Den kompletta guiden till dubbletthantering i Salesforce med Dedupely

Salesforce-poster kan komma från alla håll: formulär, importer, integrationer och manuell inmatning – dubbletter är därför oundvikliga. Dedupely ger dig verktygen att definiera, matcha och slå ihop dubbletter i stor skala, utan att förlita dig på manuella sammanslagningar eller enbart inbyggda verktyg.

Gratis resurs: Handboken för dubbletthantering i Salesforce

Innan du sätter igång, hämta vår Dedupelys Salesforce-playbook nedan: En PDF med mallar, beprövade uppsättningar och steg-för-steg-processer för att hålla Salesforce fritt från dubbletter med Dedupely.

Så fungerar Dedupely med Salesforce

Dedupely ansluter direkt till din Salesforce och använder dess inbyggda sammanslagning, så ägarskap, delningsregler och fältlogik fungerar precis som Salesforce förväntar sig.

Det Dedupely tillför är möjligheten att:

• Ställ in egna matchningsalternativ för mer noggrann eller mer tillåtande dubblettmatchning
• Spara Search Pads och kör dem när du vill
• Filtrera resultaten så att du bara ser de poster du vill slå ihop
• Slå ihop tusentals poster i bulk eller med Auto Merge
• Använd Merge Rules för att bestämma exakt vilka värden som vinner
• Schemalägg sammanslagningar så att dubbletter hanteras automatiskt när din logik är godkänd

Definiera vad ”dubblett” betyder

I Dedupely är Search Pads sparade uppsättningar matchningsregler för ett objekt (Lead, Contact eller Account). Du väljer fält, matchningstyp och filter som avgör vad som räknas som en dubblett.

Matchningstyper:

• Exakt: Identisk bokstav för bokstav
• Fuzzy: Tillåter små skillnader (”Jon” mot ”John”)
• Liknande: Nästan identiska i stavning/form (“Jonathan” vs. “Jonathon”)
• Similar Words (valfri ordning): Bortser från ordföljd (“Design Lab, The” vs “The Design Lab”)
• Domänrot: Matchar på e-postdomän (info@acme.com matchningar sales@acme.com)

Exempel på matchningsuppsättningar:

• Leads: Fångar stavfel i förnamnet men samma företagsmejl
  • Förnamn: exakt matchning + E-post: Domain Root-matchning
• Kontakter: Fånga kontakter med uppdaterade eller inkonsekventa telefonnummer
  • E-post: Exakt matchning + Telefon: Ungefärlig matchning
• Konton: Hantera ”Acme Incorporated” kontra ”Acme Inc.”
  • Företagsnamn: Similar Words-matchning + E-post: exakt matchning

Obs: Varje Search Pad kan köra en sökning utan att slå ihop något. Där ser du resultatet, justerar matchningstyper och fält och testar igen tills du är trygg med att slå ihop dubbletterna.

Välj rätt sätt att slå ihop dubbletter

När matchningarna är hittade väljer du vilken typ av sammanslagning du vill köra:

Massammanslagning: När dina matchningsalternativ är starka, filtren precisa och du redan har granskat ett urval av resultaten för att bekräfta träffsäkerheten.

• Bra att slå samman i bulk: Konton med identiska företagsnamn och matchande e-postdomäner, där risken för felmatchning är mycket låg
  • Company Name: Exact-matchning + Email: Domain Root-matchning
• Undvik: Breda namnmatchningar som lätt grupperar orelaterade konton
  • Företagsnamn: Endast fuzzy-matchning

Auto merge: När du har fält som i praktiken är unika identifierare och du litar på dem utan manuell granskning.

• Bra för Auto Merge: Personposter där alla tre nyckelfält matchar exakt, vilket gör dem i praktiken omöjliga att förväxla med en annan person
  • Förnamn + Efternamn + E-post: exakt matchning
• Undvik: Lösa matchningar som kan koppla ihop två olika personer
  • Förnamn: Liknande matchning + Efternamn: Ungefärlig matchning

Manuell sammanslagning: När matchningen troligen stämmer, men det slutliga beslutet beror på sammanhanget i posten

• Bra att slå samman manuellt: Företag med matchande namn i valfri ordning och liknande adresser, där en manuell granskning bekräftar att det rör sig om samma bolag
  • Företagsnamn: Similar Words-matchning + Adress: fuzzy-matchning
• Undvik: Matchningar på ett enda fält som inte ger tillräckligt underlag
  • Ort: endast exakt matchning

Bestäm vad som ska behållas vid en sammanslagning

Vid massammanslagning eller auto merge följer Dedupely Salesforces standardbeteende. Men tänk om du vill att ett visst värde ska vinna eller förlora? Där kommer Egna Merge Rules kommer in i bilden: med dem bestämmer du vilka värden som behålls eller förkastas.

Med Merge Rules kan du:

• Ange egna regler för varje posttyp (Lead, Kontakt, Konto)
• Välj vilka fält som ska vinna eller förlora
• Sätt villkor utifrån postens innehåll, ursprung eller format (t.ex. enbart versaler, senast skapad osv.)
• Låt regler gälla ett Search Pad eller alla

Exempel på regler du kan använda:

• Behåll telefonnumret från den senast skapade posten
• Kasta förnamnet om det kommer från den äldsta posten
• Behåll e-postadressen om värdet kom från en integration

Du kan stapla regler för mer kontroll och förhandsgranska resultatet innan du kör sammanslagningen, så du alltid vet vad som händer.

Så ställer du in en Merge Rule

1. Posttyp: Välj om en regel gäller Leads, Contacts eller Accounts
2. Fält: Välj vilket fält regeln ska gälla (t.ex. Förnamn, Ort, Kontaktansvarig osv.)
3. Villkor: Bestäm om regeln ska Vinna (behålla värdet) eller Förlora (kasta det)
4. Filtrera på fält: Lägg till ett villkor för att behålla data om eller när regeln gäller utifrån ett visst fält (t.ex. skapad datum, ägare osv.)
5. Operator: Ange hur fältet ska utvärderas, utifrån fältet du filtrerar på (t.ex. “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Dubblettsökning: Välj vilken Search Pad regeln gäller

Du kan skapa så många regler du behöver och ordna dem efter prioritet. Dedupely kontrollerar Lose-regler först, sedan Win-regler, nerifrån och upp.

Viktigt att tänka på innan du slår ihop i Salesforce

Vissa begränsningar i Salesforce påverkar hur sammanslagning fungerar. De går inte att ändra direkt, men Dedupely är byggt för att arbeta med dem och ändå ge dig överblick och kontroll:

• Testar du en ny Search Pad, börja med manuell sammanslagning för att bekräfta träffsäkerheten innan du kör en mass- eller automatisk sammanslagning
• Samordna sammanslagningar i teamet om flera användare har åtkomst

Bygg en bra dedupliceringsprocess för Salesforce med Dedupely

Så här går du till väga, steg för steg:

1. Börja med de uppenbara dubbletterna

Hitta matchningar som alltid stämmer, de har låg risk och går snabbt att klara av.

• Förnamn + Efternamn + E-post: exakt matchning

2. Skapa Search Pads för varje fokusområde

Rikta in dig på de fält som betyder mest för varje objekt.

• Leads: E-post + telefonvarianter
• Kontakter: Domain Root-e-post + Company Name
• Konton: Similar Words på Företagsnamn + Exakt på Webbplats

3. Bestäm hur du ska slå ihop

Välj sammanslagningsmetod och ange Merge Rules som styr vilka värden som vinner eller förlorar vid sammanslagningen.

• Bulk/Auto för Search Pads med hög träffsäkerhet
• Manuellt för det som kräver en mänsklig kontroll

4. Utöka till mindre uppenbara dubbletter

När de uppenbara matchningarna är borta justerar du logiken för att fånga stavfel, formatskillnader och smeknamn.

• Förnamn: Liknande matchning + Telefon : Exakt matchning

5. Schemalägg auto merge

Ställ in löpande sammanslagningar för dubbletter som dyker upp regelbundet.

• Om en integration skapar dubbletter dagligen, kör Auto Merge varje vecka så hålls databasen ren utan manuellt arbete.

Dubbletthantering är så du håller ditt Salesforce tillförlitligt och redo att stötta varje team som är beroende av det. När du äger matchningslogiken, sätter tydliga Merge Rules och låter processen köra enligt schema slutar du släcka bränder och börjar styra dubbletterna.

Tänk på:

• Renare data driver allt: Bättre målgruppsstyrning i kampanjer, korrekt rapportering och smidigare synk mellan system
• Ett ostädat CRM bromsar er: Dubbletter förstärker fel, döljer insikter och leder till missade affärer
• Dedupely ger dig kontrollen: Oavsett om du är ensam administratör eller driver global RevOps bestämmer du vad som räknas som en dubblett, hur den slås samman och när det sker.