TL;DR
- Los CRM de asesorías suelen acumular duplicados por recomendaciones, listas de prospectos compradas, eventos e importaciones de datos.
- Un cliente repartido entre dos registros puede ocultar reuniones, notas e historial de referidos a los asesores.
- Que los cónyuges o los titulares conjuntos compartan un registro depende de cómo su despacho atiende a las unidades familiares.
- Muchas empresas hacen una revisión de cumplimiento antes de que cualquier proveedor se conecte a datos de clientes.
- Dedupely encuentra clientes, prospectos y socios de referencia duplicados, y funciona con su revisión de cumplimiento normativo.
Una relación de asesoramiento puede durar décadas. Los clientes traen a sus cónyuges y, después, a sus hijos, y los contables derivan nuevas familias. El CRM es donde debería vivir ese historial.
Los duplicados lo fragmentan. Un cliente aparece en dos registros: uno con la última reunión de revisión y otro con la referencia que lo trajo. Un asesor que prepara una reunión ve solo la mitad de la historia.
En este artículo verá de dónde surgen los duplicados en el CRM de una firma de asesoría y qué coste tienen. También verá qué cuenta como duplicado para clientes, unidades familiares y socios de referencia. Después verá cómo iniciar una limpieza con el área de cumplimiento implicada.
De dónde vienen los duplicados en el CRM de un asesor
Las causas dependen de cómo cada despacho capta clientes y datos. Estas cinco son habituales en firmas de asesoramiento y gestión patrimonial.
Recomendaciones de contables, abogados y clientes
Un asesor añade a mano un prospecto recomendado tras una llamada. Una semana después, la misma persona rellena un formulario de contacto con otro correo, y aparece un segundo registro. Los socios de referencia también pueden duplicarse, cuando varios asesores añaden cada uno al mismo contable.
Listas de prospectos de proveedores
Las listas de prospectos compradas se solapan entre sí y con las personas que ya están en su CRM. Cada importación que no encuentra un registro existente crea uno nuevo. Listas de eventos y de compras los duplicados aparecen en cualquier sector, y las firmas de asesoría no son una excepción.
Seminarios, webinars y eventos para clientes
Las herramientas de registro crean un registro por cada asistente. Un cliente que lleva a un amigo a un seminario puede volver a entrar con un correo nuevo, y ese amigo podría ya ser un cliente potencial.
Importaciones de otros sistemas
Algunas firmas importan datos de clientes desde herramientas de planificación, proveedores de datos de cuentas o un CRM anterior. Cuando una importación no puede emparejar a la persona que ya está en el CRM, por ejemplo porque el nombre tiene otro formato, añade un registro nuevo.
Asesores que se incorporan y se dan de baja
Un asesor que se incorpora trae relaciones que quizá ya estén en el CRM con un compañero. Cuando un asesor se va, sus clientes se reasignan, y algunos vuelven a darse de alta con el nuevo asesor.
Lo que cuestan los duplicados a una firma de asesoría
El trabajo de asesoramiento depende de conocer toda la relación. Los duplicados la fragmentan de formas fáciles de pasar por alto.
- Reuniones preparadas con media historia: notas, tareas y revisiones anteriores están en un registro mientras el asesor abre el otro.
- Crédito de referido perdido: el registro que contiene la fuente de referencia no es aquel en el que aparece la actividad del cliente.
- Dos asesores, un cliente: dos personas contactan con la misma familia, o nadie lo hace porque cada una supone que lo hará la otra.
- Preferencias de comunicación mixtas: una baja de comunicaciones en un registro puede no detener los correos al otro.
- Informes que cuentan dos veces a las personas: el número de clientes y los ingresos por asesor dejan de coincidir con lo que sabe la firma.
El coste duradero es la confianza en el CRM. Los asesores que han sufrido un registro dividido empiezan a guardar notas privadas, y la visión compartida de cada cliente del despacho se empobrece.
Qué cuenta como duplicado en clientes y hogares
Lo que se considera duplicado depende de cada caso. Lo que una firma considera duplicado, otra puede no considerarlo, y en el caso de las familias ocurre especialmente.
Clientes particulares
El caso más claro es una persona introducida dos veces. Misma persona, misma relación, dos registros. Fusiónalos cuando estés seguro de que los datos pertenecen a una sola persona.
Cónyuges y hogares
Las parejas suelen compartir dirección, teléfono y, a veces, correo electrónico. Algunos despachos agrupan el registro de cada miembro bajo un hogar y otros mantienen un registro por pareja. Emparejamiento de personas dentro del mismo hogar funciona de forma distinta al emparejamiento de contactos de empresa, así que decídalo antes de cualquier fusión masiva.
Titulares de cuenta conjunta
Una cuenta conjunta tiene titulares distintos. Una dirección, un teléfono o una cuenta compartidos no los convierten en personas duplicadas. Si su firma usa un registro de hogar, mantenga esa agrupación separada de la identidad y las preferencias de comunicación de cada titular. Confirme los duplicados individuales con datos personales fiables.
Fideicomisos, empresas y otras entidades
El fideicomiso familiar o la empresa de un cliente pueden compartir nombre y dirección con el cliente. Son registros relacionados que parecen duplicados, y fusionarlos mezclaría dos relaciones en una.
Socios prescriptores
Un contable registrado dos veces es un duplicado. Dos contables del mismo despacho no lo son, aunque compartan teléfono de oficina y dominio. Cruza los colaboradores por correo personal, o por nombre y empresa.
Fichas de asesores de un vistazo
| Registro | Dónde proceden los duplicados | Coincidir por nombre de pila | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Clientes | Referidos, formularios, importaciones | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Cónyuges que comparten un correo |
| Prospectos | Listas de proveedores, seminarios, webinars | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Clientes potenciales que ya son clientes |
| Hogares | Cada socio añadido por separado | Dirección postal con apellido | Socios que tu empresa sigue por separado |
| Titulares de cuenta conjunta | Apertura de cuentas, importaciones | Correo personal o número de móvil | Dirección compartida y teléfono de casa |
| Socios prescriptores | Varios asesores añaden a la misma persona | Correo, y después nombre con empresa | Compañeros del mismo centro |
Involucre al área de cumplimiento antes de la limpieza
Las firmas de asesoría manejan datos sensibles de clientes, así que una limpieza suele empezar con una revisión. Planificarla desde el principio mantiene el proyecto en marcha.
Prevé una revisión del proveedor
Muchos despachos revisan cualquier herramienta antes de conectarla a los datos de sus clientes. Los revisores preguntan dónde se procesan los datos, quién puede acceder a ellos y cómo se utilizan. Lo que preguntan los equipos de seguridad sobre una herramienta de deduplicación aborda esas preguntas en detalle.
Acuerde qué se puede fusionar y qué se puede eliminar
Tu equipo de cumplimiento normativo puede tener reglas sobre qué registros y comunicaciones deben conservarse y durante cuánto tiempo. Pregunta antes de eliminar nada y antes de fusionar registros que contengan comunicaciones con clientes. Este artículo no es asesoramiento jurídico ni de cumplimiento, así que sus normas prevalecen.
Mantén un registro de cada fusión
Muchas fusiones en el CRM no se pueden deshacer. Exporte los valores originales antes de una fusión grande, para poder mostrar qué cambió y recrear un registro si hace falta.
Por dónde empezar la limpieza
Cuando cumplimiento esté de acuerdo, la limpieza puede empezar a pequeña escala. Trabaje desde las coincidencias más seguras hacia las que requieren criterio.
Empiece por los duplicados evidentes
Las coincidencias exactas de email van primero, porque pocos miembros de tu equipo discutirán sobre ellas. Los conjuntos que comparten un email familiar son la excepción: revísalos antes de fusionar.
Después, haga coincidir clientes sin el mismo correo
Combine el nombre con un campo estable, como el móvil o la dirección postal. Revise primero estas coincidencias, ya que cónyuges y titulares conjuntos pueden parecerse.
Decide qué valores prevalecen
Acordad antes de la primera fusión quién es el asesor de referencia, el origen de la recomendación y las preferencias de comunicación. Las bajas merecen especial cuidado, porque perder una implica contactar a alguien que pidió no recibir mensajes.
Rechaza solo lo que tengas claro
Los cónyuges que sigue por separado y los compañeros de la misma consulta pueden seguir apareciendo como coincidencias. Rechace una coincidencia solo cuando esté seguro de que no es un duplicado, ya que no volverá a aparecer en búsquedas posteriores.
Cómo Dedupely ayuda a las firmas de asesoría a tener un único registro por cliente
Dedupely funciona con archivos CSV y conexiones CRM compatibles, incluidas HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble y Google Contacts. Confirme los objetos disponibles para su conexión, revise las coincidencias de clientes y socios referidos, y mantenga separados los miembros de un mismo hogar. Para la aprobación de seguridad, revise las pruebas vigentes en el Centro de confianza y acuerde los datos y registros que su empresa permite procesar a la herramienta.
Un cliente, una relación completa
Los duplicados de asesoría llegan por los mismos canales que hacen crecer la firma: recomendaciones, listas de prospectos, eventos y nuevos asesores. Una firma que crece bien seguirá acumulándolos, así que el objetivo es un CRM en el que cada relación corresponda a un único registro.
El arreglo empieza por decisiones que solo su despacho puede tomar: cómo trata los hogares, qué valores prevalecen y qué debe conservar el cumplimiento normativo. Una vez acordadas, fusionar primero los duplicados evidentes da a cada asesor un registro que muestra toda la relación.
Referencias: Centro de confianza de Dedupely.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentran los asesores financieros los registros duplicados de clientes?
Empieza por las coincidencias exactas de correo, que suelen ser los duplicados más seguros de fusionar. Después empareja clientes por nombre combinado con un campo estable, como el móvil o la dirección postal. Revisa esas coincidencias antes de fusionar, porque cónyuges, titulares conjuntos de cuentas y familiares suelen compartir dirección, teléfono fijo o incluso correo.
¿Deben tener los cónyuges registros separados en un CRM de asesores?
Depende de cómo atienda tu despacho a las unidades familiares. Muchos despachos guardan un registro por persona, agrupado en una unidad familiar, mientras otros guardan uno por pareja. Elige un enfoque, aplícalo en todo el CRM y descarta las coincidencias entre cónyuges que mantienes separados.
¿Son duplicados en un CRM los titulares conjuntos de una cuenta?
No: compartir una cuenta conjunta no convierte a dos titulares en la misma persona. Un registro de hogar puede agrupar una relación, pero la identidad y las preferencias de cada persona deben seguir siendo distinguibles. Revise las coincidencias por direcciones, teléfonos y correos compartidos antes de fusionar contactos individuales.
¿Por qué las listas de prospectos compradas crean duplicados?
Porque cada lista se solapa con las anteriores y con personas que ya están en tu CRM. Cuando una importación no encuentra un registro existente, por ejemplo porque el correo es distinto, crea uno nuevo. Depura primero cada lista contra sí misma y, después, compárala con tu CRM por correo, antes o justo después de la importación.
¿Necesitan las gestoras de patrimonio aprobación de cumplimiento para limpiar su CRM?
Muchas veces sí: numerosas firmas revisan cualquier proveedor antes de conectarlo a datos de clientes, y el área de cumplimiento puede tener normas sobre qué registros deben conservarse. Impliquen a esa área desde el principio y acuerden qué puede fusionarse o eliminarse. Exporte los valores originales antes de una fusión grande, ya que muchas fusiones del CRM no pueden deshacerse.
O regístrate con Google
