HubSpot und Salesforce während des Syncs deduplizieren

Kurz gesagt: Ja, Sie können Duplikate zusammenführen, während HubSpot und Salesforce synchronisieren, aber jede Zusammenführung muss in beiden CRMs erfolgen. Von Hand heißt das: zuerst in Salesforce zusammenführen und den Datensatz behalten, der mit HubSpot synchronisiert, auf den Sync warten und dann in HubSpot zusammenführen. Mit Dedupely, das mit beiden CRMs verbunden ist, laufen die beiden Zusammenführungen in einer Aktion.

Dieser Beitrag erklärt, warum einseitige Zusammenführungen den Sync brechen, die manuelle Methode Schritt für Schritt, was nötig ist, damit sie läuft, und wie Dedupely beide Seiten gleichzeitig zusammenführt.

Was passiert, wenn Sie nur in einem CRM zusammenführen

HubSpot und Salesforce behalten jeweils ihre eigenen Datensätze, und der Sync verknüpft sie paarweise. Eine Zusammenführung ändert nur das CRM, in dem sie erfolgt.

Eine einseitige Zusammenführung lässt also ein Duplikat auf der anderen Seite zurück oder einen Datensatz, der still aufgehört hat zu synchronisieren. So oder so bleibt das Duplikat bestehen.

Warum zusammengeführte Datensätze zurückkommen

Salesforce erlaubt zwei Leads oder Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse. HubSpot nicht, und es synchronisiert mit dem passenden Salesforce-Datensatz, der zuletzt aktualisiert wurde. Führen Sie in HubSpot zusammen, lassen aber beide Salesforce-Datensätze bestehen, überschreibt der Sync den HubSpot-Kontakt aus zwei Quellen, und ein späteres Update kann das Duplikat wieder erzeugen.

Die Lösung ist in jedem Fall dieselbe: Die Zusammenführung muss beide CRMs umfassen, wobei die verbleibenden Datensätze weiter miteinander verknüpft bleiben.

Die manuelle Methode: zuerst Salesforce, dann HubSpot

Das ist der übliche Weg, synchronisierte Duplikate ohne ein Tool zusammenzuführen, das mit beiden CRMs verbunden ist. Er folgt HubSpots eigener Empfehlung: Führen Sie in Salesforce zusammen und behalten Sie den Datensatz, der gerade mit HubSpot synchronisiert, als Primary.

1. Verhindern Sie, dass Zusammenführungen HubSpot-Kontakte löschen. Stellen Sie in den Salesforce-Integrationseinstellungen von HubSpot für den Fall, dass ein Salesforce-Kontakt oder -Lead gelöscht wird, „Do nothing“ ein. Andernfalls löscht das Zusammenführen in Salesforce die HubSpot-Kontakte, die mit den weggeführten Datensätzen verknüpft sind.
2. Finden Sie den Datensatz, mit dem jede Seite synchronisiert. Bei einem HubSpot-Kontakt zeigt die Eigenschaft Salesforce Lead ID oder Salesforce Contact ID, mit welchem Salesforce-Datensatz er verknüpft ist.
3. Fügen Sie ein Feld hinzu, das den behaltenen Datensatz markiert. Viele Teams legen in Salesforce ein Kontrollkästchen und in HubSpot eine passende Eigenschaft an und ordnen sie so zu, dass der Salesforce-Wert immer gewinnt. Die HubSpot-Seite erfährt so, welcher Datensatz die Zusammenführung in Salesforce überlebt hat. Sie brauchen eines pro Objekt, das Sie zusammenführen.
4. In Salesforce zusammenführen. Behalten Sie den Datensatz, der mit HubSpot synchronisiert, als Primary und setzen Sie darauf das Markierungsfeld.
5. Lassen Sie den Sync laufen. Prüfen Sie, ob das Markierungsfeld in HubSpot angekommen ist, bevor Sie weitermachen.
6. In HubSpot zusammenführen. Behalten Sie den markierten Kontakt oder das markierte Unternehmen als Primary.
7. Bereinigen Sie den Rest. Steht das Löschen auf „Do nothing“, bleiben HubSpot-Kontakte, deren Salesforce-Datensatz zusammengeführt wurde, unverknüpft in HubSpot bestehen. Prüfen Sie sie und führen Sie sie zusammen oder löschen Sie sie. Synchronisiert ein Kontakt nicht mehr, nutzen Sie auf seiner Salesforce-Sync-Karte Resync.

Was die manuelle Methode kostet

Das funktioniert, und für eine einmalige Bereinigung weniger Gruppen reicht es oft. Mit der Zeit summiert sich der Aufwand:

• Einrichtung in beiden CRMs: eine Einstellungsänderung, ein Feld pro Objekt in jedem CRM und eine Feldzuordnung.
• Zwei Zusammenführungen pro Gruppe, mit einer Wartezeit für den Sync dazwischen.
• Ein Bereinigungsschritt für die in HubSpot nicht verknüpften Datensätze.
• Dieselben Schritte jedes Mal neue Duplikate hinzukommen.
• Unternehmen und Accounts sind getrennt: HubSpot-Unternehmen führen ihre Salesforce-Accounts nicht zusammen, daher brauchen sie denselben Prozess.

Welches CRM zuerst zusammenführen

Bei der manuellen Methode zuerst Salesforce. Wird die Salesforce-Seite zuerst zusammengeführt und der synchronisierte Datensatz als Primary behalten, hat jeder HubSpot-Kontakt weiterhin den Salesforce-Datensatz, mit dem er synchronisiert. Die HubSpot-Zusammenführung muss dann nur den richtigen Kontakt behalten. Führen Sie zuerst in HubSpot zusammen, bleiben die doppelten Salesforce-Datensätze bestehen und können den weggeführten Datensatz weiter aktualisieren oder zurückbringen.

Wenn beide CRMs in einer Aktion zusammengeführt werden, gibt es keine Reihenfolge zu verwalten.

Können Sie einen Merge rückgängig machen?

Zusammenführungen, die Sie in Dedupely in einem CRM vornehmen, lassen sich innerhalb von 30 Tagen über die Merge History rückgängig machen. Ausnahmen sind Zusammenführungen, die in HubSpot und Salesforce gleichzeitig erfolgen, und Unternehmenszusammenführungen in einem HubSpot-Portal, das mit Salesforce synchronisiert ist. Testen Sie diese daher zuerst mit einem kleinen Stapel.

In den CRMs selbst:

• In HubSpot, eine in HubSpot vorgenommene Zusammenführung ist endgültig, und standardmäßig erhält der zusammengeführte Datensatz eine neue Record ID.
• In Salesforce, der weggeführte Datensatz landet im Recycle Bin, der gelöschte Elemente 15 Tage aufbewahrt. Die Wiederherstellung ändert den Hauptdatensatz nicht.

Exportieren Sie vor jeder Zusammenführung in einem synchronisierten Setup die Datensätze mit ihren Werten und jeder Record ID in beiden CRMs.

Was Sie vor dem Zusammenführen klären sollten

• Welcher Wert gewinnt in jedem Feld, in dem sich die beiden Datensätze unterscheiden, etwa Owner, Lifecycle-Phase oder Telefon.
• Mit welchen Datensätzen Sie beginnen: zuerst exakte Treffer bei E-Mail oder Domain, unschärfere später.
• Wo die ursprünglichen Werte erhalten bleiben, damit Sie ein Feld wiederherstellen können, falls eine Zusammenführung den falschen Wert übernimmt.
• Berechtigungen in beiden CRMs: der Benutzer, der zusammenführt, braucht Zusammenführungsrechte in HubSpot und in Salesforce.

Ein Merge, zwei CRMs

Synchronisierte Duplikate müssen auf beiden Seiten zusammengeführt werden, wobei die verbleibenden Datensätze weiter verknüpft bleiben. Von Hand heißt das: zuerst in Salesforce zusammenführen, dann in HubSpot, mit einem Markierungsfeld, einer Einstellungsänderung und einem Bereinigungsschritt. Dedupely führt beide Zusammenführungen in einer Aktion aus, behält die synchronisierten Datensätze als Primary und protokolliert jede Zusammenführung.

Häufige Fragen