ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Ver en Markdown

TL;DR

  • Puedes fusionar mientras HubSpot y Salesforce sincronizan, si cada fusión se hace en ambos CRM.
  • Una fusión en un CRM deja el otro registro activo, así que el duplicado sigue ahí.
  • A mano, fusiona primero en Salesforce, conserva el registro sincronizado y luego fusiona en HubSpot.
  • Prueba un lote pequeño y exporta los valores originales antes de cualquier fusión.
  • Dedupely fusiona los pares sincronizados en ambos CRM en una sola acción, sin campos personalizados.

Respuesta corta: sí, puedes fusionar duplicados mientras HubSpot y Salesforce sincronizan, pero cada fusión tiene que hacerse en ambos CRM. Hecho a mano, eso significa fusionar primero en Salesforce, conservando el registro que se sincroniza con HubSpot, esperar la sincronización y luego fusionar en HubSpot. Con Dedupely, que se conecta a ambos CRM, las dos fusiones se hacen en una sola acción.

Este artículo explica por qué las fusiones de un solo lado rompen la sincronización, el método manual paso a paso, qué hace falta para mantenerla en marcha y cómo Dedupely fusiona ambos lados a la vez.

Qué pasa cuando fusionas en un solo CRM

HubSpot y Salesforce conservan cada uno sus propios registros, y la sincronización los vincula por pares. Una fusión solo cambia el CRM en el que se hace.

Dónde fusionas Qué pasa en el otro lado
Contactos en HubSpot Solo el contacto principal sigue sincronizándose. El registro de Salesforce vinculado al otro contacto deja de sincronizarse con HubSpot.
Leads o contactos en Salesforce Si HubSpot está configurado para eliminar contactos cuando se elimina su registro de Salesforce, se elimina el contacto de HubSpot vinculado al registro fusionado y retirado. Si el principal no es el registro con el que sincroniza HubSpot, ese contacto de HubSpot deja de sincronizarse.
Companies en HubSpot Las cuentas de Salesforce vinculadas no se fusionan. La empresa superviviente sigue sincronizándose con su propia cuenta.

Así, una fusión de un solo lado deja un duplicado en el otro, o un registro que dejó de sincronizarse en silencio. En ambos casos, el duplicado sigue ahí.

Por qué vuelven los registros fusionados

Salesforce permite dos leads o contactos con el mismo correo. HubSpot no, y se sincroniza con el registro de Salesforce coincidente que se actualizó más recientemente. Si fusionas en HubSpot pero dejas ambos registros de Salesforce, la sincronización sigue sobrescribiendo el contacto de HubSpot desde dos fuentes, y una actualización posterior puede volver a crear el duplicado.

La solución es la misma en todos los casos: la fusión tiene que cubrir ambos CRM, con los registros supervivientes todavía vinculados entre sí.

El método manual: primero Salesforce, luego HubSpot

Es la forma habitual de fusionar duplicados sincronizados sin una herramienta conectada a ambos CRM. Sigue el consejo de HubSpot: cuando fusionas en Salesforce, conserva como principal el registro que se sincroniza actualmente con HubSpot.

  1. Evita que las fusiones eliminen contactos de HubSpot. En la configuración de la integración de Salesforce de HubSpot, define lo que pasa cuando se elimina un contacto o lead de Salesforce como "Do nothing". Si no, al fusionar en Salesforce se eliminan los contactos de HubSpot vinculados a los registros fusionados y retirados.
  2. Encuentra el registro con el que se sincroniza cada lado. En un contacto de HubSpot, la propiedad Salesforce Lead ID o Salesforce Contact ID muestra a qué registro de Salesforce está vinculado.
  3. Añade un campo para marcar el registro que conservas. Muchos equipos crean un campo de casilla en Salesforce y una propiedad equivalente en HubSpot, y luego lo asignan para que el valor de Salesforce siempre gane. Indica al lado de HubSpot qué registro sobrevivió a la fusión en Salesforce. Necesitas uno por cada objeto que fusiones.
  4. Fusiona en Salesforce. Conserva como principal el registro que se sincroniza con HubSpot y marca la casilla del campo marcador en él.
  5. Deja que se ejecute la sincronización. Comprueba que el campo marcador haya llegado a HubSpot antes de seguir.
  6. Fusiona en HubSpot. Conserva el contacto o la empresa marcados como principales.
  7. Limpia lo que queda. Con la eliminación en "Do nothing", los contactos de HubSpot cuyo registro de Salesforce se fusionó y se retiró siguen en HubSpot, sin vincular. Revísalos y fusiónalos o elimínalos. Si un contacto dejó de sincronizarse, usa Resync en su tarjeta Salesforce Sync.

Lo que exige el método manual

Funciona, y para una limpieza puntual de unos pocos conjuntos suele bastar. Con el tiempo, se acumula:

  • Configuración en ambos CRM: un cambio de configuración, un campo por objeto en cada CRM y un mapeo de campos.
  • Dos fusiones por cada conjunto, con una espera para que la sincronización se ejecute entre ambas.
  • Un paso de limpieza para los registros que quedaron sin vincular en HubSpot.
  • Los mismos pasos cada vez entran duplicados nuevos.
  • Las empresas y las cuentas son cosas distintas: Las empresas de HubSpot no fusionan sus cuentas de Salesforce, así que necesitan el mismo proceso.

Qué CRM fusionar primero

Con el método manual, primero Salesforce. Cuando el lado de Salesforce se fusiona primero, con el registro sincronizado como principal, cada contacto de HubSpot conserva el registro de Salesforce con el que se sincroniza, y la fusión en HubSpot solo tiene que quedarse con el contacto correcto. Si fusionas primero en HubSpot, los registros duplicados de Salesforce siguen en su sitio y pueden seguir actualizando o devolviendo el registro que fusionaste.

Cuando se fusionan los dos CRM en una sola acción, no hay orden que gestionar.

¿Puedes deshacer una fusión?

Las fusiones hechas en Dedupely en un CRM pueden deshacerse en un plazo de 30 días desde Merge History. Las excepciones son las fusiones hechas en HubSpot y Salesforce a la vez, y las fusiones de empresas en un portal de HubSpot sincronizado con Salesforce, así que prueba esas primero con un lote pequeño.

En los propios CRM:

  • En HubSpot, una fusión hecha en HubSpot es permanente, y por defecto el registro fusionado recibe un nuevo Record ID.
  • En Salesforce, el registro fusionado queda en la Recycle Bin, que conserva los elementos eliminados durante 15 días. Restaurarlo no cambia el registro principal.

Antes de cualquier fusión en una configuración sincronizada, exporta los registros que vas a fusionar con sus valores y el ID de cada registro en ambos CRM.

Qué resolver antes de fusionar

  • Qué valor prevalece en cada campo cuando los dos registros no coinciden, como propietario, etapa del ciclo de vida o teléfono.
  • Con qué registros empezar: primero las coincidencias exactas de correo o dominio, las más difusas después.
  • Donde se guardan los valores originales, para poder restaurar un campo si una fusión elige el valor equivocado.
  • Permisos en ambos CRM: el usuario que fusiona necesita permisos de fusión en HubSpot y en Salesforce.

Cómo fusiona Dedupely los duplicados sincronizados de HubSpot y Salesforce

Dedupely detecta una integración activa entre HubSpot y Salesforce y fusiona los registros coincidentes en ambos CRM en una sola acción. No hay campos personalizados que crear ni cambios en los flujos de trabajo.

Conectas ambos CRM a Dedupely y los vinculas una vez en CRM Settings. A partir de ahí, buscas y fusionas duplicados como de costumbre. En Merge Preview, la empresa de HubSpot sincronizada con Salesforce sigue siendo el Primary Record, y una fusión de Salesforce Account conserva la Account con la que sincroniza HubSpot. Al fusionar, los registros coincidentes se fusionan en ambos CRM a la vez, así que la siguiente sincronización no trae de vuelta el duplicado.

Si los dos CRM no están vinculados y una coincidencia incluye empresas de HubSpot sincronizadas con cuentas de Salesforce distintas, Dedupely te avisa antes de la fusión. Puedes vincular la cuenta de Salesforce o dejar esas coincidencias fuera con un Safety Setting.

Cada fusión queda registrada en Merge History, y su exportación CSV conserva los valores y los ID de registro de cada registro original. Una fusión hecha solo en un CRM puede deshacerse en un plazo de 30 días. Las fusiones hechas en ambos CRM a la vez, y las fusiones de empresas en un portal de HubSpot sincronizado con Salesforce, no pueden deshacerse, así que empieza con un lote pequeño.

Para la configuración completa, consulta el artículo de ayuda Cómo fusionar duplicados en HubSpot y Salesforce sin romper la sincronización.

Fusiona duplicados de HubSpot y Salesforce en una sola acción

Una fusión, dos CRM

Los duplicados sincronizados tienen que fusionarse en ambos lados, con los registros supervivientes todavía vinculados. A mano, eso significa fusionar primero en Salesforce y luego en HubSpot, con un campo marcador, un cambio de configuración y un paso de limpieza. Dedupely hace ambas fusiones en una sola acción, conserva los registros sincronizados como principales y registra cada fusión.

Preguntas frecuentes

¿Cómo deduplico HubSpot y Salesforce sin romper la sincronización?

Fusiona cada conjunto en ambos CRM, conservando como principales los registros que se sincronizan entre sí. A mano, fusiona primero en Salesforce y luego en HubSpot. Con Dedupely, vincula ambos CRM una vez y las dos fusiones se hacen en una sola acción.

¿Qué CRM conviene fusionar primero?

Con el método manual, primero Salesforce, conservando como principal el registro que se sincroniza con HubSpot. Luego fusiona en HubSpot. Cuando ambos se fusionan en una sola acción, el orden no importa.

¿Necesitas campos personalizados para fusionar duplicados sincronizados?

Para el método manual, la mayoría de los equipos añade un campo en ambos CRM para marcar el registro que conservan. Dedupely no necesita ningún campo personalizado.

¿Se puede deshacer una fusión hecha en HubSpot y Salesforce?

Las fusiones hechas en un CRM en Dedupely pueden deshacerse en un plazo de 30 días. Las fusiones hechas en ambos CRM a la vez, y las hechas en el propio HubSpot, son permanentes, así que exporta antes los valores originales y los ID de registro.

¿Conviene pausar la sincronización para eliminar duplicados?

Pausar solo retrasa el problema: cuando se reanuda la sincronización, cualquier registro que quedó activo en un lado vuelve. Fusiona en ambos lados.