Le guide complet de la déduplication HubSpot

HubSpot propose sa propre gestion des doublons, et elle s'arrête avant la fusion en masse. C'est ce manque qui explique pourquoi Dedupely <> HubSpotexiste. Ce guide couvre ce que HubSpot gère seul, et quoi faire de tout ce qu'il laisse derrière lui.

Le guide complet de la gestion des doublons dans HubSpot : d'où ils viennent, ce que HubSpot traite, et comment nettoyer les contacts et les entreprises qu'il laisse passer.

Sommaire

1. Les doublons HubSpot, les bases
   1. Comment les contacts en double arrivent dans HubSpot
   2. Pourquoi les doublons HubSpot coûtent cher, et qui doit s'en soucier ?
   3. Faut-il vraiment dédupliquer HubSpot dès aujourd'hui ?
   4. Ce que HubSpot fait aujourd’hui pour éviter les doublons
      1. Éviter les doublons grâce aux e-mails et au nom de domaine
      2. Dédupliquer (facilement) les imports dans HubSpot
      3. Utiliser l’outil de déduplication HubSpot (pour les utilisateurs HubSpot Pro)
2. Étape 1 : trouver et fusionner les doublons existants dans HubSpot
   1. Réduire le risque lié à la fusion
   2. Bonnes pratiques pour éviter les fusions catastrophiques
   3. Trouver les doublons dans HubSpot
   4. Fusionnez les doublons un par un
   5. Gagner du temps avec les merge rules
   6. Définir l’enregistrement principal
   7. Auditez vos enregistrements HubSpot fusionnés
   8. “À l'aide, je vois encore des doublons dans HubSpot”
   9. Combien de temps prend la première déduplication HubSpot ?
3. Étape deux : empêcher la création de doublons dans HubSpot
   1. Passez en revue les sources de doublons les plus courantes
   2. Former votre équipe aux bonnes pratiques de données
4. Étape trois : automatiser
   1. Utilisez Auto Merge pour traiter les doublons au quotidien
5. Budgétiser votre déduplication HubSpot
   1. Comment sont facturées les fusions
   2. Délais réalistes pour un premier dédoublonnage HubSpot
   3. Qui doit participer au dédoublonnage ?
   4. Comment calculer le ROI d’une déduplication de HubSpot ?
6. En interne vs. solutions du HubSpot Marketplace
   1. Solution API développée en interne
   2. La gestion native des doublons dans HubSpot
   3. “Après tout, c’est le boulot des commerciaux !”
   4. Pourquoi les solutions du HubSpot Marketplace s’imposent
   5. Et non ! HubSpot ne touche aucune commission de ses partenaires d’intégration, contrairement à ce que certains laissent entendre.
   6. Que chercher chez un prestataire de déduplication

Les doublons HubSpot, les bases

Comment les contacts en double arrivent dans HubSpot

D'après nos données et les retours de nos clients, les doublons entrent dans HubSpot par ces voies :

• Créer des enregistrements à la main sans les vérifications préalables.
• Des enregistrements mal importés, ou les mêmes enregistrements importés plusieurs fois sans inclure les e-mails (la clé de déduplication à l’import) dans les CSV.
• Des intégrations tierces qui ne vérifient pas l'existence d'un contact avant de créer un nouvel enregistrement.
• Les formulaires web-to-lead qui insèrent sans vérifier correctement si l'enregistrement existe déjà.
• Implémentations d'API internes incorrectes.

HubSpot est aussi exposé aux doublons que n'importe quel tableur ou base de données.

Pourquoi les doublons HubSpot coûtent cher, et qui doit s'en soucier ?

Les doublons coûtent de l'argent et atteignent les clients. Les deux méritent l'attention de votre équipe.

Ces rôles le ressentent en premier :

• Commerciaux
• Responsables marketing ou commerciaux
• VP Ventes et Marketing, CMO, directeurs marketing...

Ce que ça vous coûte :

• Vos commerciaux fouillent plus de données, contactent deux fois la même personne par erreur et perdent du temps à préparer des appels et des relances déjà faits.
• Fausse des chiffres essentiels, des rapports d’attribution jusqu’à la comptabilité.
• Les employés perdent jusqu'à 50 % de leur temps en nettoyage de données courant (MITSloan).
• Prévenir coûte 1 $, corriger 10 $, et laisser les doublons jusqu'à 100 $ (SiriusDecisions).
• Nuit à vos campagnes, à votre marque et à vos relations clients.

Faut-il vraiment dédupliquer HubSpot dès aujourd'hui ?

Corriger les doublons coûte une fraction de ce que coûte les laisser. Plus tôt vous commencez, moins vous perdez.

Certaines données doivent rester en double. Elles nous disent combien de clients reviennent ou passent plusieurs commandes.

La dégradation des données, c’est comme le tabac, une maison sale ou les kilos en trop : plus tôt vous vous en occupez, plus vous y gagnez.

A étude sur les données de leads santé montre que 15 % des leads commerciaux d'une entreprise sont des doublons. Une autre étude montre que les entreprises peuvent récupèrent jusqu'à 70 % de leur chiffre d'affaires rien qu’avec des données propres.

N'attendez pas trois jours avant une campagne. Le bon moment, c'est aujourd'hui.

Ce que HubSpot fait aujourd’hui pour éviter les doublons

Les doublons sont assez fréquents pour que HubSpot ait prévu des garde-fous.

Éviter les doublons grâce aux e-mails et au nom de domaine

HubSpot interdit deux contacts avec la même adresse e-mail. Bonne nouvelle : moins de doublons sur la durée. Cela veut aussi dire qu'il faut éviter les adresses génériques (info@) partagées par plusieurs salariés.

Pour les entreprises, le nom de domaine est la clé unique : il ne peut servir qu'une seule fois. Par exemple, impossible d'avoir deux entreprises avec example.com.

Dédupliquer (facilement) les imports dans HubSpot

Là encore, lors d'un import dans HubSpot, on crée facilement des doublons en oubliant la clé de déduplication (e-mail pour les contacts ou domaine pour les entreprises).

Nous en avons déjà parlé mais il suffit d’importer votre CSV ou Excel avec les bonnes clés.

Vous pouvez aussi utiliser les ID HubSpot existants pour réimporter dans HubSpot et mettre à jour les enregistrements existants...

"Vous pouvez utiliser un ID d’objet pour désigner des enregistrements déjà présents dans votre CRM. Les objets incluent contacts, entreprises, transactions, tickets et produits. Si vous importez un objet déjà présent dans HubSpot, les propriétés correspondantes sont mises à jour avec les données les plus récentes de votre import." -- HubSpot

Utiliser l’outil de déduplication HubSpot (pour les utilisateurs HubSpot Pro)

HubSpot est l'un des rares CRM à proposer un détecteur de doublons. Selon HubSpot, le détecteur de doublons utilise l'IA pour repérer les contacts similaires et améliorer les correspondances.

Il repère les doublons périodiquement et les affiche deux par deux, en pages successives.

Gérer les doublons est une fonctionnalité Professional et Enterprise. Sur un compte Free, elle n'apparaît pas.

C'est un outil vraiment utile, et il s'arrête en chemin sur quelques points.

Deux enregistrements par correspondance. Les doublons, eux, arrivent en nombre.

Pas de fusion en masse. Le choix se défend du côté de HubSpot (l'outil ne distingue pas une correspondance partielle d'une correspondance exacte) mais le travail vous revient.

Étape 1 : trouver et fusionner les doublons existants dans HubSpot

Commencez par les doublons déjà présents dans votre compte. L'automatisation vient ensuite, et elle repose sur ce que vous apprenez ici.

Note : nous utilisons Dedupely dans les exemples suivants. Vous pouvez démarrez un essai gratuit pour voir ce que cela donne sur votre compte.

Réduire le risque lié à la fusion

Deux personnes portant les mêmes nom et prénom sont-elles des doublons dans la vraie vie ? Non ! Cela dit, à moins d'avoir 100 millions de clients, vous n'avez sans doute pas à vous soucier des homonymes.

Commençons donc par éviter les erreurs de bon sens sur des correspondances qui n’en sont pas. Des enregistrements partagent parfois le même numéro de téléphone ou d’autres attributs identiques.

En résumé : plus on utilise de champs pour rapprocher les doublons, plus le risque de fusion erronée baisse. Mais plus on utilise de champs, moins on trouve de doublons. C’est un arbitrage que vous devrez faire à un moment donné.

Le niveau de risque pris ne dépend que de vous, et je vous invite à avancer avec la plus grande prudence. Pourquoi ? Parce qu'une fois l'opération faite, il est presque impossible de revenir vite et entièrement en arrière sur un grand nombre de contacts fusionnés à tort. Vu la quantité de données déplacées lors d'une fusion, l'annuler est très difficile techniquement (nous n'avons toujours pas trouvé de méthode fiable, donc nous ne le proposons pas).

Bonnes pratiques pour éviter les fusions catastrophiques

Les catastrophes arrivent, et toutes sont évitables. Voici les habitudes qui les empêchent :

1. Gardez toujours une sauvegarde de vos données sous la main. Créez une sauvegarde dédiée avant les grosses fusions en masse.
2. Testez et auditez toujours votre configuration de correspondance. Il est facile de se tromper en allant trop vite. Dedupely fait tout pour éviter les erreurs simples. Vérifiez toujours attentivement avant une fusion en masse, et auditez les changements après la fusion.
3. Sachez comment et quand vos données évoluent. Adaptez votre configuration de rapprochement et vos Merge Rules pour éviter les collisions avec les changements dans vos données HubSpot.
4. Restez attentif aux erreurs et aux subtilités de vos données. Des valeurs par défaut comme « 000-0000 » dans un champ téléphone, qui correspondent alors à toutes les fiches sans numéro. Pour une machine, une valeur par défaut n’est pas un champ vide. Dedupely vérifie que chaque valeur saisie respecte le format attendu.
5. N'automatisez jamais des fusions que vous n'avez pas testées et vérifiées. Ne lancez jamais de fusion en masse avant d'avoir examiné une bonne partie des doublons et d'être en confiance des résultats.
6. Tenez compte de l’attribution. Décidez comment les propriétaires de leads et de contacts sont conservés via les merge rules. Le lead de Sam peut devenir celui de Jack parce que Jack possède un doublon du lead de Sam. Qui garde la propriété dans ce cas ?

Trouver les doublons dans HubSpot

Commencez par les champs sur lesquels rapprocher. Le prénom et le nom suffisent pour démarrer ; ajoutez des champs ensuite pour restreindre les résultats.

À la fin de la recherche, parcourez la liste des correspondances et repérez ce qui n'est pas un doublon.

Une mauvaise correspondance indique la confiance à accorder aux Match Options qui la produisent. Resserrez-les avant toute fusion en masse.

Fusionnez les doublons un par un

Fusionner un par un au début montre quels champs diffèrent vraiment entre deux doublons, et lesquels comptent.

Manual Review affiche chaque correspondance avant la fusion et vous laisse choisir quel enregistrement est le Primary et quelle valeur l'emporte pour chaque champ.

Gagner du temps avec les merge rules

Merge Rules choisissent à votre place. Une règle par champ : garder la valeur la plus récente, préférer une valeur à un champ vide, ou figer le champ sur le Primary.

C'est ce qui rend la fusion en masse et Auto Merge sans risque.

Définir l’enregistrement principal

Le Primary est l'enregistrement qui survit à la fusion. Les Secondaries y sont absorbés, et les Merge Rules décident champ par champ quelles valeurs sont reprises.

Auditez vos enregistrements HubSpot fusionnés

Merge History liste chaque fusion et ce qu'elle a conservé. Actualisez l'enregistrement dans HubSpot pour y voir le résultat.

“À l'aide, je vois encore des doublons dans HubSpot”

C'est normal. Aucun premier passage ne repère tous les doublons. Commencez par élargir les Match Options.

Dedupely applique par défaut la correspondance approximative aux champs texte. Chaque méthode trouve un type de doublon différent.

Modifiez-le et de nouvelles correspondances apparaissent :

• Correspondance exacte est le type de correspondance le plus strict. Il ignore la casse, mais le texte doit être identique.
• Correspondance Similar est également assez strict, mais ignore la ponctuation et d’autres éléments courants jugés supprimables.
• Rapprocher le premier mot similaire / rapprocher le dernier mot similaire servent tous deux à faire correspondre les premiers ou les derniers mots. Pratique pour les noms d’entreprise ou les prénoms auxquels s’ajoute un second prénom.
• Correspondance approximative est le type de correspondance le plus agressif : il rapproche approximativement les valeurs qui se prononcent de la même façon. C'est aussi le moins précis, et il ne faut jamais compter sur lui pour produire des correspondances justes.

Regardez ensuite les préfixes et les suffixes dans vos données. La correspondance s'améliore dès que vous commencez à ignorer les termes courants. En ajoutant des termes ignorés, vous réduisez le bruit qui empêche une bonne correspondance.

Combien de temps prend la première déduplication HubSpot ?

De quelques heures à quelques semaines, selon le volume de vos données et leur état.

Étape deux : empêcher la création de doublons dans HubSpot

Prévenir les doublons coûte bien moins cher que les corriger, et les corriger coûte moins cher que de vivre avec.

HubSpot en bloque une partie à l'entrée. Rien ne les bloque tous.

Passez en revue les sources de doublons les plus courantes

Savoir d'où viennent les doublons, c'est ce qui arrête les suivants.

Si vos développeurs codent avec les API de HubSpot, demandez-leur si leur code crée des enregistrements sans vérifier d'abord.

Vérifiez chaque application tierce qui crée des enregistrements: formulaires web-to-lead, et toute intégration qui synchronise entre plateformes sans contrôle des doublons.

Former votre équipe aux bonnes pratiques de données

Toute personne qui saisit ou modifie des enregistrements dans HubSpot doit savoir :

• Comment un champ doit être formaté
• Comment vérifier qu'un enregistrement existe avant d'en créer un
• Quel outil utiliser pour trouver ou fusionner un doublon
• L'effet d'une fusion sur l'attribution des ventes

Une équipe qui comprend cela évite la plupart des doublons avant qu'ils n'existent.

Étape trois : automatiser

L'étape un est faite, l'étape deux est en place. Maintenant, automatisez.

La prévention reste le meilleur moyen de régler la plupart de vos problèmes de doublons (voire tous vos problèmes). Mais les doublons sont inévitables, et l’automatisation vous fera gagner du temps jour après jour, mois après mois, tant que votre équipe travaillera dans HubSpot. Ils vous en remercieront aussi !

Utilisez Auto Merge pour traiter les doublons au quotidien

Auto Merge élimine les doublons évidents pour que personne n'ait à les regarder.

Vous contrôlez toujours semaine après semaine. Dedupely signale ce que remontent les recherches non automatisées, et vous tranchez.

Entre votre équipe et quelques mesures de prévention, vous gardez une longueur d'avance.

Budgétiser votre déduplication HubSpot

Comment sont facturées les fusions

Le nombre d'enregistrements est le premier facteur de prix chez tous les éditeurs.

Demandez à chacun comment il compte les enregistrements, si le prix est annuel ou unique, et ce qui se passe quand votre base grandit.

Dedupely facture les enregistrements synchronisés, sans frais par utilisateur.

Les coûts dépendent aussi de :

• le niveau de personnalisation de votre compte HubSpot
• des comptes de conseil plutôt qu'en libre-service
• le temps nécessaire pour terminer le dédoublonnage

Les tarifs varient tellement d'un éditeur à l'autre que la seule comparaison utile est un devis basé sur votre propre nombre d'enregistrements.

Délais réalistes pour un premier dédoublonnage HubSpot

Le temps augmente avec le nombre d'enregistrements, comme le prix.

Un petit compte prend environ une heure. Un gros compte prend des jours : plus de données, plus de vigilance et plus de formes de doublons à repérer.

Commencez des semaines avant l'échéance, pas des heures. Ce qui détermine la durée :

• La rapidité du prestataire que vous engagez.
• Les tests et la vigilance nécessaires pour ne pas perdre de données.
• Des erreurs déjà présentes dans les données, à corriger en premier.
• Le temps de synchroniser et de déplacer les enregistrements.

Les plus coûteux sont les imprévus qui tombent le jour d'un lancement. Par sécurité, faites-le à l'avance.

Qui doit participer au dédoublonnage ?

Le responsable des données, les directeurs commerciaux, et toute personne dont le reporting change quand des enregistrements fusionnent.

Comment calculer le ROI d’une déduplication de HubSpot ?

Les études sur le coût des doublons ne manquent pas. Aucune ne justifie une ligne dans votre budget.

La mesure la plus simple : les heures que votre équipe perd à trouver et fusionner les doublons à la main. Mesurez le temps nécessaire pour trouver un groupe de doublons et le fusionner à la main. Demandez ensuite à vos commerciaux combien de fois par jour ou par semaine ils corrigent des doublons. Multipliez le tout et vous obtenez un nombre d’heures sur une période donnée. Combien ces heures coûtent-elles à votre entreprise au lieu de lui rapporter ?

Le calcul peut ressembler à ceci :

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Chronométrez une personne qui fusionne un groupe de doublons. Multipliez par le nombre de groupes, puis par le nombre de personnes.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Appliquez votre coût horaire à ce total et vous obtenez le coût mensuel de laisser les doublons en place .

Ajoutez les opportunités perdues si vous voulez. Si le chiffre reste faible, vous n'avez pas de problème de doublons. Si vous faire il devrait être assez simple de convaincre votre équipe et vos collègues de vous suivre dans vos efforts de déduplication.

C'est une estimation, pas un audit. Assez pour décider si la dépense vaut la peine.

En interne vs. solutions du HubSpot Marketplace

Tout le monde a tenté le fait-maison et a fini par payer quelqu'un d'autre.

Et puis il y a les cas où le faire en interne s’impose vraiment.

Quelles options avons-nous pour dédupliquer efficacement ?

Solution API développée en interne

Vous avez des développeurs. Pourquoi ne pas leur confier une solution qui répond exactement à chaque besoin ? Pas si vite !

Certains développeurs adorent écrire leurs propres applications. Croyez-moi, j'ai bien failli concevoir toute notre stack logicielle moi-même, jusqu'à ce qu'on me rappelle le vrai coût du fait maison.

Vos développeurs sont là pour construire ce que vous vendez. La première version prend 1) moment du développement initial 2) de temps en correctifs et en allers-retours sur les spécifications 3) de maintenance et de mises à jour au fil des ans 4) coûts d’hébergement et d’exploitation.

Ensuite, il faut le maintenir à chaque changement de l'API du CRM, et il faut des mois avant qu'il tourne sans surveillance.

La gestion native des doublons dans HubSpot

HubSpot gère les doublons nativement mieux que la plupart des CRM.

Là où il s'arrête, comme vu plus haut :

• Vous ne choisissez pas comment les champs sont rapprochés. HubSpot décide.
• Rien ne fusionne automatiquement, ni en masse.
• Une correspondance contient deux enregistrements.
• Globalement un peu lourd

La gestion native des doublons de HubSpot, meilleure que celle des autres CRM, reste en deçà en termes de gestion des doublons qui fait gagner du temps.

“Après tout, c’est le boulot des commerciaux !”

À quand remonte la dernière fois où « nettoyer les données et les doublons » figurait dans la fiche de poste d’un commercial ? Un seul de vos commerciaux pense-t-il que son métier consiste à corriger des données erronées ?

Former les équipes à nettoyer derrière elles relève du bon sens. Chacun doit assainir les données au moment de les saisir dans HubSpot. C’est une question de savoir-vivre, et de respect pour ses collègues.

Mais si vous n’aidez pas les commerciaux à collecter, gérer et nettoyer les données, vous leur compliquez la tâche : la vente devient plus difficile et votre entreprise vend moins. Par « aider », j’entends leur donner les bons outils pour faire leur travail.

Pourquoi les solutions du HubSpot Marketplace s’imposent

Et non, HubSpot ne touche aucune commission de ses partenaires d'intégration, contrairement à ce que certains laissent entendre.

Il existe plusieurs applications de déduplication sur le HubSpot Marketplace. Certaines sont médiocres, d'autres excellentes. Elles viennent d'entreprises qui consacrent d'énormes moyens à créer des solutions qui vous font gagner un temps et un argent considérables.

Vous évitez le détour du fait-maison, le projet interne qui détourne votre équipe des clients, et les fonctions natives qui s'arrêtent avant la fusion.

Que chercher chez un prestataire de déduplication

La plupart des applications du HubSpot Marketplace couvrent les bases. La différence se joue pendant la fusion elle-même.

Avec un cabinet de conseil, assurez-vous qu'il comprend vos champs. Ne tenez rien pour acquis : il ne sait pas à quoi servent X et Y, ni qu'en supprimer un vous coûte un rapport.

En autonomie, votre équipe garde la main sur tout le processus. Prévoyez un temps d'apprentissage et de la documentation.

Quel que soit votre choix, l'outil doit faire tout ceci :

• Rapprochez sur n'importe quel champ, à l'identique ou par similarité, en ignorant les termes courants.
• Vous permettent de fusionner en masse, de personnaliser et d'automatiser les fusions une fois vos réglages testés et validés.
• Des Merge Rules qui couvrent le choix de l'enregistrement principal, l'attribution et vos champs personnalisés.
• Vous signaler les nouveaux doublons dès qu'ils apparaissent dans HubSpot.
• Répondez rapidement au support.

Si l'autonomie ne convient pas, notre équipe met tout en place avec vous, sans frais supplémentaires. Découvrez le connecteur HubSpot <> Dedupely en détail ici.