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TL;DR

  • Você pode mesclar enquanto HubSpot e Salesforce sincronizam, se cada mesclagem acontecer nos dois CRMs.
  • Uma mesclagem em um CRM deixa o outro registro ativo, então a duplicata permanece.
  • Manualmente, mescle primeiro no Salesforce, mantenha o registro sincronizado e depois mescle no HubSpot.
  • Teste um lote pequeno e exporte os valores originais antes de qualquer mesclagem.
  • A Dedupely mescla pares sincronizados nos dois CRMs em uma única ação, sem campos personalizados.

Resposta curta: sim, você pode mesclar duplicatas enquanto HubSpot e Salesforce sincronizam, mas cada mesclagem precisa acontecer nos dois CRMs. Feita manualmente, isso significa mesclar primeiro no Salesforce, mantendo o registro que sincroniza com o HubSpot, aguardar a sincronização e depois mesclar no HubSpot. Com a Dedupely, que se conecta aos dois CRMs, as duas mesclagens acontecem em uma única ação.

Este post explica por que mesclagens de um lado só quebram a sincronização, o método manual passo a passo, o que é preciso para mantê-lo funcionando e como a Dedupely mescla os dois lados ao mesmo tempo.

O que acontece quando você mescla em apenas um CRM

HubSpot e Salesforce mantêm cada um os próprios registros, e a sincronização os vincula em pares. Uma mesclagem altera apenas o CRM em que foi feita.

Onde mescla O que acontece com o outro lado
Contatos no HubSpot Só o contato principal continua sincronizando. O registro do Salesforce vinculado ao outro contato para de sincronizar com o HubSpot.
Leads ou contatos no Salesforce Se o HubSpot estiver configurado para excluir contatos quando o registro deles no Salesforce for excluído, o contato do HubSpot vinculado ao registro mesclado é excluído. Se o principal não for o registro com que o HubSpot sincroniza, esse contato do HubSpot para de sincronizar.
Companies no HubSpot As contas vinculadas do Salesforce não são mescladas. A empresa sobrevivente continua sincronizando com a própria conta.

Assim, uma mesclagem de um lado só deixa uma duplicata do outro lado, ou um registro que parou de sincronizar discretamente. De qualquer forma, a duplicata continua lá.

Por que registros mesclados voltam

O Salesforce permite dois leads ou contatos com o mesmo e-mail. O HubSpot não permite, e sincroniza com o registro correspondente do Salesforce atualizado mais recentemente. Se você mesclar no HubSpot mas deixar os dois registros do Salesforce, a sincronização continua sobrescrevendo o contato do HubSpot com duas fontes, e uma atualização posterior pode recriar a duplicata.

A correção é a mesma em todos os casos: a mesclagem precisa abranger os dois CRMs, com os registros sobreviventes ainda vinculados entre si.

O método manual: primeiro o Salesforce, depois o HubSpot

Esta é a forma usual de mesclar duplicatas sincronizadas sem uma ferramenta conectada aos dois CRMs. Segue a orientação do próprio HubSpot: ao mesclar no Salesforce, mantenha como principal o registro que está sincronizando com o HubSpot.

  1. Impeça que mesclagens excluam contatos do HubSpot. Nas configurações de integração do HubSpot com o Salesforce, defina o que acontece quando um contato ou lead do Salesforce é excluído como "Do nothing". Caso contrário, mesclar no Salesforce exclui os contatos do HubSpot vinculados aos registros mesclados.
  2. Encontre o registro com o qual cada lado sincroniza. Em um contato do HubSpot, a propriedade Salesforce Lead ID ou Salesforce Contact ID mostra a qual registro do Salesforce ele está vinculado.
  3. Adicione um campo para marcar o registro que você mantém. Muitas equipes criam um campo de caixa de seleção no Salesforce e uma propriedade correspondente no HubSpot, depois fazem o mapeamento para que o valor do Salesforce sempre prevaleça. Ele informa ao lado do HubSpot qual registro sobreviveu à mesclagem no Salesforce. Você precisa de um por objeto que mesclar.
  4. Mescle no Salesforce. Mantenha como principal o registro que sincroniza com o HubSpot e marque o campo marcador nele.
  5. Deixe a sincronização rodar. Confirme que o campo marcador chegou ao HubSpot antes de continuar.
  6. Mescle no HubSpot. Mantenha o contato ou a empresa marcado como principal.
  7. Limpe o que sobrou. Com a exclusão definida como "Do nothing", os contatos do HubSpot cujo registro no Salesforce foi mesclado continuam no HubSpot, sem vínculo. Revise e mescle ou exclua-os. Se um contato parou de sincronizar, use Resync no cartão Salesforce Sync dele.

O que o método manual exige

Funciona, e para uma limpeza única de poucos conjuntos costuma bastar. Com o tempo, o custo se acumula:

  • Configuração nos dois CRMs: uma alteração de configuração, um campo por objeto em cada CRM e um mapeamento de campos.
  • Duas mesclagens para cada conjunto, com uma espera pela sincronização entre elas.
  • Uma etapa de limpeza para os registros que ficaram sem vínculo no HubSpot.
  • Os mesmos passos sempre novas duplicatas entram.
  • Empresas e contas são coisas separadas: As empresas do HubSpot não mesclam suas contas do Salesforce, então precisam do mesmo processo.

Qual CRM mesclar primeiro

No método manual, o Salesforce vem primeiro. Quando o lado do Salesforce é mesclado primeiro, mantendo como principal o registro sincronizado, cada contato do HubSpot ainda tem o registro do Salesforce com que sincroniza, e a mesclagem no HubSpot só precisa manter o contato certo. Se você mesclar primeiro no HubSpot, os registros duplicados do Salesforce permanecem e podem continuar atualizando ou trazendo de volta o registro que você mesclou.

Quando os dois CRMs são mesclados em uma única ação, não há ordem a gerenciar.

Você consegue desfazer uma mesclagem?

Mesclagens feitas na Dedupely em um CRM podem ser desfeitas em até 30 dias pelo Merge History. As exceções são mesclagens feitas no HubSpot e no Salesforce ao mesmo tempo, e mesclagens de empresas em um portal do HubSpot sincronizado com o Salesforce, então teste essas em um lote pequeno primeiro.

Nos próprios CRMs:

  • No HubSpot, uma mesclagem feita no HubSpot é permanente, e por padrão o registro mesclado recebe um novo Record ID.
  • Em Salesforce, o registro mesclado vai para a Recycle Bin, que guarda itens excluídos por 15 dias. Restaurá-lo não altera o registro mestre.

Antes de qualquer mesclagem em uma configuração sincronizada, exporte os registros que você vai mesclar, com seus valores e o Record ID de cada um, nos dois CRMs.

O que definir antes de mesclar

  • Qual valor prevalece em cada campo quando os dois registros divergem, como responsável, etapa do ciclo de vida ou telefone.
  • Por quais registros começar: correspondências exatas de e-mail ou domínio primeiro, correspondências mais aproximadas depois.
  • Onde os valores originais ficam guardados, para que você possa restaurar um campo se uma mesclagem escolher o valor errado.
  • Permissões nos dois CRMs: o usuário que mescla precisa de permissão de mesclagem no HubSpot e no Salesforce.

Como o Dedupely mescla duplicados sincronizados do HubSpot e do Salesforce

A Dedupely detecta uma integração ativa entre HubSpot e Salesforce e mescla os registros correspondentes nos dois CRMs em uma única ação. Não há campos personalizados para criar nem alterações de fluxo de trabalho.

Você conecta os dois CRMs à Dedupely e os vincula uma vez em CRM Settings. A partir daí, encontra e mescla duplicatas normalmente. No Merge Preview, a empresa do HubSpot sincronizada com o Salesforce continua como Primary Record, e uma mesclagem de conta do Salesforce mantém a conta com a qual o HubSpot sincroniza. Ao mesclar, os registros correspondentes são mesclados nos dois CRMs juntos, então a próxima sincronização não traz a duplicata de volta.

Se os dois CRMs não estiverem vinculados e uma correspondência incluir empresas do HubSpot sincronizadas com contas diferentes do Salesforce, a Dedupely avisa antes da mesclagem. Você pode conectar a conta do Salesforce ou deixar essas correspondências de fora com uma Safety Setting.

Cada mesclagem fica registrada no Merge History, e a exportação em CSV mantém os valores e os IDs de registro de cada registro original. Uma mesclagem feita em apenas um CRM pode ser desfeita em até 30 dias. Mesclagens feitas nos dois CRMs ao mesmo tempo, e mesclagens de empresas em um portal do HubSpot sincronizado com o Salesforce, não podem ser desfeitas, então comece com um lote pequeno.

Para a configuração completa, veja o artigo de ajuda Como mesclar duplicatas no HubSpot e no Salesforce sem quebrar a sincronização.

Mescle duplicatas do HubSpot e do Salesforce em uma única ação

Uma mesclagem, dois CRM

Duplicatas sincronizadas precisam ser mescladas dos dois lados, com os registros sobreviventes ainda vinculados. Manualmente, isso significa mesclar primeiro no Salesforce e depois no HubSpot, com um campo marcador, uma alteração de configuração e uma etapa de limpeza. A Dedupely faz as duas mesclagens em uma única ação, mantém os registros sincronizados como principais e registra cada mesclagem.

Perguntas frequentes

Como deduplicar HubSpot e Salesforce sem quebrar a sincronização?

Mescle cada conjunto nos dois CRMs, mantendo como principais os registros que se sincronizam entre si. Manualmente, mescle primeiro no Salesforce e depois no HubSpot. Com a Dedupely, conecte os dois CRMs uma vez e as duas mesclagens acontecem em uma única ação.

Qual CRM você deve mesclar primeiro?

No método manual, primeiro o Salesforce, mantendo como principal o registro que sincroniza com o HubSpot. Depois, mescle no HubSpot. Quando os dois são mesclados em uma única ação, a ordem não importa.

Você precisa de campos personalizados para mesclar duplicatas sincronizadas?

No método manual, a maioria das equipes adiciona um campo nos dois CRMs para marcar o registro que mantém. A Dedupely não precisa de nenhum campo personalizado.

Você pode desfazer uma mesclagem feita no HubSpot e no Salesforce?

Mesclagens feitas na Dedupely em um CRM podem ser desfeitas em até 30 dias. Mesclagens feitas nos dois CRMs ao mesmo tempo, e mesclagens feitas no próprio HubSpot, são permanentes, então exporte antes os valores originais e os IDs dos registros.

Você deve pausar a sincronização para remover duplicatas?

Pausar só adia o problema: quando a sincronização volta, qualquer registro que ficou ativo de um lado retorna. Mescle os dois lados.