Come deduplicare HubSpot e Salesforce mentre si sincronizzano

Risposta breve: sì, puoi unire i duplicati mentre HubSpot e Salesforce si sincronizzano, ma ogni unione deve avvenire in entrambi i CRM. A mano, significa unire prima in Salesforce mantenendo il record sincronizzato con HubSpot, attendere la sincronizzazione e poi unire in HubSpot. Con Dedupely, che si collega a entrambi i CRM, le due unioni avvengono con un'unica azione.

Questo articolo spiega perché le unioni da un solo lato rompono la sincronizzazione, il metodo manuale passo per passo, cosa serve per mantenerla attiva e come Dedupely unisce entrambi i lati insieme.

Cosa succede quando unisci in un solo CRM

HubSpot e Salesforce mantengono ciascuno i propri record, e la sincronizzazione li collega a coppie. Un'unione modifica solo il CRM in cui viene fatta.

Quindi un'unione da un solo lato lascia un duplicato dall'altra parte, oppure un record che ha smesso in silenzio di sincronizzarsi. In ogni caso il duplicato c'è ancora.

Perché i record uniti tornano

Salesforce consente due lead o contatti con la stessa email. HubSpot no, e si sincronizza con il record Salesforce corrispondente aggiornato più di recente. Se unisci in HubSpot ma lasci entrambi i record Salesforce, la sincronizzazione continua a sovrascrivere il contatto HubSpot da due fonti, e un aggiornamento successivo può ricreare il duplicato.

La soluzione è la stessa in ogni caso: l'unione deve coprire entrambi i CRM, con i record sopravvissuti ancora collegati tra loro.

Il metodo manuale: prima Salesforce, poi HubSpot

È il modo abituale per unire i duplicati sincronizzati senza uno strumento collegato a entrambi i CRM. Segue il consiglio di HubSpot: quando unisci in Salesforce, mantieni come principale il record che in quel momento si sta sincronizzando con HubSpot.

1. Impedisci alle unioni di eliminare i contatti HubSpot. Nelle impostazioni dell'integrazione Salesforce di HubSpot, imposta su "Do nothing" cosa succede quando un contatto o un lead Salesforce viene eliminato. Altrimenti, unire in Salesforce elimina i contatti HubSpot collegati ai record uniti e poi rimossi.
2. Trova il record con cui ciascun lato si sincronizza. Su un contatto HubSpot, la proprietà Salesforce Lead ID o Salesforce Contact ID mostra a quale record Salesforce è collegato.
3. Aggiungi un campo per segnare il record che tieni. Molti team creano un campo checkbox in Salesforce e una proprietà corrispondente in HubSpot, poi li mappano in modo che il valore di Salesforce prevalga sempre. Indica al lato HubSpot quale record è sopravvissuto all'unione in Salesforce. Ne serve uno per ogni oggetto che unisci.
4. Unisci in Salesforce. Mantieni come principale il record che si sincronizza con HubSpot e spunta su di esso il campo marcatore.
5. Lascia che la sincronizzazione prosegua. Verifica che il campo marcatore sia arrivato in HubSpot prima di procedere.
6. Unisci in HubSpot. Mantieni il contatto o l'azienda contrassegnati come principali.
7. Pulisci ciò che resta. Con l'eliminazione impostata su "Do nothing", i contatti HubSpot il cui record Salesforce è stato unito e rimosso restano in HubSpot, senza collegamento. Verificali e uniscili o eliminali. Se un contatto ha smesso di sincronizzarsi, usa Resync nella sua scheda Salesforce Sync.

Cosa richiede il metodo manuale

Funziona, e per una pulizia una tantum di alcuni gruppi spesso basta. Col tempo, però, il costo si accumula:

• Configurazione in entrambi i CRM: una modifica delle impostazioni, un campo per oggetto in ciascun CRM e una mappatura dei campi.
• Due unioni per ogni gruppo, con una pausa in attesa della sincronizzazione.
• Un passaggio di pulizia per i record rimasti senza collegamento in HubSpot.
• Gli stessi passaggi ogni volta arrivano nuovi duplicati.
• Aziende e account sono cose separate: Le aziende HubSpot non uniscono i loro account Salesforce, quindi hanno bisogno dello stesso processo.

Quale CRM unire per primo

Con il metodo manuale, prima Salesforce. Quando il lato Salesforce viene unito per primo, mantenendo il record sincronizzato come principale, ogni contatto HubSpot conserva ancora il record Salesforce con cui si sincronizza, e l'unione in HubSpot deve solo tenere il contatto giusto. Se unisci prima in HubSpot, i record Salesforce duplicati restano e possono continuare ad aggiornare o far riapparire il record che hai unito.

Quando unisci entrambi i CRM con una sola azione, non c'è un ordine da gestire.

Puoi annullare un'unione?

Le unioni fatte in Dedupely in un CRM si possono annullare entro 30 giorni dalla Merge History. Le eccezioni sono le unioni fatte in HubSpot e Salesforce contemporaneamente, e le unioni di aziende in un portale HubSpot sincronizzato con Salesforce, quindi prova prima quelle su un piccolo lotto.

Nei CRM stessi:

• In HubSpot, un'unione fatta in HubSpot è definitiva, e per impostazione predefinita il record unito riceve un nuovo Record ID.
• In Salesforce, il record unito viene spostato nel Recycle Bin, che conserva gli elementi eliminati per 15 giorni. Ripristinarlo non modifica il record principale.

Prima di ogni unione in una configurazione sincronizzata, esporta i record che unirai con i loro valori e il Record ID di ciascuno in entrambi i CRM.

Cosa sistemare prima di unire

• Quale valore prevale in ogni campo quando i due record non concordano, come proprietario, fase del ciclo di vita o telefono.
• Quali record iniziare: prima le corrispondenze esatte di email o dominio, poi quelle più approssimative.
• Dove si conservano i valori originali, così puoi ripristinare un campo se un'unione sceglie quello sbagliato.
• Permessi in entrambi i CRM: l'utente che unisce deve avere i permessi di unione in HubSpot e in Salesforce.

Un'unione, due CRM

I duplicati sincronizzati devono essere uniti su entrambi i lati, con i record sopravvissuti ancora collegati. A mano significa unire prima in Salesforce, poi in HubSpot, con un campo marcatore, una modifica delle impostazioni e un passaggio di pulizia. Dedupely esegue entrambe le unioni con un'unica azione, mantiene come principali i record sincronizzati e registra ogni unione.

Domande frequenti