TL;DR
- Köpare och investerare kontrollerar ofta kundantal och pipeline mot CRM-data.
- Dubblerade företag och affärer blåser upp kundantal, pipeline och kontaktsummor.
- Siffror som inte stämmer med fakturering eller avtal väcker frågor vid due diligence.
- Städa CRM:et före en försäljning eller en höjning, långt innan någon granskning startar.
- Dedupely hittar och slår ihop dubletter bakom dina nyckeltal och loggar varje sammanslagning den gör.
När ett företag förbereder en försäljning eller finansieringsrunda blir dess CRM bevismaterial. Kundantal, pipeline och tillväxtsiffror börjar ofta där, och någon utanför företaget kan kontrollera dem.
Dubbletter gör de siffrorna större än de är. En kund som lagrats två gånger räknas som två, och en affär som registrerats två gånger dubblar sitt värde i pipelinen.
I det här inlägget ser du vilka siffror dubbletter förvränger, varför avvikelser spelar roll i en granskning och vad du bör städa först. Du ser också varför tidpunkten spelar roll och hur du dokumenterar städningen. Detta handlar endast om CRM-noggrannhet; dina rådgivare avgör vad en granskning kräver.
Varför CRM:et kommer upp i due diligence
Due diligence är den granskning en köpare eller investerare gör före en affär. Omfattningen varierar från affär till affär. Kommersiella frågor inkluderar ofta hur många kunder du har, hur din pipeline konverterar och hur återkommande kunder ser ut.
Svaren hämtas ofta från CRM:et eller jämförs med det. En granskare kan kontrollera ett urval konton mot avtal eller fakturor, eller bygga om en rapport från en export.
Där dubbletter syns. Ett tal som såg bra ut i en instrumentpanel kan falla samman när någon räknar poster en efter en.
Där dubbletter förvränger siffrorna
Dubbletter påverkar varje siffra olika. Vissa blåser upp ett antal, andra delar upp en kunds historik över flera poster.
Antal kunder och konton
Två företagsposter för en kund räknas som två kunder. Namnvariationer, som ett suffix eller en annan stavning, håller ofta isär dem.
När en granskare jämför CRM:ets kundantal med faktureringssystemet måste skillnaden förklaras.
Pipeline
En affär som registrerats två gånger, av två säljare eller via en integration, adderar sitt värde två gånger. Vårt inlägg om hur dubbletter av affärer blåser upp din pipeline beskriver hur det sker.
Vinstgraden lider också. En dubblettaffär som lämnats öppen eller stängts som förlorad förändrar förhållandet mellan vunna och förlorade affärer.
Kvarhållning och churn
När en kund är uppdelad på två poster kan den ena se aktiv ut och den andra förlorad. Churn-rapporter kan då räkna en kund som aldrig lämnade.
Expansionsintäkter kan döljas på samma sätt, registrerade på ett andra konto i stället för det ursprungliga.
Kontakt- och databasstorlek
Vissa företag redovisar storleken på sin kontaktdatabas eller målgrupp. Dubblettkontakter blåser upp siffran, och en granskare som räknar unika e-postadresser hittar en mindre.
Siffror att jämföra innan någon annan gör det
| Nummer | Så förvränger dubbletter den | Vad man ska jämföra det med |
|---|---|---|
| Antal kunder | En kund lagrad som två eller fler företag | Aktiva kunder i fakturering eller avtal |
| Pipelinevärde | Samma affär registrerad mer än en gång | Öppna affärer kontrollerade per konto och belopp |
| Vinstfrekvens | Dubbla affärer lämnade öppna eller stängda som förlorade | Vunna affärer mot signerade avtal |
| Churn och retention | En aktiv post, en annan för samma kund förlorad | Faktureringshistorik för samma kund |
| Kontakter | Samma person lagrad flera gånger | Unika e-postadresser i kontaktlistan |
Rensa ordentligt innan granskningen börjar
Rensa ditt CRM innan granskningen börjar. En rensning som gjordes månader i förväg är rutinunderhåll, och siffrorna granskaren ser är redan de rena.
En logg över vad som ändrats är det som gör rensningen enkel att förklara.
Vad du ska rensa först
Du behöver inte ett perfekt CRM före en affär. Fokusera på posterna bakom de siffror någon kommer att kontrollera.
Kom överens om vad som räknas som dubblett
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Dotterbolag, regionala kontor och moderbolag kan vara en kund för vissa team och flera för andra.
Bestäm hur du räknar kunder, skriv ner det och tillämpa det lika i hela CRM:et. En granskare godkänner en tydlig definition lättare än en inkonsekvent.
Börja med företag och öppna affärer
Företagen bakom kundantalet och de öppna affärerna bakom pipelinen är viktigast här. Börja med exakta matchningar på domän för företag, och kontrollera sedan öppna affärer per företag och belopp.
För att först uppskatta omfattningen, se vår guide om att ta reda på hur många dubbletter ditt CRM har visar hur du mäter varje objekt.
Kontrollera fält för kundstatus
Efter sammanslagningen, kontrollera att varje kund har en status, en ägare och ett förnyelsedatum. En sammanslagning som behåller fel status gör en aktiv kund till en förlorad.
Dokumentera vad du ändrade
Behåll antalen från före och efter rensningen, per objekt. Behåll definitionen du använde, och en logg över varje sammanslagning med de ursprungliga värdena.
När en granskare frågar varför antalet kunder minskade kan du visa de dubbletter som slogs ihop och regeln som hittade dem.
Efter att affären stängs
Om affären går igenom och två CRM behöver slås samman gäller samma principer i större skala. Vår guide om deduplicering före, under och efter en CRM-migrering omfattar sammanslagning av två CRM-system efter ett förvärv.
Så hjälper Dedupely dig att förbereda ditt CRM inför due diligence
Stäm av de rensade summorna mot avtal och fakturering. Att ta bort dubbletter kan förklara en avvikelse i rapporteringen, men det validerar inte redovisade intäkter, retentionsberäkningar eller de siffror som används i en transaktion.
I Dedupely bygger du Duplicate Searches på objekten bakom era nyckeltal, och varje Duplicate Search visar antalet träffar och poster. Du förhandsgranskar varje sammanslagning och skickar oklara set till Manual Review. Varje sammanslagning registreras med sina ursprungliga värden, redo att exporteras som CSV.
Siffror du kan stå för
Vid due diligence är CRM en källa som någon annan kan granska. Dubbletter av företag, affärer och kontakter gör att kundantal, pipeline och retention ser annorlunda ut än vad fakturering och avtal visar.
Om du rensar i förväg, med en tydlig definition och en logg över varje sammanslagning, blir siffrorna något du kan förklara. Det hjälper oavsett om granskningen kommer från en köpare, en investerare eller din egen styrelse.
Vanliga frågor
Varför spelar CRM-data roll vid due diligence?
Eftersom kundantal, pipeline och retentionssiffror ofta kommer från CRM:et eller jämförs med det. En köpare eller investerare kan kontrollera ett urval konton mot avtal eller fakturering. Om dubbletter blåser upp CRM:ets siffror behövs en förklaring, vilket kan försena granskningen.
Hur påverkar dubbletter kundantalet?
Varje dubblettföretagspost räknas som en extra kund. En kund som lagrats som två företag, ofta på grund av en namnvariant, dubbleras i räkningen. Jämför CRM:ets kundantal med aktiva kunder i ert faktureringssystem så ser du snabbt hur stort gapet är.
Bör du städa ditt CRM innan du säljer ett företag?
Att städa inför en försäljning gör siffrorna lättare att förklara, och en rensning som gjorts månader före en granskning ser ut som underhåll. Fokusera på företagen och affärerna bakom dina nyckeltal. Dokumentera din definition och spara antal före och efter samt en logg över varje sammanslagning.
Kan dubblettaffärer blåsa upp pipeline?
Ja, en affär som registreras två gånger, av två säljare eller av en integration, adderar sitt värde två gånger i pipelinen. Dubblerade affärer som lämnas öppna eller stängs som förlorade påverkar också vinstgraden. Kontrollera öppna affärer per företag och belopp för att hitta dem innan någon granskar pipelinen.
När bör du rensa CRM-data före due diligence?
Helst månader i förväg, innan granskningen börjar, så att rensningen ses som vanligt underhåll. Börja med bolagen och de öppna affärerna bakom ditt kundantal och din pipeline. Behåll antal före och efter per objekt, definitionen du använde och en logg över varje sammanslagning med ursprungliga värden.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
