La guía definitiva para deduplicar Salesforce con Dedupely

Los registros en Salesforce pueden venir de todas partes: formularios, importaciones, integraciones y entradas manuales. Eso significa que los duplicados son inevitables. Dedupely te da las herramientas para definir, asociar y combinar duplicados en bulk, sin depender solo de combinaciones manuales o de las herramientas nativas.

Recurso gratuito: El playbook de deduplicación en Salesforce‍

Antes de empezar, descarga nuestro Dedupely Salesforce Playbook: un PDF con plantillas, configuraciones comprobadas y procesos paso a paso para mantener Salesforce libre de duplicados con Dedupely. Puedes encontrarlo al final de esta guía.

Cómo funciona Dedupely con Salesforce

Dedupely se conecta directamente a tu Salesforce y sigue su funcionalidad nativa de combinación, por lo que la propiedad, las reglas de uso compartido y la lógica de campos siguen funcionando como Salesforce espera.

Lo que agrega Dedupely es la capacidad de:

• Definir tus propias opciones de asociación para coincidencias más estrictas o más flexibles
• Guardar Search Pads reutilizables y ejecutarlos en cualquier momento
• Filtrar resultados para ver solo los registros que quieras combinar
• Combinar en bulk o de forma automática miles de registros a la vez
• Aplicar reglas de combinación para decidir exactamente qué datos ganan o se descartan
• Programar combinaciones para que los duplicados se manejen automáticamente una vez que tu lógica esté aprobada

Define qué significa “duplicado”

En Dedupely, los Search Pads son conjuntos guardados de reglas de coincidencia para un solo objeto (Cliente potencial, Contacto o Cuenta). Tú eliges los campos, el tipo de match y los filtros que definen qué cuenta como duplicado.

Tipos de match:

• Exact: idéntico, letra por letra
• Fuzzy: permite pequeñas diferencias (“Jon” vs. “John”)
• Similar: casi idéntico en escritura/forma (“Jonathan” vs. “Jonathon”)
• Similar Word (any order): ignora el orden de las palabras (“Design Lab, The” vs. “The Design Lab”)
• Domain Root: coincide por dominio de correo (info@acme.com coincide con sales@acme.com)

Ejemplos de configuraciones de match:

• Clientes potenciales: detectar errores en el nombre, pero mismo correo de empresa

First Name: Exact + Email: Domain Root

• Contactos: detectar teléfonos actualizados/inconsistentes

Email: Exact + Phone: Fuzzy

• Cuentas: manejar “Acme Incorporated” vs. “Acme Inc.”

Company Name: Similar Word + Email: Exact

Nota: Cada Search Pad puede ejecutarse en modo “solo escaneo”, sin combinar nada. Aquí ves los resultados, ajustas los tipos de match/campos y vuelves a probar hasta que estés seguro de combinar.

Elige la forma correcta de combinar duplicados

Una vez encontrados los duplicados, selecciona el tipo de combinación que quieras ejecutar:

• Combinar en bulk: cuando tus opciones de asociación son sólidas, los filtros precisos y ya revisaste muestras para confirmar exactitud.
  • Bueno: cuentas con nombres idénticos y dominios de correo coincidentes.
  • Evita: coincidencias amplias de nombre (ej. Company Name: Fuzzy solamente).
• Auto merge: cuando tienes campos que funcionan como identificadores únicos y confías en ellos sin revisión manual.
  • Bueno: Contactos donde First Name + Last Name + Email coinciden de forma Exact.
  • Evita: coincidencias flojas que podrían unir a dos personas distintas (ej. First Name: Similar + Last Name: Fuzzy).
• Manual merge: cuando la coincidencia es probable, pero depende del contexto en el registro.
  • Bueno: empresas con nombres similares y direcciones parecidas (ej. Company Name: Similar Word + Address: Fuzzy).
  • Evita: coincidencias de un solo campo (ej. City: Exact).

Define qué conservar en una combinación

Si usas combinación en bulk o automática, Dedupely sigue el comportamiento nativo de Salesforce. Pero si quieres que un valor específico gane o se descarte, ahí entran las Custom Merge Rules.

Con ellas puedes:

• Establecer reglas para cualquier tipo de registro (Cliente potencial, Contacto, Cuenta)
• Elegir qué campos deben ganar o perder
• Aplicar condiciones según el contenido, origen o formato (ej. mayúsculas, fecha de creación más reciente, etc.)
• Usar reglas en un solo Search Pad o en todos

Ejemplos de reglas:

• Conservar el teléfono del registro más reciente
• Descartar el primer nombre si viene del registro más antiguo
• Conservar el correo electrónico si proviene de una integración

Puedes apilar reglas para más control y previsualizar resultados antes de combinar.

Consideraciones clave antes de combinar en Salesforce

Algunas limitaciones en Salesforce afectan cómo funciona la combinación. No se pueden cambiar directamente, pero Dedupely está diseñado para darte claridad y control:

• Si estás probando un Search Pad nuevo, empieza con combinación manual antes de pasar a bulk o automática.
• Coordina la combinación con tu equipo si varios usuarios tienen acceso.

Construye un buen proceso de deduplicación en Salesforce con Dedupely

Proceso recomendado:

1. Empieza con duplicados obvios
   • First Name + Last Name + Email: Exact.
2. Crea Search Pads por área
   • Clientes potenciales: Email + Phone (Exact match)
   • Contactos: Email (Domain Root match) + Company (Exact match)
   • Cuentas: Company Name (Similar Word match) + Website (Exact match)
3. Decide cómo combinar
   • En bulk/automático para coincidencias de alta certeza.
   • Manual cuando requiera revisión humana.
4. Pasa a duplicados no obvios
   • Ej. First Name: Similar match + Phone: Exact match
5. Programa combinaciones automáticas
   • Si una integración crea duplicados diarios, programa auto merge semanal para mantener limpio Salesforce.

Mantén Salesforce limpio y confiable

La deduplicación es la base para que Salesforce sea confiable y apoye a todos los equipos. Cuando controlas la lógica de asociación, defines reglas claras y programas el proceso, dejas de apagar incendios y tomas el control.

• Datos limpios impulsan todo: mejor segmentación, reportes más precisos y sincronizaciones sin errores.
• Un CRM sucio te frena: los duplicados generan errores, esconden información y causan oportunidades perdidas.
• Dedupely te da el control: ya seas un admin solo o dirijas un equipo global de RevOps, tú decides qué cuenta como duplicado, cómo se combina y cuándo sucede.