TL;DR
- I CRM degli studi legali spesso contengono una stessa persona con grafie, ruoli e record diversi.
- Una verifica di conflitto che trova un solo record per una persona può non vedere gli altri.
- Una persona può essere nel tempo cliente, controparte e fonte di segnalazioni.
- Assunzioni di professionisti esterni e fusioni tra studi portano liste di contatti che si sovrappongono a quelle dello studio.
- Dedupely trova i contatti salvati con grafie diverse e conserva il loro storico durante l'unione.
I contatti di uno studio legale hanno un peso notevole. Lo stesso CRM contiene clienti, controparti, i loro legali, fonti di segnalazione e persone iscritte a un avviso per clienti. Ognuno conta per qualcuno dello studio, per un motivo diverso.
Quando una persona compare in tre record con tre grafie diverse, ciascuno di questi motivi diventa più difficile. Una ricerca ne trova uno e ne perde due, e un partner non vede l'intera relazione.
In questo articolo vedrai perché i duplicati pesano di più in uno studio legale e da dove derivano. Vedrai anche cosa conta come duplicato quando una persona ha più ruoli, e come fare pulizia senza mettere a rischio i record collegati.
Perché i duplicati pesano di più in uno studio legale
In molte aziende un duplicato significa una chiamata sprecata o un report che conta due volte la stessa persona. In uno studio legale può anche significare una ricerca che restituisce risultati incompleti.
Le ricerche di conflitto dipendono dal trovare una persona una sola volta
Se le verifiche di conflitto del tuo studio si basano sui contatti del CRM, presuppongono che ogni persona sia rintracciabile. Una ricerca con un'altra grafia può non trovare un record salvato con un nome diverso, insieme al ruolo che ricopre. Il tuo processo di verifica e le sue regole vengono prima di tutto, e questo articolo non è una consulenza legale.
Relazioni e crediti vengono divisi
Le società tracciano chi ha portato un cliente e chi ne gestisce il rapporto. Quando un cliente compare in due record con due owner, anche la storia e il merito si dividono tra i due.
Le comunicazioni ai clienti arrivano due volte
Avvisi ai clienti, newsletter e inviti agli eventi arrivano a ogni record. Una persona può ricevere lo stesso avviso due volte, o continuare a riceverlo dopo essersi disiscritta dall'altro record.
Da dove nascono i duplicati negli studi legali
Le cause dipendono da come ogni società acquisisce persone e dati. Queste ricorrono spesso.
Acquisizione da più canali
Un potenziale cliente può chiamare, compilare un modulo web, arrivare tramite segnalazione e partecipare a un seminario. Ogni canale può creare un proprio record, spesso con un'email o un telefono diversi.
Nomi salvati con più grafie
I nomi vengono digitati con e senza iniziale del secondo nome, con e senza accenti o con un soprannome. Ogni versione può diventare un record a sé, e una ricerca su una non sempre mostra le altre.
Avvocati che aggiungono i propri contatti
Partner e collaboratori aggiungono spesso contatti dalle proprie rubriche. Due avvocati che conoscono lo stesso general counsel creano due record, ciascuno con le proprie note.
Assunzioni laterali e fusioni tra studi
Un partner che passa in un'altra società porta con sé un portafoglio di contatti, e un'azienda che si fonde con un'altra porta un intero database. Molte di quelle persone sono già nel tuo CRM. Deduplicare prima, durante e dopo una migrazione vale anche qui, poiché importare dati di un altro studio è una migrazione a sé.
Aziende con più denominazioni
I clienti aziendali e le società controparti compaiono con e senza "LLC", "Inc." o "LLP", e con ragioni sociali precedenti. Suffissi societari come Inc. e LLC nascondere molti di questi duplicati da una ricerca per nome esatto.
Cosa conta come duplicato in uno studio legale
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che una società considera un duplicato, un'altra potrebbe non considerarlo, e i ruoli rendono la questione più complessa.
Una persona, più grafie
La stessa persona salvata come "Jose Garcia" e "José García" è un duplicato. Lo è anche un record con un'iniziale centrale e uno senza, una volta confermato che si tratta della stessa persona.
Una persona, più ruoli
Una ex controparte può diventare cliente, e anche una fonte di segnalazione può diventarlo. Molti studi vogliono un solo record per persona, con ogni ruolo ancora visibile dopo l'unione. Se i ruoli sono memorizzati su record collegati, verifica come si spostano quei collegamenti prima di unire.
Persone diverse con lo stesso nome
Due persone con lo stesso nome restano due persone. Abbina su più di un nome, ad esempio nome con email, telefono o azienda, e rifiuta una corrispondenza solo quando sei certo che siano diverse.
Aziende, controllate e i loro referenti
Una società madre e la sua controllata possono condividere indirizzo e dominio pur essendo clienti distinti. Sono record collegati che sembrano duplicati, e unirli mescola due relazioni.
Contatti dello studio legale a colpo d'occhio
| Tipo di contatto | Da dove provengono i duplicati | Abbina per primo | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Clienti | Accettazione, referral, rubriche degli studi legali | Email esatta, poi nome con telefono | Clienti che ricoprivano anche un altro ruolo |
| Controparti e consulenti legali | Ogni nuova pratica, aggiunta da team diversi | Nome con azienda o email | Nomi comuni |
| Fonti di referral | Più avvocati che aggiungono la stessa persona | Email esatta, poi nome con azienda | Colleghi della stessa società |
| Aziende | Acquisizione, combinazioni di studi, ex nomi | Dominio del sito web, poi nome senza suffissi | Filiali e società collegate |
| Iscritti a eventi e avvisi | Moduli di iscrizione, elenchi di seminari | Email esatta | Email personali e di lavoro |
Proteggi ciò che è collegato prima di unire
Prima di unire i ruoli, chiedere al revisore autorizzato dello studio di verificare riservatezza, accesso alle pratiche e procedure sui conflitti di interesse. Unire il record di un cliente con quello della controparte può esporre informazioni anche quando entrambi si riferiscono alla stessa persona.
Un contatto in un CRM di uno studio legale è spesso collegato ad altri record, come pratiche, fascicoli o incarichi. Un'unione che sposta questi collegamenti nel modo sbagliato è difficile da correggere.
Verifica come il CRM sposta i record collegati quando due contatti vengono uniti. Unisci prima alcuni set di prova e controlla il record risultante. Esporta i valori originali prima di un'unione di grandi dimensioni, perché molte unioni nel CRM non possono essere annullate.
Prevedere anche una verifica del fornitore. Le società valutano spesso ogni strumento che si collega ai dati dei clienti, e cosa chiedono i team di sicurezza su uno strumento di deduplicazione risponde alle domande più frequenti.
Da dove iniziare la pulizia
Inizia dalle corrispondenze su cui nessuno discuterà, poi passa a quelle che richiedono il giudizio di un legale.
Unisci prima le corrispondenze esatte di email
I contatti con la stessa email sono il punto di partenza più sicuro. Verifica le caselle condivise, come l'indirizzo legale generale di un'azienda, prima di unirle.
Poi cerca le variazioni ortografiche
Confronta nome con azienda o telefono, tenendo conto di refusi, accenti e soprannomi. Verifica questi gruppi prima di unire, perché i nomi comuni generano falsi positivi.
Rifiutare solo ciò di cui si è certi
Due persone con lo stesso nome continueranno a comparire come corrispondenze. Scarta una corrispondenza solo quando sei certo che si tratti di persone diverse, perché non tornerà nelle ricerche successive.
Come Dedupely trova un unico contatto con grafie diverse
Dedupely lavora con file CSV e con contatti e aziende dei CRM supportati. Cerca varianti ortografiche, conferma l'identità e visualizza l'anteprima del risultato. Prima di unire contatti di clienti o di controparti, fare verificare a un revisore autorizzato dello studio pratiche collegate, riservatezza e accessi. Un elenco contatti più pulito supporta il processo dello studio; non esegue né chiude un controllo dei conflitti di interesse.
Una persona, trovabile una sola volta
I duplicati negli studi legali nascono dall'acquisizione dei clienti, dai contatti personali degli avvocati, dalle fusioni tra studi e da nomi che possono essere scritti in molti modi. In molte aziende costano tempo. In uno studio legale possono anche rendere incompleta una ricerca.
Definire cosa conta come duplicato, proteggere i record collegati e unire per primi i casi più chiari dà a ogni avvocato la stessa visione di ogni persona. Così la prossima ricerca, avviso o presentazione parte da un unico record.
Domande frequenti
Perché gli studi legali hanno contatti duplicati nel CRM?
Perché le persone arrivano allo studio da tante porte: chiamate di primo contatto, richieste dal sito, segnalazioni, eventi e le rubriche personali degli avvocati. I nomi spesso vengono salvati in grafie diverse, e assunzioni di professionisti esterni o fusioni tra studi portano liste di contatti che si sovrappongono a quelle dello studio. Ogni fonte che non trova un record esistente ne crea uno nuovo.
In che modo i contatti duplicati incidono sulle ricerche di conflitto?
Possono rendere una ricerca incompleta. Se una persona è salvata con più grafie, una ricerca su una sola potrebbe non trovare gli altri record e i ruoli che ricoprono. Avere un solo record per persona rende le ricerche più affidabili, ma il processo di gestione dei conflitti e le regole dello studio vengono prima.
Un cliente che è stato controparte deve avere un solo record?
Molti studi preferiscono un record per persona, con entrambi i ruoli ancora visibili, così chi guarda il contatto vede lo storico completo. Dipende però dal caso. Segua la procedura di conflitto dello studio e verifichi come si spostano i record collegati, come pratiche o casi, prima di unire i due.
Come si trovano i contatti salvati con grafie diverse?
Abbina il nome con un altro campo, come azienda, email o telefono, e considera errori di battitura, accenti, soprannomi e nomi simili nella pronuncia. Verifica ogni gruppo prima di unire, perché i nomi comuni generano falsi positivi. Scarta una corrispondenza solo quando si è certi che i record appartengano a persone diverse.
Cosa dovrebbe verificare uno studio legale prima di unire i contatti?
Verifica come i record collegati, come pratiche o casi, passano al contatto sopravvissuto e prova prima su pochi set. Concordate quali valori prevalgono, in particolare il responsabile della relazione e la fonte originale. Esporta i valori originali prima di un'unione ampia, perché molte unioni nel CRM non possono essere annullate.
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