TL;DR
- Compradores e investidores costumam confrontar o número de clientes e o pipeline com os dados do CRM.
- Empresas e negócios duplicados inflacionam o número de clientes, o pipeline e o total de contactos.
- Números que não batem com a faturação ou os contratos levantam questões durante a diligência devida.
- Limpe o CRM antes de uma venda ou de uma ronda de investimento, bem antes de começar qualquer revisão.
- O Dedupely encontra e funde duplicados por trás dos seus números-chave e regista cada fusão que faz.
Quando uma empresa se prepara para uma venda ou uma ronda de financiamento, o seu CRM torna-se prova. Os números de clientes, o pipeline e os indicadores de crescimento costumam partir daí, e alguém de fora pode verificá-los.
Os duplicados inflacionam esses números. Um cliente guardado duas vezes conta como dois, e um negócio introduzido duas vezes duplica o seu valor no pipeline.
Neste artigo, vai ver quais os números que os duplicados distorcem, porque é que as divergências importam numa revisão e o que limpar primeiro. Vai também ver porque é que o momento importa e como documentar a limpeza. Trata-se apenas da exatidão do CRM; os seus consultores decidem o que uma revisão exige.
Porque é que o CRM aparece na due diligence
A due diligence é a revisão que um comprador ou investidor faz antes de um negócio. O seu âmbito varia de negócio para negócio. As questões comerciais incluem muitas vezes quantos clientes tem, como converte o seu pipeline e como está a retenção.
Essas respostas costumam vir do CRM ou são comparadas com ele. Um revisor pode verificar uma amostra de contas contra contratos ou faturas, ou reconstruir um relatório a partir de uma exportação.
É aí que os duplicados aparecem. Um número que parecia correto num painel pode desfazer-se quando alguém conta os registos um a um.
Onde os duplicados distorcem os números
Os duplicados afetam cada número de forma diferente. Alguns inflacionam uma contagem, outros dividem o histórico de um cliente por vários registos.
Contagem de clientes e de contas
Dois registos de empresa para o mesmo cliente contam como dois clientes. Variações do nome, como um sufixo ou uma grafia diferente, costumam mantê-los separados.
Quando um revisor compara o número de clientes do CRM com o sistema de faturação, a diferença precisa de explicação.
Pipeline
Um negócio introduzido duas vezes, por dois vendedores ou através de uma integração, soma o seu valor duas vezes. O nosso artigo sobre como os negócios duplicados inflacionam o seu pipeline explica como isso acontece.
As taxas de conversão também sofrem. Um negócio duplicado deixado em aberto, ou fechado como perdido, altera a proporção entre negócios ganhos e perdidos.
Retenção e cancelamentos
Quando um cliente está dividido por dois registos, um pode parecer ativo e o outro perdido. Os relatórios de cancelamento podem então contar um cliente que nunca saiu.
A receita de expansão pode ficar oculta da mesma forma, registada numa segunda conta em vez da original.
Tamanho de contactos e da base de dados
Algumas empresas apresentam o tamanho da sua base de contactos ou audiência. Os contactos duplicados inflacionam esse número, e um avaliador que conte e-mails únicos encontrará um valor menor.
Números a comparar antes de qualquer outra pessoa
| Número | Como os duplicados a distorcem | Com o que comparar |
|---|---|---|
| Número de clientes | Um cliente registado como duas ou mais empresas | Clientes ativos na faturação ou nos contratos |
| Valor do pipeline | O mesmo negócio introduzido mais do que uma vez | Negócios em aberto verificados por conta e valor |
| Taxa de ganho | Negócios duplicados deixados em aberto ou fechados como perdidos | Negócios ganhos versus contratos assinados |
| Cancelamento e retenção | Um registo ativo, outro do mesmo cliente perdido | Histórico de faturação do mesmo cliente |
| Contactos | A mesma pessoa guardada várias vezes | E-mails únicos na lista de contactos |
Limpe bem antes de começar a revisão
Limpe o CRM antes de começar a revisão. Uma limpeza feita meses antes é manutenção de rotina, e os números que o revisor vê já são os limpos.
Um registo das alterações é o que torna a limpeza fácil de explicar.
O que limpar primeiro
Não precisa de um CRM perfeito antes de um negócio. Concentre-se nos registos por trás dos números que alguém vai verificar.
Acordar o que conta como duplicado
O que conta como duplicado depende de cada caso. Subsidiárias, escritórios regionais e a empresa-mãe podem ser um só cliente para algumas equipas e vários para outras.
Decida como conta os clientes, escreva-o e aplique-o da mesma forma em todo o CRM. Um revisor aceita mais facilmente uma definição clara do que uma inconsistente.
Comece por empresas e negócios em aberto
As empresas que sustentam a contagem de clientes e os negócios em aberto que sustentam o pipeline são o mais importante aqui. Comece por correspondências exatas de domínio nas empresas e depois verifique os negócios em aberto por empresa e valor.
Para dimensionar o problema primeiro, o nosso guia sobre como descobrir quantos duplicados tem o seu CRM mostra como medir cada objeto.
Verifique os campos de estado do cliente
Depois de fundir, verifique se cada cliente tem um só estado, um só responsável e uma só data de renovação. Uma fusão que mantenha o estado errado transforma um cliente ativo num cliente perdido.
Documente o que alterou
Guarde os totais antes e depois da limpeza, por objeto. Guarde a definição que usou e um registo de cada fusão com os valores originais.
Quando um revisor pergunta porque desceu o número de clientes, pode mostrar os duplicados que foram fundidos e a regra que os encontrou.
Depois de o negócio fechar
Se o negócio avançar e dois CRM tiverem de se juntar, os mesmos princípios aplicam-se em maior escala. O nosso guia sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM aborda a fusão de dois CRM após uma aquisição.
Como o Dedupely o ajuda a preparar o seu CRM para a due diligence
Reconcilie os totais limpos com contratos e faturação. Remover duplicados pode explicar uma diferença nos relatórios, mas não valida a receita reconhecida, os cálculos de retenção nem os valores usados numa transação.
Na Dedupely, pode criar pesquisas de duplicados sobre os objetos por trás dos seus principais números, e cada uma mostra o número de correspondências e registos. Pode visualizar cada fusão e enviar os conjuntos incertos para revisão. Cada fusão fica registada com os valores originais, pronta para exportar como CSV.
Números em que pode confiar
Na due diligence, o CRM é uma fonte que outra pessoa pode verificar. Empresas, negócios e contactos duplicados fazem com que o número de clientes, o pipeline e a retenção pareçam diferentes do que mostram a faturação e os contratos.
Limpar com antecedência, com uma definição clara e um registo de cada fusão, transforma esses números em números que consegue explicar. Isso ajuda quer a revisão venha de um comprador, de um investidor ou da sua própria administração.
Perguntas frequentes
Porque é que os dados do CRM importam na due diligence?
Porque os números de clientes, o pipeline e as taxas de retenção muitas vezes vêm do CRM ou são comparados com ele. Um comprador ou investidor pode verificar uma amostra de contas contra contratos ou faturação. Se os duplicados inflacionarem os números do CRM, a diferença precisa de explicação, o que pode atrasar a análise.
Como afetam os duplicados a contagem de clientes?
Cada registo de empresa duplicado conta como um cliente extra. Um cliente guardado como duas empresas, muitas vezes por causa de uma variação no nome, duplica na contagem. Comparar o número de clientes do CRM com os clientes ativos no seu sistema de faturação é uma forma rápida de medir a diferença.
Deve limpar o CRM antes de vender uma empresa?
Limpar antes de uma venda torna os números mais fáceis de explicar, e uma limpeza feita meses antes de uma análise parece manutenção de rotina. Concentre-se nas empresas e nos negócios por trás dos seus principais números. Documente a sua definição e guarde as contagens antes e depois, bem como o registo de cada fusão.
Os negócios duplicados podem inflacionar o pipeline?
Sim, um negócio introduzido duas vezes, por dois comerciais ou por uma integração, soma o seu valor duas vezes no pipeline. Os negócios duplicados que ficam abertos ou são fechados como perdidos também alteram a taxa de vitória. Verifique os negócios abertos por empresa e valor para os encontrar antes de alguém rever o pipeline.
Quando deve limpar os dados do CRM antes da due diligence?
Antes de a revisão começar, idealmente com meses de antecedência, para que a limpeza pareça manutenção de rotina. Comece pelas empresas e negócios em aberto por trás da sua contagem de clientes e do pipeline. Registe as contagens antes e depois por objeto, a definição usada e o registo de cada fusão com os valores originais.
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