Dédoublonner HubSpot et Salesforce pendant leur synchronisation

Réponse courte : oui, vous pouvez fusionner les doublons pendant que HubSpot et Salesforce se synchronisent, mais chaque fusion doit se faire dans les deux CRM. À la main, cela signifie fusionner dans Salesforce d'abord en gardant l'enregistrement synchronisé avec HubSpot, attendre la synchronisation, puis fusionner dans HubSpot. Avec Dedupely, qui se connecte aux deux CRM, les deux fusions se font en une seule action.

Cet article explique pourquoi les fusions d'un seul côté cassent la synchronisation, la méthode manuelle pas à pas, ce qu'il faut pour la faire tourner, et comment Dedupely fusionne les deux côtés à la fois.

Que se passe-t-il quand on fusionne dans un seul CRM

HubSpot et Salesforce gardent chacun leurs enregistrements, et la synchronisation les relie par paires. Une fusion ne modifie que le CRM dans lequel elle est faite.

Une fusion d'un seul côté laisse donc un doublon de l'autre côté, ou un enregistrement qui a discrètement cessé de se synchroniser. Dans les deux cas, le doublon est toujours là.

Pourquoi les enregistrements fusionnés reviennent-ils ?

Salesforce autorise deux leads ou contacts avec le même e-mail. HubSpot non, et il se synchronise avec le dossier Salesforce correspondant mis à jour le plus récemment. Si vous fusionnez dans HubSpot mais laissez les deux enregistrements Salesforce en place, la synchronisation réécrit sans cesse le contact HubSpot à partir de deux sources, et une mise à jour ultérieure peut recréer le doublon.

La solution est la même dans tous les cas : la fusion doit couvrir les deux CRM, les enregistrements conservés restant liés entre eux.

La méthode manuelle : Salesforce d'abord, puis HubSpot

C'est la façon habituelle de fusionner des doublons synchronisés sans outil connecté aux deux CRM. Elle suit le conseil de HubSpot : quand vous fusionnez dans Salesforce, gardez comme principal l'enregistrement qui se synchronise actuellement avec HubSpot.

1. Empêchez les fusions de supprimer des contacts HubSpot. Dans les réglages de l'intégration Salesforce de HubSpot, réglez ce qui se passe quand un contact ou lead Salesforce est supprimé sur « Do nothing ». Sinon, fusionner dans Salesforce supprime les contacts HubSpot liés aux enregistrements fusionnés.
2. Trouvez l'enregistrement avec lequel chaque côté se synchronise. Sur un contact HubSpot, la propriété Salesforce Lead ID ou Salesforce Contact ID indique à quel enregistrement Salesforce il est lié.
3. Ajoutez un champ pour marquer l'enregistrement que vous gardez. Beaucoup d'équipes créent une case à cocher dans Salesforce et une propriété correspondante dans HubSpot, puis les mappent pour que la valeur Salesforce l'emporte toujours. Elle indique au côté HubSpot quel enregistrement a survécu à la fusion Salesforce. Il en faut une par objet fusionné.
4. Fusionnez dans Salesforce. Gardez comme principal l'enregistrement qui se synchronise avec HubSpot, et cochez le champ marqueur dessus.
5. Laissez la synchronisation tourner. Vérifiez que le champ marqueur est arrivé dans HubSpot avant de continuer.
6. Fusionnez dans HubSpot. Gardez le contact ou l'entreprise marqué comme principal.
7. Nettoyez ce qui reste. Avec la suppression réglée sur « Do nothing », les contacts HubSpot dont l'enregistrement Salesforce a été fusionné restent dans HubSpot, sans lien. Vérifiez-les, puis fusionnez-les ou supprimez-les. Si un contact a cessé de se synchroniser, utilisez Resync sur sa carte Salesforce Sync.

Ce que demande la méthode manuelle

Cela fonctionne, et pour un nettoyage ponctuel de quelques lots, c'est souvent suffisant. Avec le temps, cela s'accumule :

• Configuration dans les deux CRM : une modification de réglage, un champ par objet dans chaque CRM et un mappage des champs.
• Deux fusions pour chaque lot, avec une attente de la synchronisation entre les deux.
• Une étape de nettoyage pour les enregistrements restés sans lien dans HubSpot.
• Les mêmes étapes à chaque fois les nouveaux doublons arrivent.
• Entreprises et comptes sont distincts : Les entreprises HubSpot ne fusionnent pas leurs comptes Salesforce, elles ont donc besoin du même processus.

Quel CRM fusionner en premier

Avec la méthode manuelle, Salesforce d'abord. Quand le côté Salesforce est fusionné en premier, en gardant l'enregistrement synchronisé comme principal, chaque contact HubSpot garde l'enregistrement Salesforce avec lequel il se synchronise, et la fusion HubSpot n'a plus qu'à garder le bon contact. Si vous fusionnez d'abord dans HubSpot, les doublons Salesforce restent en place et peuvent continuer à mettre à jour, ou à faire revenir, l'enregistrement que vous avez fusionné.

Quand les deux CRM sont fusionnés en une seule action, il n'y a plus d'ordre à gérer.

Peut-on annuler une fusion ?

Les fusions faites dans Dedupely dans un CRM peuvent être annulées dans les 30 jours depuis Merge History. Les exceptions sont les fusions faites dans HubSpot et Salesforce en même temps, et les fusions d'entreprises dans un portail HubSpot synchronisé avec Salesforce : testez-les donc d'abord sur un petit lot.

Dans les CRM eux-mêmes :

• Dans HubSpot, une fusion faite dans HubSpot est définitive, et par défaut l'enregistrement fusionné reçoit un nouvel ID Record.
• Dans Salesforce, l'enregistrement fusionné part dans la Recycle Bin, qui conserve les éléments supprimés pendant 15 jours. Le restaurer ne modifie pas l'enregistrement principal.

Avant toute fusion dans une configuration synchronisée, exportez les enregistrements à fusionner avec leurs valeurs et l'ID Record de chacun dans les deux CRM.

Ce qu'il faut régler avant de fusionner

• Quelle valeur l'emporte dans chaque champ quand les deux enregistrements ne concordent pas, comme le propriétaire, l'étape du cycle de vie ou le téléphone.
• Par quels enregistrements commencer : correspondances exactes d'e-mail ou de domaine d'abord, correspondances plus floues ensuite.
• Où les valeurs d'origine sont conservées, pour pouvoir restaurer un champ si une fusion garde la mauvaise valeur.
• Autorisations dans les deux CRM : l'utilisateur qui fusionne doit avoir les droits de fusion dans HubSpot et dans Salesforce.

Une fusion, deux CRM

Les doublons synchronisés doivent être fusionnés des deux côtés, en gardant les enregistrements conservés toujours liés. À la main, cela signifie fusionner dans Salesforce d'abord, puis dans HubSpot, avec un champ marqueur, une modification de réglage et une étape de nettoyage. Dedupely fait les deux fusions en une seule action, garde les enregistrements synchronisés comme principaux et consigne chaque fusion.

Questions fréquentes