Résumé
- Les CRM des cabinets d'avocats regroupent souvent une même personne sous plusieurs orthographes, rôles et fiches.
- Une recherche de conflits qui trouve un seul enregistrement pour une personne peut en manquer d'autres.
- Au fil du temps, une même personne peut être cliente, partie adverse et source de recommandation.
- Les recrutements de collaborateurs et les fusions de cabinets apportent des listes de contacts qui se recoupent avec celle du cabinet.
- Dedupely repère les contacts enregistrés avec des orthographes différentes et conserve leur historique lors de la fusion.
Les contacts d'un cabinet d'avocats ont un poids considérable. Le même CRM contient des clients, des parties adverses, leurs conseils, des apporteurs d'affaires et des personnes inscrites à une alerte client. Chacun compte pour quelqu'un du cabinet, pour une raison différente.
Lorsqu'une personne figure dans trois fiches sous trois orthographes, chacune de ces raisons se complique. Une recherche trouve une fiche et en manque deux, et un partenaire ne voit pas toute la relation.
Dans cet article, vous découvrirez pourquoi les doublons pèsent davantage dans un cabinet d'avocats et d'où ils viennent. Vous verrez aussi ce qui constitue un doublon lorsqu'une personne cumule plusieurs rôles, et comment nettoyer sans mettre en danger les fiches liées.
Pourquoi les doublons pèsent davantage dans un cabinet d'avocats
Dans beaucoup d'entreprises, un doublon se traduit par un appel inutile ou un rapport qui compte deux fois la même personne. Dans un cabinet d'avocats, il peut aussi signifier une recherche incomplète.
Les recherches de conflits reposent sur le fait de trouver une personne une seule fois
Si les recherches de conflits d'intérêts de votre cabinet s'appuient sur les contacts du CRM, elles supposent que chaque personne soit retrouvable. Une recherche sur une graphie peut manquer une fiche enregistrée sous une autre, ainsi que le rôle que cette fiche occupe. Votre processus de contrôle des conflits et ses règles passent en premier, et cet article ne constitue pas un avis juridique.
Les relations et le crédit sont répartis
Les cabinets suivent qui a apporté un client et qui gère la relation. Quand un client figure sur deux fiches avec deux propriétaires, cet historique et ce crédit se répartissent entre eux.
Les communications clients parviennent deux fois aux mêmes personnes
Les alertes clients, newsletters et invitations à des événements sont envoyées à chaque fiche. Une même personne peut recevoir deux fois la même alerte, ou continuer à la recevoir après s'être désinscrite sur l'autre fiche.
D'où viennent les doublons dans les cabinets d'avocats
Les causes dépendent de la façon dont chaque cabinet accueille les personnes et les données. Voici les plus courantes.
Entrées par plusieurs canaux
Un prospect peut appeler, remplir un formulaire web, venir par recommandation et assister à un séminaire. Chaque canal peut créer son propre enregistrement, souvent avec un e-mail ou un téléphone différent.
Noms enregistrés sous plusieurs orthographes
Les noms sont saisis avec ou sans initiale de second prénom, avec ou sans accents, ou avec un surnom. Chaque variante peut devenir une fiche distincte, et une recherche sur l'une ne fera pas toujours apparaître les autres.
Des avocats qui ajoutent leurs propres contacts
Les partenaires et associés ajoutent souvent des contacts depuis leurs propres carnets d'adresses. Deux avocats qui connaissent le même directeur juridique créent deux fiches, chacune avec ses propres notes.
Recrutements latéraux et rapprochements de cabinets
Un associé qui arrive apporte un portefeuille de contacts, et un cabinet qui fusionne avec un autre apporte une base de données entière. Beaucoup de ces personnes figurent déjà dans votre CRM. Dédoublonner avant, pendant et après une migration s'applique ici, car intégrer les données d'un autre cabinet constitue une migration à part entière.
Entreprises sous plusieurs noms
Les clients entreprises et les sociétés adverses apparaissent avec ou sans « LLC », « Inc. » ou « LLP », et sous d'anciennes dénominations. Suffixes de société comme Inc. et LLC masquer beaucoup de ces doublons d'une recherche sur nom exact.
Ce qui constitue un doublon dans un cabinet d'avocats
Ce qui compte comme doublon dépend du cas. Ce qu'une société considère comme un doublon peut ne pas l'être pour une autre, et les rôles compliquent la question.
Une personne, plusieurs orthographes
Une même personne enregistrée sous « Jose Garcia » et « José García » est un doublon. Il en va de même pour une fiche avec une initiale de second prénom et une autre sans, une fois confirmé qu'il s'agit de la même personne.
Une personne, plusieurs rôles
Une ancienne partie adverse peut devenir cliente, et une source de recommandation peut aussi le devenir. Beaucoup de cabinets veulent une seule fiche par personne, avec tous ses rôles toujours visibles après la fusion. Si les rôles sont enregistrés sur des fiches liées, vérifiez comment ces liens sont transférés avant de fusionner.
Des personnes différentes portant le même nom
Deux personnes qui partagent un nom courant restent deux personnes. Faites correspondre sur plus que le nom, comme nom et e-mail, téléphone ou entreprise, et ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain qu'il s'agit de personnes différentes.
Sociétés, filiales et leurs collaborateurs
Une maison mère et sa filiale peuvent partager une adresse et un domaine tout en étant des clients distincts. Ils sont fiches liées qui ressemblent à des doublons, et les fusionner mélange deux relations.
Contacts de cabinets d'avocats en un coup d'œil
| Type de contact | D'où viennent les doublons | Rapprocher d'abord sur | Attention à |
|---|---|---|---|
| Clients | Accueil, recommandations, carnets d'adresses des avocats | E-mail exact, puis nom avec téléphone | Clients qui occupaient aussi un autre rôle |
| Parties adverses et conseils | Chaque nouveau dossier, ajouté par des équipes différentes | Nom avec entreprise ou e-mail | Noms courants |
| Sources de recommandation | Plusieurs avocats ajoutant la même personne | E-mail exact, puis nom avec entreprise | Collègues d'une même société |
| Entreprises | Admission, combinaisons de cabinets, anciens noms | Domaine du site web, puis nom sans suffixes | Filiales et sociétés affiliées |
| Abonnés aux événements et aux alertes | Formulaires d'inscription, listes de séminaires | Email exact | E-mails personnels et professionnels |
Protégez ce qui est lié avant de fusionner
Demandez au responsable habilité du cabinet de vérifier les procédures de confidentialité, d'accès aux dossiers et de conflits d'intérêts avant de cumuler les rôles. Fusionner la fiche d'un client avec celle de la partie adverse peut exposer des informations, même lorsque les deux désignent la même personne.
Un contact dans le CRM d'un cabinet d'avocats est souvent lié à d'autres fiches, comme des dossiers, affaires ou missions. Une fusion qui déplace mal ces liens est difficile à corriger.
Vérifiez comment votre CRM transmet les enregistrements liés lors de la fusion de deux contacts. Testez d'abord sur quelques jeux de données et examinez la fiche conservée. Exportez les valeurs d'origine avant une grosse fusion, car de nombreuses fusions CRM ne peuvent pas être annulées.
Attendez-vous aussi à une évaluation par le fournisseur. Les cabinets vérifient souvent tout outil qui se connecte aux données clients, et ce que les équipes sécurité demandent à propos d'un outil de déduplication répond aux questions courantes.
Par où commencer le nettoyage
Commencez par les correspondances que personne ne contestera, puis passez à celles qui demandent l'avis d'un juriste.
Fusionnez d'abord les correspondances exactes d'e-mails
Les contacts ayant la même adresse e-mail sont le point de départ le plus sûr. Vérifiez les boîtes partagées, comme l'adresse juridique générale d'une entreprise, avant de les fusionner.
Recherchez ensuite les variantes orthographiques
Rapprochez le nom avec l'entreprise ou le téléphone, en tenant compte des fautes de frappe, des accents et des surnoms. Vérifiez ces ensembles avant de fusionner, car les noms courants produisent de fausses correspondances.
Ne rejetez que ce dont vous êtes certain
Deux personnes qui partagent un nom continueront d'apparaître comme correspondances. Ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain qu'il s'agit de personnes différentes, car elle ne réapparaîtra pas lors des recherches ultérieures.
Comment Dedupely retrouve un même contact sous plusieurs orthographes
Dedupely fonctionne avec les fichiers CSV et les contacts et entreprises des CRM pris en charge. Recherchez les variantes orthographiques, confirmez l'identité et prévisualisez le résultat. Avant de fusionner des contacts clients ou parties adverses, faites vérifier les liens avec les dossiers, la confidentialité et les accès par le relecteur habilité du cabinet. Une liste de contacts plus propre soutient le processus du cabinet ; elle n'effectue pas de contrôle de conflits d'intérêts et ne le valide pas.
Trouvez les contacts enregistrés sous plusieurs orthographes
Une personne, retrouvable une seule fois
Les doublons des cabinets d'avocats viennent des demandes d'entrée, des contacts personnels des avocats, des fusions de cabinets et des noms qui peuvent s'écrire de multiples façons. Dans beaucoup d'entreprises, ils font perdre du temps. Dans un cabinet d'avocats, ils peuvent aussi rendre une recherche incomplète.
Définir ce qui constitue un doublon, protéger les fiches liées et fusionner d'abord les cas les plus clairs donne à chaque avocat la même vue sur chaque personne. La prochaine recherche, alerte ou présentation part ainsi d'une seule fiche.
Questions fréquentes
Pourquoi les cabinets d'avocats ont-ils des contacts en double dans leur CRM ?
Parce que les personnes arrivent au cabinet par de nombreuses portes : appels d'accueil, demandes en ligne, recommandations, événements et carnets d'adresses des avocats eux-mêmes. Les noms sont souvent enregistrés avec des orthographes différentes, et les recrutements de collaborateurs ou les fusions de cabinets apportent des listes de contacts qui se recoupent avec celle du cabinet. Chaque source qui ne trouve pas de fiche existante en crée une nouvelle.
Comment les contacts en double affectent-ils les recherches de conflits ?
Elles peuvent rendre une recherche incomplète. Si une personne est enregistrée sous plusieurs orthographes, une recherche sur l'une d'elles peut manquer les autres enregistrements et les rôles qu'ils portent. Un enregistrement unique par personne rend les recherches plus fiables, mais les procédures de conflit d'intérêts de votre cabinet et ses règles passent en premier.
Un client qui a été partie adverse doit-il avoir une seule fiche ?
De nombreux cabinets préfèrent une fiche par personne, avec les deux rôles toujours visibles, pour que quiconque consulte le contact voie l'historique complet. Cela dépend toutefois du cas. Suivez la procédure de conflits de votre cabinet, et vérifiez comment les dossiers liés, comme les affaires ou les mandats, sont transférés avant de fusionner les deux.
Comment retrouver des contacts enregistrés avec des orthographes différentes ?
Faites correspondre le nom combiné à un autre champ, comme l'entreprise, l'e-mail ou le téléphone, et tenez compte des fautes de frappe, des accents, des surnoms et des noms qui se prononcent de la même façon. Vérifiez chaque ensemble avant la fusion, car les noms courants produisent de fausses correspondances. Ne rejetez une correspondance que lorsque vous êtes certain que les fiches concernent des personnes différentes.
Que doit vérifier un cabinet d'avocats avant de fusionner des contacts ?
Vérifiez comment les enregistrements liés, comme les dossiers ou les affaires, passent vers le contact conservé, et testez d'abord sur quelques lots. Convenez des valeurs à retenir, notamment le propriétaire de la relation et la source d'origine. Exportez les valeurs initiales avant une grande fusion, car de nombreuses fusions dans un CRM sont irréversibles.
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