Guía definitiva de deduplicación en HubSpot

HubSpot incluye su propia gestión de duplicados, y aun así no llega a fusionar en bloque. Esa carencia es la razón por la que Dedupely <> HubSpotexiste. Esta guía cubre lo que HubSpot resuelve por su cuenta y qué hacer con todo lo que deja atrás.

Guía completa de la gestión de duplicados en HubSpot: de dónde salen, qué resuelve HubSpot y cómo limpiar los contactos y empresas que no resuelve.

Índice de contenidos

1. Duplicados en HubSpot: lo básico
   1. Cómo entran los contactos duplicados en HubSpot
   2. ¿Por qué salen caros los duplicados en HubSpot y a quién afectan?
   3. ¿Debería preocuparme hoy por deduplicar HubSpot?
   4. Qué hace HubSpot hoy para evitar duplicados
      1. Evitar duplicados con el email y el dominio de la empresa
      2. Deduplica importaciones en HubSpot (fácil)
      3. Usar la herramienta de deduplicación de HubSpot (para usuarios de HubSpot Pro)
2. Paso uno: encontrar y fusionar los duplicados que ya tienes en HubSpot
   1. Reducir el riesgo al fusionar
   2. Buenas prácticas para evitar desastres al fusionar
   3. Encontrar duplicados en HubSpot
   4. Empieza a fusionar duplicados uno a uno
   5. Usar las Merge Rules para ahorrar tiempo
   6. Define el registro principal
   7. Audita tus registros fusionados en HubSpot
   8. «Ayuda, sigo viendo duplicados en HubSpot»
   9. ¿Cuánto tarda la primera limpieza de duplicados en HubSpot?
3. Paso dos: evitar que entren registros duplicados en HubSpot
   1. Revisa las fuentes habituales de duplicados
   2. Formar a tu equipo en buenas prácticas de datos
4. Paso tres: automatiza
   1. Usa Auto Merge para capturar los duplicados del día a día
5. Presupuestar tu deduplicación en HubSpot
   1. Cómo se cobra la deduplicación
   2. Plazos realistas para la primera deduplicación en HubSpot
   3. ¿Quién debe participar en la deduplicación?
   4. ¿Cómo calculo el ROI de eliminar duplicados en HubSpot?
6. Interno vs. soluciones del Marketplace de HubSpot
   1. Solución vía API creada por un desarrollador interno
   2. Gestión nativa de duplicados en HubSpot
   3. “¡Qué narices, es trabajo del equipo de ventas!”
   4. Por qué las soluciones del HubSpot Marketplace son la opción obvia
   5. ¡Y no! HubSpot no cobra comisiones de sus proveedores de integraciones, por mucho que algunos le hagan creer lo contrario.
   6. Qué buscar en un proveedor de deduplicación

Duplicados en HubSpot: lo básico

Cómo entran los contactos duplicados en HubSpot

Según nuestros datos y lo que nos cuentan los clientes, los duplicados entran en HubSpot por estas vías:

• Crear registros a mano sin las comprobaciones previas necesarias.
• Registros importados de forma incorrecta, o importar los mismos registros más de una vez sin incluir los emails (la clave de deduplicación de la importación) en los CSV.
• Integraciones de terceros que no comprueban si el contacto ya existe antes de crear registros nuevos.
• Formularios web a lead que solo insertan y no comprueban bien si el registro ya existe.
• Implementaciones internas de la API incorrectas.

HubSpot es tan vulnerable a los duplicados como cualquier hoja de cálculo o base de datos.

¿Por qué salen caros los duplicados en HubSpot y a quién afectan?

Los registros duplicados cuestan dinero y llegan a los clientes. Las dos cosas merecen la atención de tu equipo.

Estos perfiles lo notan primero:

• Comerciales
• Responsables de marketing o ventas
• VP de Ventas y Marketing, CMO, directores de marketing...

Lo que te cuesta:

• Obliga a los comerciales a revisar más datos, contactar dos veces con la misma persona sin querer y perder tiempo investigando y preparando llamadas y seguimientos ya hechos.
• Distorsiona cifras valiosas, desde los informes de atribución hasta la contabilidad.
• Los empleados pierden hasta el 50% de su tiempo en limpiezas de datos rutinarias (MITSloan).
• Prevenir cuesta 1 $, corregir cuesta 10 $ y dejar los duplicados cuesta hasta 100 $ (SiriusDecisions).
• Perjudica tus campañas, tu marca y la relación con tus clientes.

¿Debería preocuparme hoy por deduplicar HubSpot?

Corregir los duplicados cuesta una fracción de lo que cuesta dejarlos. Cuanto antes empieces, menos dinero tiras.

Algunos datos deben estar duplicados. Nos dicen cuántos clientes recurrentes o pedidos repetidos tenemos.

El deterioro de los datos es como el tabaco, una casa sucia o los kilos de más: cuanto antes lo aborde, más gana.

A estudio sobre datos de leads salud de los datos muestra que el 15 % de los leads de ventas de una empresa están duplicados. Otro estudio muestra que las empresas pueden recuperan hasta el 70% de sus ingresos solo con tener los datos limpios.

No esperes a tres días antes de una campaña. Hoy es el momento.

Qué hace HubSpot hoy para evitar duplicados

Los duplicados son tan habituales que HubSpot tiene protecciones contra ellos.

Evitar duplicados con el email y el dominio de la empresa

HubSpot no permite añadir dos contactos con el mismo email. ¡Bien! Eso significa menos duplicados a largo plazo. También significa que debes tener cuidado de no usar direcciones genéricas (info@) que comparten varios empleados.

En las empresas, el Nombre de dominio es la clave única que no puede repetirse. Por ejemplo, no puedes tener dos empresas con example.com.

Deduplica importaciones en HubSpot (fácil)

De nuevo, al importar en HubSpot es fácil colar duplicados si olvidas indicar la clave de deduplicación (email para contactos o dominio para empresas).

Ya hablamos de esto pero basta con importar con las claves correctas en tu CSV o Excel.

Además, puedes usar los IDs existentes de HubSpot para reimportar en HubSpot y actualizar los registros existentes...

"Puedes usar un ID de objeto para indicar registros que ya existen en tu CRM. Los objetos incluyen contacto, empresa, negocio, ticket y producto. Si importas un objeto que ya existe en HubSpot, las propiedades coincidentes se actualizarán con los datos más recientes de tu importación." -- HubSpot

Usar la herramienta de deduplicación de HubSpot (para usuarios de HubSpot Pro)

HubSpot es uno de los pocos CRM que incluye un buscador de duplicados. Según HubSpot, el buscador de duplicados usa IA para saber qué contactos son similares y mejorar las coincidencias.

Encuentra duplicados de forma periódica y los lista de dos en dos, paginados.

Manage duplicates es una función de Professional y Enterprise. En una cuenta Free no lo verás.

Es una herramienta realmente útil, aunque se queda corta en algunos puntos.

Dos registros por coincidencia. Los duplicados llegan en cualquier cantidad.

Sin fusión en bloque. Es una decisión defendible por parte de HubSpot (la herramienta no distingue una coincidencia parcial de una exacta), pero el trabajo se queda contigo.

Paso uno: encontrar y fusionar los duplicados que ya tienes en HubSpot

El primer trabajo son los duplicados que ya tienes en tu cuenta. La automatización viene después y se construye sobre lo que aprendas aquí.

Nota: en los siguientes ejemplos vamos a usar Dedupely. Puedes empieza una prueba gratuita para ver cómo funciona en tu cuenta.

Reducir el riesgo al fusionar

¿Dos personas con el mismo nombre y apellido son duplicados en la vida real? No. Pero, salvo que tu empresa tenga 100 millones de clientes, seguramente no tengas que preocuparte por la gente con el mismo nombre.

Así que podemos empezar por evitar errores de sentido común con coincidencias de duplicados que son normales. A veces los registros comparten el mismo teléfono u otros atributos coincidentes.

En resumen: cuantos más campos uses para detectar duplicados, menor es el riesgo de fusionar mal. Pero cuantos más campos uses, menos duplicados vas a encontrar. Es un equilibrio de riesgo que, en algún momento, tendrás que decidir.

El riesgo que asumes depende solo de ti y te recomiendo ser lo más prudente posible. ¿Por qué? Porque, una vez hecho, es casi imposible recuperarse rápido y por completo de un gran volumen de contactos mal fusionados. Con la cantidad de datos que se mueven en una fusión, deshacerla es muy difícil desde el punto de vista técnico (todavía no hemos encontrado una forma fiable de hacerlo, así que no lo hacemos).

Buenas prácticas para evitar desastres al fusionar

Los desastres ocurren y todos se pueden evitar. Estos son los hábitos que los frenan:

1. Ten siempre a mano una copia de seguridad de tus datos. Crea una copia de seguridad específica antes de una fusión masiva grande.
2. Prueba y audita siempre tu configuración de coincidencias. Es fácil equivocarse con las prisas. Dedupely hace todo lo posible por evitar errores simples, pero revisa siempre con atención antes de una fusión masiva y audita los cambios después.
3. Ten claro cómo y cuándo cambian tus datos. Adapta tu configuración de coincidencias y tus Merge Rules para evitar conflictos con los cambios en tus datos de HubSpot.
4. Conoce al detalle los errores y matices de tus datos. Usar valores por defecto como “000-0000” en el teléfono hace que coincida con todos los registros sin teléfono. Para un ordenador, un valor por defecto no parece vacío. Dedupely valida cada entrada para comprobar que tiene el formato esperado.
5. Nunca automatices fusiones que no hayas probado y revisado. No ejecutes fusiones masivas hasta revisar una buena parte de los duplicados y tener seguro de los resultados.
6. Ten en cuenta la atribución. Decide cómo se conservan los propietarios de leads y contactos mediante las Merge Rules. El lead de Sam puede acabar siendo de Jack porque Jack tiene un duplicado del lead de Sam. ¿Quién se queda con la propiedad en ese caso?

Encontrar duplicados en HubSpot

Empieza por los campos con los que quieres cruzar. Nombre y apellidos bastan para empezar; añade más campos después para acotar lo que devuelve la búsqueda.

Cuando termine la búsqueda, repasa la lista de coincidencias y busca lo que no sea un duplicado.

Una coincidencia errónea te dice cuánto puedes fiarte de las Opciones de coincidencia que la generaron. Ajústalas antes de fusionar en masa.

Empieza a fusionar duplicados uno a uno

Fusionar de uno en uno al principio te muestra qué campos difieren realmente entre duplicados y cuáles importan.

Manual Review muestra cada coincidencia antes de fusionar y te deja elegir qué registro es el Primary y qué valor gana en cada campo.

Usar las Merge Rules para ahorrar tiempo

Merge Rules deciden por ti. Define una por campo: conservar el valor más reciente, preferir un valor a un vacío o fijar el campo al Primary.

Eso es lo que hace seguro fusionar en bloque y usar Auto Merge.

Define el registro principal

El registro Principal es el que sobrevive a la fusión. Los Secundarios se absorben en él y Merge Rules decide campo por campo qué valores pasan.

Audita tus registros fusionados en HubSpot

Merge History recoge cada fusión y qué se conservó. Actualiza el registro en HubSpot para ver ahí el resultado.

«Ayuda, sigo viendo duplicados en HubSpot»

Es normal. Ninguna primera pasada encuentra todos los duplicados. Empieza ampliando las Match Options.

Dedupely aplica por defecto la coincidencia similar a los campos de texto. Cada tipo de coincidencia encuentra un duplicado distinto.

Cámbialo y aparecen coincidencias nuevas:

• Coincidencia exacta es el tipo de coincidencia más estricto. Ignora mayúsculas y minúsculas, pero el texto debe coincidir exactamente.
• Coincidencia Similar también es bastante estricto, pero ignora los signos de puntuación y otros elementos habituales que considera prescindibles.
• Coincidir primera palabra similar/coincidir última palabra similar ambos sirven para coincidir con las primeras o las últimas palabras. Funciona bien con nombres de empresa o nombres de pila a los que se añade el segundo nombre.
• Coincidencia difusa es el tipo de coincidencia más agresivo y funciona a grandes rasgos por parecido fonético. También es el menos preciso, así que nunca conviene confiar en él para obtener coincidencias correctas.

Después fíjate en los prefijos y sufijos de tus datos. La coincidencia mejora en cuanto empiezas a ignorar términos comunes. Al añadir términos ignorados reduces el ruido que impide una coincidencia correcta.

¿Cuánto tarda la primera limpieza de duplicados en HubSpot?

Desde unas horas hasta unas semanas, según cuántos datos tengas y en qué estado estén.

Paso dos: evitar que entren registros duplicados en HubSpot

Prevenir duplicados cuesta mucho menos que corregirlos, y corregirlos cuesta menos que convivir con ellos.

HubSpot bloquea algunos en la puerta. Nada los bloquea todos.

Revisa las fuentes habituales de duplicados

Saber de dónde vienen los duplicados es lo que frena la siguiente tanda.

Si tus desarrolladores trabajan con las API de HubSpot, pregúntales si su código crea registros sin comprobar antes.

Revisa toda aplicación externa que cree registros: formularios web-to-lead y cualquier integración que sincronice entre plataformas sin comprobar si hay duplicados.

Formar a tu equipo en buenas prácticas de datos

Todo el que crea o edita registros en HubSpot debería saber:

• Cómo debe formatearse un campo
• Cómo comprobar si un registro existe antes de crearlo
• Qué herramienta usar para encontrar o fusionar un duplicado
• Cómo afecta la fusión a la atribución de ventas

Un equipo que entiende esto frena la mayoría de los duplicados antes de que existan.

Paso tres: automatiza

El paso uno está hecho y el paso dos, en marcha. Ahora automatiza.

La prevención es la mejor forma de resolver la mayoría de tus problemas de duplicados (y quizá todos los problemas). Pero los duplicados son inevitables y la automatización compensa durante todos los días, semanas, meses y años que tu equipo trabaje con HubSpot. ¡Y ellos también te lo agradecerán!

Usa Auto Merge para capturar los duplicados del día a día

Auto Merge elimina los duplicados evidentes para que nadie tenga que revisarlos.

Sigues revisando semana a semana. Dedupely marca lo que detectan las búsquedas no automatizadas y tú decides sobre ellas.

Con tu equipo y unas pocas medidas preventivas, los mantienes a raya.

Presupuestar tu deduplicación en HubSpot

Cómo se cobra la deduplicación

El número de registros es el mayor factor en lo que cobra cualquier proveedor.

Pregunta a cada uno cómo cuentan los registros, si el precio es anual o único, y qué pasa cuando crece tu base de datos.

Dedupely factura por registros sincronizados y no cobra por usuario.

En el coste también influyen:

• el nivel de personalización de tu cuenta de HubSpot
• bases de consultoría en lugar de autoservicio
• el tiempo necesario para completar la deduplicación

Los proveedores tarifican de formas tan distintas que la única comparación útil es un presupuesto sobre tu propio número de registros.

Plazos realistas para la primera deduplicación en HubSpot

El tiempo escala con el número de registros igual que el precio.

Una cuenta pequeña lleva una hora más o menos. Una grande lleva días: hay más datos, hace falta más cuidado y hay más tipos de duplicado que localizar.

Empieza semanas antes de la fecha límite, no horas. De qué depende el tiempo que lleva:

• La rapidez de quien contrates.
• Las pruebas y el cuidado necesarios para no perder datos.
• Errores que ya están en los datos y hay que corregir antes.
• Tiempo para sincronizar y mover registros.

Los caros son los imprevistos que aparecen el día de un lanzamiento. Ve sobre seguro: hazlo con antelación.

¿Quién debe participar en la deduplicación?

Quien sea responsable de los datos, los directores comerciales y cualquiera cuyos informes cambien al fusionar registros.

¿Cómo calculo el ROI de eliminar duplicados en HubSpot?

Hay muchos estudios sobre lo que cuestan los datos duplicados. Ninguno justifica una partida en tu presupuesto.

La medida más simple son las horas que tu equipo pierde buscando y fusionando duplicados a mano. Puedes medir cuánto tiempo lleva encontrar un grupo de duplicados y fusionarlos a mano. Después pregunta a tus comerciales cuántas veces al día o a la semana tienen que corregir duplicados. Multiplica ambas cifras y obtendrás las horas invertidas en un periodo determinado. ¿Cuánto le cuestan esas horas a tu empresa en lugar de aportarle valor?

El cálculo podría ser así:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Cronometra a una persona fusionando un grupo de duplicados. Multiplica por los grupos que tienes y luego por el número de personas que lo hacen.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Aplica tu coste por hora a ese total y obtienes el precio mensual de dejar los duplicados donde están .

Suma las oportunidades perdidas si quieres. Si aun así la cifra parece pequeña, no tienes un problema de duplicados. Si hacer te resultará bastante fácil convencer a tu equipo y a tus compañeros para que se sumen a la deduplicación.

Es una estimación, no una auditoría. Basta para decidir si merece la pena el gasto.

Interno vs. soluciones del Marketplace de HubSpot

Todos hemos caído en el agujero del hazlo tú mismo y hemos acabado pagando a otro igualmente.

Y luego hay escenarios en los que hacerlo internamente tiene todo el sentido.

¿Qué opciones tenemos para deduplicar de forma eficaz?

Solución vía API creada por un desarrollador interno

Tienes desarrolladores. ¿Por qué no ponerlos a crear una solución que encaje exactamente con cada requisito? ¡No tan rápido!

A algunos desarrolladores les encanta crear sus propias aplicaciones. Créeme: hubo un momento en que habría diseñado todo nuestro stack de software (y casi lo hago) hasta que recordé lo que cuesta de verdad hacerlo en casa.

Tus desarrolladores están para construir lo que vendes. La primera versión lleva 1) momento del desarrollo inicial 2) de corrección de errores y de idas y venidas con las especificaciones 3) mantenimiento y actualizaciones a lo largo de los años 4) costes de alojamiento y funcionamiento.

Después hay que mantenerlo cada vez que cambia la API del CRM, y pasan meses hasta que funciona solo.

Gestión nativa de duplicados en HubSpot

HubSpot trae más gestión nativa de duplicados que la mayoría de los CRM.

Dónde se queda corto, como se ha visto arriba:

• No puedes elegir cómo se comparan los campos. Lo decide HubSpot.
• Nada se fusiona automáticamente y nada se fusiona en bloque.
• Una coincidencia contiene dos registros.
• En general, algo engorroso

La gestión nativa de duplicados de HubSpot, aunque superior a la de otros CRM, sigue quedándose corta en cuanto a gestión de duplicados que ahorra tiempo.

“¡Qué narices, es trabajo del equipo de ventas!”

¿Cuándo fue la última vez que “limpiar datos y eliminar duplicados” apareció en la descripción del puesto de un comercial? ¿Algún comercial de su equipo cree que su trabajo es arreglar datos malos?

Enseñar al equipo a limpiar lo suyo es lo más básico. Todos deberían depurar los datos según los introducen en HubSpot. Es simple educación, además de respeto por los compañeros.

Pero si no ayudas a ventas a recopilar, gestionar y limpiar los datos, les complicas el trabajo, lo que dificulta vender y se traduce en menos ventas para tu empresa. Con “ayudar” me refiero a darles las herramientas adecuadas para hacer su trabajo.

Por qué las soluciones del HubSpot Marketplace son la opción obvia

¡Y no! HubSpot no cobra comisiones de sus proveedores de integraciones, por mucho que algunos quieran hacerte creer lo contrario.

En el Marketplace de HubSpot hay varias apps de deduplicación. Algunas no son gran cosa y otras están muy bien. Las crean empresas que dedican muchos recursos a construir soluciones que te ahorran cantidades enormes de tiempo y dinero.

Te ahorras el rodeo del hazlo tú mismo, el proyecto interno que aparta a tu equipo de los clientes y las funciones nativas que no llegan a fusionar.

Qué buscar en un proveedor de deduplicación

La mayoría de las apps del HubSpot Marketplace cubren lo básico. La diferencia está en lo que ocurre durante la fusión.

Con una consultora, asegúrate de que entienden tus campos. No des nada por hecho: no saben para qué sirven X e Y, ni que perder uno te deja sin un informe.

El autoservicio deja todo el proceso en manos de tu equipo. Cuenta con una curva de aprendizaje y algo de documentación.

Elijas lo que elijas, debe hacer todo esto:

• Compara por cualquier campo, exacto o similar, ignorando los términos comunes.
• Te permiten fusionar en bloque, personalizar las fusiones y automatizarlas cuando ya has hecho los deberes y confías en tu configuración.
• Merge Rules que cubren la selección del Primary, la atribución y tus campos personalizados.
• Avisarte de los nuevos duplicados según aparecen en HubSpot.
• Responder rápido al soporte.

Si el autoservicio no encaja, nuestro equipo lo configura contigo sin coste adicional. Mira aquí el conector HubSpot <> Dedupely en detalle.