Guida definitiva alla deduplica in HubSpot

HubSpot include una propria gestione dei duplicati, ma non arriva all'unione in blocco. È questa lacuna il motivo per cui Dedupely <> HubSpotesiste. Questa guida spiega di cosa si occupa HubSpot da solo e cosa fare con tutto quello che lascia indietro.

Guida completa alla gestione dei duplicati in HubSpot: da dove arrivano, cosa gestisce HubSpot e come eliminare i contatti e le aziende che non gestisce.

Indice

1. Duplicati in HubSpot: le basi
   1. Come i contatti duplicati entrano in HubSpot
   2. Perché i duplicati in HubSpot costano cari e chi deve preoccuparsene?
   3. Devo preoccuparmi di deduplicare HubSpot oggi?
   4. Cosa fa oggi HubSpot per prevenire i duplicati
      1. Prevenire i duplicati con email e dominio aziendale
      2. (Facilmente) Deduplicare gli import in HubSpot
      3. Usare lo strumento di deduplicazione di HubSpot (per utenti HubSpot Pro)
2. Fase uno: trovare e unire i duplicati già presenti in HubSpot
   1. Ridurre i rischi dell’unione
   2. Buone pratiche per evitare disastri nelle unioni
   3. Trovare i duplicati in HubSpot
   4. Inizia a unire i duplicati uno alla volta
   5. Usare le Merge Rules per risparmiare tempo
   6. Imposta il record primario
   7. Controlla i record HubSpot uniti
   8. “Aiuto, vedo ancora duplicati in HubSpot”
   9. Quanto dura la prima deduplicazione di HubSpot?
3. Fase due: prevenire l'inserimento di record duplicati in HubSpot
   1. Guarda da dove nascono i duplicati
   2. Formare il team sulle buone pratiche dei dati
4. Fase tre: automatizza
   1. Usa Auto Merge per intercettare i duplicati di ogni giorno
5. Il budget della tua deduplica HubSpot
   1. Come si calcola il prezzo delle deduplicazioni
   2. Tempi realistici per la prima deduplicazione in HubSpot
   3. Chi va coinvolto nella deduplicazione?
   4. Come calcolo il ROI della deduplicazione di HubSpot?
6. Team interno vs. soluzioni del Marketplace HubSpot
   1. Soluzione API sviluppata da un programmatore interno
   2. Gestione nativa dei duplicati in HubSpot
   3. “Ma è compito del team commerciale!”
   4. Perché le soluzioni HubSpot Marketplace sono una scelta ovvia
   5. E no! HubSpot non prende commissioni dai suoi partner di integrazione, come qualcuno vorrebbe farti credere.
   6. Cosa cercare in un fornitore di deduplicazione

Duplicati in HubSpot: le basi

Come i contatti duplicati entrano in HubSpot

Dai nostri dati e da quanto ci dicono i clienti, i duplicati entrano in HubSpot in questi modi:

• Creare nuovi record a mano senza i controlli necessari.
• Record importati in modo errato, oppure gli stessi record importati più volte senza includere le email (la chiave di deduplica dell'import) nei CSV.
• Integrazioni di terze parti che non verificano l’esistenza dei contatti prima di creare nuovi record.
• Configurazioni web-form-to-lead che inseriscono e basta, senza controllare i record esistenti.
• Implementazioni API interne non corrette.

HubSpot è esposto ai duplicati quanto un foglio di calcolo o un database.

Perché i duplicati in HubSpot costano cari e chi deve preoccuparsene?

I record duplicati costano soldi e arrivano fino ai clienti. Entrambe le cose meritano l'attenzione del tuo team.

I ruoli che se ne accorgono per primi:

• Commerciali
• Responsabili marketing o vendite
• VP Vendite e Marketing, CMO, Direttori Marketing...

Quanto ti costa:

• Costringe i commerciali a spulciare più dati, a contattare due volte la stessa persona per errore e a perdere tempo a preparare chiamate e follow-up già fatti.
• Falsa numeri importanti, dai report di attribuzione ai conti finanziari.
• I dipendenti perdono fino al 50% del tempo in attività di pulizia dei dati (MITSloan).
• Prevenire costa 1 $, correggere costa 10 $ e lasciare i duplicati costa fino a 100 $ (SiriusDecisions).
• Danneggia le performance delle campagne, il brand e le relazioni con i clienti.

Devo preoccuparmi di deduplicare HubSpot oggi?

Correggere i duplicati costa una frazione rispetto a lasciarli lì. Prima inizi, meno butti via.

Alcuni dati devono restare duplicati. Ci dicono quanti clienti tornano o quanti ordini si ripetono.

Il degrado dei dati è come il fumo, una casa sporca o i chili di troppo: prima intervieni, più ci guadagni.

A studio sui dati dei lead dei dati mostra che il 15% dei lead commerciali di un'azienda è duplicato. Un altro studio mostra che le aziende possono recuperare fino al 70% del fatturato solo grazie a dati puliti.

Non aspettare tre giorni prima di una campagna. Il momento giusto è oggi.

Cosa fa oggi HubSpot per prevenire i duplicati

I duplicati sono così comuni che HubSpot prevede delle protezioni.

Prevenire i duplicati con email e dominio aziendale

HubSpot non consente di creare due contatti con la stessa email. Ottimo! Significa meno duplicati nel lungo periodo. Significa anche fare attenzione a non usare indirizzi generici aziendali (info@) condivisi da più persone.

Per le aziende, il Company Domain Name è la chiave univoca e non può essere usato più di una volta. Ad esempio, non puoi avere due aziende con example.com.

(Facilmente) Deduplicare gli import in HubSpot

Anche qui: importando in HubSpot è facile creare duplicati se dimentichi di indicare la chiave di deduplicazione (email per i contatti o dominio per le aziende).

Ne abbiamo già parlato ma basta importare il CSV o l’Excel con le chiavi corrette.

Inoltre puoi usare gli ID HubSpot esistenti per reimportare i dati in HubSpot e aggiornare i record già presenti...

"Puoi usare un ID oggetto per indicare i record già presenti nel tuo CRM. Gli oggetti includono contatti, aziende, deal, ticket e prodotti. Se importi un oggetto già presente in HubSpot, le proprietà corrispondenti vengono aggiornate con i dati più recenti della tua importazione." -- HubSpot

Usare lo strumento di deduplicazione di HubSpot (per utenti HubSpot Pro)

HubSpot è uno dei pochi CRM che include uno strumento per trovare i duplicati. Secondo HubSpot, il rilevatore di duplicati usa l'AI per capire quali contatti sono simili, migliorando le corrispondenze.

Trova i duplicati a intervalli regolari e li elenca due alla volta, con paginazione.

Manage duplicates è una funzione dei piani Professional ed Enterprise. Su un account Free non la vedi.

È uno strumento davvero utile, ma su alcuni punti si ferma prima.

Due record per corrispondenza. I duplicati arrivano in qualsiasi numero.

Nessuna unione in blocco. È una scelta difendibile da parte di HubSpot (lo strumento non distingue una corrispondenza parziale da una esatta) ma il lavoro resta a te.

Fase uno: trovare e unire i duplicati già presenti in HubSpot

Il primo lavoro sono i duplicati già presenti nel tuo account. L'automazione viene dopo e si basa su quello che impari qui.

Nota: per gli esempi seguenti useremo Dedupely. Puoi attiva una prova gratuita per vedere come funziona sul tuo account.

Ridurre i rischi dell’unione

Due persone con lo stesso nome e cognome sono davvero duplicati? No! Però, a meno che la tua azienda non abbia 100 milioni di clienti, difficilmente devi preoccuparti degli omonimi.

Possiamo iniziare evitando errori di buon senso su corrispondenze che sono del tutto normali. A volte i record hanno lo stesso numero di telefono o altri attributi in comune.

In sintesi: più campi usiamo per confrontare i duplicati, minore è il rischio di unire i record sbagliati. Allo stesso tempo, più campi usiamo, meno duplicati troviamo. È un compromesso sul rischio che prima o poi dovrai scegliere.

Il livello di rischio che ti assumi dipende solo da te e ti consiglio di procedere con la massima prudenza. Perché? Perché una volta fatto, è quasi impossibile recuperare in modo completo e rapido da grandi quantità di contatti uniti per errore. Vista la quantità di dati coinvolti in un'unione, annullarla è tecnicamente molto difficile (non abbiamo ancora trovato un modo affidabile per farlo, quindi non lo facciamo).

Buone pratiche per evitare disastri nelle unioni

I disastri capitano e sono tutti evitabili. Queste sono le abitudini che ne fermano uno:

1. Tieni sempre a portata di mano un backup dei tuoi dati. Crea un backup dedicato prima delle unioni massive di grandi dimensioni.
2. Testa e verifica sempre la configurazione delle corrispondenze. Con la fretta è facile sbagliare. Dedupely fa il possibile per evitare errori banali, ma controlla sempre con attenzione prima delle unioni di massa e verifica le modifiche dopo l'unione.
3. Tieni presente come e quando cambiano i tuoi dati. Adatta di conseguenza la configurazione delle corrispondenze e le Merge Rules per evitare conflitti con le modifiche ai dati HubSpot.
4. Riconosci errori e sfumature nei tuoi dati. Valori predefiniti come “000-0000” in un numero di telefono corrispondono a tutti i record con il telefono vuoto. Per un computer un valore predefinito non è un campo vuoto. Dedupely verifica che ogni valore inserito rispetti il formato previsto.
5. Non automatizzare mai unioni che non hai testato e verificato. Non eseguire mai unioni di massa prima di aver esaminato buona parte dei duplicati ed essere sicuro dei risultati.
6. Tieni conto dell'attribuzione. Decidi come le Merge Rules conservano i proprietari di lead e contatti. Il lead di Sam può diventare il lead di Jack perché Jack ha un duplicato del lead di Sam. In questo caso, chi ottiene la proprietà?

Trovare i duplicati in HubSpot

Parti dai campi su cui vuoi cercare le corrispondenze. Nome e cognome bastano per iniziare; aggiungi altri campi dopo per restringere i risultati della ricerca.

A ricerca conclusa, scorri l'elenco delle corrispondenze e cerca quelle che non sono duplicati.

Una corrispondenza sbagliata dice quanto puoi fidarti delle Match Options che l'hanno prodotta. Restringile prima di unire in blocco.

Inizia a unire i duplicati uno alla volta

Unire un record alla volta all'inizio mostra quali campi cambiano davvero tra i duplicati, e quali contano.

Manual Review mostra ogni match prima del merge e ti lascia decidere quale record è il Primary e quale valore vince per ogni campo.

Usare le Merge Rules per risparmiare tempo

Le Merge Rules scelgono al posto tuo. Impostane una per campo: tieni il valore più recente, preferisci un valore a un campo vuoto, o fissa il campo al Primary.

È questo che rende sicure l'unione in blocco e Auto Merge.

Imposta il record primario

Il Primary è il record che sopravvive all'unione. I Secondary vengono assorbiti in esso e le Merge Rules decidono campo per campo quali dei loro valori passano.

Controlla i record HubSpot uniti

Merge History elenca ogni unione e ciò che ha conservato. Aggiorna il record in HubSpot per vedere il risultato.

“Aiuto, vedo ancora duplicati in HubSpot”

Normale. Nessun primo passaggio trova tutti i duplicati. Inizia allargando le Match Options.

Per impostazione predefinita Dedupely imposta i campi di testo sulla corrispondenza per similarità. Ogni criterio trova un tipo diverso di duplicato.

Cambia il valore e compaiono nuove corrispondenze:

• Corrispondenza esatta è il tipo di match più rigido. Ignora maiuscole e minuscole, ma il testo deve corrispondere esattamente.
• Corrispondenza simile è anch’esso piuttosto rigoroso, ma ignora la punteggiatura e altri elementi comuni ritenuti rimovibili.
• Corrispondenza prima parola simile/corrispondenza ultima parola simile entrambe cercano corrispondenze sulle prime o sulle ultime parole. Funziona bene con i nomi di azienda o con i nomi di persona che includono il secondo nome.
• Corrispondenza fuzzy è il tipo di corrispondenza più aggressivo e lavora in modo approssimativo sulle assonanze. È però il meno preciso e non va mai usato come garanzia di corrispondenze corrette.

Poi guarda i prefissi e i suffissi nei tuoi dati. Le corrispondenze migliorano quando inizi a ignorando i termini comuni. Aggiungendo termini ignorati riduci il rumore che impedisce una corrispondenza corretta.

Quanto dura la prima deduplicazione di HubSpot?

Da poche ore a qualche settimana, in base alla quantità di dati e alle loro condizioni.

Fase due: prevenire l'inserimento di record duplicati in HubSpot

Prevenire i duplicati costa molto meno che correggerli, e correggerli costa meno che conviverci.

HubSpot ne blocca una parte all'ingresso. Nessuno strumento li blocca tutti.

Guarda da dove nascono i duplicati

Sapere da dove arrivano i duplicati è ciò che ferma la prossima ondata.

Se i tuoi sviluppatori lavorano con le API di HubSpot, chiedi se il loro codice crea record senza prima verificare.

Controlla ogni app di terze parti che crea record: i moduli web-to-lead e qualsiasi integrazione che sincronizza tra piattaforme senza verificare i duplicati.

Formare il team sulle buone pratiche dei dati

Chi inserisce o modifica record in HubSpot deve sapere:

• Come formattare un campo
• Come cercare un record prima di crearne uno
• Quale strumento usare per trovare o unire un duplicato
• Come l'unione influisce sull'attribuzione delle vendite

Un team che lo capisce blocca la maggior parte dei duplicati prima che nascano.

Fase tre: automatizza

Il primo passo è fatto e il secondo è attivo. Ora automatizza.

La prevenzione è il modo migliore per risolvere gran parte dei problemi di duplicati (e forse tutti i problemi). I duplicati però sono inevitabili e l'automazione ripaga nei giorni, settimane, mesi e anni in cui il tuo team lavora con HubSpot. Ti ringrazieranno anche loro!

Usa Auto Merge per intercettare i duplicati di ogni giorno

Auto Merge elimina i duplicati evidenti, così nessuno deve occuparsene.

Il controllo settimanale resta. Dedupely segnala ciò che trovano le ricerche non automatiche e su quelle decidi tu.

Tra il tuo team e qualche misura preventiva, riesci a tenerli a bada.

Il budget della tua deduplica HubSpot

Come si calcola il prezzo delle deduplicazioni

Il numero di record è il fattore che pesa di più sul prezzo di qualsiasi fornitore.

Chiedi a ciascuno come conta i record, se il prezzo è annuale o una tantum, e cosa succede quando il tuo database cresce.

Dedupely fattura in base ai record sincronizzati e non applica costi per utente.

I costi dipendono anche da:

• il livello di personalizzazione del tuo account HubSpot
• su basi di consulenza invece che self-serve
• il tempo necessario per completare la deduplicazione

I fornitori applicano modelli di prezzo così diversi che l'unico confronto utile è un preventivo sul tuo numero di record.

Tempi realistici per la prima deduplicazione in HubSpot

Il tempo cresce con il numero di record, esattamente come il prezzo.

Un account piccolo richiede circa un'ora. Uno grande richiede giorni: più dati, più attenzione e più tipi di duplicato da individuare.

Inizia settimane prima di una scadenza, non ore. Cosa determina la durata:

• La velocità di chi ingaggi.
• I test e l'attenzione necessari per non perdere dati.
• Errori già presenti nei dati, da correggere prima.
• Tempo per sincronizzare e spostare i record.

I casi costosi sono le sorprese che arrivano il giorno di un lancio. Meglio andare sul sicuro: fallo in anticipo.

Chi va coinvolto nella deduplicazione?

Chi possiede i dati, i sales manager e chiunque veda cambiare i propri report quando i record vengono uniti.

Come calcolo il ROI della deduplicazione di HubSpot?

Molti studi mostrano quanto costano i dati duplicati. Nessuno giustifica una voce nel tuo budget.

La misura più semplice sono le ore che il tuo team perde a trovare e unire duplicati a mano. Puoi misurare quanto tempo serve per trovare un gruppo di duplicati e unirlo a mano. Poi chiedi ai tuoi commerciali quante volte al giorno o alla settimana devono sistemare i duplicati. Moltiplica i due numeri e ottieni un monte ore su un certo periodo. Quanto costano quelle ore alla tua azienda, invece di portarle valore?

Il calcolo potrebbe essere questo:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Cronometra una persona mentre unisce un gruppo di duplicati. Moltiplica per i gruppi che hai e poi per il numero di persone che lo fanno.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Applica il tuo costo orario a quel totale e ottieni il costo mensile di lasciare i duplicati dove sono .

Aggiungi le opportunità perse, se vuoi. Se il numero resta basso, non hai un problema di duplicati. Se fanno convincere il tuo team e i colleghi a seguirti nel lavoro di deduplicazione è piuttosto semplice.

È una stima, non un audit. Basta per decidere se vale la pena investire.

Team interno vs. soluzioni del Marketplace HubSpot

Tutti ci hanno provato da soli e alla fine hanno comunque pagato qualcun altro.

Poi ci sono casi in cui gestire tutto internamente ha davvero senso.

Quali opzioni abbiamo per deduplicare in modo efficace?

Soluzione API sviluppata da un programmatore interno

Hai sviluppatori. Perché non metterli su una soluzione che risponda esattamente a ogni requisito? Non così in fretta!

Alcuni sviluppatori adorano scrivere le proprie app. Credetemi, a un certo punto avrei progettato l'intero stack software–e c'ero quasi riuscito–prima che mi ricordassero quanto costa davvero il fai-da-te.

I tuoi sviluppatori servono a costruire ciò che vendi. La prima versione richiede 1) momento dello sviluppo iniziale 2) tempo speso tra correzioni di bug e specifiche avanti e indietro 3) manutenzione e aggiornamenti negli anni 4) costi di hosting e gestione.

Poi va aggiornato a ogni modifica dell'API del CRM, e servono mesi prima che funzioni senza supervisione.

Gestione nativa dei duplicati in HubSpot

HubSpot ha più funzioni native per i duplicati della maggior parte dei CRM.

Dove si ferma, come visto sopra:

• Non puoi scegliere come vengono confrontati i campi. Decide HubSpot.
• Nessun merge automatico e nessun merge in blocco.
• Una corrispondenza contiene due record.
• Nel complesso un po' macchinoso

La gestione nativa dei duplicati di HubSpot, pur essendo migliore di quella di altri CRM, resta insufficiente in termini di gestione dei duplicati che fa risparmiare tempo.

“Ma è compito del team commerciale!”

Quand'è stata l'ultima volta che “pulizia dei dati e gestione dei duplicati” compariva nella descrizione del ruolo di un commerciale? Qualcuno dei tuoi commerciali pensa che il suo lavoro sia sistemare dati sbagliati?

Formare le persone a fare pulizia da sé è la base. Tutti dovrebbero curare i dati mentre li inseriscono in HubSpot. È buona educazione, oltre che rispetto per i colleghi.

Se però non aiuti il team commerciale a raccogliere, gestire e pulire i dati, gli complichi la vita: vendere diventa più difficile e l'azienda vende meno. Per “aiutare” intendo dargli gli strumenti giusti per lavorare.

Perché le soluzioni HubSpot Marketplace sono una scelta ovvia

E no! HubSpot non prende commissioni dai fornitori delle integrazioni, come qualcuno vorrebbe farti credere.

Sul Marketplace di HubSpot ci sono diverse app per la deduplica. Alcune non sono granché, altre sono davvero ottime. Queste app nascono da aziende che investono molte risorse nello sviluppo di soluzioni che ti fanno risparmiare quantità enormi di tempo e denaro.

Eviti la deviazione fai-da-te, il progetto interno che toglie il team ai clienti e le funzioni native che si fermano prima dell'unione.

Cosa cercare in un fornitore di deduplicazione

Quasi tutte le app su HubSpot Marketplace coprono le basi. La differenza sta in ciò che succede durante l'unione.

Con una società di consulenza, assicurati che capisca i tuoi campi. Non dare niente per scontato: non sapranno a cosa servono X e Y, né che eliminarne uno ti costa un report.

In self-service il tuo team controlla l'intero processo. Metti in conto una curva di apprendimento e un po' di documentazione.

Qualunque strumento tu scelga, deve fare tutto questo:

• Confronta qualsiasi campo, in modo esatto o simile, ignorando i termini comuni.
• Permettono di unire in blocco, personalizzare e automatizzare le unioni una volta fatto il lavoro preliminare e acquisita fiducia nelle impostazioni.
• Merge Rules che coprono la scelta del Primary, l'attribuzione e i tuoi campi personalizzati.
• Ti segnala i nuovi duplicati man mano che compaiono in HubSpot.
• Rispondi in fretta alle richieste di supporto.

Se il self-service non fa per te, il nostro team lo configura con te senza costi aggiuntivi. Scopri qui il connettore HubSpot <> Dedupely.