Résumé
- Les acheteurs et les investisseurs vérifient souvent le nombre de clients et le pipeline à partir des données du CRM.
- Les entreprises et affaires en double gonflent le nombre de clients, le pipeline et le total des contacts.
- Des chiffres qui ne correspondent pas à la facturation ou aux contrats soulèvent des questions lors d'une due diligence.
- Nettoyez le CRM avant une vente ou une levée de fonds, bien avant le début de toute revue.
- Dedupely trouve et fusionne les doublons derrière vos indicateurs clés, et enregistre chaque fusion effectuée.
Lorsqu'une entreprise se prépare à une cession ou à une levée de fonds, son CRM devient une pièce justificative. Les chiffres de clients, le pipeline et la croissance y sont souvent puisés, et quelqu'un de l'extérieur peut les vérifier.
Les doublons gonflent ces chiffres. Un client enregistré deux fois compte pour deux, et un deal saisi deux fois double sa valeur dans le pipeline.
Dans cet article, vous verrez quels chiffres les doublons faussent, pourquoi les écarts comptent lors d'une revue et quoi nettoyer en premier. Vous verrez aussi pourquoi le timing compte et comment documenter le nettoyage. Il s'agit uniquement de la fiabilité du CRM : vos conseillers décident de ce qu'exige une revue.
Pourquoi le CRM ressort lors d'une due diligence
La due diligence est l'examen qu'un acquéreur ou un investisseur mène avant une transaction. Son périmètre varie d'une opération à l'autre. Les questions commerciales portent souvent sur le nombre de clients, la conversion du pipeline et la fidélisation.
Ces réponses viennent souvent du CRM ou sont comparées avec lui. Un relecteur peut vérifier un échantillon de comptes sur des contrats ou des factures, ou reconstruire un rapport à partir d'un export.
C'est là que les doublons apparaissent. Un chiffre qui semblait juste dans un tableau de bord peut s'effondrer quand on compte les fiches une à une.
Quand les doublons faussent les chiffres
Les doublons n'affectent pas chaque chiffre de la même façon. Certains gonflent un total, d'autres répartissent l'historique d'un client sur plusieurs fiches.
Nombre de clients et de comptes
Deux fiches entreprise pour un même client comptent pour deux clients. Les variantes de nom, comme un suffixe ou une orthographe différente, les maintiennent souvent séparées.
Quand un auditeur compare le nombre de clients du CRM avec le système de facturation, l'écart doit être expliqué.
Pipeline
Une opportunité saisie deux fois, par deux commerciaux ou par une intégration, compte deux fois sa valeur. Notre article sur comment les opportunités en double gonflent votre pipeline explique comment cela se produit.
Les taux de réussite en pâtissent aussi. Une affaire en double laissée ouverte, ou clôturée comme perdue, modifie le ratio entre affaires gagnées et perdues.
Rétention et attrition
Lorsqu'un client est réparti sur deux fiches, l'une peut sembler active et l'autre perdue. Les rapports de désabonnement peuvent alors compter un client qui n'est jamais parti.
Le chiffre d'affaires d'expansion peut être masqué de la même façon, enregistré sur un second compte au lieu de l'original.
Taille des contacts et de la base
Certaines entreprises mettent en avant la taille de leur base de contacts ou de leur audience. Les contacts en double gonflent ce chiffre, et un évaluateur qui compte les e-mails uniques en trouvera un plus petit.
Les chiffres à comparer avant tout le monde
| Numéro | Comment les doublons la faussent | À quoi le comparer |
|---|---|---|
| Nombre de clients | Un même client enregistré comme deux entreprises ou plus | Clients actifs dans la facturation ou les contrats |
| Valeur du pipeline | La même transaction saisie plus d'une fois | Affaires en cours vérifiées par compte et montant |
| Taux de conversion | Deals en double laissés ouverts ou clôturés comme perdus | Opportunités gagnées face aux contrats signés |
| Churn et rétention | Une fiche active, une autre pour le même client, égarée | Historique de facturation du même client |
| Contacts | La même personne enregistrée plusieurs fois | Adresses e-mail uniques dans la liste de contacts |
Bien nettoyer avant le début de la revue
Nettoyez votre CRM avant le début de l'audit. Un nettoyage effectué plusieurs mois à l'avance relève de la maintenance courante, et les chiffres qu'un auditeur consulte sont déjà propres.
Un journal des modifications permet d'expliquer facilement le nettoyage.
Par quoi commencer le nettoyage
Vous n'avez pas besoin d'un CRM parfait avant une affaire. Concentrez-vous sur les fiches qui sous-tendent les chiffres que quelqu'un va vérifier.
Se mettre d'accord sur ce qui constitue un doublon
Ce qui constitue un doublon dépend du cas. Filiales, bureaux régionaux et maison mère peuvent former un seul client pour certaines équipes, et plusieurs pour d'autres.
Définissez comment vous comptez les clients, consignez-le et appliquez-le de la même façon dans tout le CRM. Un relecteur accepte plus facilement une définition claire qu'une définition incohérente.
Commencez par les entreprises et les opportunités ouvertes
Les entreprises derrière le nombre de clients et les affaires en cours derrière le pipeline comptent le plus ici. Commencez par les correspondances exactes de domaine pour les entreprises, puis vérifiez les affaires ouvertes par entreprise et montant.
Pour évaluer d'abord l'ampleur du problème, notre guide sur comment savoir combien de doublons contient votre CRM explique comment mesurer chaque objet.
Vérifiez les champs de statut client
Après la fusion, vérifiez que chaque client a un seul statut, un seul responsable et une seule date de renouvellement. Une fusion qui conserve le mauvais statut transforme un client actif en client perdu.
Documentez vos modifications
Conservez les comptages avant et après le nettoyage, par objet. Gardez la définition utilisée, ainsi que la trace de chaque fusion avec les valeurs d'origine.
Quand un relecteur demande pourquoi le nombre de clients a baissé, vous pouvez montrer les doublons fusionnés et la règle qui les a trouvés.
Après la clôture de l'affaire
Si l'opération se concrétise et que deux CRM doivent être regroupés, les mêmes principes s'appliquent à plus grande échelle. Notre guide sur dédupliquer avant, pendant et après une migration de CRM traite de la fusion de deux CRM après une acquisition.
Comment Dedupely vous aide à préparer votre CRM pour la due diligence
Rapprochez les totaux nettoyés des contrats et de la facturation. La suppression des doublons peut expliquer un écart de reporting, mais elle ne valide ni le chiffre d'affaires comptabilisé, ni les calculs de rétention, ni les montants utilisés dans une transaction.
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons sur les objets qui sous-tendent vos indicateurs clés, et chacune affiche le nombre de correspondances et de fiches. Vous prévisualisez chaque fusion et envoyez les ensembles incertains en vérification. Chaque fusion est enregistrée avec ses valeurs d'origine, prête à être exportée au format CSV.
Des chiffres fiables
Lors d'une due diligence, le CRM est une source que d'autres peuvent vérifier. Des entreprises, opportunités et contacts en double rendent les nombres de clients, le pipeline et la rétention différents de ce qu'indiquent la facturation et les contrats.
Nettoyer à l'avance, avec une définition claire et un historique de chaque fusion, rend ces chiffres explicables. Cela vaut que l'audit vienne d'un acquéreur, d'un investisseur ou de votre conseil d'administration.
Questions fréquentes
Pourquoi les données CRM comptent-elles dans une due diligence ?
Parce que les chiffres de clients, de pipeline et de rétention proviennent souvent du CRM ou y sont comparés. Un acheteur ou un investisseur peut vérifier un échantillon de comptes par rapport aux contrats ou à la facturation. Si les doublons gonflent les chiffres du CRM, l'écart doit être expliqué, ce qui peut ralentir l'examen.
Comment les doublons faussent-ils le nombre de clients ?
Chaque fiche entreprise en double compte comme un client supplémentaire. Un client enregistré deux fois sous des noms légèrement différents gonfle le total. Comparer le nombre de clients du CRM avec les clients actifs de votre système de facturation permet de mesurer rapidement l'écart.
Faut-il nettoyer votre CRM avant de vendre une entreprise ?
Nettoyer avant une cession rend les chiffres plus faciles à expliquer, et un nettoyage fait des mois avant un audit ressemble à de la maintenance. Concentrez-vous sur les entreprises et les affaires derrière vos indicateurs clés. Documentez votre définition et conservez les comptages avant et après, ainsi que la trace de chaque fusion.
Les transactions en double peuvent-elles gonfler le pipeline ?
Oui : une affaire saisie deux fois, par deux commerciaux ou par une intégration, ajoute son montant deux fois au pipeline. Les doublons d'affaires restées ouvertes ou clôturées perdues faussent aussi le taux de réussite. Vérifiez les affaires ouvertes par entreprise et montant pour les repérer avant tout examen du pipeline.
Quand nettoyer les données CRM avant une due diligence ?
Avant le début de l'examen, idéalement plusieurs mois à l'avance, pour que le nettoyage paraisse être une maintenance courante. Commencez par les entreprises et les affaires en cours qui sous-tendent votre nombre de clients et votre pipeline. Conservez les totaux avant et après par objet, la définition utilisée et un registre de chaque fusion avec ses valeurs d'origine.
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