TL;DR
- I CRM delle società di consulenza accumulano spesso duplicati da segnalazioni, liste di prospect acquistate, eventi e importazioni di dati.
- Un cliente diviso su due record può nascondere riunioni, note e storico dei referral ai consulenti.
- Se coniugi o intestatari congiunti condividano un record dipende da come lo studio serve le famiglie.
- Molte aziende effettuano una verifica di conformità prima che un fornitore si colleghi ai dati dei clienti.
- Dedupely individua clienti, prospect e partner di segnalazione duplicati e si integra con la verifica di conformità.
Un rapporto di consulenza può durare decenni. I clienti portano il coniuge, poi i figli, e i commercialisti ti indirizzano nuove famiglie. Il CRM è il posto in cui questa storia dovrebbe restare.
I duplicati la frammentano. Un cliente compare in due record: uno con l'ultima riunione di revisione, l'altro con la segnalazione che lo ha portato. Il consulente che prepara un incontro vede solo metà della storia.
In questo post vedrai da dove provengono i duplicati nel CRM di uno studio di consulenza e quanto costano. Vedrai anche cosa conta come duplicato per clienti, nuclei familiari e partner di referral. Poi vedrai come avviare una pulizia con la compliance già coinvolta.
Da dove arrivano i duplicati nel CRM di un consulente
Le cause dipendono da come ogni studio acquisisce clienti e dati. Queste cinque sono comuni negli studi di consulenza e wealth management.
Segnalazioni da commercialisti, avvocati e clienti
Un consulente aggiunge a mano un potenziale cliente segnalato dopo una chiamata. Una settimana dopo, la stessa persona compila un modulo di contatto con un'altra email e nasce un secondo record. Anche i partner di segnalazione possono essere duplicati, quando più consulenti aggiungono lo stesso commercialista.
Liste di prospect da fornitori
Le liste di prospect acquistate si sovrappongono tra loro e con le persone già nel CRM. Ogni import che non trova un record esistente ne crea uno nuovo. Liste di eventi e di acquisti portano duplicati in qualsiasi settore, e le società di consulenza non fanno eccezione.
Seminari, webinar ed eventi per clienti
Gli strumenti di registrazione creano record per ogni ospite. Un cliente che porta un amico a un seminario può tornare con una nuova email, e l'amico potrebbe essere già un prospect.
Importazioni da altri sistemi
Alcune società importano i dati dei clienti da strumenti di pianificazione, fornitori di dati sugli account o da un CRM precedente. Quando un'importazione non riesce ad abbinare la persona già presente nel CRM, ad esempio perché un nome è scritto in modo diverso, aggiunge un nuovo record.
Consulenti che entrano e lasciano
Un consulente che entra porta relazioni che potrebbero già essere nel CRM a nome di un collega. Quando un consulente se ne va, i clienti che seguiva vengono riassegnati e alcuni vengono reinseriti dal nuovo consulente.
Quanto costano i duplicati a una società di consulenza
Il lavoro di consulenza dipende dalla conoscenza dell'intera relazione. I duplicati la compromettono in modi facili da non notare.
- Riunioni preparate con una visione parziale: note, attività e revisioni passate restano su un record mentre il consulente apre l'altro.
- Credito di segnalazione perso: il record che contiene la fonte della segnalazione non è quello su cui finisce l'attività del cliente.
- Due consulenti, un cliente: due persone contattano la stessa famiglia, oppure nessuno lo fa perché ciascuno pensa che lo faccia l'altro.
- Preferenze di comunicazione miste: un opt-out su un record potrebbe non bloccare le email all'altro.
- Report che contano due volte le persone: il numero di clienti e i ricavi per consulente smettono di corrispondere a quanto sa lo studio.
Il costo più duraturo è la fiducia nel CRM. I consulenti che si sono trovati impreparati davanti a un record separato iniziano a tenere appunti privati, e la visione condivisa dello studio su ogni cliente si assottiglia.
Cosa conta come duplicato per clienti e nuclei familiari
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che uno studio considera duplicato, un altro potrebbe no, soprattutto nelle famiglie.
Clienti privati
Una persona inserita due volte è il caso più chiaro. Stessa persona, stesso rapporto, due record. Unite questi record quando siete certi che i dettagli appartengano a un'unica persona.
Coniugi e nuclei familiari
I partner condividono spesso indirizzo, telefono e a volte email. Alcuni studi raggruppano il record di ciascun partner sotto un unico nucleo familiare, altri ne tengono uno per coppia. Abbinare le persone nello stesso nucleo familiare funziona in modo diverso dall'abbinamento dei contatti aziendali, quindi decidi questo prima di qualsiasi unione massiva.
Titolari di conto congiunto
Un conto cointestato ha titolari distinti. Un indirizzo, un telefono o un conto condivisi non rendono le persone dei duplicati. Se la tua azienda usa un record di nucleo familiare, tieni separato questo raggruppamento dall'identità e dalle preferenze di comunicazione di ciascun titolare. Conferma i duplicati individuali con dati personali affidabili.
Trust, aziende e altre entità
Il trust familiare o l'azienda di un cliente può condividere nome e indirizzo con il cliente. Sono record collegati che sembrano duplicati, e unirli mescolerebbe due relazioni in una sola.
Partner di segnalazione
Un commercialista inserito due volte è un duplicato. Due commercialisti dello stesso studio non lo sono, anche con lo stesso telefono d'ufficio e dominio. Abbina i partner di referral tramite email personale o nome con azienda.
Schede consulenti a colpo d'occhio
| Record | Da dove provengono i duplicati | Abbina per primo | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Clienti | Segnalazioni, moduli, importazioni | Email esatta, poi nome con telefono | Coniugi che condividono un'email |
| Prospect | Liste di fornitori, seminari, webinar | Email esatta, poi nome con telefono | Prospect che sono già clienti |
| Nuclei familiari | Ogni partner aggiunto separatamente | Indirizzo postale con cognome | Partner che la tua azienda traccia separatamente |
| Titolari di conto congiunto | Apertura account, importazioni | Email personale o numero di cellulare | Indirizzo e telefono di casa condivisi |
| Partner di segnalazione | Più consulenti che aggiungono la stessa persona | Email, poi nome con azienda | Colleghi dello stesso studio |
Coinvolgi la compliance prima della pulizia
Le società di consulenza gestiscono dati sensibili dei clienti, quindi una pulizia inizia spesso con una verifica. Pianificarla in anticipo mantiene il progetto in movimento.
Aspettati una verifica del fornitore
Molti studi valutano qualsiasi strumento prima che si colleghi ai dati dei clienti. I revisori chiedono dove vengono elaborati i dati, chi vi può accedere e come vengono usati. Cosa chiedono i team di sicurezza su uno strumento di deduplicazione affronta nel dettaglio queste domande.
Stabilisci cosa può essere unito ed eliminato
Il team di compliance potrebbe avere regole su quali record e comunicazioni devono essere conservati e per quanto tempo. Chiedere prima di eliminare qualsiasi cosa, e prima di unire record che contengono comunicazioni con i clienti. Questo articolo non è una consulenza legale o di compliance, quindi prevalgono le loro regole.
Mantieni un registro di ogni unione
Molte unioni nel CRM non possono essere annullate. Esporta i valori originali prima di un'unione grande, così puoi mostrare cosa è cambiato e ricreare un record se necessario.
Da dove iniziare la pulizia
Quando la conformità è coinvolta, la pulizia può iniziare in piccolo. Parti dalle corrispondenze più sicure e procedi verso quelle che richiedono giudizio.
Inizia dai duplicati più evidenti
Prima le corrispondenze esatte di email, perché poche persone del team le contesteranno. Fanno eccezione i gruppi che condividono un'email familiare: vanno verificati prima dell'unione.
Poi abbina i clienti senza la stessa email
Combina il nome con un campo stabile, come il numero di cellulare o l'indirizzo postale. Verifica prima questi match, perché coniugi e intestatari congiunti possono sembrare simili.
Decidi quali valori vincono
Concordate il consulente di riferimento, la fonte della segnalazione e le preferenze di comunicazione prima della prima unione. Le opposizioni meritano cura in più, perché perderne una significa contattare chi ha chiesto di non essere contattato.
Rifiutare solo ciò di cui si è certi
Coniugi che tracci separatamente e colleghi dello stesso studio possono continuare a comparire come corrispondenze. Scarta una corrispondenza solo quando sei sicuro che non sia un duplicato, perché in seguito non tornerà nelle ricerche.
Come Dedupely aiuta le società di consulenza a mantenere un solo record per cliente
Dedupely funziona con file CSV e con le connessioni CRM supportate, tra cui HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts. Verifica gli oggetti disponibili per la tua connessione, controlla le corrispondenze tra clienti e partner di segnalazione e tieni separati i singoli membri del nucleo familiare. Per l'approvazione della sicurezza, consulta le prove attuali nel Trust Center e concorda i dati e i record che lo studio consente allo strumento di elaborare.
Un cliente, una relazione completa
I duplicati di consulenza nascono dagli stessi canali che fanno crescere lo studio: referral, liste di prospect, eventi e nuovi consulenti. Uno studio in crescita ne accumulerà sempre, quindi l'obiettivo è un CRM in cui ogni relazione resti un solo record.
La soluzione parte da decisioni che solo la tua società può prendere: come gestisci i nuclei familiari, quali valori prevalgono e cosa richiede la conformità di essere conservato. Una volta concordate, unire prima i duplicati evidenti dà a ogni consulente un record che mostra l'intera relazione.
Riferimenti: Dedupely Trust Center.
Domande frequenti
Come trovano i consulenti finanziari i record clienti duplicati?
Inizia dalle corrispondenze esatte sull'email, di solito le duplicazioni più sicure da unire. Poi abbina i clienti su nome combinato con un campo stabile, come numero di cellulare o indirizzo postale. Verifica queste corrispondenze prima di unire, perché coniugi, cointestatari e familiari spesso condividono indirizzo, telefono di casa o persino email.
I coniugi devono avere record separati in un CRM per consulenti?
Dipende da come lo studio gestisce i nuclei familiari. Molti studi tengono un record per ogni persona, raggruppato in un nucleo familiare, mentre altri tengono un record per coppia. Scegli un approccio, applicalo a tutto il CRM e rifiuta le corrispondenze tra coniugi che vuoi tenere separati.
I titolari di conto cointestato sono duplicati in un CRM?
No: condividere un conto cointestato non rende due titolari la stessa persona. Un record familiare può raggruppare una relazione, ma l'identità e le preferenze di ciascuna persona devono restare distinguibili. Verifica le corrispondenze su indirizzi, telefoni ed email condivisi prima di unire i singoli contatti.
Perché le liste di prospect acquistate creano duplicati?
Perché ogni lista si sovrappone alle precedenti e alle persone già presenti nel CRM. Quando un'importazione non trova un record esistente, ad esempio perché l'email è diversa, ne crea uno nuovo. Pulire ogni lista al suo interno, poi confrontarla con il CRM per email prima o subito dopo l'importazione.
Le società di gestione patrimoniale hanno bisogno dell'approvazione della compliance per pulire il loro CRM?
Spesso sì: molte società verificano ogni fornitore prima che si colleghi ai dati dei clienti, e la compliance può avere regole su quali record vanno conservati. Coinvolgili presto e concorda cosa può essere unito o eliminato. Esporta i valori originali prima di un'unione grande, perché molte unioni nel CRM non possono essere annullate.
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