Aktenverknüpfungen vor dem Zusammenführen von Kontakten prüfen

Die Kontakte einer Kanzlei sind hochrelevant. Dasselbe CRM enthält Mandanten, Gegenparteien, deren Anwälte, Empfehlungsgeber und Personen, die sich für eine Mandanteninfo angemeldet haben. Jeder ist für jemanden in der Kanzlei aus einem anderen Grund wichtig.

Wenn eine Person unter drei Schreibweisen in drei Datensätzen steht, werden alle diese Gründe schwerer. Eine Suche findet einen Datensatz und übersieht zwei, und ein Partner sieht die gesamte Beziehung nicht.

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Dubletten in einer Kanzlei besonders ins Gewicht fallen und woher sie kommen. Außerdem sehen Sie, was als Dublette gilt, wenn Personen mehrere Rollen haben, und wie Sie bereinigen, ohne verknüpfte Datensätze zu gefährden.

Warum Duplikate in einer Anwaltskanzlei besonders ins Gewicht fallen

In vielen Unternehmen bedeutet ein Duplikat einen verschwendeten Anruf oder einen Bericht, der jemanden doppelt zählt. In einer Kanzlei kann es zudem heißen, dass eine Suche unvollständige Ergebnisse liefert.

Konfliktprüfungen setzen voraus, dass eine Person nur einmal gefunden wird

Wenn die Konfliktprüfungen Ihrer Kanzlei auf CRM-Kontakte zurückgreifen, verlassen sie sich darauf, dass jede Person auffindbar ist. Eine Suche mit einer Schreibweise kann einen Datensatz übersehen, der unter einer anderen gespeichert ist, samt der Rolle, die dieser Datensatz einnimmt. Ihr Konfliktprozess und dessen Regeln haben Vorrang, und dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Beziehungen und Zuordnungen werden aufgeteilt

Firmen erfassen, wer einen Kunden gewonnen hat und wer die Beziehung betreut. Liegt ein Kunde in zwei Datensätzen mit zwei Verantwortlichen, teilen sich Historie und Zuordnung auf.

Kundenkommunikation erreicht Personen doppelt

Kundenhinweise, Newsletter und Einladungen zu Veranstaltungen gehen an jeden Datensatz. Eine Person kann dieselbe Meldung zweimal erhalten oder weiterhin Nachrichten bekommen, obwohl sie sich im anderen Datensatz abgemeldet hat.

Woher Dubletten in Kanzleien stammen

Die Ursachen hängen davon ab, wie das jeweilige Unternehmen Personen und Daten erfasst. Diese kommen häufig vor.

Eingänge über mehrere Kanäle

Ein Interessent kann anrufen, eine Webanfrage ausfüllen, über eine Empfehlung kommen und an einem Seminar teilnehmen. Jeder Zugang kann einen eigenen Datensatz anlegen, oft mit anderer E-Mail oder Telefonnummer.

Namen in mehreren Schreibweisen gespeichert

Namen werden mit und ohne Mittelinitial, mit und ohne Akzente oder mit einem Spitznamen erfasst. Jede Version kann ein eigener Datensatz werden, und eine Suche nach einer Version zeigt nicht immer die anderen.

Anwälte legen eigene Kontakte an

Partner und Mitarbeitende legen Kontakte oft aus ihren eigenen Adressbüchern an. Zwei Anwälte, die denselben Syndikusanwalt kennen, legen zwei Datensätze mit jeweils eigenen Notizen an.

Seitenwechsel und Kanzleizusammenschlüsse

Ein neuer Partner bringt seinen Kontaktstamm mit, und eine Kanzlei, die fusioniert, eine ganze Datenbank. Viele dieser Personen sind bereits in Ihrem CRM. Duplikate vor, während und nach einer Migration bereinigen gilt auch hier, da das Einbinden von Daten einer anderen Kanzlei eine eigene Migration ist.

Unternehmen unter mehreren Namen

Firmenkunden und gegnerische Unternehmen erscheinen mit und ohne "LLC", "Inc." oder "LLP" sowie unter früheren Namen. Firmenzusätze wie Inc. und LLC viele dieser Dubletten bei einer exakten Namenssuche ausblenden.

Was in einer Anwaltskanzlei als Duplikat gilt

Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was eine Firma als Duplikat betrachtet, sieht eine andere vielleicht nicht so, und Rollen machen die Frage schwieriger.

Eine Person, mehrere Schreibweisen

Dieselbe Person als „Jose Garcia“ und „José García“ gespeichert ist ein Duplikat. Ebenso ein Datensatz mit und einer ohne zweites Vornamen-Initial, sobald bestätigt ist, dass es dieselbe Person ist.

Eine Person, mehrere Rollen

Eine frühere Gegenpartei kann zum Mandanten werden, und auch eine Empfehlungsquelle kann Mandant werden. Viele Kanzleien wollen einen Datensatz pro Person, wobei jede Rolle nach der Zusammenführung sichtbar bleibt. Sind Rollen an verknüpften Datensätzen gespeichert, prüfen Sie vor dem Zusammenführen, wie sich diese Verknüpfungen verschieben.

Verschiedene Personen mit demselben Namen

Zwei Personen mit demselben häufigen Namen bleiben zwei Personen. Gleichen Sie nicht nur nach dem Namen ab, sondern zusätzlich nach E-Mail, Telefonnummer oder Unternehmen, und lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es verschiedene Personen sind.

Konzerne, Tochtergesellschaften und ihre Mitarbeiter

Eine Muttergesellschaft und ihre Tochtergesellschaft können Adresse und Domain teilen und dennoch getrennte Kunden sein. Sie sind verwandte Datensätze, die wie Duplikate aussehen, und sie zusammenzuführen vermischt zwei Beziehungen.

Kanzleikontakte auf einen Blick

Verknüpfte Daten vor dem Zusammenführen schützen

Lassen Sie vor einer Zusammenlegung von Rollen die Vertraulichkeit, den Aktenzugriff und die Verfahren bei Interessenkonflikten vom autorisierten Prüfer der Kanzlei kontrollieren. Das Zusammenführen eines Mandanten- und eines Gegnerdatensatzes kann Informationen offenlegen, auch wenn beide dieselbe Person betreffen.

Ein Kontakt im CRM einer Kanzlei ist oft mit anderen Datensätzen verknüpft, etwa mit Fällen, Mandaten oder Aufträgen. Ein Zusammenführen, das diese Verknüpfungen falsch verschiebt, ist schwer zu reparieren.

Prüfen Sie, wie Ihr CRM verknüpfte Datensätze beim Zusammenführen zweier Kontakte verschiebt. Führen Sie zuerst einige Testgruppen zusammen und prüfen Sie den verbleibenden Datensatz. Exportieren Sie die Originalwerte vor einer großen Zusammenführung, da sich viele CRM-Zusammenführungen nicht rückgängig machen lassen.

Rechnen Sie auch mit einer Anbieterprüfung. Unternehmen prüfen Werkzeuge, die auf Kundendaten zugreifen, oft gründlich, und was Sicherheitsteams zu einem Deduplizierungstool fragen beantwortet die üblichen Fragen.

Wo Sie mit der Bereinigung beginnen

Beginnen Sie mit den Übereinstimmungen, über die niemand streiten wird, und arbeiten Sie sich dann zu denen vor, die eine juristische Einschätzung brauchen.

Zuerst exakte E-Mail-Treffer zusammenführen

Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse sind der sicherste Einstieg. Prüfen Sie gemeinsam genutzte Postfächer, etwa die allgemeine Rechtsadresse eines Unternehmens, bevor Sie sie zusammenführen.

Achten Sie dann auf Schreibvarianten

Gleichen Sie Name mit Firma oder Telefon ab und berücksichtigen Sie Tippfehler, Akzente und Spitznamen. Prüfen Sie diese Gruppen vor dem Zusammenführen, da häufige Namen falsche Treffer erzeugen.

Lehnen Sie nur ab, was Sie mit Sicherheit wissen

Zwei Personen mit gleichem Namen tauchen immer wieder als Treffer auf. Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es sich um verschiedene Personen handelt, da er bei späteren Suchen nicht wieder erscheint.

Eine Person, einmal auffindbar

Dubletten in Kanzleien entstehen durch Aufnahme, eigene Kontakte der Anwälte, Kanzleizusammenschlüsse und Namen, die sich auf viele Arten schreiben lassen. In vielen Unternehmen kosten sie Zeit. In einer Kanzlei können sie außerdem dazu führen, dass eine Suche unvollständig bleibt.

Wer festlegt, was als Duplikat gilt, verknüpfte Datensätze schützt und die eindeutigen Fälle zuerst zusammenführt, gibt jedem Anwalt dieselbe Sicht auf jede Person. Die nächste Suche, Warnung oder Vorstellung startet dann von einem einzigen Datensatz.

Häufige Fragen