TL;DR
- Rådgivares CRM får ofta dubbletter från hänvisningar, köpta prospektlistor, evenemang och dataimporter.
- En kund uppdelad på två poster kan dölja möten, anteckningar och hänvisningshistorik för rådgivare.
- Om makar eller gemensamma kontoinnehavare delar en post beror på hur din byrå arbetar med hushåll.
- Många företag gör en efterlevnadsgranskning innan någon leverantör ansluts till kunddata.
- Dedupely hittar dubbletter bland kunder, prospekt och referenspartners och fungerar tillsammans med er efterlevnadsgranskning.
En rådgivningsrelation kan pågå i decennier. Kunder tar med sina makar och sedan sina barn, och revisorer skickar nya familjer till dig. Det är i CRM:et den historiken ska finnas.
Dubbletter delar upp den i bitar. En kund finns i två poster, en med senaste granskningsmötet och en med hänvisningen som förde in kunden. En rådgivare som förbereder ett möte ser halva historien.
I det här inlägget ser du var dubletter kommer ifrån i en rådgivningsbyrås CRM och vad de kostar. Du ser också vad som räknas som dublett för klienter, hushåll och hänvisningspartners. Sedan ser du hur du startar en rensning med efterlevnaden ombord.
Var dubbletter kommer ifrån i en rådgivares CRM
Orsakerna beror på hur varje byrå tar in kunder och data. Dessa fem är vanliga i rådgivnings- och förmögenhetsbyråer.
Hänvisningar från revisorer, advokater och kunder
En rådgivare lägger till en hänvisad kund manuellt efter ett samtal. En vecka senare fyller samma person i ett kontaktformulär i med en annan e-postadress, och en andra post skapas. Hänvisningspartners kan också dubbleras, när flera rådgivare var och en lägger till samma revisor.
Prospektlistor från leverantörer
Köpta prospektlistor överlappar varandra och personer som redan finns i ditt CRM. Varje import som inte hittar en befintlig post skapar en ny. Eventlistor och köpta listor drabbar dubbletter alla branscher, och rådgivningsbolag är inget undantag.
Seminarier, webbinarier och kundevenemang
Anmälningsverktyg skapar poster för varje gäst. En kund som tar med en vän till ett seminarium kan komma tillbaka med en ny e-postadress, och vännen kan redan vara en prospekt.
Importer från andra system
Vissa företag importerar klientdata från planeringsverktyg, kontodataleverantörer eller ett tidigare CRM. När en import inte kan matcha personen som redan finns i CRM, till exempel för att ett namn är formaterat annorlunda, lägger den till en ny post.
Rådgivare som kommer och lämnar
En rådgivare som ansluter tar med sig relationer som redan kan finnas i CRM:et under en kollega. När en rådgivare slutar tilldelas hans eller hennes kunder om, och vissa läggs in på nytt av den nya rådgivaren.
Vad dubbletter kostar en rådgivningsbyrå
Rådgivningen bygger på att man känner hela relationen. Dubbletter tar bort den bilden på sätt som är lätta att missa.
- Möten förberedda utifrån halva bilden: anteckningar, uppgifter och tidigare granskningar ligger på en post medan rådgivaren öppnar den andra.
- Förlorad kreditering för hänvisning: posten som innehåller hänvisningskällan är inte den som kundens aktivitet hamnar på.
- Två rådgivare, en kund: två personer kontaktar samma familj, eller ingen gör det för att var och en antar att den andra gör det.
- Blandade kommunikationspreferenser: en avregistrering på en post stoppar kanske inte mejl till den andra.
- Rapporter som räknar personer två gånger: antal klienter och intäkter per rådgivare stämmer inte längre med vad byrån vet.
Den bestående kostnaden är förtroendet för CRM:et. Rådgivare som blivit överraskade av en delad post börjar föra privata anteckningar, och byråns gemensamma bild av varje klient blir tunnare.
Vad som räknas som dubblett för kunder och hushåll
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det ett företag ser som dubblett gör inte ett annat det, och det gäller särskilt för familjer.
Privatkunder
En person som registrerats två gånger är det tydligaste fallet. Samma person, samma relation, två poster. Slå ihop dem när du är säker på att uppgifterna hör till en och samma person.
Makar och hushåll
Sambor delar ofta adress, telefonnummer och ibland e-post. Vissa företag samlar varje persons post under ett hushåll, andra har en post per par. Matchning av personer i hushåll fungerar annorlunda än att matcha företagskontakter, så bestäm detta före varje massammanslagning.
Gemensamma kontoinnehavare
Ett gemensamt konto har separata innehavare. En delad adress, telefon eller ett delat konto gör dem inte till dubblettpersoner. Om ditt företag använder en hushållspost, håll den gruppen skild från varje innehavares identitet och kommunikationsinställningar. Bekräfta enskilda dubbletter med tillförlitliga personuppgifter.
Trustar, företag och andra juridiska enheter
En kunds familjestiftelse eller företag kan dela namn och adress med kunden. De är relaterade poster som ser ut som dubbletter, och att slå ihop dem skulle blanda två relationer till en.
Hänvisningspartners
En revisor som registrerats två gånger är en dubblett. Två revisorer på samma byrå är det inte, även med samma kontorsnummer och domän. Matcha remitterande partners på privat e-post, eller på namn tillsammans med företag.
Rådgivarposter i överblick
| Post | Var duplikat kommer från | Matcha först på | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Kunder | Hänvisningar, formulär, importer | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Makar som delar en e-postadress |
| Prospekt | Leverantörslistor, seminarier, webbinarier | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Prospekt som redan är kunder |
| Hushåll | Varje partner tillagd separat | Postadress med efternamn | Partner som ditt företag följer separat |
| Gemensamma kontoinnehavare | Kontoöppning, importer | Privat e-post eller mobilnummer | Delad adress och hemtelefon |
| Hänvisningspartners | Flera rådgivare lägger till samma person | E-post, sedan namn med företag | Kollegor på samma mottagning |
Involvera efterlevnad innan rensningen
Rådgivningsfirmor hanterar känsliga kunduppgifter, så en rensning börjar ofta med en granskning. Planering i ett tidigt skede håller projektet igång.
Räkna med en leverantörsgranskning
Många byråer granskar varje verktyg innan det kopplas till klientdata. Granskarna frågar var data behandlas, vem som har åtkomst och hur den används. Vad säkerhetsteam frågar om ett verktyg för dublettrensning går igenom de frågorna i detalj.
Kom överens om vad som får slås ihop och raderas
Ditt complianceteam kan ha regler om vilka poster och kommunikation som måste sparas, och hur länge. Fråga innan du raderar något, och innan du slår ihop poster som innehåller kundkommunikation. Det här inlägget är inte juridisk eller regelefterlevnadsrådgivning, så teamets regler går först.
Spara en post för varje merge
Många CRM-sammanslagningar kan inte ångras. Exportera de ursprungliga värdena före en stor sammanslagning, så att du kan visa vad som ändrats och återskapa en post vid behov.
Var städningen ska börja
När compliance är med på resan kan själva städningen börja smått. Arbeta från de säkraste matchningarna mot dem som kräver bedömning.
Börja med de uppenbara dubbletterna
Exakta e-postmatchningar kommer först, eftersom få i ditt team kommer att diskutera dem. Uppsättningar som delar en hushållsadress är undantaget: granska dem innan du slår ihop.
Matcha sedan kunder utan samma e-postadress
Kombinera namn med ett fält som är stabilt, som mobilnummer eller postadress. Granska dessa matchningar först, eftersom makar och gemensamma innehavare kan likna varandra.
Bestäm vilka värden som vinner
Kom överens om registrerad rådgivare, hänvisningskälla och kommunikationspreferenser innan den första sammanslagningen. Avregistreringar kräver extra omsorg, eftersom en förlorad sådan innebär att du kontaktar någon som bett dig sluta.
Avvisa bara det du är säker på
Makar som du följer separat och kollegor på samma kontor kan fortsätta dyka upp som matchningar. Avvisa en matchning först när du är säker på att den inte är en dubblett, eftersom den inte kommer tillbaka i senare sökningar.
Så hjälper Dedupely rådgivningsbyråer att hålla en post per kund
Dedupely fungerar med CSV-filer och stödda CRM-kopplingar, bland annat HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble och Google Contacts. Bekräfta vilka objekt som finns för din koppling, granska matchningar mellan klienter och hänvisningspartners och skilj på hushållsmedlemmar. För säkerhetsgodkännande granskar du aktuella underlag i Trust Center och kommer överens om vilka data och poster din byrå tillåter verktyget att behandla.
En kund, en komplett relation
Dubbletter bland rådgivare uppstår där byrån växer: rekommendationer, prospektlistor, evenemang och nya rådgivare. En byrå som växer väl får fortsatt fler, så målet är ett CRM där varje relation fortfarande motsvarar en enda post.
Arbetet börjar med beslut som bara ditt företag kan fatta: hur du hanterar hushåll, vilka värden som gäller och vad regelefterlevnaden kräver att du behåller. När de är överenskomna ger det att slå ihop de uppenbara dubbletterna först varje rådgivare en post som visar hela relationen.
Källor: Dedupely Trust Center.
Vanliga frågor
Hur hittar finansiella rådgivare dubbletter av kundposter?
Börja med exakta e-postmatchningar, som oftast är de säkraste dubbletterna att slå ihop. Matcha sedan kunder på namn kombinerat med ett stabilt fält, som mobilnummer eller postadress. Granska dessa matchningar innan sammanslagning, eftersom makar, gemensamma kontoinnehavare och familjemedlemmar ofta delar adress, hemtelefon eller till och med e-post.
Ska makar ha separata poster i ett rådgivar-CRM?
Det beror på hur din byrå arbetar med hushåll. Många byråer har en post per person, grupperade i ett hushåll, medan andra har en post per par. Välj ett tillvägagångssätt, använd det i hela CRM:et och avvisa matchningar mellan makar som du håller isär.
Är gemensamma kontoinnehavare dubbletter i ett CRM?
Nej: att dela ett gemensamt konto gör inte att två innehavare blir samma person. En hushållspost kan gruppera en relation, men varje persons identitet och preferenser måste fortfarande kunna särskiljas. Granska matchningar på delade adresser, telefonnummer och e-postadresser innan du slår ihop enskilda kontakter.
Varför skapar köpta prospektlistor dubbletter?
Eftersom varje lista överlappar tidigare listor och personer som redan finns i ditt CRM. Hittar en import ingen befintlig post, till exempel för att e-postadressen skiljer sig, skapar den en ny. Rensa varje lista mot sig själv först och kontrollera sedan mot ditt CRM på e-post före eller direkt efter importen.
Behöver förmögenhetsförvaltare ett godkännande från compliance för att rensa sitt CRM?
Ofta ja: många företag granskar varje leverantör innan den kopplas till kunddata, och compliance kan ha regler om vilka poster som måste sparas. Involvera dem tidigt och kom överens om vad som får slås ihop eller raderas. Exportera ursprungsvärdena före en stor sammanslagning, eftersom många CRM-sammanslagningar inte kan ångras.
Eller registrera dig med Google
