TL;DR
- CRM-system för advokatbyråer innehåller ofta en person under flera stavningar, roller och poster.
- En jävssökning som hittar en post för en person kan missa de andra.
- Över tid kan en person vara kund, motpart och hänvisningskälla.
- Nyanställda jurister och sammanslagningar av byråer för med sig kontaktlistor som överlappar byråns egna.
- Dedupely hittar kontakter som sparats med olika stavningar och behåller deras historik vid sammanslagning.
Kontakterna i en advokatbyrå väger tungt. Samma CRM innehåller klienter, motparter, deras ombud, remittenter och personer som prenumererar på klientnotiser. Var och en är viktig för någon på byrån av olika skäl.
När en person finns i tre poster under tre stavningar blir var och en av dessa orsaker svårare att hantera. En sökning hittar en post och missar två, och en partner kan inte se hela relationen.
I det här inlägget får du se varför dubbletter är viktigare på en advokatbyrå och varifrån de kommer. Du ser också vad som räknas som dubblett när personer har flera roller, och hur du städar utan att sätta kopplade poster på spel.
Varför dubbletter spelar större roll på en advokatbyrå
I många verksamheter innebär en dubblett ett bortkastat samtal eller en rapport som räknar någon två gånger. På en advokatbyrå kan den dessutom innebära att en sökning ger ofullständigt resultat.
Konfliktsökningar förutsätter att man hittar en person en gång
Om din byrås jävskontroller bygger på CRM-kontakter förutsätter de att varje person går att hitta. En sökning på en stavning kan missa en post som sparats under en annan, tillsammans med den roll som posten har. Din jävsprocess och dess regler går först, och detta inlägg är inte juridisk rådgivning.
Relationer och krediter delas upp
Byråer följer vem som tog in en kund och vem som sköter relationen. När en kund ligger i två poster med två ägare delas historiken och krediteringen mellan dem.
Kundkommunikation når personer två gånger
Kundlarm, nyhetsbrev och eventinbjudningar skickas till varje post. En person kan få samma larm två gånger, eller fortsätta få det efter att ha avregistrerat sig på den andra posten.
Var dubbletter i advokatbyråer kommer ifrån
Orsakerna beror på hur varje företag tar emot personer och data. Dessa återkommer ofta.
Inflöde från flera ingångar
En potentiell kund kan ringa, fylla i ett webbformulär, komma via en referens och delta i ett seminarium. Varje kanal kan skapa en egen post, ofta med en annan e-post eller telefon.
Namn sparade med flera stavningar
Namn skrivs med och utan mellannamnsinitial, med och utan accenter, eller med smeknamn. Varje version kan bli en egen post, och en sökning på en av dem visar inte alltid de andra.
Jurister som lägger till egna kontakter
Delägare och medarbetare lägger ofta till kontakter från sina egna adressböcker. Två jurister som känner samma bolagsjurist skapar två poster, var och en med egna anteckningar.
Laterala anställningar och företagssammanslagningar
En partner som byter byrå tar med sig en kontaktbok, och ett bolag som går ihop med ett annat tar med sig en hel databas. Många av dessa personer finns redan i ditt CRM. Dubblettrensning före, under och efter en migrering gäller här, eftersom import av en annan byrås data i sig är en egen migrering.
Företag med flera namn
Företagskunder och motparter förekommer med och utan "LLC", "Inc." eller "LLP", och under tidigare namn. Bolagsformer som Inc. och LLC dölja många av dessa dubletter från en exakt namnsökning.
Vad som räknas som dubblett i en advokatbyrå
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det ett företag ser som dubblett kanske inte ett annat gör, och roller gör frågan svårare.
En person, flera stavningar
Samma person sparad som "Jose Garcia" och "José García" är en dubblett. Det gäller även en post med ett mellannamnsinitial och en utan, när du har bekräftat att det är samma person.
En person, flera roller
En tidigare motpart kan bli klient, och en källa till hänvisningar kan också bli klient. Många byråer vill ha en post per person, med alla roller fortfarande synliga efter sammanslagningen. Om roller lagras på kopplade poster ska du kontrollera hur länkarna flyttas innan du slår samman.
Olika personer med samma namn
Två personer med samma vanliga namn är fortfarande två personer. Matcha på mer än namnet, till exempel namn med e-post, telefon eller företag, och avvisa en matchning endast när du är säker på att de är olika.
Företag, dotterbolag och deras personer
Ett moderbolag och dess dotterbolag kan dela adress och domän men vara separata kunder. De är relaterade poster som ser ut som dubbletter, och att slå ihop dem blandar två relationer.
Advokatbyråers kontakter i korthet
| Kontakttyp | Var duplikat kommer från | Matcha först på | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Kunder | Intag, hänvisningar, advokaters adressböcker | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Kunder som också hade en annan roll |
| Motparter och ombud | Varje nytt ärende, tillagt av olika team | Namn med företag eller e-post | Vanliga namn |
| Källor för hänvisningar | Flera jurister lägger till samma person | Exakt e-postadress, sedan namn med företag | Kollegor på samma företag |
| Företag | Intag, företagskombinationer, tidigare namn | Webbplatsdomän, sedan namn utan suffix | Dotterbolag och närstående bolag |
| Prenumeranter på händelser och aviseringar | Anmälningsformulär, seminarielistor | Exakt e-post | Privat och jobbmail |
Skydda det som är kopplat innan du slår samman
Låt byråns behöriga granskare kontrollera sekretess, ärendeåtkomst och jävsrutiner innan roller kombineras. Att slå ihop en klientpost och en motpartspost kan röja information, även när båda gäller samma person.
En kontakt i ett advokatbyrå-CRM är ofta kopplad till andra poster, som ärenden, mål eller uppdrag. En sammanslagning som flyttar de kopplingarna åt fel håll är svår att reparera.
Kontrollera hur ditt CRM flyttar länkade poster när två kontakter slås ihop. Slå ihop några testuppsättningar först och titta på den kvarvarande posten. Exportera originalvärdena före en stor sammanslagning, eftersom många CRM-sammanslagningar inte kan ångras.
Räkna med en leverantörsgranskning också. Företag granskar ofta alla verktyg som kopplar till kunddata, och vad säkerhetsteam frågar om ett verktyg för dubbletthantering tar upp de vanliga frågorna.
Var städningen ska börja
Börja med de matchningar ingen kommer att tvista om, och arbeta sedan mot dem som kräver juridisk bedömning.
Slå samman exakta e-postmatchningar först
Kontakter med samma e-postadress är det säkraste att börja med. Granska delade inkorgar, som ett företags allmänna juridiska adress, innan du slår samman dem.
Leta sedan efter stavningsvariationer
Matcha namn med företag eller telefon och ta hänsyn till stavfel, accenter och smeknamn. Granska dessa grupper innan sammanslagning, eftersom vanliga namn ger felaktiga matchningar.
Avvisa bara det du är säker på
Två personer med samma namn dyker hela tiden upp som matchningar. Avvisa en matchning först när du är säker på att det är olika personer, eftersom den inte kommer tillbaka i senare sökningar.
Så hittar Dedupely en kontakt under många stavningar
Dedupely fungerar med CSV-filer och kontakter och företag i stödda CRM. Sök efter stavningsvariationer, bekräfta identitet och förhandsgranska resultatet. Innan du slår samman klient- eller motpartskontakter ska byråns behöriga granskare kontrollera ärendekopplingar, sekretess och åtkomst. En renare kontaktlista stödjer byråns process; den utför eller godkänner inte en jävskontroll.
En person, en post
Dubbletter hos advokatbyråer uppstår vid mottagning av ärenden, advokaternas egna kontakter, sammanslagningar av byråer och namn som kan skrivas på många sätt. I många företag kostar de tid. På advokatbyråer kan de dessutom göra att en sökning blir ofullständig.
Om du bestämmer vad som räknas som dubblett, skyddar kopplade poster och slår samman de tydligaste fallen först får varje jurist samma bild av varje person. Då börjar nästa sökning, varning eller introduktion från en post.
Vanliga frågor
Varför har advokatbyråer dubblettkontakter i sitt CRM?
Eftersom människor når byrån via många kanaler: intagssamtal, webbförfrågningar, hänvisningar, evenemang och jurister egna adressböcker. Namn sparas ofta med olika stavningar, och nyanställda jurister eller sammanslagningar av byråer för med sig kontaktlistor som överlappar byråns egna. Varje källa som inte hittar en befintlig post skapar en ny.
Hur påverkar dubblettkontakter konfliktsökningar?
De kan göra en sökning ofullständig. Om en person är sparad under flera stavningar kan en sökning på en stavning missa de andra posterna och de roller de har. Att hålla en post per person gör sökningar mer tillförlitliga, men er firmas konfliktprocess och regler går först.
Bör en klient som var motpart ha en enda post?
Många företag föredrar en post per person, med båda rollerna fortfarande synliga, så att den som tittar på kontakten ser hela historiken. Det varierar dock från fall till fall. Följ företagets process för intressekonflikter och kontrollera hur kopplade poster som ärenden eller uppdrag flyttas innan du slår ihop de två.
Hur hittar du kontakter som sparats med olika stavningar?
Matcha på namn kombinerat med ett annat fält, till exempel företag, e-post eller telefon, och räkna med stavfel, accenter, smeknamn och namn som låter lika. Granska varje grupp innan sammanslagning, eftersom vanliga namn ger falska matchningar. Avvisa en matchning först när du är säker på att posterna gäller olika personer.
Vad bör en advokatbyrå kontrollera innan kontakter slås ihop?
Kontrollera hur kopplade poster, till exempel ärenden, flyttas till den kvarvarande kontakten och testa först på några set. Kom överens om vilka värden som vinner, särskilt relationsägaren och ursprungskällan. Exportera de ursprungliga värdena före en stor sammanslagning, eftersom många CRM-sammanslagningar inte kan ångras.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
