TL;DR
- Käufer und Investoren prüfen Kundenzahlen und Pipeline oft anhand der CRM-Daten.
- Doppelte Firmen und Deals verfälschen Kundenzahlen, Pipeline und Kontaktsummen.
- Zahlen, die nicht mit Abrechnung oder Verträgen übereinstimmen, werfen bei der Due Diligence Fragen auf.
- Bereinigen Sie das CRM vor einem Verkauf oder einer Finanzierungsrunde, lange bevor eine Prüfung beginnt.
- Dedupely findet und führt Dubletten hinter Ihren wichtigsten Kennzahlen zusammen und protokolliert jede Zusammenführung.
Wenn ein Unternehmen sich auf einen Verkauf oder eine Finanzierungsrunde vorbereitet, wird sein CRM zum Beleg. Kundenzahlen, Pipeline und Wachstumszahlen stammen oft von dort, und jemand außerhalb des Unternehmens prüft sie möglicherweise.
Duplikate lassen diese Zahlen größer erscheinen, als sie sind. Ein doppelt gespeicherter Kunde zählt zweimal, und ein zweimal erfasster Deal verdoppelt seinen Wert in der Pipeline.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Zahlen Duplikate verzerren, warum Abweichungen bei einer Prüfung wichtig sind und was Sie zuerst bereinigen sollten. Außerdem sehen Sie, warum der Zeitpunkt zählt und wie Sie die Bereinigung dokumentieren. Hier geht es nur um die Genauigkeit des CRM; was eine Prüfung braucht, entscheidet Ihre Beratung.
Warum das CRM in der Due Diligence zur Sprache kommt
Due Diligence ist die Prüfung, die ein Käufer oder Investor vor einem Deal durchführt. Ihr Umfang variiert von Deal zu Deal. Kommerzielle Fragen umfassen oft, wie viele Kunden Sie haben, wie Ihre Pipeline konvertiert und wie sich die Kundenbindung entwickelt.
Diese Antworten stammen oft aus dem CRM oder werden damit verglichen. Ein Prüfer kann Konten mit Verträgen oder Rechnungen abgleichen oder einen Bericht aus einem Export nachbauen.
Dort werden Duplikate sichtbar. Eine Zahl, die im Dashboard passend aussah, kann auseinanderfallen, wenn jemand die Datensätze einzeln zählt.
Wo Dubletten die Zahlen verzerren
Dubletten wirken sich unterschiedlich auf Kennzahlen aus. Manche blähen eine Zahl auf, andere verteilen die Historie eines Kunden auf mehrere Datensätze.
Kunden- und Kontoanzahl
Zwei Unternehmensdatensätze für einen Kunden zählen als zwei Kunden. Namensvarianten wie ein Zusatz oder eine andere Schreibweise halten sie oft auseinander.
Wenn ein Prüfer die Kundenzahl im CRM mit dem Abrechnungssystem vergleicht, braucht die Abweichung eine Erklärung.
Pipeline
Ein Deal, der zweimal erfasst wird, von zwei Vertriebsmitarbeitenden oder durch eine Integration, zählt seinen Wert doppelt. Unser Beitrag zu wie doppelte Deals Ihre Pipeline aufblähen beschreibt, wie das geschieht.
Auch die Abschlussquoten leiden. Ein doppelt offener Deal oder einer, der als verloren geschlossen wurde, verschiebt das Verhältnis von gewonnenen zu verlorenen Geschäften.
Bindung und Abwanderung
Wenn ein Kunde auf zwei Datensätze verteilt ist, wirkt einer aktiv und der andere verloren. Abwanderungsberichte können dann einen Kunden zählen, der nie gegangen ist.
Expansionsumsatz kann auf dieselbe Weise verborgen bleiben, verbucht auf einem zweiten Konto statt auf dem ursprünglichen.
Kontakt- und Datenbankgröße
Manche Unternehmen nennen die Größe ihrer Kontaktdatenbank oder Zielgruppe. Doppelte Kontakte blähen diese Zahl auf, und ein Prüfer, der eindeutige E-Mail-Adressen zählt, kommt auf eine kleinere.
Zahlen, die Sie vergleichen sollten, bevor es andere tun
| Anzahl | Wie Dubletten sie verzerren | Womit Sie es vergleichen sollten |
|---|---|---|
| Anzahl der Kunden | Ein Kunde als zwei oder mehr Firmen erfasst | Aktive Kunden in Abrechnung oder Verträgen |
| Pipeline-Wert | Derselbe Deal mehrfach erfasst | Offene Deals, geprüft nach Konto und Betrag |
| Gewinnquote | Doppelte Deals, die offen bleiben oder als verloren geschlossen werden | Gewonnene Deals gegen unterzeichnete Verträge |
| Abwanderung und Kundenbindung | Ein Datensatz aktiv, ein anderer für denselben Kunden verloren | Abrechnungsverlauf desselben Kunden |
| Kontakte | Dieselbe Person mehrfach gespeichert | Eindeutige E-Mail-Adressen in der Kontaktliste |
Gründlich bereinigen, bevor die Prüfung beginnt
Bereinigen Sie Ihr CRM, bevor die Prüfung beginnt. Eine Bereinigung Monate vorher ist routinemäßige Pflege, und die Zahlen, die ein Prüfer sieht, sind bereits die bereinigten.
Ein Protokoll der Änderungen macht die Bereinigung leicht nachvollziehbar.
Was Sie zuerst bereinigen sollten
Sie brauchen vor einem Abschluss kein perfektes CRM. Konzentrieren Sie sich auf die Datensätze hinter den Zahlen, die jemand prüfen wird.
Legen Sie gemeinsam fest, was als Dublette gilt
Was als Dublette gilt, hängt vom Einzelfall ab. Tochtergesellschaften, Regionalbüros und eine Muttergesellschaft können für manche Teams ein Kunde sein, für andere mehrere.
Legen Sie fest, wie Sie Kunden zählen, dokumentieren Sie es und wenden Sie es im CRM durchgängig gleich an. Eine klare Definition wird von Prüfern leichter akzeptiert als eine uneinheitliche.
Beginnen Sie mit Unternehmen und offenen Deals
Hier zählen vor allem die Unternehmen hinter den Kundenzahlen und die offenen Deals hinter der Pipeline. Beginnen Sie mit exakten Domain-Treffern bei Unternehmen und prüfen Sie dann offene Deals nach Unternehmen und Betrag.
Um das Ausmaß zuerst zu erfassen, hilft unser Leitfaden zu herausfinden, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält zeigt, wie Sie jedes Objekt messen.
Kundenstatusfelder prüfen
Prüfen Sie nach dem Zusammenführen, ob jeder Kunde einen Status, einen Verantwortlichen und ein Verlängerungsdatum hat. Eine Zusammenführung, die den falschen Status behält, macht aus einem aktiven Kunden einen verlorenen.
Dokumentieren Sie Ihre Änderungen
Halten Sie die Zahlen vor und nach der Bereinigung pro Objekt fest. Dokumentieren Sie auch die verwendete Definition sowie jede Zusammenführung mit den ursprünglichen Werten.
Wenn ein Prüfer fragt, warum die Kundenzahl gesunken ist, können Sie die zusammengeführten Duplikate und die Regel zeigen, mit der sie gefunden wurden.
Nach Abschluss des Deals
Wenn der Deal zustande kommt und zwei CRM-Systeme zusammengeführt werden müssen, gelten dieselben Prinzipien in größerem Maßstab. Unser Leitfaden zu Dubletten bereinigen vor, während und nach einer CRM-Migration behandelt das Zusammenführen zweier CRMs nach einer Übernahme.
So hilft Dedupely bei der Vorbereitung Ihres CRM auf die Due Diligence
Gleichen Sie die bereinigten Summen mit Verträgen und Abrechnung ab. Das Entfernen von Dubletten kann eine Abweichung im Reporting erklären, bestätigt aber weder den erfassten Umsatz noch die Retention-Berechnungen oder die Zahlen einer Transaktion.
In Dedupely erstellen Sie duplicate searches auf den Objekten hinter Ihren wichtigsten Kennzahlen, und jede zeigt die Anzahl der Treffer und Datensätze. Sie prüfen jede Zusammenführung als Vorschau und schicken unklare Gruppen zur Prüfung. Jede Zusammenführung wird mit ihren ursprünglichen Werten protokolliert und ist als CSV-Export verfügbar.
Zahlen, für die Sie einstehen können
Bei der Due Diligence kann das CRM von anderen geprüft werden. Doppelte Unternehmen, Geschäfte und Kontakte lassen Kundenzahl, Pipeline und Kundenbindung anders aussehen als Abrechnung und Verträge.
Eine frühzeitige Bereinigung mit klarer Definition und Protokoll jeder Zusammenführung macht diese Zahlen nachvollziehbar. Das hilft, ob die Prüfung von einem Käufer, einem Investor oder dem eigenen Aufsichtsgremium kommt.
Häufige Fragen
Warum sind CRM-Daten bei der Due Diligence wichtig?
Denn Kundenzahlen, Pipeline und Retention-Werte stammen oft aus dem CRM oder werden damit verglichen. Ein Käufer oder Investor prüft womöglich eine Stichprobe von Accounts gegen Verträge oder Abrechnungen. Blähen Duplikate die Zahlen des CRM auf, braucht die Abweichung eine Erklärung, was die Prüfung verlangsamen kann.
Wie wirken sich Duplikate auf die Kundenzahlen aus?
Jeder doppelte Firmendatensatz zählt als zusätzlicher Kunde. Ein Kunde, der als zwei Firmen gespeichert ist, oft wegen einer Namensvariante, wird doppelt gezählt. Ein Abgleich der Kundenanzahl im CRM mit den aktiven Kunden in Ihrem Abrechnungssystem zeigt schnell, wie groß die Abweichung ist.
Sollten Sie Ihr CRM vor dem Verkauf eines Unternehmens bereinigen?
Eine Bereinigung vor einem Verkauf macht die Zahlen leichter erklärbar, und eine Bereinigung Monate vor einer Prüfung wirkt wie Wartung. Konzentrieren Sie sich auf die Unternehmen und Geschäfte hinter Ihren Kennzahlen. Dokumentieren Sie Ihre Definition und halten Sie Zahlen vor und nach der Bereinigung sowie ein Protokoll jeder Zusammenführung fest.
Können doppelte Geschäfte die Pipeline aufblähen?
Ja, ein doppelt erfasster Deal, von zwei Vertriebsmitarbeitenden oder durch eine Integration, zählt seinen Wert zweimal in der Pipeline. Doppelte Deals, die offen bleiben oder als verloren geschlossen werden, verändern außerdem die Gewinnquote. Prüfen Sie offene Deals nach Unternehmen und Betrag, bevor die Pipeline überprüft wird.
Wann sollten Sie CRM-Daten vor einer Due Diligence bereinigen?
Vor Beginn der Prüfung, idealerweise Monate vorher, damit die Bereinigung als Routinepflege wirkt. Beginnen Sie mit den Unternehmen und offenen Deals hinter Ihrer Kundenzahl und Pipeline. Halten Sie Zahlen vor und nach der Bereinigung je Objekt fest, die verwendete Definition und ein Protokoll jeder Zusammenführung mit den ursprünglichen Werten.
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