TL;DR
- Los CRM de despachos de abogados suelen tener a una persona con varias grafías, cargos y registros.
- Una búsqueda de conflictos que encuentra un registro de una persona puede pasar por alto los demás.
- Una persona puede ser cliente, parte contraria y fuente de referencia a lo largo del tiempo.
- Las incorporaciones de personal de otros despachos y las fusiones de firmas traen listas de contactos que se solapan con las de la firma.
- Dedupely encuentra contactos guardados con distintas grafías y conserva su historial al fusionar.
Los contactos de un despacho de abogados tienen mucho peso. El mismo CRM contiene clientes, parte contraria, sus abogados, fuentes de referencia y personas que se suscribieron a un aviso para clientes. Cada uno importa a alguien del despacho por un motivo distinto.
Cuando una persona aparece en tres registros con tres grafías, cada una de esas razones se complica. Una búsqueda encuentra un registro y deja pasar dos, y un socio no puede ver la relación completa.
En esta entrada verás por qué los duplicados importan más en un despacho de abogados y de dónde proceden. También verás qué se considera duplicado cuando una persona tiene varios roles, y cómo limpiar sin poner en riesgo los registros vinculados.
Por qué los duplicados importan más en un despacho de abogados
En muchas empresas, un duplicado significa una llamada desperdiciada o un informe que cuenta a alguien dos veces. En un despacho de abogados, también puede significar una búsqueda que devuelve resultados incompletos.
Las búsquedas de conflictos de interés dependen de encontrar a una persona una sola vez
Si las búsquedas de conflictos de su firma se basan en contactos del CRM, dependen de que cada persona sea localizable. Una búsqueda con una grafía puede no encontrar un registro guardado con otra, junto con el cargo que ocupa ese registro. Su proceso de conflictos y sus normas van primero, y esta entrada no constituye asesoramiento jurídico.
Las relaciones y el crédito se reparten
Las firmas registran quién trajo al cliente y quién gestiona la relación. Cuando un cliente está en dos registros con dos propietarios, ese historial y ese crédito se dividen entre ambos.
Las comunicaciones con clientes llegan dos veces
Las alertas a clientes, los boletines y las invitaciones a eventos se envían a todos los registros. Una misma persona puede recibir la misma alerta dos veces, o seguir recibiéndola tras darse de baja en el otro registro.
Dónde se originan los duplicados en los despachos de abogados
Las causas dependen de cómo cada firma incorpora personas y datos. Estas aparecen con frecuencia.
Entradas por varios canales
Un cliente potencial puede llamar, rellenar un formulario web, llegar por una recomendación y asistir a un seminario. Cada vía puede crear su propio registro, a menudo con un correo o teléfono distinto.
Nombres guardados con varias grafías
Los nombres se escriben con y sin inicial del segundo nombre, con y sin tildes, o con apodo. Cada versión puede convertirse en un registro distinto, y una búsqueda por una no siempre muestra las demás.
Abogados que añaden sus propios contactos
Socios y asociados suelen añadir contactos desde sus propias libretas de direcciones. Dos abogados que conocen al mismo director jurídico crean dos registros, cada uno con sus notas.
Contrataciones laterales y combinaciones de despachos
Un socio que llega de otra firma trae una cartera de contactos, y una firma que se fusiona con otra aporta una base de datos completa. Muchas de esas personas ya están en su CRM. Deduplicar antes, durante y después de una migración se aplica aquí, ya que incorporar los datos de otra firma es una migración en sí misma.
Empresas con varios nombres
Los clientes corporativos y las empresas contrarias aparecen con y sin "LLC", "Inc." o "LLP", y con nombres anteriores. Sufijos societarios como Inc. y LLC ocultan muchos de estos duplicados en una búsqueda exacta por nombre.
Qué se considera duplicado en un despacho de abogados
Lo que cuenta como duplicado depende de cada caso. Lo que una firma considera duplicado, otra puede no considerarlo, y los roles complican la cuestión.
Una persona, varias grafías
La misma persona guardada como "Jose Garcia" y "José García" es un duplicado. También lo es un registro con una inicial intermedia y otro sin ella, una vez confirmado que es la misma persona.
Una persona, varios roles
Una antigua parte contraria puede convertirse en cliente, y una fuente de referidos también. Muchos despachos quieren un registro por persona, con cada función aún visible tras la fusión. Si las funciones se guardan en registros vinculados, conviene comprobar cómo se mueven esos vínculos antes de fusionar.
Personas distintas con el mismo nombre
Dos personas con el mismo nombre siguen siendo dos personas. Coteje por algo más que el nombre, como nombre con correo, teléfono o empresa, y rechace una coincidencia solo cuando esté seguro de que son distintas.
Empresas, filiales y sus personas
Una empresa matriz y su filial pueden compartir dirección y dominio siendo clientes distintos. Son registros relacionados que parecen duplicados, y fusionarlos mezcla dos relaciones.
Contactos de despachos de abogados de un vistazo
| Tipo de contacto | Dónde proceden los duplicados | Coincidir por nombre de pila | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Clientes | Admisiones, derivaciones, libretas de direcciones de abogados | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Clientes que también tenían otro cargo |
| Partes contrarias y abogados | Cada nuevo expediente, abierto por equipos distintos | Nombre con empresa o email | Nombres comunes |
| Fuentes de derivación | Varios abogados añadiendo a la misma persona | Correo exacto, y después nombre con empresa | Compañeros de la misma firma |
| Empresas | Admisión, combinaciones de empresas, nombres anteriores | Dominio web y, después, nombre sin sufijos | Filiales y afiliadas |
| Suscriptores de eventos y alertas | Formularios de suscripción, listas de seminarios | Email exacto | Correos personales y de trabajo |
Protege lo vinculado antes de fusionar
Pide al revisor autorizado del despacho que compruebe los procedimientos de confidencialidad, el acceso a los asuntos y los conflictos de interés antes de combinar funciones. Fusionar el registro de un cliente con el de la parte contraria puede exponer información aunque ambos se refieran a la misma persona.
Un contacto en un CRM de despacho jurídico suele estar vinculado a otros registros, como casos, asuntos o encargos. Una fusión que mueva esos vínculos en sentido equivocado es difícil de corregir.
Comprueba cómo tu CRM traslada los registros vinculados al fusionar dos contactos. Fusiona primero unos pocos conjuntos de prueba y revisa el registro resultante. Exporta los valores originales antes de una fusión grande, ya que muchas fusiones del CRM no se pueden deshacer.
Prepárate también para una evaluación de proveedores. Las firmas suelen revisar cualquier herramienta que se conecte a datos de clientes, y lo que preguntan los equipos de seguridad sobre una herramienta de deduplicación responde a las preguntas habituales.
Por dónde empezar la limpieza
Empiece por las coincidencias que nadie discutirá y, después, trabaje las que requieran el criterio de un abogado.
Fusione primero las coincidencias exactas de correo
Los contactos con el mismo correo son el punto más seguro para empezar. Revisa los buzones compartidos, como la dirección jurídica general de una empresa, antes de fusionarlos.
Después busca variaciones ortográficas
Compare el nombre con la empresa o el teléfono, y tenga en cuenta erratas, tildes y apodos. Revise estos conjuntos antes de fusionar, ya que los nombres comunes generan coincidencias falsas.
Rechaza solo lo que tengas claro
Dos personas con el mismo nombre seguirán apareciendo como coincidencias. Descarte una coincidencia solo cuando esté seguro de que son personas distintas, ya que no volverá a aparecer en búsquedas posteriores.
Cómo Dedupely encuentra un mismo contacto escrito de muchas formas
Dedupely trabaja con archivos CSV y con contactos y empresas de CRM compatibles. Busca variantes ortográficas, confirma la identidad y revisa la vista previa del resultado. Antes de fusionar contactos de clientes o de la parte contraria, pide al revisor autorizado del despacho que compruebe los vínculos con los asuntos, la confidencialidad y los accesos. Una lista de contactos más limpia apoya el proceso del despacho, pero no realiza ni da por superada una comprobación de conflictos de intereses.
Una persona, localizable una sola vez
Los duplicados en los despachos de abogados proceden de la captación de clientes, de los contactos propios de los abogados, de las combinaciones de despachos y de nombres que pueden escribirse de muchas formas. En muchas empresas suponen una pérdida de tiempo. En un despacho, además, pueden dejar una búsqueda incompleta.
Decidir qué cuenta como duplicado, proteger los registros vinculados y fusionar primero los casos más claros da a cada abogado la misma visión de cada persona. Así, la siguiente búsqueda, alerta o presentación parte de un solo registro.
Preguntas frecuentes
¿Por qué los despachos de abogados tienen contactos duplicados en su CRM?
Porque las personas llegan al despacho por muchas vías: llamadas de admisión, consultas web, recomendaciones, eventos y agendas de abogados. Los nombres se guardan con grafías distintas, y cada fuente que no encuentra un registro existente crea uno nuevo.
¿Cómo afectan los contactos duplicados a las búsquedas de conflictos?
Pueden dejar una búsqueda incompleta. Si una persona está guardada con varias grafías, una búsqueda con una de ellas puede no encontrar los otros registros ni los cargos que ocupa. Mantener un registro por persona hace las búsquedas más fiables, pero antes van el proceso de conflictos de intereses de su firma y sus normas.
¿Debe un cliente que fue parte contraria tener un solo registro?
Muchas firmas prefieren un registro por persona, con ambos roles todavía visibles, para que quien mire el contacto vea el historial completo. Depende del caso, sin embargo. Siga el proceso de conflictos de su firma y revise cómo se mueven los registros vinculados, como casos o asuntos, antes de fusionar los dos.
¿Cómo encuentras contactos guardados con distintas grafías?
Haz coincidir por nombre combinado con otro campo, como empresa, correo o teléfono, y admite erratas, acentos, apodos y nombres que suenan parecido. Revisa cada conjunto antes de fusionar, porque los nombres comunes producen falsas coincidencias. Descarta una coincidencia solo cuando tengas la certeza de que los registros pertenecen a personas distintas.
¿Qué debe revisar un despacho de abogados antes de fusionar contactos?
Comprueba cómo se trasladan al contacto que sobrevive los registros vinculados, como casos o expedientes, y prueba primero con unos pocos conjuntos. Acuerda qué valores prevalecen, sobre todo el responsable de la relación y el origen original. Exporta los valores originales antes de una fusión grande, ya que muchas fusiones en CRM no se pueden deshacer.
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