Den kompletta guiden till dublettrensning i HubSpot

HubSpot har egen dubbletthantering, och den räcker ändå inte till för att slå ihop i bulk. Den luckan är anledningen till att Dedupely <> HubSpotfinns. Den här guiden går igenom vad HubSpot klarar på egen hand, och vad du gör åt allt det lämnar efter sig.

En komplett guide till dubbletthantering i HubSpot: var dubbletterna kommer ifrån, vad HubSpot klarar och hur du rensar de kontakter och företag som det inte klarar.

Innehåll

1. HubSpot-dubbletter 101
   1. Så hamnar dubblettkontakter i HubSpot
   2. Varför kostar dubbletter i HubSpot, och vem bör bry sig?
   3. Behöver jag bry mig om dubbletter i HubSpot i dag?
   4. Så förhindrar HubSpot dubbletter idag
      1. Förhindra dubbletter med e-post och företagets domännamn
      2. (Enkelt) Dubblettrensa importer i HubSpot
      3. Använda HubSpots dedupliceringsverktyg (för HubSpot Pro-användare)
2. Steg ett: Hitta och slå samman befintliga dubbletter i HubSpot
   1. Hantera risker vid sammanslagning
   2. Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar
   3. Hitta dubbletter i HubSpot
   4. Börja slå ihop dubbletter en och en
   5. Spara tid med merge rules
   6. Välj den primära posten
   7. Granska dina sammanslagna HubSpot-poster
   8. “Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter i HubSpot”
   9. Hur lång tid bör den första dubbletthanteringen i HubSpot ta?
3. Steg två: förhindra att dubbletter skapas i HubSpot
   1. Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter
   2. Utbilda teamet i god datahantering
4. Steg tre: Automatisera
   1. Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter
5. Budgetera din dubblettrensning i HubSpot
   1. Så prissätts dubbletthanteringen
   2. Realistiska tidsramar för en första dubblettrensning i HubSpot
   3. Vilka bör vara med i dubblettrensningen?
   4. Hur beräknar jag ROI på att rensa dubbletter i HubSpot?
6. Internt vs. lösningar från HubSpot Marketplace
   1. API-lösning byggd av en egen utvecklare
   2. HubSpots inbyggda dubbletthantering
   3. “Det är väl säljteamets jobb!”
   4. Därför är lösningar från HubSpot Marketplace ett självklart val
   5. Och nej! HubSpot får ingen provision från sina integrationsleverantörer, vad vissa än påstår.
   6. Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

HubSpot-dubbletter 101

Så hamnar dubblettkontakter i HubSpot

Utifrån våra egna data och vad kunderna berättar hamnar dubbletter i HubSpot på de här sätten:

• Att skapa nya poster manuellt utan att kontrollera först.
• Felaktigt importerade poster, eller samma poster importerade flera gånger utan e-postadresser (nyckeln för dubblettkontroll vid import) i CSV-filerna.
• Tredjepartsintegrationer som inte kontrollerar om kontakten redan finns innan de skapar nya poster.
• Webbformulär-till-lead-flöden som bara skapar poster utan att kontrollera om de redan finns.
• Felaktiga egna API-implementationer.

HubSpot är lika utsatt för dubbletter som vilket kalkylark eller vilken databas som helst.

Varför kostar dubbletter i HubSpot, och vem bör bry sig?

Dubbletter kostar pengar och de når kunderna. Båda förtjänar ditt teams uppmärksamhet.

De här rollerna märker det först:

• Säljare
• Marknads- eller säljchefer
• Sälj- och marknadschefer, CMO:er, marknadsdirektörer...

Vad det kostar dig:

• Säljarna får vada genom mer data, kontaktar samma person två gånger av misstag och lägger tid på att researcha och förbereda samtal och uppföljningar som redan är gjorda.
• Snedvrider värdefulla siffror, från attributionsrapporter till ekonomisk redovisning.
• Medarbetare lägger upp till 50 % av sin tid på rutinmässig datarensning (MITSloan).
• Att förebygga kostar 1 $, att rätta kostar 10 $ och att låta dubbletter ligga kvar kostar upp till 100 $ (SiriusDecisions).
• Skadar kampanjresultat, varumärke och kundrelationer.

Behöver jag bry mig om dubbletter i HubSpot i dag?

Att rätta dubbletter kostar en bråkdel av att låta dem vara. Ju tidigare du börjar, desto mindre går förlorat.

Viss data ska vara duplicerad. Den visar hur många återkommande kunder eller upprepade beställningar vi har.

Dataförfall är som rökning, ett smutsigt hem eller viktuppgång. Ju tidigare du tar tag i det, desto mer vinner du.

A studie om leaddata hälsa visar att 15 % av företagens säljleads är dubbletter. En annan studie visar att företag kan återvinna upp till 70 % av sina intäkter enbart med ren data.

Vänta inte tills tre dagar före en kampanj. Idag är rätt tillfälle.

Så förhindrar HubSpot dubbletter idag

Dubbletter är så vanliga att HubSpot har egna skydd mot dem.

Förhindra dubbletter med e-post och företagets domännamn

HubSpot tillåter inte två kontakter med samma e-postadress. Ja! Det ger färre dubbletter på sikt. Det betyder också att du bör vara extra noga med att inte använda generella företagsadresser (info@) som flera anställda delar.

För företag är företagets domännamn den unika nyckeln som bara kan användas en gång. Du kan till exempel inte ha två företag med example.com.

(Enkelt) Dubblettrensa importer i HubSpot

Även här: vid import i HubSpot är det lätt att få in dubbletter om du glömmer att ange dubblettnyckeln (e-post för kontakter eller domän för företag).

Vi har gått igenom det här tidigare men det är lika enkelt som att importera med rätt nycklar i din CSV eller Excel.

Du kan också använda befintliga HubSpot-ID:n för att importera tillbaka till HubSpot och uppdatera befintliga poster...

"Du kan använda ett objekt-ID för att ange poster som redan finns i ditt CRM. Objekten omfattar kontakt, företag, affär, ärende och produkt. Om du importerar ett objekt som redan finns i HubSpot uppdateras matchande egenskaper med de senaste uppgifterna från din import." -- HubSpot

Använda HubSpots dedupliceringsverktyg (för HubSpot Pro-användare)

HubSpot är ett av få CRM som över huvud taget har en inbyggd dubblettsökning. Enligt HubSpot, använder dubblettsökaren AI för att avgöra vilka kontakter som liknar varandra, vilket ger bättre träffar.

Den hittar dubbletter med jämna mellanrum och listar dem två i taget, sidindelat.

Manage duplicates finns i Professional och Enterprise. På ett Free-konto ser du det inte.

Det är ett verkligt användbart verktyg, och det räcker inte hela vägen på några punkter.

Två poster per matchning. Dubbletter kommer i valfritt antal.

Ingen sammanslagning i bulk. Det är ett försvarbart val från HubSpots sida (verktyget kan inte skilja en delvis träff från en exakt) men arbetet hamnar hos dig.

Steg ett: Hitta och slå samman befintliga dubbletter i HubSpot

Första uppgiften är dubbletterna som ligger i ditt konto just nu. Automatiseringen kommer efter det, och bygger på det du lär dig här.

Obs: Vi använder Dedupely i exemplen nedan. Du kan starta en kostnadsfri testperiod för att se hur det fungerar på ditt konto.

Hantera risker vid sammanslagning

Är två personer med samma för- och efternamn dubbletter i verkligheten? Nej! Men om inte ditt företag har 100 miljoner kunder behöver du förmodligen inte oroa dig för personer med samma namn.

Vi kan alltså börja med att undvika de självklara misstagen kring dubbletter som uppstår naturligt. Poster har ibland samma telefonnummer eller andra matchande attribut.

Kort sagt: ju fler fält vi matchar dubbletter på, desto mindre är risken för felaktiga sammanslagningar. Men ju fler fält vi använder, desto färre dubbletter hittar vi. Det är en avvägning du förr eller senare måste göra.

Hur stor risk du tar avgör du helt själv, och jag uppmanar dig att vara så försiktig som möjligt. Varför? För när det väl är gjort är det nästan omöjligt att snabbt och fullständigt återställa stora mängder felaktigt sammanslagna kontakter. Med tanke på mängden data som flyttas i en sammanslagning är det tekniskt mycket svårt att ångra den (vi har ännu inte hittat ett tillförlitligt sätt, och därför gör vi det inte).

Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar

Katastrofer inträffar, och alla går att förebygga. Det här är vanorna som stoppar dem:

1. Ha alltid säkerhetskopior av datan nära till hands. Ta en särskild säkerhetskopia innan du kör stora sammanslagningar i bulk.
2. Testa och granska alltid din matchningsuppsättning. Det är lätt att göra fel om man stressar. Dedupely gör allt för att förhindra enkla misstag, men granska alltid noga innan du slår ihop i bulk och kontrollera ändringarna efteråt.
3. Ha koll på hur och när din data förändras. Anpassa din matchning och dina merge rules så att de inte krockar med förändringar i dina HubSpot-data.
4. Håll koll på fel och nyanser i dina data. Standardvärden som ”000-0000” i ett telefonfält matchar alla poster med tomt telefonnummer. För en dator ser ett ifyllt standardvärde inte tomt ut. Dedupely försöker säkerställa att varje inmatning valideras mot det format den ska ha.
5. Automatisera aldrig sammanslagningar som du inte har testat och granskat. Kör aldrig bulksammanslagningar förrän du har gått igenom en stor del av dubbletterna och är säker av resultaten.
6. Ta hänsyn till attributionen. Bestäm hur ägare av leads och kontakter bevaras genom merge rules. Sams lead kan bli Jacks lead eftersom Jack har en dubblett av Sams lead. Vem får ägarskapet då?

Hitta dubbletter i HubSpot

Börja med fälten du vill matcha på. För- och efternamn räcker till att börja med; lägg till fler fält senare för att snäva av vad sökningen ger.

När sökningen är klar, gå igenom listan med matchningar och leta efter sådant som inte är en dubblett.

En felaktig matchning visar hur mycket du kan lita på Match Options bakom den. Skärp dem innan du slår ihop något i bulk.

Börja slå ihop dubbletter en och en

Att slå ihop en i taget i början visar vilka fält som faktiskt skiljer sig mellan dubbletter, och vilka som spelar roll.

Manual Review visar varje matchning innan den slås ihop, och låter dig ange vilken post som är Primary och vilket värde som vinner i varje fält.

Spara tid med merge rules

Merge Rules gör valet åt dig. Ange en per fält: behåll det senaste värdet, välj ett värde före ett tomt, eller lås fältet till Primary.

Det är det som gör bulksammanslagning och Auto Merge säkra att köra.

Välj den primära posten

Primary är den post som överlever en sammanslagning. Secondary-posterna går upp i den, och Merge Rules avgör fält för fält vilka av deras värden som följer med.

Granska dina sammanslagna HubSpot-poster

Merge History listar varje sammanslagning och vad som behölls. Uppdatera posten i HubSpot för att se resultatet där.

“Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter i HubSpot”

Helt normalt. Ingen första körning hittar alla dubbletter. Börja med att bredda matchningsalternativen.

Dedupely ställer in textfält på liknande matchning som standard. Varje matchningsmetod hittar en egen sorts dubblett.

Ändra den så dyker nya matchningar upp:

• Exakt matchning är den striktaste matchningstypen. Den bortser från versaler och gemener, men texten måste stämma exakt.
• Similar-matchning är också ganska strikt men ignorerar skiljetecken och annat som bedöms kunna tas bort.
• Matcha första liknande ordet/matcha sista liknande ordet matchar båda på de första eller sista orden. Det fungerar bra för företagsnamn eller förnamn där ett mellannamn lagts till.
• Fuzzy-matchning är den mest aggressiva matchningstypen och utgår ungefär från hur värdena låter. Den är samtidigt den minst träffsäkra typen och du bör aldrig lita på att den ger korrekta matchningar.

Titta sedan på prefix och suffix i dina data. Matchningen blir bättre när du börjar att ignorera vanliga ord. Genom att lägga till ignorerade termer minskar du bruset som hindrar korrekt matchning.

Hur lång tid bör den första dubbletthanteringen i HubSpot ta?

Allt från några timmar till några veckor, beroende på hur mycket data du har och vilket skick den är i.

Steg två: förhindra att dubbletter skapas i HubSpot

Att förebygga dubbletter kostar långt mindre än att rätta dem, och att rätta dem kostar mindre än att leva med dem.

HubSpot stoppar en del av dem direkt. Inget stoppar alla.

Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter

Att veta var dubbletterna kommer ifrån är det som stoppar nästa omgång.

Om dina utvecklare bygger mot HubSpots API:er, fråga dem om koden skapar poster utan att kontrollera först.

Kontrollera varje extern app som skapar poster – webbformulär för leads och alla integrationer som synkar mellan plattformar utan dubblettkontroll.

Utbilda teamet i god datahantering

Alla som lägger in eller redigerar poster i HubSpot bör veta:

• Hur ett fält ska formateras
• Så kontrollerar du om en post finns innan du skapar en
• Vilket verktyg du använder för att hitta eller slå ihop en dubblett
• Hur sammanslagning påverkar säljattribution

Ett team som förstår det här stoppar de flesta dubbletter innan de uppstår.

Steg tre: Automatisera

Steg ett är klart och steg två är på plats. Dags att automatisera.

Att förebygga är bästa sättet att lösa de flesta dubblettproblem (och kanske alla problem). Men dubbletter är oundvikliga, och automatisering betalar sig under de dagar, veckor, månader och år ditt team arbetar i HubSpot. De kommer att tacka dig också!

Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter

Auto Merge rensar de självklara dubbletterna så att ingen behöver titta på dem.

Du granskar fortfarande vecka för vecka. Dedupely flaggar det som de icke-automatiserade sökningarna fångar, och du avgör de fallen.

Med ditt team och några förebyggande åtgärder ligger du steget före.

Budgetera din dubblettrensning i HubSpot

Så prissätts dubbletthanteringen

Antalet poster är det som påverkar priset mest hos alla leverantörer.

Fråga var och en hur de räknar poster, om priset är årligt eller en engångskostnad, och vad som händer när databasen växer.

Dedupely debiterar per synkad post och tar ingen avgift per användare.

Kostnaden påverkas också av:

• hur anpassat ditt HubSpot-konto är
• konsultupplägg i stället för självbetjäning
• hur lång tid avdubbleringen tar

Leverantörerna prissätter så olika att den enda jämförelsen som är värd något är en offert mot ditt eget antal poster.

Realistiska tidsramar för en första dubblettrensning i HubSpot

Tiden skalar med antalet poster på samma sätt som priset.

Ett litet konto tar ungefär en timme. Ett stort tar dagar, eftersom det finns mer data, krävs mer omsorg och fler typer av dubbletter att fånga.

Börja veckor före en deadline, inte timmar. Det här avgör hur lång tid det tar:

• Hur snabbt den du anlitar arbetar.
• Testningen och omsorgen som krävs för att inte förlora data.
• Fel som redan finns i datan och måste rättas först.
• Tid att synka och flytta poster.

De dyra är överraskningarna som dyker upp samma dag som en lansering. Ta det säkra före det osäkra, gör det i förväg.

Vilka bör vara med i dubblettrensningen?

Den som äger datan, säljcheferna och alla vars rapportering ändras när poster slås ihop.

Hur beräknar jag ROI på att rensa dubbletter i HubSpot?

Det finns gott om studier på vad dubblettdata kostar. Ingen av dem motiverar en rad i din budget.

Det enklaste måttet är timmarna ditt team lägger på att hitta och slå ihop dubbletter för hand. Mät hur lång tid det tar att hitta en grupp dubbletter och slå ihop dem för hand. Fråga sedan dina säljare hur många gånger per dag/vecka de måste rätta dubbletter. Multiplicera talen så får du ett antal timmar över en viss period. Vad kostar de timmarna företaget i stället för att ge något tillbaka?

Uträkningen kan se ut så här:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Ta tid på en person som slår ihop en grupp dubbletter. Multiplicera med antalet grupper, och sedan med antalet personer som gör jobbet.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Ställ din egen timkostnad mot den summan och du får månadskostnaden för att låta dubbletterna vara kvar .

Lägg till förlorade affärer om du vill. Om siffran ändå ser liten ut har du inget dubblettproblem. Om du gör borde det vara ganska enkelt att få med teamet och kollegorna på ditt dubblettarbete.

Det här är en uppskattning, inte en revision. Den räcker för att avgöra om kostnaden är värd att ta.

Internt vs. lösningar från HubSpot Marketplace

Alla har testat att bygga själva och ändå slutat med att betala någon annan.

Och så finns det lägen där det helt enkelt är självklart att göra jobbet internt.

Vilka alternativ har vi för effektiv dubbletthantering?

API-lösning byggd av en egen utvecklare

Du har utvecklare. Varför inte sätta dem på en lösning som möter varje krav exakt? Vänta lite!

Vissa utvecklare älskar att bygga egna appar. Tro mig, jag hade själv designat hela vår programvarustack – och var nära att göra det – innan jag påmindes om vad egenutveckling faktiskt kostar.

Dina utvecklare finns till för att bygga det ni säljer. Första versionen tar 1) tidpunkten för den ursprungliga utvecklingen 2) tid för buggfixar och specar fram och tillbaka 3) underhåll och uppdateringar genom åren 4) kostnader för drift och hosting.

Sedan kräver den underhåll varje gång CRM-systemets API ändras, och det tar månader innan den går av sig själv.

HubSpots inbyggda dubbletthantering

HubSpot har mer inbyggd dubbletthantering än de flesta CRM.

Var det tar stopp, som beskrivits ovan:

• Du kan inte välja hur fält matchas. HubSpot bestämmer.
• Inget slås ihop automatiskt, och inget slås ihop i bulk.
• En matchning innehåller två poster.
• Överlag lite omständligt

HubSpots inbyggda dubbletthantering är ett snäpp bättre än andra CRM, men missar ändå målet när det gäller tidsbesparande dubbletthantering.

“Det är väl säljteamets jobb!”

När stod ”datatvätt och rensning av dubbletter” senast i en säljares arbetsbeskrivning? Tycker någon av dina säljare att deras jobb är att städa dålig data?

Att lära personalen städa efter sig är grundläggande. Alla bör aktivt rensa i datan när de matar in den i HubSpot. Det är helt enkelt god ton, för att inte säga respekt för kollegorna.

Men om du inte hjälper säljarna att samla in, hantera och rensa data gör du deras arbete svårare, vilket i sin tur gör det svårare att sälja och ger färre affärer för företaget. Med ”hjälpa” menar jag att ge dem rätt verktyg för jobbet.

Därför är lösningar från HubSpot Marketplace ett självklart val

Och nej! HubSpot får ingen ersättning från sina integrationsleverantörer, vad vissa än vill få dig att tro.

Det finns några dubblettappar på HubSpot Marketplace. Vissa är inte så bra, andra är riktigt vassa. Apparna byggs av företag som lägger stora resurser på lösningar som sparar enormt mycket tid och pengar åt dig.

Du slipper omvägen med en egen lösning, internprojektet som drar teamet bort från kunderna och inbyggda funktioner som inte slår ihop något.

Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

De flesta apparna på HubSpot Marketplace klarar grunderna. Det som skiljer dem åt är vad som händer under själva sammanslagningen.

Med en konsultbyrå: se till att de förstår dina fält. Ta inget för givet, de vet inte vad X och Y används till, eller att en rapport slutar fungera om ett av dem försvinner.

Med självbetjäning styr ditt team hela processen. Räkna med en inlärningskurva och en del dokumentation.

Vad du än väljer bör det klara allt det här:

• Matcha på vilket fält som helst, exakt eller liknande, och bortse från vanliga ord.
• Låter dig slå ihop i bulk, anpassa sammanslagningar och automatisera dem när du gjort läxan och känner dig trygg med inställningarna.
• Merge Rules som täcker val av Primary, attribution och dina egna fält.
• Meddelar dig om nya dubbletter så snart de dyker upp i HubSpot.
• Besvara supportärenden snabbt.

Passar inte självbetjäning sätter vårt team upp det tillsammans med dig, utan extra kostnad. Ta en närmare titt på kopplingen HubSpot <> Dedupely här.