O guia completo da desduplicação no Salesforce com o Dedupely

Os registos do Salesforce vêm de todo o lado: formulários, importações, integrações e entradas manuais, o que torna os duplicados inevitáveis. O Dedupely dá-lhe as ferramentas para definir, corresponder e fundir duplicados em escala, sem depender de fusões manuais ou apenas das ferramentas nativas.

Recurso gratuito: guia de deduplicação no Salesforce

Antes de começar, veja o nosso Playbook de Salesforce do Dedupely abaixo: Um PDF com modelos, configurações comprovadas e processos passo a passo para manter o Salesforce sem duplicados com a Dedupely.

Como o Dedupely funciona com o Salesforce

O Dedupely liga-se diretamente ao seu Salesforce e segue a funcionalidade de fusão nativa, pelo que a propriedade dos registos, as regras de partilha e a lógica dos campos continuam a funcionar como o Salesforce espera.

O que o Dedupely acrescenta é a capacidade de:

• Defina as suas opções de correspondência para procurar duplicados de forma mais rigorosa ou mais flexível
• Guarde Search Pads reutilizáveis e execute-os quando quiser
• Filtre os resultados para ver só os registos que quer fundir
• Funda em massa ou automaticamente milhares de registos de uma só vez
• Aplicar Merge Rules para decidir exatamente que dados prevalecem
• Agende fusões para que os duplicados sejam tratados automaticamente assim que a sua lógica for aprovada

Defina o que significa “duplicado”

No Dedupely, as Search Pads são conjuntos guardados de regras de correspondência para um único objeto (Lead, Contacto ou Conta). Escolha os campos, o tipo de correspondência e os filtros que definem o que conta como duplicado.

Tipos de correspondência:

• Exata: Idêntico letra a letra
• Aproximada: Aceita pequenas diferenças (“Jon” vs. “John”)
• Semelhante: Quase idênticos na escrita/forma (“Jonathan” vs. “Jonathon”)
• Similar Words (qualquer ordem): Ignora a ordem das palavras (“Design Lab, The” vs. “The Design Lab”)
• Raiz do Domínio: Corresponde por domínio de email (info@acme.com correspondências sales@acme.com)

Exemplos de configurações de correspondência:

• Leads: Deteta erros de escrita no nome próprio com o mesmo email da empresa
  • Nome: correspondência exata + Email: correspondência por domínio de raiz
• Contactos: apanha contactos com números de telefone atualizados ou inconsistentes
  • Email: Correspondência exata + Telefone: Correspondência aproximada
• Contas: Resolve “Acme Incorporated” vs. “Acme Inc.”
  • Nome da empresa: correspondência Similar Words + Email: correspondência exata

Nota: Qualquer Search Pad pode fazer uma análise sem fundir nada. É aqui que vê os resultados, ajusta os tipos e campos de correspondência e testa outra vez até ter confiança para fundir os duplicados.

Escolha a forma certa de fundir duplicados

Encontradas as correspondências, escolha o tipo de fusão a executar:

Fusão em massa: Quando as opções de correspondência são sólidas, os filtros são precisos e já reviu resultados de amostra para confirmar a exatidão.

• Bom para fusão em massa: Contas com nomes de empresa idênticos e domínios de email coincidentes, onde o risco de erro é muito baixo
  • Nome da empresa: correspondência Exact + Email: correspondência Domain Root
• Evite: Correspondências de nome demasiado amplas, que agrupam contas sem relação
  • Nome da empresa: apenas correspondência aproximada

Auto merge: Quando tem campos que funcionam como identificadores praticamente únicos e confia neles sem Manual Review.

• Bom para Auto Merge: Registos de pessoas em que os três campos-chave coincidem exatamente, o que os torna praticamente impossíveis de confundir com outra pessoa
  • Nome + Apelido + Email: correspondência exata
• Evite: Correspondências pouco rigorosas que podem ligar duas pessoas diferentes
  • Nome: correspondência semelhante + Apelido: correspondência aproximada

Fusão manual: Quando a correspondência é provavelmente correta, mas a decisão final depende do contexto do registo

• Bom para fusão manual: Empresas com nomes coincidentes em qualquer ordem e moradas semelhantes, em que a revisão humana ajuda a confirmar que são a mesma entidade
  • Nome da empresa: correspondência Similar Words + Morada: correspondência Fuzzy
• Evite: Correspondências por um só campo, sem provas suficientes
  • Cidade: apenas correspondência exata

Defina o que manter numa fusão

Se usar fusão em massa ou Auto Merge, o Dedupely segue o comportamento de fusão predefinido do Salesforce. Mas e se quiser que um valor específico ganhe ou perca? É aí que entram as Merge Rules personalizadas entram em ação: permitem definir que valores são mantidos ou descartados.

Com as Merge Rules pode:

• Defina regras específicas para cada tipo de registo (Lead, Contacto, Conta)
• Escolha que campos ganham ou perdem
• Aplique condições com base no conteúdo, origem ou formato do registo (por exemplo, tudo em maiúsculas, criado mais recentemente, etc.)
• Defina regras para aplicar a um Search Pad ou a todos

Exemplos de regras que pode usar:

• Manter o Número de Telefone do registo criado mais recentemente
• Descartar o Primeiro Nome se vier do registo mais antigo
• Manter o Email se o valor vier de uma integração

Pode fundir regras para mais controlo e pré-visualizar os resultados antes de correr a fusão, por isso sabe sempre o que vai acontecer.

Como definir uma Merge Rule

1. Tipo de registo: Escolha se a regra se aplica a Leads, Contactos ou Contas
2. Campo: Escolha o campo específico onde aplicar a regra (ex.: Nome Próprio, Cidade, Responsável pelo Contacto, etc.)
3. Condição: Decida se esta regra Ganha (mantém o valor) ou Perde (descarta-o)
4. Filtrar por campo: Adicione uma condição para manter os dados se ou quando esta regra se aplicar com base num campo específico (ex.: data de criação, proprietário, etc.)
5. Operador: Defina como esse campo deve ser avaliado, com base no campo de filtro (por exemplo, “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Pesquisa de Duplicados: escolha a que Search Pad se aplica esta regra

Pode criar as regras que precisar e ordená-las por prioridade. O Dedupely verifica primeiro as regras Perde e depois as regras Ganha, de baixo para cima.

Pontos a considerar antes de fundir no Salesforce

Algumas limitações do Salesforce afetam a forma como a fusão funciona. Não podem ser alteradas diretamente, mas desenhámos a Dedupely para lidar com elas dando-lhe na mesma clareza e controlo:

• Se estiver a testar um novo Search Pad, comece por fundir manualmente para confirmar a precisão antes de correr uma união em massa ou automática
• Coordene as fusões com a equipa se vários utilizadores tiverem acesso

Crie um bom processo de deduplicação no Salesforce com o Dedupely

Siga este processo passo a passo:

1. Comece pelos duplicados óbvios

Encontre as correspondências que estão sempre certas: são de baixo risco e resolvem-se depressa.

• Nome + Apelido + Email: correspondência exata

2. Crie Search Pads para cada área de foco

Concentre-se nos campos que mais importam em cada objeto.

• Leads: variações de Email + Telefone
• Contactos: email Domain Root + Nome da empresa
• Contas: Similar Words no Nome da Empresa + Exato no Website

3. Decida como fundir

Escolha o método de fusão e defina Merge Rules para controlar o que prevalece após a fusão.

• Em massa/Automático para Search Pads de elevada certeza
• Manual, para quem precisa de uma verificação humana

4. Alargue aos duplicados menos óbvios

Depois de tratar as correspondências óbvias, ajuste a lógica para apanhar gralhas, diferenças de formatação ou diminutivos.

• Nome próprio: correspondência semelhante + Telefone : correspondência exata

5. Agendar o Auto Merge

Configure fusões contínuas para os duplicados que aparecem com regularidade.

• Se uma integração cria duplicados diariamente, execute o Auto Merge semanalmente para manter a base de dados limpa sem trabalho manual.

A desduplicação é o que mantém o seu Salesforce fiável e pronto a servir todas as equipas que dependem dele. Quando domina a lógica de correspondência, define regras de união claras e mantém o processo a correr de forma agendada, deixa de apagar fogos e passa a controlar os duplicados.

Tenha em conta:

• Dados mais limpos alimentam tudo: Melhor segmentação nas campanhas, relatórios corretos e sincronizações mais fluidas entre sistemas
• Um CRM sujo atrasa-o: Os duplicados multiplicam erros, escondem informação e fazem perder oportunidades
• Com o Dedupely, o controlo é seu: Seja um administrador sozinho ou responsável por RevOps global, é você que decide o que conta como duplicado, como é fundido e quando acontece.