais difícil.
Uma pessoa, várias grafias
A mesma pessoa guardada como "Jose Garcia" e "José García" é um duplicado. Também o é um registo com uma inicial do meio e outro sem ela, depois de confirmar que se trata da mesma pessoa.
Uma pessoa, várias funções
Uma antiga parte contrária pode tornar-se cliente, e uma fonte de referências também. Muitos escritórios querem um registo por pessoa, com todas as funções ainda visíveis após a fusão. Se as funções estiverem guardadas em registos ligados, verifique como essas ligações se movem antes de fundir.
Pessoas diferentes com o mesmo nome
Duas pessoas com o mesmo nome continuam a ser duas pessoas. Compare mais do que o nome, como nome com email, telefone ou empresa, e rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que são diferentes.
Empresas, subsidiárias e as respetivas pessoas
Uma empresa-mãe e a sua subsidiária podem partilhar morada e domínio, sendo clientes distintos. São registos relacionados que parecem duplicados, e fundi-los mistura duas relações.
Contactos de sociedades de advogados num relance
| Tipo de contacto | De onde vêm os duplicados | Corresponder primeiro por | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Clientes | Admissões, recomendações, contactos de advogados | E-mail exato, depois nome com telefone | Clientes que também tinham outra função |
| Partes contrárias e advogados | Cada novo processo, aberto por equipas diferentes | Nome com empresa ou email | Nomes comuns |
| Fontes de indicação | Vários advogados a acrescentar a mesma pessoa | Email exato, depois nome com empresa | Colegas na mesma empresa |
| Empresas | Entrada de processos, combinações de sociedades, nomes anteriores | Domínio do site e, depois, nome sem sufixos | Subsidiárias e afiliadas |
| Subscritores de eventos e alertas | Formulários de inscrição, listas de seminários | Email exato | Emails pessoais e profissionais |
Proteja o que está ligado antes de fundir
Peça ao revisor autorizado do escritório que verifique os procedimentos de confidencialidade, o acesso aos processos e os conflitos de interesses antes de combinar funções. Fundir o registo de um cliente com o da parte contrária pode expor informação, mesmo que ambos digam respeito à mesma pessoa.
Um contacto num CRM de sociedade de advogados está frequentemente ligado a outros registos, como processos, assuntos ou mandatos. Uma união que mova essas ligações no sentido errado é difícil de corrigir.
Verifique como o seu CRM move os registos ligados quando dois contactos são fundidos. Faça primeiro a fusão de alguns conjuntos de teste e analise o registo resultante. Exporte os valores originais antes de uma fusão grande, pois muitas fusões em CRM não podem ser desfeitas.
Conte também com uma avaliação do fornecedor. As empresas costumam analisar qualquer ferramenta que se ligue a dados de clientes, e o que as equipas de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação responde às perguntas habituais.
Por onde começar a limpeza
Comece pelas correspondências que ninguém vai contestar e avance depois para as que exigem a opinião de um jurista.
Funda primeiro as correspondências exatas de email
Os contactos com o mesmo e-mail são o ponto de partida mais seguro. Reveja as caixas partilhadas, como o endereço jurídico geral de uma empresa, antes de as fundir.
Depois procure variações ortográficas
Compare o nome com a empresa ou o telefone, e tenha em conta erros de escrita, acentos e alcunhas. Reveja estes conjuntos antes de fundir, já que nomes comuns geram falsas correspondências.
Rejeite apenas o que tem certeza
Duas pessoas com o mesmo nome continuarão a aparecer como correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que são pessoas diferentes, pois não voltará a aparecer em pesquisas posteriores.
Como a Dedupely encontra um único contacto sob várias grafias
O Dedupely funciona com ficheiros CSV e com contactos e empresas de CRM suportados. Procure variações ortográficas, confirme a identidade e pré-visualize o resultado. Antes de fundir contactos de clientes ou de parte contrária, peça ao revisor autorizado da firma que verifique as ligações aos processos, a confidencialidade e os acessos. Uma lista de contactos mais limpa apoia o processo da firma; não realiza nem dispensa uma verificação de conflitos.
Uma pessoa, localizável uma vez
Os duplicados em sociedades de advogados vêm da receção de clientes, dos contactos próprios dos advogados, das fusões de sociedades e de nomes que podem ser escritos de muitas formas. Em muitas empresas, custam tempo. Numa sociedade de advogados, podem também deixar uma pesquisa incompleta.
Definir o que conta como duplicado, proteger os registos ligados e fundir primeiro os casos mais claros dá a cada advogado a mesma visão de cada pessoa. Assim, a próxima pesquisa, alerta ou apresentação parte de um único registo.
Perguntas frequentes
Porque é que os escritórios de advogados têm contactos duplicados no CRM?
Porque as pessoas chegam à sociedade por muitas vias: chamadas de admissão, pedidos através do site, recomendações, eventos e as próprias agendas de contactos dos advogados. Os nomes são muitas vezes guardados com grafias diferentes, e as contratações ou fusões de sociedades trazem listas de contactos que se sobrepõem às da própria sociedade. Cada origem que não encontra um registo existente cria um novo.
Como é que os contactos duplicados afetam as pesquisas de conflitos?
Podem tornar uma pesquisa incompleta. Se uma pessoa estiver guardada com várias grafias, uma pesquisa numa só grafia pode não encontrar os outros registos e os papéis que a pessoa desempenha. Manter um registo por pessoa torna as pesquisas mais fiáveis, mas o processo de conflitos da sua firma e as suas regras vêm em primeiro lugar.
Um cliente que foi parte contrária deve ter um único registo?
Muitas firmas preferem um registo por pessoa, mantendo visíveis ambas as funções, para que quem consulta o contacto veja o historial completo. Depende de cada caso, porém. Siga o processo de conflitos de interesse da firma e verifique como se movem os registos associados, como processos, antes de fundir os dois.
Como encontrar contactos guardados com grafias diferentes?
Faça a correspondência pelo nome combinado com outro campo, como empresa, email ou telefone, e tenha em conta erros de escrita, acentos, alcunhas e nomes com som parecido. Reveja cada conjunto antes de fundir, porque os nomes comuns geram falsas correspondências. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que os registos são de pessoas diferentes.
O que deve um escritório de advogados verificar antes de fundir contactos?
Verifique como os registos associados, como casos ou processos, passam para o registo resultante, e teste primeiro em alguns conjuntos. Acorde quais os valores que prevalecem, sobretudo o responsável pela relação e a origem original. Exporte os valores originais antes de uma fusão grande, porque muitas fusões em CRM não podem ser desfeitas.
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